19636 0

Бланки документів суворої звітності як вимираючий вид

15.10.14
Бланки документів суворої звітності потребують особливої уваги, ретельного обліку і контролю за їх використанням. Воно й не дивно, оскільки це бланки не звичайних бухгалтерських документів, а іменних, тобто тих, котрі засвідчують особу їх власника, документів, що обслуговують грошовий обіг. Вони мають серію та індивідуальний номер, а їх виготовлення і використання суворо регламентовано законом. І якщо раніше мати справу з такими бланками доводилося бухгалтеру кожної установи та організації, то нині вони стали справжньою рідкістю.

Екскурс в історію

Протягом досить тривалого періоду часу (понад дев’ять років) основним нормативним документом, який регулював виготовлення бланків документів суворого обліку, була постанова № 283. Саме цією постановою було затверджено номенклатуру бланків цінних паперів і документів суворого обліку. Проте згадана номенклатура мала вигляд швидше приблизного їх списку, аніж вичерпного переліку. При цьому Кабмін час від часу вносив зміни до номенклатури, тим самим то звужуючи, то розширюючи її.
У 2012 році на зміну вказаному нормативному акту прийшов інший — постанова № 456. Остання затвердила Перелік № 456. І от цей Перелік носив вже вичерпний характер. Інакше кажучи, до «суворих» належали бланки лише тих документів, які були зазначені у цьому Переліку. Усі ж інші, не вказані у ньому, до бланків суворої звітності не належали. Варто згадати, що цей Перелік був значно коротшим, ніж його попередник. Окрім того, виникла така ситуація, коли цілий ряд нормативних актів про затвердження форм відповідних документів указував
на їх «суворість», однак до Переліку № 456 вони не входили. Це зумовлювало виникнення низки питань на кшталт: як, трудові книжки вже не є бланками суворої звітності? А документи про освіту? А проїзні документи? І відповідь була незмінною: ні, якщо в Переліку № 456 не значаться, то бланками суворої звітності вони не є.
Однак не встигли ми звикнути до цих нововведень, як на зміну їм прийшли нові. Так, задля спрощення і здешевлення процедур, пов’язаних з реалізацією прав та свобод людини і громадянина, та забезпечення прозорості таких процедур було прийнято Закон № 5316. Ним було скасовано ліцензування господарської діяльності з виготовлення бланків суворої звітності. При цьому норму про необхідність Кабміну затверджувати перелік бланків таких документів вилучено.
Далі на виконання Закону № 5316 Кабмін прийняв постанову № 955. Відповідно до цієї постанови з 17 січня 2014 року втратив чинність Перелік № 456, а також було внесено зміни до 67 постанов Кабміну. Ці зміни було спрямовано на позбавлення ряду бланків документів статусу «бланк документа суворої звітності».
Як результат, сьогодні до «суворих» належить зовсім незначна кількість документів. Їх фактично можна порахувати на пальцях. Хоча і тут є деякі незрозумілі моменти. Але про це дещо пізніше.

Останні з могікан, або Бланки яких документів підлягають суворому обліку сьогодні

