Запитання: кілька років тому в установі сталася крадіжка телевізора та комп’ютерної техніки. За фактом нестачі було відкрито кримінальне провадження. У 2026 році установа отримала лист про зупинення слідства через невстановлення винних осіб. Чи можна на підставі цього листа списати нестачу з позабалансового обліку?

Відповідь: ні. Сам факт зупинення досудового розслідування не є підставою для списання нестачі з позабалансового обліку. Нестача має залишатися на субрахунку 073 до моменту встановлення винних осіб або закриття кримінального провадження у встановленому законом порядку.

Як обліковувати нестачу, якщо винних не встановлено

Відповідно до Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879, нестачі цінностей понад норми природного убутку та втрати від псування списуються з балансу та відносяться на рахунок винних осіб.

Якщо винних осіб не встановлено, такі суми обліковуються поза балансом до моменту встановлення винних осіб або закриття справи згідно із законодавством.

Для бюджетних установ Планом рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 31.12.2013 № 1203, передбачено позабалансовий субрахунок:

073 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей розпорядників бюджетних коштів».

Саме на ньому обліковують суму невідшкодованої нестачі, якщо винну особу не встановлено.

Скільки часу нестача може обліковуватися на субрахунку 073

Конкретного строку, протягом якого невідшкодована нестача має перебувати на позабалансовому субрахунку 073, законодавство не встановлює.

Тому сам по собі тривалий строк перебування нестачі на позабалансовому обліку не дає установі права її списати.

Підставою для списання є не кількість років, що минули з моменту крадіжки, а настання однієї з визначених законодавством обставин.

Коли можна списати нестачу з позабалансового обліку

Списати невідшкодовану нестачу з позабалансового обліку можна у двох випадках:

• встановлено винну особу;
• кримінальне провадження закрито.

Інших підстав для списання сум невідшкодованих нестач із позабалансового обліку законодавство не передбачає.

Чи достатньо листа про зупинення слідства

Ні, недостатньо.

Зупинення досудового розслідування означає лише тимчасове припинення проведення слідчих та розшукових дій за наявності передбачених законом підстав.

При цьому саме кримінальне провадження не припиняється остаточно та не вважається закритим.

Отже, лист правоохоронного органу про те, що слідство зупинено через невстановлення винних осіб, не дає підстав списати суму нестачі із субрахунку 073.

Який документ підтверджує закриття кримінального провадження

Порядок закриття кримінального провадження визначено ст. 284 Кримінального процесуального кодексу України.

Залежно від підстави та процесуальної ситуації завершення провадження оформлюється відповідним процесуальним рішенням уповноваженого органу або суду.

Тому для списання нестачі установі необхідно мати документ, який підтверджує саме закриття кримінального провадження, а не його зупинення.

Що робити, якщо винну особу так і не встановили

КПКУ передбачає можливість закриття кримінального провадження, якщо особу, яка вчинила кримінальне правопорушення, не встановлено, а строки давності притягнення до кримінальної відповідальності закінчилися.

Таку підставу передбачено п. 3¹ ч. 1 ст. 284 КПКУ.

Виняток становлять окремі категорії особливо тяжких кримінальних правопорушень, для яких діють спеціальні правила.

Потерпілий або його законний представник як учасник кримінального провадження має право звертатися до прокурора з відповідним клопотанням щодо закриття провадження за наявності законних підстав.

Що варто зробити установі

У цій ситуації установі доцільно:

1. не списувати нестачу з субрахунку 073 лише на підставі листа про зупинення слідства;
2. звернутися до слідчого або прокурора та уточнити актуальний процесуальний статус кримінального провадження;
3. з’ясувати, чи спливли строки давності притягнення винної особи до кримінальної відповідальності;
4. за наявності передбачених законом підстав ініціювати питання про закриття кримінального провадження;
5. списувати нестачу з позабалансового обліку лише після отримання належного документа про закриття провадження або після встановлення винної особи.

Висновок

Лист про зупинення досудового розслідування через невстановлення винних осіб не є підставою для списання нестачі з позабалансового субрахунку 073.

Невідшкодована нестача повинна й надалі обліковуватися поза балансом до моменту, коли:

• буде встановлено винуватця; або
• кримінальне провадження буде офіційно закрито.

Тому установі слід спочатку з’ясувати актуальний статус провадження та, за наявності підстав, ініціювати його закриття. Лише після належного процесуального завершення справи можна вирішувати питання про остаточне списання нестачі з позабалансового обліку.

Також радимо звернути увагу на статті: "Річна інвентаризація — 2025: перевірка та відображення результатів" та "Позбуваємось непотрібного майна: продаж, передача, списання"