Документи про освіту: як показати отримання та видачу?
За чий кошт?
Документи про базову середню та повну загальну середню освіту є персональними даними певної особи про здобутий рівень загальної середньої освіти в закладі освіти. Отримання таких документів є найбільш очікуваним моментом для кожного випускника. Натомість для бухгалтера документи про середню освіту — це не що інше, як звичайні бланки документів. А отже, вони потребують відповідного обліку та контролю. Як це зробити, розповімо далі.
Наразі процедуру замовлення, видачі та обліку документів про освіту, які виготовляють на основі фотокомп’ютерних технологій, визначено Порядком № 811*. Документи про освіту виготовляють на замовлення:
— департаментів (управлінь) освіти і науки обласних, Київської міської держадміністрацій;
— акредитованих закладів вищої освіти незалежно від їх підпорядкування і форми власності.
У 2022 році за рахунок бюджетних коштів виготовляють такі документи, як:
1) свідоцтва про здобуття базової середньої освіти, базової середньої освіти з відзнакою, повної загальної середньої освіти, повної загальної середньої освіти з відзнакою (для осіб, нагороджених срібною медаллю «За досягнення у навчанні»), повної загальної середньої освіти з відзнакою (для осіб, нагороджених золотою медаллю «За високі досягнення у навчанні»), базової середньої освіти (для осіб з особливими освітніми потребами, зумовленими порушеннями інтелектуального розвитку), у т. ч. у випадках, визначених законодавством, з урахуванням забезпечення доступності відтвореної на таких свідоцтвах інформації (з використанням шрифту Брайля);
2) додатки до свідоцтв про здобуття базової середньої освіти, повної загальної середньої освіти, базової середньої освіти (для осіб з особливими освітніми потребами, зумовленими порушеннями інтелектуального розвитку);
3) довідки про закінчення повного курсу навчання (для осіб з помірними інтелектуальними порушеннями); похвальні листи та похвальні грамоти.
Для певної категорії випускників зазначені документи видають безкоштовно. Це стосується осіб, які здобули базову середню чи повну загальну середню освіту в закладах загальної середньої та професійної (професійно-технічної) освіти, що утримуються за кошти державного або місцевих бюджетів. Тоді як випускникам приватних навчальних закладів за такі документи доведеться заплатити. Порядок проведення розрахунків за освітні документи для випускників у 2022 році МОН роз’яснило у своєму листі «Щодо порядку забезпечення документами про базову середню освіту та повну загальну середню освіту у 2022 році» від 17.05.2022 № 1/5226-22.
Чи оприбутковувати документи?
Документи про освіту, виготовлені на замовлення, є іменними документами, призначеними для передачі фізичним особам (випускникам). Вважаємо за потрібне визнавати такі документи активами та обліковувати за вартістю їх придбання.
Хоча знаємо, що певна частина бухгалтерів не поспішає зараховувати освітні документи до складу активів. Напевне, такий підхід пов’язаний з тим, що декілька років тому зазначені документи підлягали позабалансовому обліку. Тоді для цього були законодавчі підстави. Керувались у цьому питанні спільним листом Мінфіну та Казначейства «Щодо обліку документів про освіту та коштів з їх оплати» від 17.06.2009 № 15-06/1605-9817. Але наразі такі правила обліку документів про освіту не працюють навіть попри те, що зазначений лист не втратив чинності.
Натомість маємо більш свіже роз’яснення щодо цього питання від Мінфіну — лист «Щодо обліку бланків дипломів про освіту та студентських квитків» від 21.12.2012 № 31-13020-04-10/30564. Заради справедливості зауважимо, що в цьому листі йдеться про застосування субрахунків старого Плану рахунків. Утім, важливий сам підхід до обліку таких документів. І з огляду на те, що інших роз’яснень із цього приводу головний фінорган не надавав, слід дотримуватися правил, наведених у вищезгаданому листі, й дотепер.
Узагальнимо та пояснимо особливості обліку документів про освіту для департаменту, відділу та закладу освіти.
Правило 1. Документи про освіту зараховуємо на баланс
Отримані документи про освіту призначені не для власного використання, а для подальшої передачі фізичним особам (випускникам). При цьому такі документи варто обліковувати на балансових рахунках всім учасникам цього процесу: як департаменту освіти, так і відділу та закладу освіти. Хоча кожен із них має вести облік таких документів з урахуванням своїх особливостей.
Так, департаменту та відділу освіти такі активи доцільно обліковувати на субрахунку 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу».
Натомість заклад освіти має оприбуткувати отримані освітні документи у складі запасів на субрахунок 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети».
Правило 2. Документи про освіту не є грошовими документами
Придбані документи про освіту в жодному разі не варто розглядати як грошові документи. Чому? Усе досить просто. Вони не згадуються серед грошових документів, для обліку яких застосовують субрахунок 2213 «Грошові документи у національній валюті».