Дійсно, ряди бланків документів суворої звітності відчутно поріділи. А конкретно, понад 100 документів у зв’язку з останніми змінами в законодавстві втратили свою «суворість». З повним переліком цих документів ви можете ознайомитися нижче.
Відразу ж зауважимо, що бланки деяких документів і досі підлягають суворому обліку. Закономірно виникають запитання: бланки яких документів все ж таки належать до «суворих»? Чим же керуватися, до якого нормативного документа звернутися, аби з’ясувати це?
Відповідаємо: переліку бланків документів суворої звітності як такого вже не існує. Однак беручи до уваги роз’яснення, надані Мінфіном у листі «Щодо віднесення квитків до документів суворої звітності» від 11.11.2013 р. № 31-13020-10-27/32800, бланки документів відносяться до бланків документів суворої звітності за законодавчими актами. Як це розуміти? Це означає, що відтепер, належить чи не належить певний бланк до «суворих», визначає той нормативний акт, який власне і регулює застосування відповідного документа.
Візьмемо для прикладу марки акцизного податку. Порядок виготовлення та використання цих марок визначає Положення № 1251. Так от, такі марки відповідно до п. 3 цього Положення виготовляють як документи суворого обліку. До того ж марки акцизного податку віднесені до документів суворого обліку згідно з п.п. 14.1.107 ПКУ. Відтак вони належать до бланків суворої звітності.
І нарешті ми впритул наблизилися до оголошення «сучасного» списку бланків суворої звітності. Отже, пропонуємо вашій увазі той самий довгоочікуваний перелік:
1. Виборчий бюлетень для місцевих виборів.
2. Виборчий бюлетень для виборів Президента України.
3. Виборчий бюлетень для виборів народних депутатів України.
4. Військовий квиток офіцера запасу.
5. Військовий квиток рядового, сержантського і старшинського складу.
6. Довідка-certificate за формою № 377.
7. Знаки поштової оплати (маркований конверт, маркована картка, поштова марка художня, блок поштовий, малий аркуш, поштова марка стандартна).
8. Марки акцизного податку.
9. Паспорт громадянина України для виїзду за кордон.
10. Посвідчення особи моряка.
11. Службове посвідчення для працівників підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації готівки у банківських установах.
12. Спеціальний рецептурний бланк форми № 3 для виписування наркотичних та психотропних лікарських засобів.
13. Торговий патент.
14. Чек розрахунковий.
Зауважимо, що цей перелік бланків суворої звітності є актуальним на момент підготовки номера до друку. Проте у подальшому, у разі прийняття відповідних нормативних документів, він може бути як скорочений, так і подовжений.
Окрім того, статус деяких з «колишніх» бланків суворої звітності залишається під питанням. Зокрема, мова йде про бланки таких документів, як:
— Національне посвідчення водія;
— Паспорт громадянина України;

— Проїзний документ дитини;
— Службове посвідчення працівника міліції.
Логічно припустити, що з моменту втрати чинності постановою № 456 ці бланки не відносяться до «суворих». Адже приналежність їх до таких бланків визначалася лише тим, що вони входили до Переліку № 456. Тоді як нормативно-правові акти, які регулюють їх випуск та застосування, прямої вказівки на це не мають, та й раніше не мали. Водночас жодних роз’яснень з приводу статусу згаданих документ
ів ані Кабмін, ані Мінфін не надавали. Тому з метою остаточного вирішення цього питання ми надіслали запит до Мінфіну. Відразу після отримання відповіді ми повідомимо вам позицію Мінфіну з цього приводу.
До речі, нагадаємо, що оплачені талони на бензин, мазут, харчування, документи про освіту, а також бланки листків непрацездатності не є бланками суворої звітності. Чому та як їх обліковувати, ви можете дізнатися з попередніх номерів нашої газети (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 31, 2014, № 5, № 8).

Як обліковувати «суворі» бланки

Бланки документів суворої звітності тому й мають таку назву, що підлягають суворому обліку та звітності. Так, для документального оформлення їх надходження, передачі у використання та списання застосовують спеціальні первинні документи, типові форми яких затверджено наказом № 67.
Для наочності ми зобразили порядок відображення операцій, пов’язаних з рухом бланків суворої звітності, у первинному обліку у вигляді схеми.
Зазначимо, що бланки суворої звітності оприбутковують за вартістю їх придбання. Списують такі бланки з обліку також за вартістю закупівлі. А от у разі виявлення факту псування, знищення чи втрати бланків розмір збитків від цієї неприємності визначають шляхом проведення незалежної оцінки (п. 2 Порядку № 116). Тобто для визначення розміру збитків від псування (знищення, втрати) бланків суворої звітності вам доведеться звернутися до суб’єкта оціночної діяльності.
З метою виявлення фактичної наявності бланків суворої звітності необхідно не рідше одного разу на квартал проводити їх інвентаризацію (п.п. 1.5.11 Інструкції № 90). Натомість, як часто списувати такі бланки, чинним законодавством не визначено. Відтак ви самі маєте встановити періодичність списання «суворих» бланків (щомісячно, щоквартально), закріпивши це положення в наказі про облікову політику.

схема

 Інформацію про наявність та рух бланків документів суворої звітності слід відображати на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті». Водночас необхідно вести позабалансовий облік таких бланків. Для цього Планом рахунків призначений рахунок 08 «Бланки документів суворої звітності».
При відображенні оприбуткування, видачі зі складу (каси) та списання бланків суворої звітності на рахунках бухгалтерського обліку слід передусім керуватися Типовою кореспонденцією.
Якими проводками відображати рух бланків суворої звітності, покажемо на умовному прикладі.

