Саме по собі неповернення контрагентом акта звіряння не є порушенням бюджетної установи та не дає підстав для штрафу за ст. 164² КУпАП. Але установа повинна провести інвентаризацію розрахунків, підтвердити заборгованість первинними документами та мати докази направлення контрагенту відомостей для звіряння.
Звіряння взаємних розрахунків проводити потрібно, але акт звіряння — не первинний документ.
Обов’язок проводити інвентаризацію активів і зобов’язань установлено ст. 10 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV. Під час інвентаризації перевіряють і документально підтверджують наявність, стан та оцінку активів і зобов’язань.
Інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованостей полягає у звірці документів і записів у регістрах бухгалтерського обліку, перевірці обґрунтованості сум на рахунках та оформленні результатів актом інвентаризації. Це прямо передбачає п. 7.1 розд. III Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.
Під час такої інвентаризації установа-кредитор повинна передати всім дебіторам виписки з аналітичних рахунків про їхню заборгованість. На практиці таку виписку зазвичай оформлюють як акт звіряння розрахунків. Підприємство-дебітор має підтвердити заборгованість або заявити заперечення.
Водночас акт звіряння не замінює накладні, акти приймання-передачі, акти наданих послуг, платіжні інструкції, виписки Казначейства чи інші первинні документи. У листі від 20.02.2017 № 25-16/104 Держаудитслужба наголосила: акт звіряння не є первинним бухгалтерським документом або зведеним регістром, а може підтверджувати стан розрахунків лише разом із первинними документами та бухгалтерськими регістрами.
Чи зобов’язаний контрагент підписати акт
Положення № 879 вимагає, щоб дебітор підтвердив заборгованість або заявив заперечення. Проте окремого механізму примусового підписання акта звіряння та спеціальної відповідальності контрагента саме за неповернення акта законодавство не встановлює.
На це звернула увагу і Держаудитслужба у згаданому листі: ані Положення № 879, ані нормативні акти з бухгалтерського обліку не встановлюють самостійного обов’язку контрагента підписати акт звіряння у визначеній формі та повернути його установі.
Тому слід розрізняти два обов’язки:
- установа зобов’язана провести інвентаризацію розрахунків і передати дебітору виписку з аналітичного рахунку;
- контрагента неможливо автоматично оштрафувати лише за те, що він не підписав або не повернув акт, якщо такий договірний обов’язок та відповідальність за його порушення окремо не передбачені.
Сам факт відсутності підпису контрагента не скасовує заборгованість і не робить бухгалтерські дані установи недостовірними, якщо суми підтверджені належними первинними документами.
Передбачте звіряння у договорі
Найнадійніший варіант — урегулювати процедуру звіряння безпосередньо в договорі. Сторони вільні визначати його умови, а укладений договір є обов’язковим для виконання. Це випливає зі ст. 526, 627 і 629 ЦКУ.
У договорі доцільно передбачити:
- періодичність звіряння розрахунків;
- хто зі сторін складає та направляє акт;
- спосіб направлення — поштою, кур’єром або через систему електронного документообігу;
- строк для підписання акта чи надання заперечень;
- порядок усунення розбіжностей;
- відповідальність за невиконання договірного обов’язку;
- правило, за яким за відсутності заперечень у встановлений строк зазначене в акті сальдо вважається погодженим сторонами.
Останню умову варто формулювати обережно: мовчання контрагента може мати визначене договором значення у відносинах сторін, але саме по собі не замінює первинних документів і не гарантує, що в разі спору суд без додаткової перевірки визнає суму боргу доведеною.
Приклад умови договору: «Сторони проводять звіряння взаємних розрахунків станом на останній день кожного кварталу та на дату припинення договору. Сторона, яка отримала акт звіряння, протягом 10 робочих днів з дня його отримання зобов’язана підписати акт і повернути один примірник іншій стороні або надати письмові обґрунтовані заперечення. Якщо у зазначений строк заперечення не надано, дані акта вважаються погодженими стороною, яка його отримала, за умови їх підтвердження первинними документами».
Контрагент акт не повернув: алгоритм дій
Крок 1. Перевірте первинні документи. Зіставте договори, накладні, акти виконаних робіт або наданих послуг, рахунки, платіжні документи, виписки Казначейства та записи в регістрах бухгалтерського обліку.
Крок 2. Складіть акт звіряння. Зазначте період, реквізити договору, перелік операцій, обороти та сальдо за даними бухгалтерського обліку установи.
Крок 3. Направте акт контрагенту. Оберіть спосіб, який дозволяє підтвердити відправлення та отримання:
- рекомендований лист з описом вкладення;
- кур’єрська доставка з відміткою про вручення;
- електронний документообіг із квитанцією про доставку;
- вручення під підпис на супровідному листі.
Звичайний електронний лист без підтвердження доставки є менш надійним доказом.
Крок 4. Не отримали відповіді — направте повторний лист. Запропонуйте підписати акт, провести спільне звіряння або надати обґрунтовані заперечення. Якщо є прострочена дебіторська заборгованість, одночасно направте претензію чи вимогу про її погашення.
Крок 5. Оформіть результати інвентаризації. До матеріалів інвентаризації долучіть акт звіряння, копію супровідного листа, докази відправлення та вручення, повторну вимогу і первинні документи.
Якщо до кінця звітного періоду розбіжності не усунуто або вони залишилися нез’ясованими, кожна сторона відображає розрахунки в сумах, що випливають із її бухгалтерських записів і визнаються нею правильними. Таке правило містить абз. 2 п. 7.2 розд. III Положення № 879. Неузгоджену заборгованість необхідно показати в акті інвентаризації.
Чи можуть аудитори накласти штраф
Стаття 164² КУпАП передбачає відповідальність за порушення законодавства з фінансових питань, зокрема за приховування в обліку доходів, непродуктивних витрат і збитків, відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності та інші перелічені у статті порушення. Окремого складу правопорушення у вигляді «відсутності підписаного контрагентом акта звіряння» ця стаття не містить.
У листі № 25-16/104 Держаудитслужба не пов’язала непідписання акта контрагентом з автоматичним застосуванням ст. 164² КУпАП. Фахівці служби зазначили, що питання про адміністративну відповідальність вирішують з урахуванням конкретних обставин та складу виявленого правопорушення.
Отже, штрафу лише за відсутність повернутого акта звіряння бути не повинно, якщо установа:
- провела інвентаризацію розрахунків;
- перевірила обґрунтованість заборгованості;
- має первинні документи;
- правильно відобразила розрахунки в бухобліку та звітності;
- направила контрагенту виписку або акт звіряння;
- документально підтвердила вжиті заходи;
- відобразила неузгоджену заборгованість у матеріалах інвентаризації.
Ризик відповідальності виникає не через поведінку контрагента, а через власні порушення посадових осіб установи: непроведення обов’язкової інвентаризації, відсутність первинних документів, необґрунтованість заборгованості, викривлення облікових даних або фінансової звітності.
Важливо! Акт звіряння не створює заборгованість і не виправляє відсутність первинних документів. Він лише зіставляє дані бухгалтерського обліку сторін.
Також радимо звернути увагу на такі консультації: «Акт звірки взаєморозрахунків: зразок, правила заповнення та вирішення розбіжностей»; «Дебіторська заборгованість на балансі понад три роки: коли можна списати?» // «Бюджетна бухгалтерія», 2025, № 48.