Заява-розрахунок: заповнюємо з е-лікарняними особливостями

Базові моменти

Розпочнемо з головного. Нагадаємо, що заява-розрахунок — це документ, на підставі якого проводиться фінансування страхувальників за рахунок коштів ФСС. Тому її заповнюємо і подаємо у ФСС тільки в тому випадку, якщо працівникові нараховано допомогу, що фінансується за рахунок ФСС.

Увага! Якщо працівникові нараховані лікарняні тільки за дні хвороби, оплачувані за рахунок роботодавця (перші п’ять днів), заяву-розрахунок подавати у ФСС не треба.

Форма заяви-розрахунку наведена в додатку 1 до Порядку № 12*.

* Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів ФСС, затверджений постановою правління ФСС від 19.07.2018 № 12.

Строк подання заяви — не пізніше 5 робочих днів з дня прийняття комісією (уповноваженим) із соцстрахування рішення про виплату матеріального забезпечення.

Заяву-розрахунок подаємо за місцезнаходженням страхувальника. Для цього є два способи — подати «заявку» можна:

1) або в паперовому вигляді (особисто). У такому разі заяву заповнюємо у двох примірниках:

• перший — разом із документами, на підставі яких призначається допомога, зберігаємо у страхувальника;

• другий — подаємо у ФСС;

2) в електронному вигляді (із застосуванням ЕЦП). Але попереджаємо, для цього спершу треба:

• встановити спеціалізоване програмне забезпечення для створення і подання електронних документів у ФСС. Зверніть увагу! Через кабінет страхувальника на порталі ПФУ подати заяву-розрахунок поки не можна. Для цього немає відповідного функціоналу;

• укласти договір про подання електронних документів у ФСС з відділенням робочого органу ФСС.

Як це зробити і які документи для цього знадобляться — читайте в статті «Заява-розрахунок: подаємо в електронній формі» // «ОП», 2020, № 10.

Якщо ви прибічник електронного способу подання «заявки», то роздрукуйте її і бережіть у себе разом із документами, на підставі яких призначалася допомога.

Увага! Заяви-розрахунки, надіслані поштою, не приймають.

І трохи про відповідальність. Скажемо відразу — за порушення строку подання заяви-розрахунку відповідальність не передбачена. Про це прямо заявив ФСС у своєму листі від 11.10.2021 № 2369-11-1. А усе тому, що відповідальність за таке порушення не передбачена ані Законом про соцстрахування, ані Порядком № 12.

Водночас згідно з Порядком № 12 відповідальність за достовірність даних, зазначених у заяві-розрахунку, несе страхувальник. Тому будьте уважні.

Але це лише основні моменти, які треба пам’ятати при формуванні і поданні заяви-розрахунку для отримання фінансування від ФСС. Є низка особливостей, які варто враховувати при заповненні «заявки» за е-лікарняними. Які? Читайте далі.

Просто розділяй!

Заяву-розрахунок за е-лікарняними заповнюємо і подаємо окремо від заяви-розрахунку за паперовими листками непрацездатності*.

* До 01.02.2022 їх можуть видавати, але в чітко визначених випадках (подробиці — у статті «Паперові лікарняні після 1 жовтня» // «ОП», 2021, № 21).

При цьому тим, хто подає заяву в електронній формі, обов’язково треба поставити галочку у відповідному віконці в лівому верхньому кутку форми.

Звичайно, якщо працівник приніс паперовий листок непрацездатності за одним страховим випадком, а за другим — електронний, то розкидати такі лікарняні листи за «заявками» не складно. Але ось питання: що робити, якщо за одним страховим випадком є і е-лікарняний і паперовий лікарняний лист?

Те, що такі випадки трапляються, підтвердив сам ФСС**. Наприклад, це може статися через:

** fssu.gov.ua/fse/control/main/uk/publish/article/978421

• технічні помилки, які призвели до неможливості формування продовження е-лікарняного і не були усунені протягом 7 днів;

• помилки при створенні медвисновку і закінчення строку (7 днів), протягом якого лікар мав можливість внести в нього зміни.

У такому разі е-лікарняний і його продовження (паперовий листок непрацездатності) складають один страховий випадок і мають бути оплачені як один страховий випадок (перші п’ять днів — за рахунок роботодавця, інші дні — за рахунок ФСС).

При цьому в паперовому лікарняному обов’язково наводять номер електронного листка непрацездатності.

Незважаючи на це, заповнити доведеться все ж дві заяви-розрахунки:

• у першій навести відомості про електронний лікарняний (у нашому прикладі 2 дні хвороби за електронним лікарняним листом мають бути оплачені за рахунок ФСС);

• у другій — про паперовий листок непрацездатності (незважаючи на те, що він є продовженням електронного).

Йдемо далі.