 Приклад. Бюджетна установа придбала 100 шт. маркованих конвертів для листування. Вартість конвертів — 200 грн.
Конверти оприбутковані на баланс установи на підставі Прибутково-видаткової накладної (форма № СЗ-1). Передачу цих бланків на відповідальне зберігання касиру оформлено записому Прибутково-видатковій книзі (форма № СЗ-2) та до Картки-довідки (форма № СЗ-5).
На підставі Прибутково-видаткової накладної (форма № СЗ-1) конверти у кількості 20 шт. були передані у використання секретарю. Ця операція також підтверджена записами у Прибутково-видатковій книзі (форма № СЗ-2) та Картці-довідці (форма № СЗ-5).
У кінці місяця використані конверти списано на підставі Акта списання використаних бланків суворої звітності (форма № СЗ-3), затвердженого керівником установи. Факт списання бланків суворої звітності також засвідчено записом до Прибутково-видаткової книги (форма № СЗ-2) та Картки-довідки (форма № СЗ-5).

У бухгалтерському обліку установи зазначені операції відображаються так:


з/п

 
 Зміст господарської операції    Кореспонденція субрахунків

 Сумма,

грн

 
 дебет  кредит
 1  Перераховано кошти за марковані конверти  364  321 (323)  200
 2  Оприбутковано конверти  331  364  200
Одночасно проведено запис на позабалансовому рахунку 08 - 200
 3 Видано конверти у підзвіт для використання  362  331  40
 4 Списано використані конверти на підставі акта списання   801 (802, 811)  362  40
Одночасно проведено списання з позабалансового рахунку - 08 40

 

Увага! Наявний в установі залишок бланків, які були виготовлені як бланки документів суворої звітності, але такими не є на цей момент, слід використати в повній мірі. Ці бланки необхідно обліковувати, зберігати та знищувати згідно з вимогами законодавства до бланків суворої звітності. 

 

Бланки всіх інших документів, у тому числі й ті, котрі раніше були «суворими», але придбані вже у 2014 році та на цей час такими не є, ви маєте обліковувати на субрахунку 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя». Позабалансовий облік таких бланків вести не потрібно, тож позабалансовий рахунок 08 не потрібно застосовувати (див. лист Мінфіну від 21.12.2012 р. № 31-13020-04-10/30564).
Якщо ж говорити про документування операцій, пов’язаних з такими «колишніми» бланками суворої звітності, то типові форми, затверджені наказом № 67, не використовують. Документальне оформлення руху цих бланків здійснюють за допомогою первинних документів для обліку запасів, форми яких затверджено наказом № 130.
Однак якщо вас бентежить питання контролю за збереженням та використанням бланків документів, які хоча вже й не належать до «суворих», але вимагають до себе особливого ставлення (проїзні документи, документи, що засвідчують особу, подію, право, освіту, трудовий стаж тощо), то поквапимося вас заспокоїти: вихід є. Справді, вам ніщо не заважає застосовувати для обліку цих бланків документи, подібні до типових форм первинного обліку бланків суворої звітності. Головне, щоб такий порядок обліку бланків був закріплений у наказі про облікову політику установи.
Власне, на цьому все. На завершення лише додамо, що облік бланків будь-яких документів має бути до певної міри суворим.

Нормативні документи

ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Закон № 5316 — Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо виготовлення документів та бланків документів суворого обліку або звітності» від 02.10.2012 р. № 5316-VI.
Постанова № 283 — постанова КМУ «Про встановлення порядку виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку» від 19.04.93 р. № 283.
Постанова № 456 — постанова КМУ «Деякі питання використання бланків цінних паперів, документів суворої звітності, господарська діяльність з виготовлення яких підлягає ліцензуванню» від 14.05.2012 р. № 456.
Перелік № 456 — Перелік бланків цінних паперів та документів суворої звітності, господарська діяльність з виготовлення яких підлягає ліцензуванню, затверджений постановою КМУ від 14.05.2012 р. № 456.
Постанова № 955 — постанова КМУ «Про внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України та визнання такою, що втратила чинність, постанови Кабінету Міністрів України від 14 травня 2012 р. № 456» від 25.12.2013 р. № 955.
Положення № 1251 — Положення про виготовлення, зберігання, продаж марок акцизного податку та маркування алкогольних напоїв і тютюнових виробів, затверджене постановою КМУ від 27.12.2010 р. № 1251.
Порядок № 116 — Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116.
Наказ № 67 — наказ Мінстату «Про затвердження типових форм первинного обліку бланків суворої звітності» від 11.03.96 р. № 67.
Інструкція № 90 — Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Головного управління Держказначейства від 30.10.98 р. № 90.
План рахунків — План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611.
Типова кореспонденція — Типова кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями бюджетних установ, затверджена наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611.
Наказ № 130 — наказ Держказначейства «Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання» від 18.12.2000 р. № 130.

Додаток до статті 

Бланки документів, які не належать до бланків документів суворої звітності

1. Акредитив.
2. Акт приймання-передачі транспортних засобів підприємств — виробників таких засобів та їх складових частин.
3. Акт про примусове відчуження або вилучення майна.
4. Атестат акредитації лабораторії діагностики СНІД.
5. Атестат старшого наукового співробітника.
6. Бланк ліцензії єдиного зразка.
7. Бланк протоколу перевірки технічного стану транспортного засобу.
8. Бланки довідок-рахунків, актів приймання-передачі транспортних засобів підприємств — виробників таких засобів.
9. Ваучер на надання туристичних послуг.
10. Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців.
11. Витяг з книг протоколів засідань районної призовної комісії.
12. Візова етикетка.
13. Державний реєстр технічних засобів застосування пестицидів і агрохімікатів.
14. Державний реєстр технічних засобів застосування пестицидів і агрохімікатів зарубіжного виробництва,
на які видані дозволи на вивезення.
15. Диплом доктора наук.
16. Диплом кандидата наук.
17. Дипломатичний паспорт України.
18. Довідка для митного оформлення експорту живої худоби сільськогосподарськими товаровиробниками — юридичними особами без сплати вивізного (експортного) мита.
19. Довідка з Реєстру документів дозвільного характеру.
20. Довідка-розрахунок щодо придбання транспортних засобів, їх складових частин, що мають ідентифікаційний номер.
21. Дозвіл на право ввезення на територію України наркотичних засобів, психотропних речовині прекурсорів.
22. Дозвіл на право вивезення з території України наркотичних засобів, психотропних речовин і прекурсорів.
23. Дозвіл на право транзиту через територію України наркотичних засобів, психотропних речовин і прекурсорів.
24. Дозвіл на провадження діяльності фізичних та юридичних осіб у районі дії Договору про Антарктику.
25. Дозвіл на проведення археологічних розвідок, розкопок, а також досліджень решток життєдіяльності людини, що містяться під земною поверхнею, під водою.
26. Дозвіл на спеціальне використання водних біоресурсів у рибогосподарських водних об’єктах (їх частинах).
27. Карантинний дозвіл.
28. Карантинний сертифікат.
29. Кваліфікаційний сертифікат відповідального виконавця окремих видів робіт (послуг), пов’язаних із створенням об’єкта архітектури.

