Інвентарні та номенклатурні номери в бюджетних установах: коли, як та яким об’єктам присвоювати

Інвентарний номер — це своєрідний «паспорт» необоротного активу. Саме він допомагає бухгалтеру швидко знайти об’єкт у регістрах обліку, відстежити його рух, перевірити наявність під час інвентаризації та уникнути плутанини між однаковими предметами.

Здавалося б, присвоєння номерів — справа суто технічна. Але на практиці бухгалтери регулярно стикаються з питаннями: чи обов’язково нумерувати всі активи, чим відрізняється інвентарний номер від номенклатурного, як нумерувати групові об’єкти або що робити з орендованим майном?

Давайте розберемося, як правильно присвоювати інвентарні та номенклатурні  номери у бюджетній установі та на які нюанси звернути особливу увагу.

Особливу увагу слід звернути на відповідальність за недотримання правил присвоєння інвентарних номерів. 

Навіщо потрібні інвентарні номери?

Інвентарний номер — це унікальний ідентифікатор об’єкта необоротних активів. Він дозволяє пов’язати конкретний предмет із його обліковими даними.

Такий номер зазначають:

• на самому об’єкті;
• в інвентарній картці;
• у первинних документах щодо введення в експлуатацію, переміщення або списання.

Завдяки цьому будь-який актив можна швидко ідентифікувати та знайти всю інформацію про нього в облікових регістрах.

Зверніть увагу: у деяких випадках номенклатурні номери застосовують і для запасів. Це передбачено п. 38 розд. ІІ Методрекомендацій з обліку запасів. Але Мінфін визнає номенклатурний номер запасів як додатковий і більше жодних пояснень не дає. Облік запасів за номенклатурними номерами може спростити аналітичний облік великої кількості матеріалів. В який спосіб їх присвоювати, ви можете вирішити самостійно у внутрішніх документах установи (положенні про організацію бухобліку). Звісно, якщо вам це потрібно. 

Чи присвоюють номери нематеріальним активам?

Інвентарні номери застосовують лише до матеріальних об’єктів.

Для нематеріальних активів така процедура не є необхідною, адже вони існують у вигляді прав, підтверджених документами. Це технічно неможливо і недоцільно. Тому ідентифікувати їх можна без нанесення номерів на сам актив.

До речі, Методрекомендації з обліку НМА не містять жодної вимоги про присвоєння будь-якого номеру нематеріальним активам. 

Інвентарний чи номенклатурний номер: у чому різниця

У бюджетних установах застосовують два види номерів. Це ми можемо побачити у пп. 3 – 5 розд. II НП(С)БО 121 «Основні засоби».

Інвентарні номери

Присвоюють більшості об’єктів основних засобів, які обліковуються індивідуально. Він є унікальним.

Номенклатурні номери

Застосовують для об’єктів групового обліку, зокрема:

• білизни;
• постільних речей;
• одягу та взуття;
• бібліотечних фондів;
• малоцінних необоротних матеріальних активів.

Як правило, предметам одного найменування, якості та вартості встановлюють один номенклатурний номер.

На практиці порядок формування таких номерів однаковий, тому далі умовно використовуватимемо узагальнений термін — інвентарний номер. 

Як формується інвентарний номер?

Загальні рекомендації передбачають таку структуру номера:

1–4 знак — номер субрахунку; 5 знак — підгрупа; інші знаки — порядковий номер об’єкта у підгрупі. Для тих груп основних засобів, для яких не виділені підгрупи, п'ятий знак може позначатись нулем.

Схематично це виглядає так: 

Кількість цифр у номері законодавством не обмежена. Тому установа може самостійно визначити довжину номера.

Наприклад: 10146001,де 1014 — субрахунок; 6 — підгрупа; 001 — порядковий номер об’єкта.

Приклад присвоєння номерів

Установа отримала два ноутбуки вартістю:

• 15000 грн;
• 45000 грн.

Перший має відносно невелику вартість, тому його обліковують як малоцінний необоротний матеріальний актив. Відповідно, йому присвоюють номенклатурний номер, наприклад:

11130001

Другий ноутбук зараховується до складу основних засобів (дивіться на свій поріг зарахування об’єктів до МНМА та ОЗ), тому його інвентарний номер може бути:

10146001 

Особливості нумерації окремих об’єктів

Комплексні об’єкти

Іноді об’єкт складається з кількох частин, що працюють разом (наприклад, комп’ютерний комплект).

У такому випадку один інвентарний номер присвоюють усьому комплексу, але його бажано зазначити на кожному елементі (системний блок, монітор, клавіатура тощо).

Однорідні предмети

Якщо установа придбала кілька однакових об’єктів (наприклад, стільці), їм може бути присвоєний один номенклатурний номер.

Для зручності інколи використовують додаткове позначення через дріб:

• 11130015/1;
• 11130015/2;
• 11130015/3.

Це допомагає відрізняти окремі предмети між собою.

Орендовані активи

Якщо установа використовує майно за договором оренди:

• новий інвентарний номер установа-орендар не присвоює;
• об’єкт вона обліковує поза балансом за номером, який встановив орендодавець.

Справа в тому, що активи, які передані в оренду, залишаються на балансі орендодавця. Відповідно, орендар нову інвентарну картку не відкриває та інвентарний номер не присвоює. 

Активи, яким номер можуть не присвоювати

Не завжди існує технічна можливість або потреба присвоювати інвентарні номери. Наприклад:

• земельним ділянкам (вони мають кадастровий номер);
• природним ресурсам;
• витратам на поліпшення земель;
• деяким об’єктам інвестиційної нерухомості.

Разом з тим установа може прийняти рішення нумерувати всі свої необоротні активи для зручності обліку. 

Хто присвоює інвентарні номери?

Зазвичай номер присвоюють у момент введення об’єкта в експлуатацію.

Це може робити комісія установи, яка:

• формує номер;
• зазначає його в акті введення в експлуатацію;
• забезпечує нанесення номера на об’єкт.

Зрозуміло, що без бухгалтера, який розуміється на порядку присвоєння інвентарних номерів, аж ніяк не обійтися. На підставі такого акта бухгалтер відкриває інвентарну картку. 

! Важливе правило: інвентарні номери списаних або ліквідованих об’єктів не можна використовувати повторно протягом трьох років! (п. 5 розд. ІІ Методрекомендацій з обліку ОЗ) 

Хто перевіряє правильність нумерації?

Контроль здійснюється під час:

• проведення інвентаризації;
• внутрішніх перевірок;
• ревізій органів державного фінансового контролю.

У разі виявлення помилки її слід своєчасно виправити через бухгалтерську довідку та відповідні зміни в облікових документах. 

Чи можуть покарати за неправильно встановлені інвентарні номери?

Неправильне присвоєння інвентарних номерів необоротним активам у бюджетній установі саме по собі не має окремого виду відповідальності, але може розцінюватися як порушення правил ведення бухобліку та внутрішнього контролю. У такому разі відповідальність настає опосередковано, залежно від наслідків такого порушення.

Яка ж саме відповідальність можлива?

1. Адміністративна відповідальність за порушення бухобліку

Якщо під час перевірки контролюючі органи встановлять, що інвентарні номери присвоєні неправильно або система їх обліку ведеться з порушеннями, це можуть кваліфікувати як порушення порядку ведення бухобліку.

Відповідальність передбачена ст. 164² КУАпП:

Штраф:

• від 8 до 15 нмдг (136–255 грн);
• при повторному порушенні протягом року — 10–20 нмдг (170–340 грн).

До відповідальності можуть притягнути:

• головного бухгалтера;
• керівника установи (якщо відсутній бухгалтер або він відповідає за організацію обліку).

2. Зауваження або вимога усунути порушення під час фінконтролю

Під час перевірок (наприклад, органами ДАСУ) найчастіше такі помилки кваліфікують як:

• порушення методології бухобліку;
• неналежну організацію обліку необоротних активів.

У цьому випадку аудитори можуть:

• вимагати виправити систему інвентарних номерів;
• зобов’язати провести інвентаризацію;
• внести зміни до облікової політики або внутрішніх регламентів.

3. Ризики, якщо помилка вплинула на облік майна

Якщо через неправильні інвентарні номери:

• активи неможливо ідентифікувати;
• виникла плутанина при інвентаризації;
• актив списали або втратили;

тоді порушення можуть трактувати як неналежний облік державного майна. У такій ситуації можливі:

• дисциплінарна відповідальність;
• матеріальна відповідальність (якщо завдано збитків).

4. Що говорять нормативні документи

Необхідність присвоєння інвентарних номерів випливає з вимог:

• Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 121 «Основні засоби»
• Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектору (наказ Мінфіну №11)

Згідно з ними:

• кожному об’єкту основних засобів присвоюється інвентарний номер;
• номер зберігається за об’єктом протягом усього строку його використання.  

Висновки

1. Інвентарний номер — унікальний ідентифікатор об’єкта.
Він пов’язує сам предмет із його обліковими даними та обов’язково зазначається у первинних документах і інвентарних картках.

2. Номер присвоюють при введенні об’єкта в експлуатацію.
Зазвичай це робить комісія установи під час оформлення акта введення в експлуатацію.

3. Структура номера має логіку.
Перші цифри позначають субрахунок, далі — підгрупу, а решта — порядковий номер об’єкта.

4. Для об’єктів групового обліку використовують номенклатурні номери.
Йдеться про білизну, одяг, бібліотечні фонди, МНМА та інші однорідні предмети.

5. Комплексний об’єкт — один номер.
Якщо актив складається з кількох частин (наприклад, комп’ютер), один інвентарний номер присвоюють усьому комплекту.

6. Номер списаного активу повторно не використовують.
Повторне присвоєння дозволено лише через 3 роки після вибуття об’єкта.

7. Правила нумерації варто закріпити у внутрішньому документі.
Найкраще — у наказі про організацію бухгалтерського обліку або в обліковій політиці установи.

8. Як правило, за неправильні інвентарні номери штрафують рідко. Найчастіше контролери просто вимагають впорядкувати систему нумерації та виправити облік. 

Підвищення кваліфікації бухгалтера бюджетної установи — сертифікований курс із 3,0 кредитами ЄКТС
“Облік матеріальних цінностей у бюджетних установах”