Дебіторська заборгованість на балансі понад три роки: коли можна списати?

Коли можна списати безнадійну дебіторську заборгованість?

Деколи під час інвентаризації розрахунків виявляють дебіторську заборгованість, строк позовної давності якої перевищує три роки. Що робити в такому разі?

За загальним правилом виявлена за результатами інвентаризації розрахунків заборгованість, строк позовної давності якої минув та яка є безнадійною для стягнення, підлягає списанню з балансу. І основним дороговказом в цьому питанні є Порядок № 372*.

* Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ та внесення змін до деяких нормативно-правових актів в бухгалтерському обліку бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 02.04.2014 № 372.

Безнадійною дебіторською заборгованістю вважається:

— поточна дебіторська заборгованість, щодо якої існує впевненість про її неповернення боржником;

або

— дебіторська заборгованість, строк позовної давності якої минув.

Зауважте: сам факт, що дебіторська заборгованість обліковується на балансі бюджетної установи понад три роки, не є підставою для її списання. Чому? Річ у тім, що на період карантину та воєнного стану строк позовної давності, визначений ст. 257 ЦКУ*, було призупинено, тобто поставлено «на паузу».

* Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV.

Нагадаємо: таке призупинення тривало з 12.03.2020 до 03.09.2025.

Підставою для поновлення перебігу строків позовної давності став Закон № 4434*. Таким чином, 04.09.2025 — це дата, з якої поновлюється процедура обчислення строку позовної давності.

* Закон України «Про внесення зміни до розділу «Прикінцеві та перехідні положення» Цивільного кодексу України щодо поновлення перебігу позовної давності» від 14.05.2025 № 4434-IX.

Тож установа, яка обліковує на балансі дебіторську заборгованість понад три роки, немає законодавчих підстав для визнання її безнадійною. І, відповідно, списати таку заборгованість з балансу також не можна. Далі пояснимо, як рахувати строк позовної давності після вищезгаданої ключової дати.

Як рахувати строк позовної давності після 04.09.2025?

Розрахунок строку позовної давності слід здійснювати за загальним правилом, визначеним ст. 261 ЦКУ. Так, перебіг позовної давності розпочинається з дня, коли особа дізналася або могла дізнатися про порушення свого права або про особу, яка його порушила.

Водночас установлено особливі правила початку перебігу строку позовної давності за зобов’язаннями:

— з визначеним строком виконання — з наступного дня після календарної дати або настання події, з якою пов’язано його початок (ст. 253 ЦКУ);

— строк виконання яких не визначено або визначено моментом пред’явлення вимоги, — з восьмого дня від дня пред’явлення вимоги (ч. 2 ст. 530 ЦКУ).

При цьому порядок обчислення перебігу строку позовної давності залежить від того, коли виникла заборгованість:

— якщо до 12.03.2020 (дата початку призупинення перебігу строків позовної давності), то насамперед слід визначити, скільки днів минуло з моменту початку перебігу строку і до дати його зупинення (12.03.2020). Після цього кількість днів, що лишилися із трирічного строку позовної давності, додаємо до 04.09.2025;

— якщо під час карантину та/або воєнного стану (тобто в період з 12.03.2020 до 03.09.2025), то обчислювати строк позовної давності установа має «з нуля». І початок такого строку стартує з 04.09.2025.

Для наочності розглянемо порядок обчислення строку позовної давності на умовних прикладах.

Зауважте: з моменту списання безнадійної «дебіторки» з балансу слід вести її позабалансовий облік на субрахунку 071 «Списана дебіторська заборгованість розпорядників бюджетних коштів». Робити це треба протягом трьох років з моменту списання з балансу (абз. 2 п. 3.5 Порядку № 372).

Що роботи, якщо знищено первинні документи?

Запам’ятайте: знищення або втрата первинних документів через бойові дії — не підстава для списання будь-якої заборгованості з балансу. Це не передбачено ані Порядком № 372, ані ПКУ*.

* Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.

Ба більше, у такому разі бюджетна установа має відновити знищені первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів. Правила відновлення таких документів передбачено п. 44.5 ПКУ.

Та якщо виконати такі вимоги немає змоги, слід застосовувати спеціальні правила для підтвердження даних, зазначених у податковій звітності. Ці правила прописані в п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ. І стосуються вони тих платників, які не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких сформовано показники, пов’язані з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань.