Насамперед з'ясуйте: що саме прийшли проводити
Не кожний контрольний захід Держаудитслужби є ревізією. Тому перше, що слід з'ясувати у посадових осіб, які прибули до установи, — який саме захід державного фінансового контролю вони проводитимуть.
У цій консультації розглядаємо саме позапланову виїзну ревізію.
Інспектування здійснюється Держаудитслужбою та її міжрегіональними територіальними органами у формі ревізії. Воно полягає у документальній і фактичній перевірці певного комплексу або окремих питань фінансово-господарської діяльності об'єкта контролю та має забезпечити виявлення фактів порушення законодавства і встановлення винних у їх допущенні посадових і матеріально відповідальних осіб. На це прямо вказує п. 2 Порядку проведення інспектування, затвердженого постановою КМУ від 20.04.2006 № 550 (далі — Порядок № 550).
Позапланова виїзна ревізія відрізняється від планової передусім тим, що вона не передбачена планом роботи органу державного фінансового контролю. Причому про проведення позапланової виїзної ревізії установу заздалегідь не повідомляють. Це прямо передбачено п. 8 Порядку № 550. Тож сама по собі поява ревізорів без попередження порушенням не є.
Але відсутність попередження не означає, що установа повинна без перевірки документів допустити будь-яких осіб, які представилися працівниками Держаудитслужби.
Що перевірити до допуску?
Керівнику установи не варто починати знайомство з ревізорами з передачі головному бухгалтеру команди «покажіть їм усе, що попросять».
Спочатку необхідно перевірити законність проведення саме позапланової виїзної ревізії.
Частина 5 ст. 11 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» від 26.01.93 № 2939-XII (далі — Закон № 2939) визначає обставини, за яких може проводитися позапланова виїзна ревізія.
Зокрема, серед таких обставин:
- подання підконтрольною установою скарги на порушення законодавства посадовими особами органу державного фінансового контролю під час попередньої ревізії з вимогою повністю або частково скасувати її результати;
- необхідність перевірити відомості, отримані від особи, яка мала правові відносини з підконтрольною установою, якщо остання не надала на обов'язковий письмовий запит органу держфінконтролю пояснення та документальні підтвердження протягом 10 робочих днів;
- реорганізація або ліквідація підконтрольної установи;
- надходження передбаченого законом доручення щодо проведення ревізії, яке містить факти можливого порушення законодавства;
- контроль вищим органом державного фінансового контролю за достовірністю висновків нижчого органу за умов, установлених п. 6 ч. 5 ст. 11 Закону № 2939.
Але самої наявності однієї з таких обставин недостатньо.
Частина 6 ст. 11 Закону № 2939 установлює принципове правило: позапланова виїзна ревізія може здійснюватися лише за наявності передбачених законом підстав та на підставі рішення суду.
Крім того, позапланова ревізія підконтрольної установи не може проводитися частіше одного разу на квартал.
Тому до фактичного допуску ревізорів керівнику варто перевірити:
1) хто саме прибув до установи (звірте П. І. Б. і посади осіб із направленнями);
2) який вид ревізії зазначено у документах (має йтися саме про позапланову виїзну ревізію;
3) яка підстава її проведення (вона повинна відповідати Закону № 2939);
4) який період та які питання перевірятимуть;
5) дати початку і закінчення ревізії;
6) чи є рішення суду про дозвіл на проведення позапланової виїзної ревізії.
Тривалість позапланової виїзної ревізії за загальним правилом не повинна перевищувати 15 робочих днів. Продовження понад установлену законом тривалість можливе за рішенням суду, причому для позапланової ревізії — не більше ніж на 5 робочих днів.
Практична порада: відразу призначте працівника, який координуватиме взаємодію з ревізорами: реєструватиме їх запити, контролюватиме передачу документів, зберігатиме копії листування та фіксуватиме, які документи й коли отримали ревізори. Зазвичай цю роботу координують керівник, головний бухгалтер і юрист установи.
Які документи має показати ревізор?
На кожну посадову особу органу державного фінансового контролю та кожного залученого фахівця оформлюється направлення у двох примірниках. Це передбачено п. 11 Порядку № 550.
Перед початком ревізії посадові особи органу держфінконтролю та залучені фахівці повинні під розписку на примірнику органу державного фінансового контролю видати керівнику об'єкта контролю або його заступнику:
1) направлення на ревізію;
2) копію рішення суду — у разі проведення позапланової виїзної ревізії за рішенням суду.
Таку вимогу містить п. 12 Порядку № 550.
Водночас ч. 13 і 14 ст. 11 Закону № 2939 конкретизують вимоги до цих документів.
У направленні мають бути зазначені:
- дата його видачі;
- назва органу державного фінансового контролю;
- мета ревізії;
- вид ревізії;
- підстави;
- дата початку ревізії;
- дата закінчення ревізії;
- посади, звання та прізвища посадових осіб, які проводитимуть ревізію.
Направлення є дійсним за наявності підпису керівника відповідного органу державного фінансового контролю, скріпленого печаткою цього органу.
У копії рішення суду про дозвіл на проведення позапланової виїзної ревізії мають бути зазначені, зокрема, підстави проведення ревізії та дати її початку і закінчення.
Окремо зверніть увагу на програму ревізії. За п. 7 Порядку № 550 її складають під час підготовки до ревізії. Програма має містити найменування об'єкта контролю, тему, період та питання, які підлягають ревізії. Під час ревізії до програми можуть вноситися зміни у встановленому порядку.
Саме тому бухгалтеру важливо розуміти межі перевірки: який період і які питання охоплені ревізією. Тут практична рекомендація проста: попросіть копію програми ревізії одразу на початку контрольного заходу.
Також надайте ревізорам журнал реєстрації перевірок, якщо він ведеться в установі. Відповідно до п. 14 Порядку № 550 посадові особи органу державного фінансового контролю зобов'язані розписатися в такому журналі в разі його надання. Факт ненадання журналу фіксують у вступній частині акта ревізії.
Коли можна не допустити ревізорів?
Тут необхідно бути особливо обережними. Необґрунтований недопуск може мати для установи та її керівника негативні наслідки.
Але Закон № 2939 прямо передбачає випадок, коли недопуск є правомірним.
Якщо посадовим особам установи не надано направлення та копію рішення суду або ці документи надано з порушенням установлених ч. 14 ст. 11 Закону № 2939 вимог, це є підставою для недопущення посадових осіб органу державного фінансового контролю до проведення ревізії.
Тож не слід допускати ревізорів «на слово», якщо вони пояснюють, наприклад: «направлення привеземо пізніше», «рішення суду є в управлінні», «спочатку почнемо перевірку, а документи оформимо потім».
Інша справа — коли всі документи оформлено належним чином і законні підстави для ревізії є. Тоді створювати штучні перешкоди небезпечно.
Пункт 23 Порядку № 550 передбачає: у разі дій, спрямованих на перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю, його посадова особа складає акт про неможливість проведення ревізії та інформує правоохоронні органи. Перешкоджання також може стати підставою для застосування передбачених законодавством санкцій і притягнення керівника до юридичної відповідальності.
Отже, правило просте: законну ревізію не блокуємо, але законність допуску перевіряємо до початку ревізії.
Як надавати документи і пояснення?
Після законного допуску починається найбільш відповідальна для бухгалтерії частина роботи.
За п. 16 Порядку № 550 документальна перевірка охоплює установчі, фінансові, бухгалтерські первинні та зведені документи, фінансову, бюджетну та статистичну звітність, господарські договори, розпорядчі та інші документи, пов'язані з фінансово-господарською діяльністю установи.
На запит ревізорів об'єкт контролю зобов'язаний надати необхідні документи та відомості, які перебувають у його володінні, протягом трьох робочих днів з дня отримання запиту, якщо інший строк не встановлений законом або самим запитом. При цьому визначений ревізором строк не може бути меншим ніж один робочий день.
Не передавайте документи хаотично. Найкраще встановити внутрішнє правило: запит → підготовка документів → перевірка комплектності → реєстрація передачі → передача ревізору.
Саме для цього доцільно вести окремий Реєстр документів, переданих посадовим особам Держаудитслужби. Його зразок наведемо наприкінці консультації.
Якщо ревізорам необхідні документи для підтвердження виявлених фактів, вони можуть отримувати завірені копії відповідних документів та долучати їх до матеріалів ревізії. Відмова керівництва установи надати такі копії зазначається в акті ревізії. Це передбачено п. 21 Порядку № 550.
Тому відмовлятися від надання документів лише через те, що вони можуть підтвердити порушення, — погана стратегія.
Водночас бухгалтеру слід точно фіксувати, які саме документи передано.
А що з оригіналами?
Передача документа для ознайомлення під час ревізії і вилучення його оригіналу — різні речі.
Закон № 2939 передбачає, що рішення про вилучення оригіналів фінансово-господарських та бухгалтерських документів може прийматися лише судом.
