Документальне оформлення відрядження

Службове відрядження: основні ознаки

Ані КЗпП, ані ПКУ не містять визначення поняття «відрядження». Знайти його ми можемо лише в Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженій наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59 (далі — Інструкція № 59), а саме у її п. 1 розд. І.

Так, службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Зауважимо, що згадана Інструкція є обов’язковою виключно для підприємств, установ та організацій, які фінансуються за рахунок бюджетних коштів. А госпрозрахункові підприємства можуть використовувати її як допоміжний документ при розробці свого Положення про службові відрядження. У результаті визначення відрядження в такому Положенні може відрізнятися від наведеного в Інструкції № 59. Але навряд чи ці відмінності будуть кардинальними. Тому давайте виділимо ряд ознак, за дотримання яких та чи інша поїздка може вважатися службовим відрядженням.

1. У поїздку направляється працівник підприємства. Крім того, можливе відрядження членів керівних органів підприємства (про це див. нижче).

А ось

особу, яка виконує роботи (надає послуги) за цивільно-правовим договором, у відрядження направити не вийде

За необхідності витрати, понесені нею в діловій поїздці, можна компенсувати не як витрати на відрядження, а у складі винагороди, що виплачується за умовами цивільно-правового договору.

2. Поїздка здійснюється за розпорядженням керівника підприємства. Його оформлюють наказом (розпорядженням) про направлення у відрядження (див. нижче).

3. Службова поїздка пов’язана з відвідуванням іншого населеного пункту поза місцем постійної роботи. При цьому не вважаються відрядженнями:

— поїздки працівників, постійна робота яких проходить в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер (п. 2 розд. I Інструкції № 59);

— направлення працівника на вахту при вахтовому методі організації робіт (п. 1.1 Основних положень про вахтовий метод організації робіт, затверджених постановою Держкомпраці СРСР, Секретаріату ВЦРПС і МОЗ СРСР від 31.12.87 № 794/33-82).

4. Поїздка обмежена певним строком. Строк відрядження обчислюється в календарних днях і включає:

— час знаходження працівника в місці відрядження;

— дні вибуття у відрядження та прибуття до місця постійної роботи;

— вихідні, святкові та неробочі дні*, які припадають на період відрядження;

* Нагадаємо: у період дії воєнного стану ст. 73 КЗпП, яка встановлює перелік святкових та неробочих днів, не застосовується.

— дні перебування в дорозі (разом з вимушеними затримками).

Строк відрядження фіксується в наказі (розпорядженні).

5. Метою поїздки є виконання службового доручення.

6. Зв’язок поїздки з основною діяльністю підприємства підтверджується документально.

Тепер про можливість направлення у відрядження членів керівних органів підприємства. Інструкція № 59 під відрядженням розуміє службові поїздки лише найманих працівників. Водночас для цілей оподаткування норми про відрядження застосовуються також щодо поїздок членів керівних органів підприємства (див. абзац другий п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ). І тут, звісно, пріоритет мають положення ПКУ, адже вимоги Інструкції № 59 не є обов’язковими для госпрозрахункових підприємств.

Тож

направлення членів керівних органів підприємств у службову поїздку до іншого населеного пункту вважається відрядженням

Не заперечують проти цього й податківці (див., наприклад, листи ДПСУ від 30.06.2023 № 1648/ІПК/99-00-24-03-03-06 та від 21.02.2024 № 841/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК).

А кого можна вважати членами керівних органів підприємства? Як наголошує ч. 1 ст. 89 ГКУ, управління діяльністю господарського товариства здійснюють його органи та посадові особи, склад та порядок обрання (призначення) яких визначаються залежно від виду товариства, а у визначених законом випадках — учасники товариства.

При цьому посадовими особами підприємства ч. 3 ст. 65 ГКУ називає керівника підприємства, головного бухгалтера, голову та членів наглядової ради (у разі її створення), а також колегіального виконавчого органу підприємства. Крім того, статутом підприємства посадовими можуть бути визнані інші особи.

Таким чином, усі зазначені вище категорії відповідно до законодавства є членами керівних органів підприємства. І вони можуть бути направлені у відрядження. Рекомендуємо зафіксувати таку можливість у своєму Положенні про службові відрядження.

Що таке відрядження, розібралися. Тепер розглянемо, як оформити направлення у відрядження, його продовження, скасування чи перенесення.

