Заголовна частина Об’єднаного звіту — 2025: від рядка до рядка

У цій статті говоримо про заповнення окремих проблемних рядків заголовної частини Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, за яким також закріпилася назва Об’єднаний звіт.

Рядки 01 та 02. Тип та звітний період

Рядок 01. Місячний Податковий розрахунок має тільки три типи: «Звітний», «Звітний новий» та «Уточнюючий». Довідкових розрахунків, які раніше подавалися у випадку призначення пенсії, матеріального забезпечення чи страхових виплат застрахованим особам, більше подавати не потрібно.

Тип «Звітний» проставляємо, якщо Податковий розрахунок за звітний період подаємо перший раз. У випадку коли з першого разу здати звітність не вийшло (є негативна квитанція № 1 або № 2), то виправляємо помилки (за їх наявності) та знову подаємо Податковий розрахунок з типом «Звітний». Тобто Розрахунок з типом «Звітний» за відповідний місяць формуємо та подаємо, допоки його не приймуть (звіт пройде всі контролі).

Тип «Звітний новий» використовуємо, якщо до закінчення граничного строку подання звітності за відповідний звітний період виправляємо помилки в Податковому розрахунку з типом «Звітний» та/або «Звітний новий».

Тип «Уточнюючий» знадобиться для виправлення помилок у Розрахунку після закінчення граничного строку для його подання.

Рядок 02. У ньому зазначаємо:

1) звітний (податковий) період, а саме: рік та місяць (від 1 до 12), за який подаємо Податковий розрахунок;

2) номер Розрахунку. Його зазначаємо в межах кожного звітного місяця у хронологічному порядку незалежно від типу Податкового розрахунку. Тож

у загальному випадку всі місячні Податкові розрахунки з типом «Звітний» матимуть номер Розрахунку 1

Виняток — ситуація, коли головне підприємство має неуповноважені відокремлені підрозділи та звітує за них.

Наприклад, підприємство сформувало за лютий 2025 року три Податкові розрахунки з типом «Звітний»: один — на себе та два на неуповноважені відокремлені підрозділи. Такі Розрахунки матимуть номери 1, 2 та 3 відповідно.

Припустимо, що згодом, а саме у квітні, таке підприємство виявить та виправлятиме помилку в додатку 4ДФ до Розрахунку, що поданий за себе. Такий коригувальний Податковий розрахунок з типом «Уточнюючий» буде мати номер 4, тобто наступний номер, що йде за останнім прийнятим.

Рядок 032. Код за Кодифікатором

Рядок 032 заголовної частини Податкового розрахунку призначений для відображення коду адміністративно-територіальної одиниці.

Важливий нюанс! Коли формуємо та подаємо Податковий розрахунок за податкового агента, то проставляємо код адміністративно-територіальної одиниці за його місцезнаходженням. Якщо ж податковий агент формує Податковий розрахунок з 4ДФ на працівників неуповноваженого відокремленого підрозділу, то в рядку 032 зазначає код адміністративно-територіальної одиниці за місцезнаходженням такого підрозділу.

Код адміністративно-територіальної одиниці шукаємо в Кодифікаторі адміністративно територіальних одиниць та територій територіальних громад, затвердженому наказом Мінрозвитку від 26.11.2020 № 290 (далі — Кодифікатор).

Кодифікатор — багаторівневий. При визначенні коду обираємо останній значущий рівень за місцезнаходженням податкового агента (відокремленого підрозділу).

А ось

місце сплати ПДФО при визначенні коду адміністративно-територіальної одиниці не враховується. Важливе саме місцезнаходження податкового агента (підрозділу)

На це звертали увагу податківці в листі від 20.05.2021 № 498/2/99-00-04-02-01-02.

Наприклад, місцезнаходження підприємства: с. Носачів, Черкаський р-н, Черкаська обл. Це село входить до Ротмістрівської територіальної громади. Підприємство сплачує ПДФО на рахунки, відкриті для такої громади. Проте при визначенні коду адміністративно-територіальної одиниці місце сплати ПДФО його хвилювати не повинне. У Кодифікаторі шукаємо код саме для с. Носачів й обираємо останній рівень (у випадку, що розглядається, — четвертий) — UA71080330080080199.

Ще приклад. Місце проживання ФОП: м. Харків, Салтівське шосе, 118. Для м. Харкова в Кодифікаторі передбачена додаткова деталізація за районами міста. Відповідно до наведеної адреси, ФОП зареєстрований в Немишлянському районі м. Харкова. Тож у Кодифікаторі обираємо код саме для цього району — UA63120270010423479.

До речі, частенько можна почути запитання: чи можна виправити помилковий код адміністративно-територіальної одиниці, що був зазначений у прийнятому Податковому розрахунку? Окремо (тобто тільки код) — ні. Водночас дані рядка 032 можливо відкоригувати в разі одночасного виправлення помилки в табличній частині 4ДФ (див. роз’яснення ДПСУ в категорії 103.25 БЗ).

Рядок 033. Підрозділ

Рядок 033 заголовної частини Податкового розрахунку заповнюється виключно у випадку подання податковим агентом (головним підприємством) окремого Розрахунку з 4ДФ на працівників неуповноваженого відокремленого підрозділу.

У вас немає таких підрозділів? Тоді, коли формуєте Податковий розрахунок за підприємство (ФОП), цей рядок в його заголовній частині не заповнюєте.

Неуповноважені відокремлені підрозділи є? У цьому разі в рядку 033 зазначаєте повне найменування такого підрозділу, на який сформували Податковий розрахунок.

Зауважимо, що до відокремлених підрозділів податківці відносять і структурні підрозділи підприємства (наприклад, цехи, кіоски, магазини), які розташовані не за місцезнаходженням підприємства. І ось тут доволі часто виникає запитання:

чи потрібно заповнювати рядок 033 заголовної частини Податкового розрахунку, що сформований на неуповноважений підрозділ, якщо такий підрозділ не має назви?

Відповідь — обов’язково! Річ у тім, що під час прийняття звітності програмне забезпечення ДПСУ визначає, що це за Податковий розрахунок (за підприємство чи за його неуповноважений підрозділ) за заповненим рядком 033 його заголовної частини. Якщо рядок 033 заповнено — це звіт за неуповноважений підрозділ. Якщо не заповнено — за підприємство.

Відповідно якщо звіт за головне підприємство ще не прийнято, а податковий агент подає Податковий розрахунок за неуповноважений підрозділ без заповнення рядка 033, то з великою ймовірністю цей Розрахунок «сяде» як Розрахунок за підприємство. Саме тому в Податковому розрахунку за неуповноважений підрозділ рядок 033 має бути заповнений.

Якщо найменування у підрозділу немає, податківці радили (див. роз’яснення в категорії 103.25 БЗ) вказувати в рядку 033 назву головного підприємства, тип об’єкта (наприклад, магазин, кіоск, склад), за яким знаходиться відокремлений підрозділ, та адресу його місцезнаходження. Зауважимо, що з 01.01.2025 це роз’яснення в нечинних у зв’язку з переходом на щомісячне звітування. Проте підстав для зміни позиції ДПСУ тут не вбачаємо.

Рядки 061 — 066. Додатки

Інформацію про додатки, які підприємство (ФОП) формує та подає у складі Податкового розрахунку, зазначаємо в рядках 061 — 066 його заголовної частини.

Якщо подаємо додаток, то навпроти його назви у відповідних полях проставляємо відмітку «Х» та кількість аркушів такого додатка. А ось навпроти інших додатків, які не подаються:

• проставляємо прочерки, якщо Податковий розрахунок на паперових носіях,
• залишаємо поля незаповненими, якщо звіт в електронній формі.

Наче все просто і максимально зрозуміло. То чому ж ми зупинилися на рядках з додатками? Пояснюємо.

Якщо ви подавали за ФОП Податковий розрахунок за січень 2025 року на початку лютого, то, скоріш за все, звернули увагу на неактивні рядки 062 та 063 заголовної частини, в яких стояли відмітки «Х». Як пояснили податківці, таким чином вони хотіли спростити життя ФОП та вказати на те, що наведені в цих рядках додатки підприємці не заповнюють та не подають.

І все б нічого, але відмітка, яка була використана ДПСУ як позначення про неподання додатків, а саме «Х», така сама, як відмітка для позначення додатків, що подаються у складі Податкового розрахунку. Тож цілком очікувано у ФОП виникло запитання: навіщо податкова проставила відмітки «Х» за додатками, які вони не формують?

Згодом (буквально в останні дні для подання звітності за січень 2025 року) в електронному кабінеті відмітки «Х» за неактивними рядками 062 та 063 заголовної частини Податкового розрахунку, який формують ФОП, прибрали. При цьому ДПСУ пояснила, що

ФОП немає необхідності переподавати раніше поданий Податковий розрахунок за січень 2025 року через наявність позначок у полях 062 та 063.

Наразі в електронному кабінеті в заголовній частині Податкового розрахунку, який подають ФОП, рядки 062 та 063 порожні та недоступні для заповнення.

Рядки 101 — 108. Чисельність працівників

До заповнення рядків 101 — 108 заголовної частини Податкового розрахунку слід поставитися вкрай відповідально. Річ у тім, що їх неможливо відкоригувати, якщо Розрахунок за відповідний період вже прийнято. Тож розглянемо, що і в якому рядку зазначати.

Рядки 101, 101.1 та 101.2. В них відображаємо середньооблікову кількість штатних працівників (далі — СКШП) за звітний місяць. У рядку:

• 101 — СКШП всього по підприємству (ФОП);
• 101.1 — СКШП осіб з інвалідністю;
• 101.2 — СКШП осіб, які мають додаткові гарантії в сприянні працевлаштуванню (це категорії громадян, які перелічені в ст. 14 Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 № 5067-VI, далі — Закон про зайнятість).

Увага! Розрахунок СКШП проводимо відповідно до п. 3.2 Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату від 28.09.2005 № 286 (далі — Інструкція № 286).

Зауважимо, що Держстат у своїх роз’ясненнях про розрахунок СКШП для окремих статистичних форм, таких як № 1-ПВ (місячна) та № 1-ПВ (квартальна), дещо відходить від норм згаданої Інструкції.

Разом з тим у листі від 18.05.2023 № 19.1.2-26/У-70-23/66*

Держстат звертає увагу, що його роз’яснення не є нормативно-правовими актами та не встановлюють нових правових норм

* Текст листа наведений у прикріплених файлах до статті «Розрахунок кількості працівників: роз’яснює Держстат» // «Податки & бухоблік», 2024, № 36.

Тож при визначенні СКШП для цілей Податкового розрахунку керуємося саме Інструкцією № 286. Шпаргалку щодо розрахунку СКШП, а також перелік категорій працівників, що (не) включаються при визначенні цього показника, шукайте у статті «Розрахунок чисельності працівників підприємства» // «Податки & бухоблік», 2020, № 77. Тут же зупинимося на окремих категоріях, які викликають найбільше запитань у бухгалтерів. Це працівники:

• прийняті / призвані на військову службу. З урахування положень ст. 119 КЗпП вони належать до осіб, які виконують державні чи громадські обов’язки. Тож мають включаються до розрахунку СКШП за основним місцем роботи на підставі п.п. 2.5.2 Інструкції № 286;
• з якими призупинено дію трудового договору. Інструкція № 286 не згадує їх серед категорій, які не враховуються під час розрахунку СКШП. Тому рекомендуємо враховувати;
• в неявках з нез’ясованих чи інших причин. Інструкція № 286 чітко говорить лише про осіб, які здійснили прогул (див. п.п. 2.5.13). А ось про працівників, які не з’явилися на роботу з якихось інших причин, ані слова. Водночас оскільки прогульників включаємо до розрахунку СКШП, то, на наш погляд, й ті, хто в неявках, мають туди потрапляти;
• які під час воєнного стану перебувають у відпустках за свій рахунок без обмеження строку, встановленого ч. 1 ст. 26 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР. Включаємо до СКШП на підставі п.п. 2.5.7 Інструкції № 286.

Рядок 102. У ньому проставляємо облікову кількість штатних працівників на останнє число місяця. Обчислити цей показник допоможе стаття «Розрахунок чисельності працівників підприємства» // «Податки & бухоблік», 2020, № 77.