Тому якщо йдеться саме про вилучення оригіналу документа, необхідно з'ясувати правову підставу такого вилучення і належним чином зафіксувати факт передачі.
Як давати пояснення?
Не варто перетворювати спілкування з ревізорами на неформальну дискусію.
Якщо ревізор вважає певну операцію порушенням і просить пояснення, відповідальній особі доцільно:
- чітко з'ясувати, щодо якої операції запитується пояснення;
- перевірити первинні документи;
- встановити нормативне регулювання, яке діяло на дату операції;
- після цього викласти фактичні обставини;
- додати посилання на документи, які підтверджують пояснення.
Не варто писати: «помилилися», «не знали», «так робили завжди», «мабуть, неправильно зрозуміли законодавство», якщо фактичні обставини ще не досліджено.
Пояснення має містити факти, документи та правове обґрунтування, а не припущення.
І ще один важливий момент. Не потрібно терміново створювати відсутні документи «заднім числом». Якщо помилку справді виявлено, її слід виправляти у спосіб, передбачений законодавством, із реальною датою такого виправлення.
Як поводитися під час інвентаризації?
Ревізія — це не лише перевірка паперів.
За п. 16 Порядку № 550 вона включає також фактичну перевірку. Причому фактична перевірка проводиться станом на дату її здійснення незалежно від періоду, який охоплює ревізія.
Тому вимога ревізора провести інвентаризацію матеріальних цінностей, основних засобів, коштів чи розрахунків не повинна бути несподіванкою.
Якщо ревізори вимагають провести інвентаризацію, керівнику установи слід організувати її проведення, а не намагатися відкласти до моменту, коли «бухгалтерія все перевірить».
Порядок № 550 прямо передбачає: у разі відмови керівника об'єкта контролю від проведення інвентаризації посадові особи органу державного фінансового контролю вживають заходів відповідно до Закону № 2939.
Практично це означає, що керівнику варто:
- оформити розпорядчий документ про проведення інвентаризації;
- визначити інвентаризаційну комісію;
- забезпечити участь матеріально відповідальних осіб;
- фактично перерахувати, зважити, виміряти та оглянути активи залежно від їх виду;
- порівняти фактичну наявність з даними бухгалтерського обліку;
- належним чином оформити результати;
- не підписувати інвентаризаційні документи «авансом», до фактичного завершення перевірки активів.
Особливо небезпечно намагатися перед початком інвентаризації «вирівняти» залишки, переміщуючи майно між кабінетами чи складами без оформлення документів.
Ревізорам важливий фактичний стан активів на момент перевірки.
Якщо порушення справді виявили — чи чекати акта?
Не обов'язково.
Пункт 45 Порядку № 550 дозволяє керівникам об'єкта контролю в міру виявлення ревізією порушень невідкладно вживати заходів щодо їх усунення та запобігання їм надалі. Про такі заходи зазначають в акті ревізії.
Тому якщо порушення очевидне і його можна законно виправити ще під час ревізії, доцільно це зробити.
Наприклад, залежно від характеру порушення це може бути:
- відображення пропущеної господарської операції;
- внесення законного виправлення до бухгалтерського обліку;
- повернення зайво виплачених коштів;
- дооприбуткування виявленого активу;
- оформлення необхідного управлінського рішення;
- приведення внутрішніх процедур у відповідність до законодавства.
Але спочатку слід переконатися, що порушення справді є. Не варто визнавати спірний висновок ревізора лише для того, щоб «швидше закінчилася перевірка».
Як підписувати акт із запереченнями?
Результати ревізії оформлюють актом ревізії.
Акт має містити вступну та констатуючу частини. У констатуючій частині результати наводять за кожним питанням програми ревізії із зазначенням періоду, способу перевірки, перевірених документів, висновку про наявність або відсутність порушень та, у відповідних випадках, визначеного розміру збитків.
Акт підписують посадова особа органу державного фінансового контролю, керівник і головний бухгалтер об'єкта контролю, а за необхідності — інші працівники установи.
І тут найголовніше: якщо ви не погоджуєтеся з актом, не потрібно відмовлятися від його підписання.
Пункт 40 Порядку № 550 прямо передбачає: якщо є заперечення щодо змісту акта, керівник, головний бухгалтер або інші особи підписують акт із застереженням.
На практиці біля підпису доцільно зазначити, наприклад: «Акт підписано із запереченнями. Письмові заперечення будуть подані в установлені п. 42 Порядку № 550 строки».
Не пропустіть два різні строки!
Це надзвичайно важливо.
