Якщо установа дійсно виконує поточний, а не капітальний ремонт, загального обов'язку розробляти на нього проектну документацію за правилами, установленими для об'єктів будівництва, немає. Причому спосіб виконання робіт — підрядний чи господарський, тобто власними силами установи, — цього висновку не змінює.
А от документально зафіксувати потребу в ремонті, перелік та обсяги робіт, потребу в матеріалах і фактичне їх використання установі необхідно. Розберімося, які саме документи для цього потрібні.
Спочатку визначаємо: ремонт поточний чи капітальний
Це принципове питання. Назвати роботи у наказі керівника «поточним ремонтом» недостатньо. Виходити потрібно з фактичного змісту запланованих робіт.
Чому це настільки важливо?
Тому що законодавство про проектування об'єктів будівництва відносить до будівництва, зокрема, капітальний ремонт, але не звичайний поточний ремонт.
Так, у п. 1 Порядку розроблення проектної документації на будівництво об'єктів, затвердженого наказом Мінрегіону від 16.05.2011 № 45 (далі — Порядок № 45), під будівництвом розуміють нове будівництво, реконструкцію, реставрацію та капітальний ремонт об'єктів будівництва. Сам Порядок № 45 визначає процедуру розроблення саме проектної документації на будівництво об'єктів.
Аналогічний підхід закладено й у Порядку затвердження проектів будівництва і проведення їх експертизи, затвердженому постановою КМУ від 11.05.2011 № 560 (далі — Порядок № 560). Під «проектом будівництва» для його цілей розуміють проектну документацію, розроблену для нового будівництва, реконструкції, реставрації та капітального ремонту. Поточний ремонт до цього переліку не включено.
Тому для нашої ситуації маємо важливий висновок: звичайний поточний ремонт не є «будівництвом» у розумінні Порядку № 45 та Порядку № 560. Отже, вимоги цих документів щодо обов'язкового розроблення проектної документації на будівництво не можна автоматично поширювати на поточний ремонт.
Саме тому перед початком ремонту варто правильно класифікувати роботи. Якщо за своїм змістом вони фактично є капітальним ремонтом, оформити їх як поточний ремонт лише наказом керівника не вийде.
Чи потрібен проект для поточного ремонту?
У загальному випадку — ні.
Стаття 31 Закону України «Про регулювання містобудівної діяльності» від 17.02.2011 № 3038-VI (далі — Закон № 3038) регулює проектну документацію саме на будівництво.
Цей підхід деталізує Порядок № 45. Як ми вже з'ясували, для його цілей будівництво — це нове будівництво, реконструкція, реставрація та капітальний ремонт. Поточного ремонту в цьому визначенні немає.
Отже, якщо бюджетна установа, наприклад, власними силами фарбує стіни, переклеює шпалери, замінює пошкоджені елементи оздоблення чи виконує інші роботи, які за своїм характером належать саме до поточного ремонту, замовляти проектну документацію лише через сам факт проведення такого ремонту не потрібно.
Не впливає на цей висновок і те, хто виконує ремонт: сторонній підрядник чи працівники установи.
А як щодо Порядку № 560 та експертизи?
Тут також важливо не змішувати поточний і капітальний ремонт.
Порядок № 560 визначає механізм затвердження проектів будівництва та проведення їх експертизи. Саме тому його вимоги щодо експертизи проектів будівництва не створюють загального обов'язку проводити експертизу документації на звичайний поточний ремонт.
Показовою є й норма п. 11.2 Порядку № 45. Навіть щодо капітального ремонту об'єктів з незначними наслідками (СС1), якщо роботи пов'язані виключно з поліпшенням експлуатаційних показників, допускається одностадійне проектування у складі дефектного акта, пояснювальної записки та кошторисної документації.
Але зверніть увагу: це спеціальне правило для капітального ремонту, а не доказ того, що такий самий комплект проектної документації обов'язково потрібно розробляти для будь-якого поточного ремонту.
Чи обов'язково складати дефектний акт?
Тут відповідь уже не така категорична.
Для звичайного поточного ремонту бюджетної установи Порядок № 45 сам по собі не встановлює обов'язку складати дефектний акт, адже, як уже зазначалося, цей Порядок регулює проектування об'єктів будівництва.
Проте це зовсім не означає, що установа може просто видати працівникам фарбу, шпаклівку, плитку та інші матеріали, а потім списати їх без документального обґрунтування.
Необхідно мати документ, з якого зрозуміло:
- чому виникла необхідність ремонту;
- що саме ремонтуватимуть;
- які роботи необхідно виконати;
- у яких фізичних обсягах;
- які матеріали для цього потрібні.
