Коли можна знищити документи, якщо не було перевірки?

Строки зберігання документів: яким документом керуватися?

Основним нормативно-правовим актом для визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне чи тривале зберігання або для знищення є Перелік № 578*. Цей Перелік призначений для використання всіма державними органами та ОМС, іншими установами, організаціями та підприємствами незалежно від форми власності.

* Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

Основні вимоги щодо обчислення строків зберігання документів, які передбачені Переліком № 578, ви знайдете в матеріалі «Як організувати зберігання та знищення бухгалтерських документів?» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2025, № 29). Також у цьому матеріалі для наочності наведено строки зберігання найпоширеніших бухгалтерських документів, які складають в установі.

Та одне з питань, яке хвилює бухгалтерів, стосується знищення документів, строк зберігання яких закінчився. Зокрема, як вбачається з ситуації читача, його цікавить: чи можливо знищити документи, строк зберігання яких закінчився, якщо перевірки давно не було.

Власне, це питання передусім пов’язано зі змінами, внесеними минулого року до Переліку № 578. Далі пояснимо, що й до чого, детальніше.

Знищення документів, якщо перевірки не було

Як було раніше? Так, якщо строк зберігання документів, які підлягають перевірці органами контролю, закінчився, але податкової перевірки, інспектування (ревізії) і досі не проведено, то знищувати такі документи було заборонено. Про це було чітко зазначено в п. 2.11 Переліку № 578.

Як стало (з 10.02.2024)? Насамперед завдяки змінам, унесеним наказом № 40* до Переліку № 578, строки зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, внесків, інших обов’язкових платежів, узгоджено зі строками зберігання документів, передбаченими податковим законодавством. Йдеться про строки зберігання документів платниками податків, передбачені п. 44.3 ПКУ**.

* Наказ Мін’юсту «Зміни до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів» від 04.01.2024 № 40/5.

** Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.

Та головне — нарешті урегульовано питання щодо можливості знищення неперевірених документів, за якими закінчилися строки їх зберігання.

Так, документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитися податкова перевірка, інспектування (ревізія), дозволено знищувати. Таким є припис оновленого п. 2.11 Переліку № 578.

Виняток становлять документи, які можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії рф та тимчасової окупації.

Таким чином, бюджетна установа може знищити документи, якщо перевірки не було, за умови, що:

1) мінімальні строки зберігання документів закінчилися.

Для більшості видів первинних облікових документів, зокрема зазначених у п.п. 4.2 п. 4 ст. 336 Переліку № 578, такий строк становить п’ять років. Також див. примітку до цієї статті Переліку;

2) строк давності, протягом якого може бути проведена податкова перевірка, інспектування (ревізія), сплив. Нагадаємо, що строк давності для податкових перевірок становить 1095 днів з дня, наступного за останнім днем граничного строку подання декларації.

Нещодавно податківці також підтвердили ці висновки в ІПК від 10.10.2025 № 5435/ІПК/99-00-07-05-02 (ср. USER_SHOW_ID). Так, фахівці ДПС наголосили, що платники податків повинні зберігати документи бухгалтерського обліку та звітності протягом визначених Переліком № 578 строків, але ці строки не повинні бути меншими, ніж передбачено ст. 44 ПКУ, а також з урахуванням особливостей, визначених пп. 52², 69 та 73 підрозд. 10 розд. XX ПКУ.

Отже, бюджетна установа може знищити первинні документи за 2008 — 2015 роки, строк зберігання яких закінчився. Оскільки за цими документами вже спливли і мінімальні строки зберігання, і строк, протягом якого може бути проведена перевірка (ревізія). Проте це в жодному разі не стосується документів за 2008 — 2015 рр. щодо кадрових питань та документів, що містять розрахунково-платіжні відомості працівників, а також інших документів тривалого зберігання.

Крім того, необхідно дотриматися певної процедури, що передує знищенню документів.

Для цього слід провести експертизу цінності документів. Це прямо передбачено п. 2.12 Переліку № 578. До речі, вимоги щодо проведення експертизи цінності документів, як, власне, й сама процедура знищення, прописані в окремому документі. Ці питання врегульовано в гл. 3 розд. V Правил № 1000*.

* Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.