Перший строк — 3 робочі дні на повернення акта. Підписані примірники акта об'єкт контролю повинен повернути органу державного фінансового контролю не пізніше ніж протягом 3 робочих днів після отримання. Якщо цього не зробити, ревізори складають акт про відмову від підпису і можуть переходити до реалізації результатів ревізії.
Другий строк — 5 робочих днів на заперечення. Якщо акт підписано із запереченнями, керівник установи повинен подати органу державного фінансового контролю підписані заперечення не пізніше ніж протягом 5 робочих днів після повернення органу держфінконтролю акта ревізії. Орган держфінконтролю аналізує наведені установою аргументи і не пізніше ніж протягом 15 робочих днів після отримання заперечень надає висновок на них.
Увага! Порядок № 550 містить дуже важливе правило: заперечення мають ґрунтуватися на документах, обов'язок щодо надання яких визначений п. 16 Порядку № 550 та які були надані ревізорам.
Тому не варто зберігати сильний доказ «на потім» із розрахунком показати його лише після отримання акта.
Якщо заперечення подати після закінчення встановленого п. 42 Порядку № 550 строку, їх не розглядатимуть.
Як будувати заперечення?
Найзручніше — окремо щодо кожного спірного епізоду:
1) що зазначено в акті;
2) з чим саме установа не погоджується;
3) які фактичні обставини встановлені неправильно або неповно;
4) які документи це підтверджують;
5) які норми законодавства застосовані ревізорами неправильно або не враховані;
6) який висновок, на думку установи, має бути зроблений.
Не варто обмежуватися формулюванням «із висновком не погоджуємося». Заперечення повинні давати ревізорам конкретні фактичні та правові підстави для перегляду висновку.
Зразок реєстру документів, переданих ревізорам
Законодавство не встановлює обов'язкової форми такого внутрішнього реєстру. Але його ведення дозволить установі надалі довести, що саме, коли і на який запит було передано ревізорам. Наведемо приклад форми реєстру.
РЕЄСТР
документів та інформації, переданих посадовим особам __________________________
(найменування органу Держаудитслужби)
під час проведення позапланової виїзної ревізії
________________________________
(найменування бюджетної установи)
Період проведення ревізії: з « » ________ 20_ р. по « » ________ 20_ р.
| № з/п |
Дата та № запиту ревізора |
Найменування документа / інформації |
Період документа |
Оригінал / завірена копія / електронна копія |
Кількість аркушів / файлів |
Дата передачі |
ПІБ та підпис працівника, який передав |
ПІБ та підпис посадової особи, яка отримала |
Дата та відмітка про повернення документу |
| 1 | |||||||||
| 2 | |||||||||
| 3 |
Відповідальна особа за ведення реєстру:
________________ ________________________
підпис ПІБ
Порада: якщо документів багато, передавайте їх за описами або пакетами, а в реєстрі посилайтеся на відповідний опис. Для електронних документів зазначайте назву файлу та спосіб передачі. Так установі буде значно простіше відновити хронологію ревізії під час підготовки заперечень.
Зверніть увагу: особливо важливо фіксувати передачу документів, якими установа потенційно планує обґрунтовувати свою позицію у разі виникнення спору. Адже за чинними пп. 42 і 43 Порядку № 550 документи, які не були надані під час ревізії, фактично не можна «притримати» для подальшого використання при розгляді заперечень.
Короткий алгоритм: коли ревізори вже у дверях
Крок 1. З'ясовуємо вид контрольного заходу.
Крок 2. Отримуємо і перевіряємо направлення на кожного ревізора та копію рішення суду щодо позапланової виїзної ревізії.
Крок 3. Звіряємо П. І. Б. ревізорів, підставу, вид ревізії, дати її початку та закінчення.
Крок 4. З'ясовуємо тему, період та питання, які охоплює програма ревізії (вимагайте копію програми ревізії).
Крок 5. Надаємо журнал реєстрації перевірок для внесення запису.
Крок 6. Визначаємо відповідальну особу за взаємодію з ревізорами та ведемо власний реєстр переданих документів.
Крок 7. На запити своєчасно надаємо документи, але точно фіксуємо їх перелік.
Крок 8. Письмові пояснення даємо лише після перевірки фактів і документів.
Крок 9. На законну вимогу організовуємо інвентаризацію та належно документуємо її фактичні результати.
Крок 10. Отримавши акт, перевіряємо кожний епізод. За наявності незгоди підписуємо акт із застереженням, повертаємо його не пізніше 3 робочих днів після отримання та не пізніше 5 робочих днів після повернення акта подаємо обґрунтовані письмові заперечення.