АЗС – каністра – заправка авто: як документально оформити переміщення бензину

Ситуація із заправкою автомобіля з каністри в бюджетній установі потребує особливої уваги до документального оформлення, оскільки вона складається з двох етапів: придбання (оприбуткування) пального в тару та його подальше використання (заправка в бак і списання).

Наведемо покроковий алгоритм дій та перелік необхідних документів.

1. Оприбуткування пального в каністри

Оскільки заправка відбулася одним чеком у каністри, пальне спочатку оприбутковується на склад (або під звіт матеріально відповідальній особі) як запаси в тарі.

• Первинний документ: касовий чек АЗС (або видаткова накладна, якщо розрахунок безготівковий).
• Бухгалтерський облік: пальне обліковується на субрахунку 1514 «Пально-мастильні матеріали». У аналітичному обліку слід зазначити, що пальне знаходиться в каністрах (наприклад, «Бензин А-95 у каністрах»).

2. Документ для фіксації заправки з каністри в бак

Для того щоб зафіксувати переміщення пального з каністри до бака автомобіля, необхідно оформити внутрішній документ. Оскільки типової форми для такої операції немає, установа має право розробити її самостійно відповідно до законодавства про бухгалтерський облік.

Найкраще використовувати:

• Акт приймання-передачі пального або Накладну (вимогу) на внутрішнє переміщення (за формою, затвердженою наказом Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання запасів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.12.2022 № 431).
• У документі зазначається: дата заправки, марка пального, кількість літрів, номер автомобіля та ПІБ водія. Документ підписують особа, яка видала пальне з каністри, та водій, який його отримав.

3. Списання пального (використання)

Сама заправка в бак — це лише переміщення пального. Списання на витрати відбувається на підставі фактичного пробігу.

Документ для списання: Подорожній лист або інший документ, затверджений наказом про організацію бухобліку в установі (наприклад, Звіт про використання пального).

У цьому документі водій зазначає залишок пального в баку на початок, кількість отриманого пального (з каністри), пробіг та залишок на кінець періоду.

Також не нехтуйте важливими нюансами та ризиками.

1. Ліцензія на зберігання. Зберігання пального в каністрах об'ємом понад 5 літрів зазвичай потребує ліцензії на право зберігання пального для потреб власного споживання. Проте на період воєнного стану діють пільги:

• можна зберігати до 2000 літрів пального без ліцензії та декларації, якщо воно використовується для генераторів;
• якщо ж пальне зберігається для автомобілів, безпечніше заправляти його в бак одразу після доставки до установи, щоб уникнути тривалого зберігання в тарі без ліцензії.

2. Заявка на переміщення. При перевезенні пального в каністрах об'ємом понад 5 літрів власним транспортом може виникнути необхідність подання Заявки на переміщення пального (код електронної форми J/F 0211301), навіть якщо установа не є платником акцизного податку. Перевезення без такої заявки може призвести до штрафів та конфіскації майна.

3. Норми витрат. Списання пального має відбуватися суворо за нормами, затвердженими наказом по установі на основі Методичних рекомендацій з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою, ухвалених науково-технічною радою ДП «ДержавтотрансНДІпроект» від 17.11.2023, та доповнення до цих Методрекомендацій - Базових норм витрат.

4. Порядок документування заправки з каністр варто закріпити у наказі про організацію бухобліку або в обліковій політиці установи для уникнення зауважень під час перевірок.

Також радимо звернутися до наступних статтях: "Норми витрат ПММ: де шукати та як застосовувати?", "Службовий автомобіль в бюджетній установі: порядок використання та облік роботи"