Наказ про направлення у відрядження

Перед службовою поїздкою працівника обов’язково оформляється наказ (розпорядження) керівника підприємства про направлення у відрядження. У ньому зазначають:

— прізвище, ім’я та по батькові особи, що відряджається, її професію (посаду), структурний підрозділ;

— місце призначення (країну, населений пункт, підприємство, куди відряджається працівник);

— строк відрядження, дати його початку та закінчення;

— мета відрядження та підстава.

Крім того, у наказі керівник підприємства має право:

— встановити, яким саме видом транспорту слід скористатися, якщо місце відрядження із місцем постійної роботи пов’язує кілька видів транспорту;

— передбачити, що вартість проїзду залізничним транспортом відшкодовується лише в межах вартості місця у купе, а у разі використання авіатранспорту — обумовити клас перельоту;

— передбачити, що вартість проживання відшкодовується у межах вартості номера у готелі певної категорії;

— обговорити, що працівника спеціально відряджено для роботи у вихідний день.

Якщо ви плануєте направити працівника до місцевості, звідки він може щодня повертатися до місця постійного проживання, про таку можливість також не забудьте зазначити у наказі.

Наказ доводять до відома працівника під підпис. Крім того, видайте екземпляр такого наказу працівнику, що відряджається. Він може стати у пригоді, наприклад, для звільнення відрядженого від сплати туристичного збору (див. п.п. «б» п.п. 268.2.2 ПКУ).

Зауважимо, що наказ про направлення у відрядження може бути складений на одного або кількох працівників.

Нижче наведемо приклади наказів про направлення у відрядження для випадків, коли відряджаються працівник та директор підприємства.

Документуємо продовження відрядження

Не завжди працівник має можливість повернутися із відрядження у запланований строк. Причиною затримки можуть стати переговори, що затяглися, хвороба, відсутність транспортних квитків, скасування рейсів та інші форс-мажорні обставини. Як бути у цій ситуації?

З дозволу керівника може враховуватися вимушена затримка у відрядженні з не залежних від працівника причин за наявності підтвердних документів в оригіналі (див. п. 10 розд. II та п. 4 розд. III Інструкції № 59). Рішення про продовження строку відрядження керівник приймає після прибуття працівника до місця постійної роботи. Підставою для цього служить доповідна записка працівника чи його безпосереднього керівника.

До доповідної записки працівнику слід додати документ, що підтверджує причини затримки. Це можуть бути довідка транспортної організації про відсутність квитків на необхідну дату або про затримку / скасування рейсу, акт ремонту транспортного засобу, документ, що підтверджує тимчасову непрацездатність, тощо.

Про продовження строку відрядження видають наказ (розпорядження).

Який вигляд матимуть доповідна записка та наказ про продовження відрядження, див. нижче.

Після видання наказу про продовження відрядження працівнику у загальному порядку відшкодовуються добові, документально підтверджені витрати на проживання, проїзд до місця постійної роботи та інші витрати за дні затримки.

Важливо! Якщо затримка у відрядженні відбулася без поважних причин, його не продовжують. Працівнику не виплачують заробітну плату за дні затримки, а також не відшкодовують добові, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (абзац третій п. 10 розд. II та абзац п’ятий п. 4 розд. III Інструкції № 59).

Щодо витрат на проїзд до місця відрядження та назад, то, на наш погляд, вони повинні відшкодовуватися працівнику незалежно від причин затримки у відрядженні (за наявності підтвердних документів). Адже витрати на проїзд відряджений несе у будь-якому разі незалежно від дати повернення з відрядження. Схоже, згодні з цим і податківці (див. БЗ 103.17).

Оформлюємо скасування / перенесення відрядження

Не завжди плани щодо направлення працівника у відрядження реалізуються. Буває так, що через певні причини відрядження доводиться скасувати або відкласти на якийсь строк.

Скасування чи перенесення відрядження оформлюють відповідним наказом (розпорядженням) керівника. З прикладами наказів про скасування та перенесення відрядження ви можете ознайомитися нижче.

Зверніть увагу! Якщо відрядження скасовується, працівник повинен повернути роботодавцю отриману раніше суму авансу. А от якщо відрядження переноситься на інший період, це робити не потрібно.

Висновки

• У відрядження може бути направлений працівник чи член керівних органів підприємства.
• Направлення у відрядження оформлюють наказом (розпорядженням) керівника підприємства.
• У разі затримки у відрядженні з поважних причин керівник підприємства видає наказ (розпорядження) про продовження відрядження.
• Якщо відрядження не може відбутися з якихось причин, його скасовують або переносять на визначений строк наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Вороная Наталія, експерт з кадрових і податкових питань.