Чи повинен головний бухгалтер відповідати за помилки попередника?

Основним документом у роботі будь-якого бухгалтера є Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV. Але, на жаль, він жодним чином не описує процедуру зміни головного бухгалтера. Підзаконні нормативно-правові акти її теж не містять. Тож, порядок передання справ комерційні підприємства визначають самостійно. Проте для бюджетних установ є ще свій важливий документ - Типове положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затверджене постановою КМУ від 26.01.2011 № 59.

У його п. 12 прописано, що прийняття (передача) справ головним бухгалтером у разі призначення на посаду або звільнення з посади здійснюється після проведення  внутрішньої перевірки стану бухгалтерського обліку та звітності, за результатами  якої оформляється  відповідний акт. Її проводить комісія, створена за наказом керівника установи. Як правило, до складу комісії включають представників бухгалтерії, можуть залучати спеціалістів господарчого відділу, відділу діловодства. За необхідності до роботи комісії можна залучити і незалежних фахівців. Очолює комісію керівник установи або його заступник. Копію такого акта надсилають установі, якій підпорядковується бюджетна установа.

Не зайвим буде визначити процедуру передання справ у внутрішньому документі установи - у Положенні про бухслужбу або посадовій інструкції головбуха.

Отже, саме керівник установи повинен організувати перевірку стану бухобліку та звітності до прийняття справ новим головбухом. 

Обов’язки головного бухгалтера

Головний бухгалтер – це не просто найманий працівник, а посадова особа, наділена  певними організаційно-розпорядчими або адміністративно-господарськими функціями.

Обов’язки, а частково і відповідальність головного бухгалтера чи особи, на яку покладено функції з ведення бухгалтерського обліку, установлено в ч. 7 ст. 8, ч. 8 ст. 9 та ч. 1 ст. 11 Закону про бухоблік.

Посадові обов’язки головного бухгалтера саме бюджетної установи визначено в п. 13 Типового положення про бухслужбу бюджетної установи. Зокрема, він;

1) організовує роботу з  ведення  бухобліку та забезпечує виконання завдань, покладених на бухгалтерську службу;

 2) здійснює  керівництво  діяльністю  бухслужби, забезпечує раціональний та ефективний розподіл посадових обов'язків  між її працівниками з урахуванням вимог щодо забезпечення захисту інформації та запобігання зловживанням під час ведення бухобліку;

3) погоджує проекти договорів (контрактів), у тому числі про повну індивідуальну  матеріальну відповідальність, забезпечуючи дотримання вимог законодавства щодо  цільового використання бюджетних коштів та збереження майна;

4) бере у разі потреби участь в організації та проведенні перевірки стану бухобліку   та звітності  у бухслужбах  бюджетних установ, які підпорядковані бюджетній установі;

5) здійснює у межах своїх повноважень заходи щодо відшкодування винними особами збитків  від нестач, розтрат, крадіжок;

6) погоджує кандидатури працівників бюджетної установи, яким надається право складати та підписувати первинні документи щодо проведення господарських операцій, пов'язаних з відпуском (витрачанням) грошових коштів, документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна;

7) подає керівникові бюджетної установи пропозиції щодо:

• визначення облікової політики, зміни обраної облікової політики з урахуванням особливостей діяльності бюджетної установи і технології оброблення облікових даних, у тому числі системи та форм внутрішньогосподарського (управлінського) обліку та правил документообігу, додаткової системи рахунків і регістрів аналітичного обліку, звітності та контролю за господарськими операціями;
• визначення оптимальної структури бухслужби та чисельності її працівників;
• призначення на посаду та звільнення з посади працівників бухслужби;
• вибору та впровадження уніфікованої автоматизованої системи бухобліку та звітності з урахуванням особливостей діяльності бюджетної установи;
• створення умов для належного збереження майна, цільового та ефективного використання фінансових, матеріальних (нематеріальних), інформаційних та трудових ресурсів;
• визначення джерел  погашення кредиторської заборгованості, повернення кредитів, отриманих з державного або місцевого бюджету;
• притягнення до  відповідальності  працівників бухслужби, у тому числі працівників бухслужб бюджетних установ, які підпорядковані бюджетній установі, за  результатами контрольних заходів, проведених державними органами та підрозділами  бюджетної установи, що уповноважені здійснювати контроль за дотриманням вимог бюджетного законодавства;
• удосконалення порядку здійснення поточного контролю;
• організації навчання працівників бухслужби, у тому числі працівників бухслужб бюджетних установ, які підпорядковані бюджетній установі, з метою підвищення їх професійно-кваліфікаційного рівня;
• забезпечення бухслужби нормативно-правовими актами, довідковими та інформаційними матеріалами щодо ведення бухобліку та складення звітності;

8) підписує звітність та документи, які є підставою для:

• перерахування податків і зборів (обов'язкових платежів);
• проведення розрахунків відповідно до укладених договорів;
• приймання і видачі грошових коштів;
• оприбуткування та списання рухомого і нерухомого майна;
• проведення інших господарських операцій;