Маєте сумніви? Тоді радимо переглянути призначення рахунка 22 «Готівкові кошти та їх еквіваленти», наведене в Порядку № 1219**.
Правило 3. Документи про освіту не є бланками документів суворої звітності
Перелік «суворих» бланків документів уже давно скоротився до мінімуму. Зокрема, серед них залишились бланки різних посвідчень тощо.
Тоді як документи про освіту не належать до переліку документів суворої звітності. А тому їх не потрібно обліковувати ані на субрахунку 1816 «Інші нефінансові активи», ані на позабалансовому субрахунку 081 «Бланки документів суворої звітності розпорядників бюджетних коштів».
Правило 4. Отримання-передача документів про освіту — різновид внутрівідомчих розрахунків
Для цілей бухобліку такі операції є різновидом внутрівідомчих розрахунків. Тому при їх відображенні слід ураховувати такі особливості:
— департамент освіти показує дебіторську заборгованість, яка виникла за операціями з внутрівідомчої передачі, на субрахунку 2711 «Дебіторська заборгованість за внутрішніми розрахунками»;
— відділ та заклад освіти узагальнюють інформацію про розрахунки за документи про освіту, отримані за операціями з внутрівідомчої передачі, на субрахунку 6611 «Зобов’язання за внутрішніми розрахунками розпорядників бюджетних коштів».
Правило 5. Списуємо з балансу за фактом видачі
Традиційно, вартість запасів установи списують з балансу за фактом використання. А тому сам собою факт передачі документів закладам освіти не є підставою для зменшення запасів у бухобліку ані департаменту освіти, ані відділу освіти.
На підтвердження факту видачі документів про освіту кожен з учасників цього процесу оформлює такі документи:
— заклад освіти факт видачі документів фіксує в Журналі обліку та видачі документів про освіту, який заповнює з урахуванням вимог п. 4.3 Порядку № 811. Після чого надає інформацію про кількість виданих та неотриманих освітніх документів відділу освіти;
— відділ освіти складає акти списання запасів лише після того, як отримає від закладів освіти документи, що підтверджують кількість виданих освітніх документів. І лише тоді проводить списання таких документів з балансу установи;
— департамент освіти вартість переданих активів відносить на витрати тільки після того, як отримає документальне підтвердження від відділів освіти про факти видачі освітніх документів. У бухобліку їх вартість відносить на витрати звітного періоду (Дт 8013). До речі, департаменти освіти також складають звітність про видані документи про освіту згідно з правилами Порядку № 811.
Приклад. У червні 2022 року департамент освіти обладміністрації отримав документи про середню освіту (свідоцтва та атестати) в кількості 625 шт. загальною вартістю 12500 грн. Документи передані відділу освіти на підставі Акта приймання-передачі довільної форми.
Після цього відділ освіти передав документи закладам освіти для видачі випускникам. На підтвердження факту видачі документів заклад освіти передав відділу освіти Акт списання запасів разом із копіями відповідних аркушів Журналу обліку та видачі документів про освіту.
У свою чергу, відділ освіти надав департаменту освіти Акти списання запасів, що підтверджують видачу документів про освіту, в кількості 625 шт. на загальну суму 12500 грн.
№ з/п |
Зміст господарської операції |
Кореспонденція субрахунків |
Сума, грн |
№ м/о |
|
дебет |
кредит |
||||
Департамент освіти обладміністрації |
|||||
Придбання (замовлення) документів про освіту |
|||||
1 |
Отримано асигнування для замовлення документів |
2313 |
7011 |
12500 |
2 |
2 |
Отримано документи від постачальника |
1815 |
6211 |
12500 |
6 |
3 |
Перераховано оплату постачальнику |
6211 |
2313 |
12500 |
2, 6 |
Передача та списання документів про освіту |
|||||
1 |
Передано документи відділу освіти для видачі випускникам |
2711 |
1815 |
12500 |
13 |
2 |
Списано документи, видані закладами освіти, на підставі наданих Актів списання запасів |
8013 |
2711 |
12500 |
17 |
Відділ освіти |
|||||
Отримання та видача документів про освіту |
|||||
1 |
Отримано документи для видачі випускникам |
1815 |
6611 |
12500 |
17 |
2 |
Видано документи про освіту випускникам |
6611 |
1815 |
12500 |
13 |
Заклад освіти |
|||||
Отримання та видача документів про освіту |
|||||
1 |
Отримано документи для видачі випускникам |
1812 |
6611 |
12500 |
17 |
2 |
Видано документи про освіту випускникам |
6611 |
1812 |
12500 |
10 |
Бюджетна бухгалтерія, червень, 2022/№ 24