Стеж за номерами

В е-лікарняних немає серії, як у паперових бланків.

При формуванні в Електронному реєстрі листків непрацездатності електронному лікарняному присвоюється єдиний реєстраційний номер. На сьогодні він складається з 20 цифр і генерується у форматі:

Саме його переносимо в гр. 8 «Номер» додатка 1.1 заяви-розрахунку.

А ось графу 7 «Серія» додатка 1.1 заяви-розрахунку за е-лікарняними залишаємо незаповненою (в електронному варіанті) або ставимо «Х» (у паперовій формі).

Зверніть увагу: номер випадку непрацездатності в реєстраційному номері е-лікарняного вказує на те, чи є такий лікарняний лист первинним або продовженням (в усіх лікарняних, сформованих у межах одного страхового випадку, він збігається).

Відповідно перший за датою е-лікарняний з одним номером випадку непрацездатності у гр. 9 додатка 1.1 позначаємо кодом «1», усі подальші (з таким же номером випадку непрацездатності) — як продовження (кодом «2»).

Розглянемо приклад.

В е-лікарняних збігається номер випадку непрацездатності (1811618), тому:

• лікарняний за період з 26.11.2021 по 02.12.2021 буде первинним;

• лікарняні листи за період з 03.12.2021 по 06.12.2021 і за період з 07.12.2021 по 09.12.2021 — продовженням.

Заповнимо графи 7 — 9 додатка 1.1 у паперовій формі на підставі наведених вище даних (див. рис. 1).

Рис. 1. Приклад заповнення гр. 7 — 9 додатка 1.1

Нагадаємо: оскільки первинний лікарняний лист (за період з 26.11.2021 по 02.12.2021) оплачується частково за рахунок роботодавця (перші п’ять днів хвороби), а частково — за рахунок ФСС (починаючи з 6-го дня хвороби), заяву-розрахунок заповнюємо з урахуванням таких особливостей:

• у гр. 13 проставляємо загальну кількість календарних днів хвороби, що підлягають оплаті, як за рахунок коштів ФСС, так і за рахунок коштів роботодавця — 7 к. дн. (з 26.11.2021 по 02.12.2021);

• у гр. 14 — дні хвороби, що підлягають оплаті за рахунок ФСС, — 2 к. дн. (01.12.2021 і 02.12.2021).

І звичайно, кожен листок непрацездатності в заяві-розрахунку вказуємо в окремому рядку.

Десять нових причин

В е-лікарняних коди причин відрізняються від кодів, передбачених для паперових лікарняних (див. таблицю нижче).

Тому в гр. 10 додатка 1.1 вносимо код, що відповідає одній з таких причин непрацездатності (її знайдете в самому е-лікарняному).

Зверніть увагу, що в е-лікарняному немає відмітки про невиробничу травму. Для загального захворювання і невиробничої травми передбачений один код тимчасової непрацездатності — «1».

Незважаючи на це, роботодавець не повинен з’ясовувати детально причину непрацездатності працівника, оскільки діагноз — це його персональні дані *. Якщо ж у медвисновку з’явиться відмітка про зв’язок випадку тимчасової непрацездатності з професійною діяльністю пацієнта, ФСС зможе змінити причину непрацездатності після завершення розслідування.

* fssu.gov.ua/fse/control/main/uk/publish/article/ 977450

Пам’ятай про скорочення

Період тимчасової непрацездатності в е-лікарняному може бути скорочений.

Коди причин непрацездатності для е-лікарняних

Тому будьте уважні, заповнюючи графи 11, 12 додатка 1.1. Таке «скорочення» може відбутися, якщо в період, коли працівникові вже відкритий один е-лікарняний, надійдуть дані про:

• новий медвисновок у межах випадку тимчасової непрацездатності;

• медвисновок з відміткою про новий випадок тимчасової непрацездатності в межах однієї категорії медвисновків або за іншою категорією;

• установлені МСЕК групи інвалідності (зміни групи інвалідності, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності).

Тоді період дії першого е-лікарняного може бути скорочений залежно від того, яка причина непрацездатності зазначена в новому е-лікарняному*.

* Детальніше з правилами скорочення періодів тимчасової непрацездатності в листках непрацездатності ви можете ознайомитися в статті «е-Лікарняні: спокій нам тільки сниться…» // «ОП», 2021, № 19.

Розглянемо приклад.

е-Лікарняний з причиною непрацездатності «Вагітність та пологи» скорочує дію е-лікарняного з будь-якою іншою причиною непрацездатності.

Тому дата закриття першого е-лікарняного зсунеться — з 08.12.2021 на 01.12.2021. Заповнимо додаток 1.1 на підставі наявних даних (рис. 2).

Рис. 2. Приклад заповнення гр. 11, 12 додатка 1.1