Саме для цього на практиці найзручніше складати дефектний акт (дефектну відомість).
У ньому можна зазначити, наприклад: «кабінет № 15 — пошкодження фарбового покриття стін; очищення старого покриття — 80 м²; ґрунтування — 80 м²; шпаклювання — 35 м²; фарбування стін у два шари — 80 м²».
На підставі цих фізичних показників уже можна обґрунтувати кількість фарби, ґрунтовки, шпаклівки та інших матеріалів, необхідних для ремонту.
Тому для бюджетної установи дефектний акт доцільно розглядати передусім як документальне обґрунтування необхідності, виду та фізичного обсягу ремонтних робіт.
Це особливо важливо при господарському способі ремонту, адже стороннього підрядника та акта виконаних ним робіт установа не матиме.
Чи потрібен кошторис?
Тут необхідно розрізняти дві ситуації.
1. Капітальний ремонт
Для капітального ремонту кошторисна документація є складовою проектної документації у випадках та порядку, передбачених законодавством про будівництво.
Зокрема, вже згаданий п. 11.2 Порядку № 45 прямо передбачає для певних капітальних ремонтів робочий проект у складі дефектного акта, пояснювальної записки та кошторисної документації.
2. Поточний ремонт господарським способом
Для звичайного поточного ремонту ситуація інша.
Установа не укладає договір з підрядником на певну договірну ціну. Вона сама купує матеріали, видає їх працівникам і власними силами виконує ремонт.
Тому немає підстав автоматично вимагати від бюджетної установи повноцінну кошторисну документацію на поточний ремонт у тому самому складі та за тією самою процедурою, що й для проекту будівництва.
Але установі все одно необхідний розрахунок потреби в матеріалах та очікуваних витрат.
Його можна оформити окремим документом або додатком до дефектного акта. Наприклад:
- площа фарбування — 80 м²;
- норма витрати фарби — відповідно до технічних характеристик виробника;
- кількість шарів — 2;
- необхідна кількість фарби — ___ л;
- ґрунтовка — ___ л;
- шпаклівка — ___ кг тощо.
Такий розрахунок дасть можливість пов'язати придбані та списані матеріали з конкретними ремонтними роботами.
А як застосовувати Настанову з визначення вартості будівництва?
Кошторисні норми України «Настанова з визначення вартості будівництва» затверджено наказом Мінрегіону від 01.11.2021 № 281.
Станом на серпень 2026 року Настанова застосовується з урахуванням уже шести змін, у тому числі Зміни № 5, затвердженої у березні 2026 року, та Зміни № 6, затвердженої у червні 2026 року.
Однак сама назва документа підказує сферу його застосування: це Настанова з визначення вартості будівництва.
Тому не слід робити висновок, що будь-яке фарбування чи інший звичайний поточний ремонт кабінету власними силами автоматично вимагає складання повного комплекту кошторисної документації за цією Настановою.
Інша річ — коли нормативні кошторисні розрахунки потрібні установі для обґрунтування вартості конкретних робіт або коли їх складання випливає зі спеціальних вимог щодо відповідного об'єкта чи виду робіт.
Тож для звичайного поточного ремонту господарським способом ключове завдання — не формально створити «кошторис будівництва», а документально підтвердити обсяг робіт і обґрунтовану кількість матеріалів, використаних для їх виконання.
Які документи оформити установі?
Для поточного ремонту господарським способом радимо сформувати такий комплект документів:
1. Дефектний акт (дефектна відомість).
Комісія установи фіксує технічний стан приміщення/об'єкта, виявлені дефекти, перелік необхідних робіт та їх фізичні обсяги.
2. Розрахунок потреби в матеріалах.
Його складають виходячи з визначених у дефектному акті обсягів робіт, характеристик конкретних матеріалів, норм їх витрачання тощо.
3. Наказ керівника про проведення поточного ремонту господарським способом.
У наказі доцільно визначити:
- об'єкт ремонту;
- вид ремонту — поточний;
- строки його проведення;
- відповідальних осіб;
- працівників або структурний підрозділ, який виконуватиме роботи;
- порядок отримання та використання матеріалів;
- порядок документального оформлення завершення ремонту.
4. Документи на відпуск матеріалів.
Передачу придбаних матеріалів для виконання ремонту необхідно належним чином оформити первинними документами.
5. Документ про завершення ремонту.
Комісія може скласти акт про виконання поточного ремонту господарським способом, у якому зазначити фактично виконані роботи та їх обсяги.
6. Акт списання запасів.
Саме він є безпосередньою підставою для списання фактично використаних будівельних матеріалів з бухгалтерського обліку.