Рядки 103, 106 та 107. Рядок 103 заповнюємо на підставі інформації, відображеної в ЄСВ-додатку Д1. До рядка включаємо лише тих працівників, з якими укладено трудові договори (контракти) та яким нараховано зарплату у звітному місяці. Якщо ж зарплата не нараховувалася, наприклад, у зв’язку з відпусткою без збереження заробітної плати, яка тривала цілий місяць, то працівник до рядка 103 не потрапляє, незалежно від того, що на нього сформований у Д1 рядок з кількістю днів у трудових відносинах. На це звертає увагу ДПСУ в роз’ясненні в категорії 201.06.01 БЗ.

Також

до рядка 103 не повинні потрапляти особи, які отримували винагороду за договорами цивільно-правового характеру та відображені в додатку Д1

Про це говорять податківці в листі від 28.02.2025 № 1094/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК. За такої позиції немає там місяця й гіг-спеціалістам, з якими укладено гіг-контракти.

Що стосується лікарняних, то для ЄСВ-цілей вони не є зарплатою. Отже, за формального підходу, якщо працівнику, окрім лікарняних, інший зарплатний дохід у звітному місяці не нараховувався, його не слід враховувати при визначенні показника рядка 103. Водночас тут насторожує, що ДПСУ в наведеному вище роз’ясненні зазначає, що до рядка 103 не потрапляють особи, яким у поточному місяці не нараховувалася зарплата, оскільки лікарняні будуть нараховані в наступному місяці. Тож якщо у вас є працівники, які хворіють повний місяць, краще мати індивідуальну податкову консультацію щодо необхідності врахування таких працівників при визначенні показника рядка 103.

Що стосується рядків 106 та 107, то в них проставляємо кількість жінок та чоловіків відповідно із загальної кількості застрахованих осіб, відображених в рядку 103 (див. роз’яснення ГУ ПФУ у Вінницькій обл.).

Рядок 108. У ньому зазначаємо кількість створених нових робочих місць у звітному місяці. При їх визначенні, на наш погляд, слід керуватися положеннями п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону про зайнятість та п. 8 Порядку компенсації роботодавцям частини фактичних витрат, пов’язаних із сплатою єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування за працевлаштування на нові робочі місця, затвердженого постановою КМУ від 18.04.2023 № 338.

У новоствореного суб’єкта господарювання новими робочими місцями вважатимуться всі робочі місця (протягом 12 місяців з моменту його утворення). А ось у діючого суб’єкта господарювання новим робочим місцем буде робоче місце, створене шляхом:

• збільшення штатної чисельності працівників за умови відсутності скорочення (зменшення) середньомісячної чисельності за попередні 12 місяців;
• модернізації або зміни технології виробництва, що потребують нових знань, навичок та вмінь працівника.

При цьому збільшенням штатної чисельності у звітному періоді вважається для:

• юридичних осіб — збільшення штатної чисельності працівників, які працюють на умовах трудових договорів, порівняно з попереднім звітним періодом за умови, що кількість вакансій залишається незмінною або збільшується;
• ФОП — збільшення чисельності найманих працівників, які працюють на умовах трудових договорів.

Висновки

• Місячний Податковий розрахунок має тільки три типи: «Звітний», «Звітний новий» та «Уточнюючий». Довідкові розрахунки більше не подаємо.
• У рядку 032 зазначаємо код адміністративно-територіальної одиниці за місцезнаходженням платника або його відокремленого підрозділу (якщо Розрахунок подається податковим агентом за його відокремлений підрозділ).
• ФОП, який подав Податковий розрахунок за січень 2025 року з відмітками «Х» в неактивних рядках 062 та 063, не потрібно його переподавати. Наразі такі відмітки за наведеними рядками прибрали.
• При розрахунку СКШП для рядків 101, 101.1 та 101.2 керуємося Інструкцією № 286. Роз’яснення Держстату щодо заповнення статформ № 1-ПВ (місячна, квартальна) не враховуємо.
• Рядок 103 заповнюємо на підставі додатка Д1. До рядка включаємо лише тих найманих працівників, яким нараховано зарплату у звітному місяці.