9) відмовляє у прийнятті до обліку документів, підготовлених з порушенням   встановлених вимог, а також документів щодо господарських операцій, що проводяться з порушенням законодавства, та  інформує керівника бюджетної установи про встановлені факти порушення бюджетного законодавства;

10) здійснює контроль за:

• відображенням у бухобліку всіх господарських операцій, що проводяться бюджетною установою;
• складенням звітності;
• цільовим та ефективним використанням фінансових, матеріальних (нематеріальних), інформаційних та трудових ресурсів, збереженням майна;
• дотриманням вимог законодавства щодо списання (передачі) рухомого та нерухомого майна бюджетної установи;
• правильністю проведення розрахунків при здійсненні оплати товарів, робіт та  послуг, відповідністю перерахованих коштів обсягам виконаних робіт, придбаних товарів чи наданих послуг згідно з умовами укладених договорів,  у тому числі договорів оренди;
• відповідністю взятих бюджетних зобов'язань відповідним бюджетним асигнуванням, паспорту бюджетної програми (у разі застосування програмно-цільового методу в бюджетному процесі) та відповідністю платежів взятим бюджетним зобов'язанням та бюджетним асигнуванням;
• станом погашення та списання відповідно до законодавства дебіторської заборгованості бюджетної установи та бюджетних установ, які їй підпорядковані;
• додержанням вимог законодавства  під час здійснення попередньої оплати товарів, робіт та послуг у разі їх закупівлі за бюджетні кошти;
• оформленням матеріалів щодо нестачі, крадіжки грошових коштів та майна, псування активів;
• розробленням та здійсненням заходів щодо дотримання та підвищення рівня фінансово-бюджетної дисципліни працівників бухслужби;
• усуненням порушень і недоліків, виявлених під час контрольних заходів, проведених державними органами та підрозділами бюджетної установи, що уповноважені здійснювати контроль за дотриманням вимог бюджетного законодавства;
• виконанням головними бухгалтерами бюджетних установ, які підпорядковані бюджетній установі, функцій з контролю;

     11) погоджує  документи, пов'язані з витрачанням фонду заробітної  плати, встановленням посадових окладів і надбавок працівникам;

     12) виконує інші обов'язки, передбачені законодавством. Як бачимо, до обов’язків головного бухгалтера не належить перевірка стану бухобліку та звітності часів його попередника. 

Помилки попередника

Бухгалтер не може нести відповідальність за порушення, вчиненні попереднім бухгалтером. Бо щодо будь-якої відповідальності (дисциплінарної, матеріальної, адміністративної, кримінальної) діє принцип особистої відповідальності.

Для того щоб притягнути до будь-якого виду відповідальності ту чи іншу особу, потрібно, щоб саме у її діях був склад правопорушення. Тобто новий головний бухгалтер буде вже нести відповідальність лише за порушення, які вчинені після його вступу на цю посаду.

Крім того, і у ч. 8 ст. 9 Закону про бухоблік зазначено, що відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів обліку, а також недостовірність відображених у них даних несуть особи, що склали та підписали ці документи. Тому за помилки бухгалтера-попередника новий бухгалтер не відповідає.

Це підтверджують суди, зокрема і в частині адміністративної відповідальності (штрафи за КпАП). Якщо порушення виявлені за періоди до вступу головного бухгалтера на посаду, то новий бухгалтер не може бути суб’єктом такого правопорушення. Це стосується і, наприклад, випадку відповідальності за неподання податкових декларацій. Якщо граничні строки подання декларацій припали на період, коли на посаді перебував попередній головний бухгалтер, новий бухгалтер не може бути притягнутий до адміністративної відповідальності за неподання цих декларацій (див., зокрема, постанову Вінницького апеляційного суду від 12.02.2020 у справі № 138/3250/19).

Звісно, якщо мова йде про облікові помилки, які «тягнуться» і впливають на показники тієї звітності, яка вже складається новим бухгалтером, і він про них знає, то такі помилки треба якнайскоріше виправити.

Але, ще раз наголошуємо, що обов’язок нового бухгалтера проводити перевірку бухгалтерської документації, складеної попереднім бухгалтером, не передбачений жодним нормативним документом

Новий головбух повинен відповідати за помилки (допущену недбалість), які вже допущені в процесі виконання ним своїх трудових обов’язків.

Бухгалтеру може загрожувати дисциплінарна відповідальність (у вигляді догани) або матеріальна відповідальність (у розмірі не більше середньомісячного заробітку) за неперевірку «діяльності» старого бухгалтера, якщо такий обов’язок прямо закріплений у його посадовій інструкції.

Але адміністративну чи кримінальну відповідальність за помилки попередника він нести не може.

На завершення радимо тим, хто влаштовується на посаду головного бухгалтера: дізнайтеся спочатку про вимоги, які висуваються в установі до приймання-передання справ та перевірки даних бухобліку в разі зміни посадової особи. Якщо з посадових інструкцій чи інших розпорядчих документів по установі однозначного висновку зробити неможливо, то, щоб захистити свої права, під час підписання акта приймання-передання документів зазначте в ньому, зокрема, що ви прийняли документацію без перевірки правильності її складання.