Як списати використані будматеріали?
Для суб'єктів державного сектору це питання врегульовано наказом Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання запасів суб'єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.12.2022 № 431. Ним, зокрема, затверджено типову форму Акта списання запасів та порядок її складання.
Тому будівельні матеріали, фактично використані під час поточного ремонту, необхідно списати на підставі належно оформленого Акта списання запасів.
При цьому бухгалтерії недостатньо лише знати, що, наприклад, «10 банок фарби використано для ремонту».
Первинний документ має підтверджувати реальну господарську операцію. Загальні вимоги до документального оформлення господарських операцій установлено Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV та Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.
Саме тому дефектний акт + розрахунок потреби в матеріалах + документи про їх видачу + акт про фактичне виконання ремонту + Акт списання запасів утворюють зрозумілий документальний ланцюжок:
дефект → необхідний обсяг робіт → потреба в матеріалах → видача матеріалів → виконання робіт → фактичне використання → списання.
Це значно надійніший варіант, ніж списання матеріалів лише за наказом керівника.
Що з бухгалтерським обліком?
Матеріали, придбані для ремонту, до моменту їх фактичного використання залишаються запасами установи.
Порядок їх визнання, оцінки та вибуття регулює НП(С)БО 123 «Запаси», затверджений наказом Мінфіну від 12.10.2010 № 1202.
Отже, сам факт видачі фарби, шпаклівки, плитки тощо працівнику ще має бути пов'язаний із фактичним використанням цих матеріалів для ремонту. Саме належно оформлені первинні документи підтверджують підставу для їх списання з балансу.
Якщо після завершення ремонту частина виданих матеріалів залишилася невикористаною, списувати її як використану не можна. Залишок має бути повернутий та продовжувати обліковуватися у складі запасів установи.
Не плутайте поточний ремонт із капітальним!
Це головний ризик для установи.
Наприклад, якщо роботи передбачають істотне втручання в конструктивні елементи будівлі, заміну або відновлення конструкцій чи інженерних систем у масштабах, які за нормативними ознаками відповідають капітальному ремонту, назва «поточний ремонт» у наказі не звільнить установу від вимог законодавства щодо проектування.
Для капітального ремонту вже працює інша логіка:
капітальний ремонт → об'єкт будівництва → проектування за Порядком № 45 → проектна документація → у відповідних випадках експертиза → затвердження проекту за правилами Порядку № 560.
Причому для окремих нескладних капітальних ремонтів законодавство дозволяє спрощений склад робочого проекту: дефектний акт + пояснювальна записка + кошторисна документація. Але це все одно проектна документація на капітальний ремонт, а не документація на звичайний поточний ремонт.
Зверніть увагу: є спеціальні об'єкти
Наведений вище висновок стосується звичайного поточного ремонту будівель і приміщень бюджетних установ.
Для окремих категорій об'єктів законодавством можуть бути передбачені спеціальні правила. Яскравий приклад — об'єкти культурної спадщини. У 2026 році Кабмін окремо врегулював можливість виконання певних поточних і капітальних ремонтів таких об'єктів на підставі спеціального складу документації.
Тому перед початком ремонту слід перевірити не лише його вид, а й статус самого об'єкта.
Отже, якщо бюджетна установа проводить звичайний поточний ремонт приміщення власними силами, ситуація така:
- Проектна документація. Загального обов'язку розробляти проектну документацію за правилами Порядку № 45 немає, оскільки звичайний поточний ремонт не належить до «будівництва» у розумінні цього Порядку.
- Експертиза проекту. Відповідно, загальної вимоги проводити експертизу такого поточного ремонту за Порядком № 560 також немає.
- Кошторис. Не слід автоматично вимагати повноцінну кошторисну документацію на поточний ремонт господарським способом у тому самому складі, що й для об'єкта будівництва. Але розрахунок потреби в матеріалах та витрат установі необхідний для належного обґрунтування операції.
- Дефектний акт. Для звичайного поточного ремонту його обов'язковість не випливає безпосередньо з Порядку № 45. Проте для бюджетної установи це доцільний і практично необхідний документ, який фіксує причину ремонту, перелік та фізичні обсяги робіт і дозволяє обґрунтувати потребу в матеріалах.
- Списання будматеріалів. Фактично використані матеріали списують на підставі належно оформлених первинних документів, зокрема Акта списання запасів за наказом Мінфіну № 431.
І головне правило: спочатку правильно визначте, що заплановані роботи дійсно є поточним ремонтом. Якщо за своїм характером це капітальний ремонт, застосовувати «спрощений» документальний порядок поточного ремонту не можна.