30. Квитанції про стягнення штрафу за безквитковий проїзд пасажира (несплата проїзду протягом однієї або більше зупинок або відсутність документа, що дає право на пільговий проїзд).
31. Квитанція про надання побутових послуг.
32. Квитанція про сплату штрафу, який стягується на місці вчинення адміністративного правопорушення.
33. Книга обліку громадян, які проходять альтернативну (невійськову) службу.
34. Книга обліку осіб, які перебувають на черзі вступу до житлово-комунального кооперативу.
35. Книга протоколів засідань комісії з питань приписки громадян до призовних дільниць.
36. Книга протоколів засідань районної призовної комісії.
37. Книга реєстрації заяв про взяття на кооперативний облік.
38. Листи талонів на право одержання пільгових проїзних документів (квитків) жертв нацистських переслідувань.
39. Лісовий квиток.
40. Лісорубний квиток.
41. Ліцензійна картка.
42. Ліцензія на користування радіочастотним ресурсом України.
43. Ліцензія на право імпорту, експорту спирту етилового, коньячного і плодового, алкогольних напоїв та тютюнових виробів.
44. Ліцензія на провадження діяльності, пов’язаної з виробництвом, передачею та постачанням електричної енергії, комбінованим виробництвом теплової та електричної енергії, виробництвом теплової енергії на теплоелектроцентралях та установках з використанням нетрадиційних або поновлюваних джерел енергії.
45. Ліцензія на роздрібну торгівлю алкогольними напоями та тютюновими виробами.
46. Ліцензія у сфері використання ядерної енергії.
47. Направлення на здобуття вищої освіти за цільовим пільговим державним кредитом.
48. Направлення на переселення та працевлаштування громадян з територій, що зазнали радіоактивного забруднення внаслідок аварії на Чорнобильській АЕС.
49. Наряд на відпуск спирту.
50. Недійсні дипломатичні та службові паспорти України, вилучені у пунктах пропуску через державний кордон.
51. Облікова картка призовника.
52. Облікова справа військовослужбовця, який потребує поліпшення житлових умов, надання житлових приміщень для постійного проживання.
53. Облікова справа громадянина (сім’ї, що потребує надання житлового приміщення з фондів житла для тимчасового проживання.
54. Обліково-алфавітна книга призовників.
55. Ордер на службове жиле приміщення.
56. Ордери на жилі приміщення.
57. Особиста медична книжка.
58. Особова картка призовника.
59. Поліс обов’язкового страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів.
60. Посвідка на постійне проживання.
61. Посвідка на тимчасове проживання.
62. Посвідчення «Ветеран військової служби».
63. Посвідчення «Ветеран праці».
64. Посвідчення батька (матері) загиблого шахтаря.
65. Посвідчення батьків багатодітної сім’ї.
66. Посвідчення біженця.
67. Посвідчення ветеранів війни.
68. Посвідчення громадянина, що проживає, працює (навчається) на території гірського населеного пункту.
69. Посвідчення дитини з багатодітної сім’ї.

70. Посвідчення дитини загиблого шахтаря.
71. Посвідчення донора крові та (або) її компонентів.
72. Посвідчення жертви нацистських переслідувань.
73. Посвідчення закордонного українця.
74. Посвідчення застрахованої особи.
75. Посвідчення особи без громадянства для виїзду за кордон.
76. Посвідчення особи на повернення в Україну.
77. Посвідчення особи члена медичного персоналу Збройних Сил України.
78. Посвідчення особи члена цивільного медичного персоналу.
79. Посвідчення особи, яка потерпіла внаслідок Чорнобильської катастрофи.
80. Посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту.
81. Посвідчення особи, якій надано тимчасовий захист.
82. Посвідчення потерпілого від Чорнобильської катастрофи.
83. Посвідчення про приписку до призовної дільниці.
84. Посвідчення тракториста-машиніста.
85. Посвідчення учасника ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС.
86. Посвідчення члена сім’ї загиблого шахтаря.
87. Приватизаційний папір, що видається неповнолітнім громадянам, громадянам, визнаним у встановленому порядку недієздатними чи обмежено дієздатними, і громадянам, які відбувають покарання у вигляді позбавлення волі.
88. Проїзний документ біженця.
89. Проїзний документ особи, якій надано додатковий захист.
90. Протокол перевірки технічного стану транспортного засобу.
91. Санітарно-епідеміологічний сертифікат.
92. Свідоцтво про державну реєстрацію аварійно-рятувальної служби.
93. Свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу.
94. Свідоцтво про зміну імені.
95. Свідоцтво про належність до громадянства України.
96. Свідоцтво про народження.
97. Свідоцтво про розірвання шлюбу.
98. Свідоцтво про смерть.
99. Свідоцтво про шлюб.
100. Свідоцтво про державну реєстрацію об’єднання співвласників багатоквартирного будинку.
101. Свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
102. Свідоцтво про закінчення закладу з підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації водіїв.
103. Сертифікат придатності для споживання людиною харчових продуктів.
104. Сертифікат, що підтверджує рівень знань працівників суб’єктів перевезення небезпечних вантажів.
105. Складське свідоцтво.
106. Службовий паспорт України.
107. Спеціальні бланки нотаріальних документів.
108. Тимчасове посвідчення громадянина України.
109. Трудова книжка працівника.
110. Фітосанітарний сертифікат на реекспорт.
111. Фітосанітарний сертифікат.



Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це
загрузка...
Коментарі (0)