Коли техніка виходить з ладу: як бюджетній установі безпечно оформити ремонт

Нормативна база: на що спираємося

Під час оформлення та обліку ремонту техніки бюджетні установи керуються, зокрема:

• НП(С)БО 121 «Основні засоби», затвердженим наказом Мінфіну від 12.10.2010 № 1202;
• Методичними рекомендаціями з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектору, затвердженими наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11;
• наказом Мінфіну від 13.09.2016 № 818 (типові форми з обліку та списання ОЗ);
• наказом Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 № 818;
• Інструкцією щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженою наказом Мінфіну від 12.03.2012 № 333;
• внутрішніми розпорядчими документами установи (облікова політика, положення про комісії тощо).

Загалом господарська операція під назвою «ремонт техніки», як і будь-які інші операції, потребує документального оформлення. І йдеться не тільки про договір із суб’єктом господарювання на проведення ремонтних робіт та акт виконаних робіт (наданих послуг).

Операцію з ремонту техники можна поділити на декілька кроків, кожний з яких слід належним чином задокументувати. Зокрема, серед них:

1) встановлення факту поломки техніки;

2) визначення причин поломки та можливості її усунення;

3) прийняття рішення щодо проведення ремонту;

4) передача техніки в ремонт;

5) повернення техніки з ремонту.

Розглянемо кожен крок окремо. 

Встановлення факту поломки техніки

Перший сигнал про необхідність ремонту — фактична поломка техніки.

Про встановлений факт поломки слід повідомити керівника установи за допомогою доповідної (службової) записки.

Її складає працівник, який:

• експлуатує техніку, або
• відповідає за її обслуговування.

Її форма може бути довільною. Головне — коротко описати:

• що саме вийшло з ладу;
• коли виявлено несправність;
• чому техніку неможливо використовувати за призначенням. 

Визначення причин поломки техніки та можливості її усунення

Щоб прийняти рішення щодо проведення ремонту, керівник установи має ознайомитися із даними про фактичний стан несправної техніки. Розглядає та встановлює такі факти комісія, утворена за наказом керівника установи. Таку комісію можна створити окремо для відповідного випадку або заздалегідь покласти такі обов’язки на постійно діючу комісію зі списання майна.

Саме комісія має:

1) встановити причину несправності техніки та можливість її усунення;

2) визначити економічну доцільність (недоцільність) проведення ремонту та спосіб його виконання (власними силами установи чи із залученням сторонніх фахівців).

Дані стосовно причини поломки та очікуваної вартості ремонту здебільшого зазначають у Висновку про технічний стан техніки довільної форми.

Його може надати сторонній фахівець (представник сервісного центру) або штатний працівник з профільною освітою, який може здійснити огляд техніки та її первісну діагностику.

На підставі висновку комісія складає Дефектний акт. Єдиної затвердженої форми такого акта не існує, тому її слід розробити самостійно та затвердити внутрішнім розпорядчим документом. Рекомендуємо навести цю форму у додатку до Положення про організацію бухгалтерського обліку вашої установи.

Крім того, не завадить розглянути питання щодо оновлення техніки. Адже при заміні несправних деталей на більш сучасні досить часто можна значно покращити технічні характеристики застарілої техніки. Але при цьому, звісно, треба враховувати стан і можливості решти деталей та комплектуючих вживаної техніки. Така операція вважатиметься поліпшенням техніки. Пам’ятайте: роботи з поліпшення об’єктів ОЗ проводяться за рахунок капітальних витрат. Це передбачено п. 2 розд. VI Методрекомендацій № 11). Тобто видатки на зазначені цілі мають бути заплановані за КЕКВ 3132 «Капітальний ремонт інших об’єктів» (п.п. 8 п. 3.1.3.2 Інструкції № 333). 

Прийняття рішення про проведення ремонту

Після ознайомлення зі встановленими комісією фактами керівник установи оформлює своє рішення щодо проведення ремонту відповідної техніки наказом по установі.

Саме керівнику надане право вирішувати, спрямовані відповідні роботи на підвищення техніко-економічних можливостей об’єкта ОЗ чи на його підтримання у придатному для використання стані. Тобто керівник установи має визначити характер запланованих робіт. Про це зазначено у п. 2 розд. VI Методрекомендацій № 11.

Увага! Понесені витрати на ремонт не збільшують первісну вартість відремонтованих ОЗ. Вони спрямовані на відновлення (підтримання) потенціалу корисності техніки на первісно оціненому рівні продуктивності.

А ось витрати на її поліпшення збільшують її первісну вартість (пп. 1, 2 розд. ІІІ НП(С)БО 121). 

Передача на ремонт

Передачу техніки (об’єкта ОЗ або МНМА) в ремонт слід оформлювати Актом передачі на ремонт, реконструкцію та модернізацію ОЗ. Його типова форма затверджена наказом № 818.

Цей Акт складають в двох примірниках та підписують представник установи, уповноважений на передачу техніки в ремонт, та представник суб’єкта господарювання, що буде виконувати ремонт. Затверджує Акт керівник установи. Перший примірник Акта необхідно передати до бухгалтерської служби. Другий — виконавцю ремонтних робіт.

До речі, такий Акт буде підставою для припинення нарахування амортизації у разі поліпшення техніки. 

Повернення з ремонту

Повернення техніки після ремонту на місце експлуатації слід оформити Актом прийняття відремонтованих, реконструйованих та модернізованих ОЗ. Його типова форма затверджена наказом № 818. Цей Акт також складається у двох примірниках. Підписують цей Акт ті ж самі представники, що й при передачі на ремонт. Затверджує Акт знову ж таки керівник установи.

Зверніть увагу: після ремонту (модернізації) можуть бути вилучені деталі, матеріали, які підлягають оприбуткуванню як запчастини або вторсировина (абз.1, 2 п. 5 розд. VI НП(С)БО 121). Інформацію про них обов’язково слід навести в зазначеному Акті.

У разі поліпшення техніки не забудьте внести дані про зміни техніко-економічних характеристик відповідного об’єкта до його Інвентарної картки обліку об’єкта ОЗ (п. 5 розд. VI Методрекомендацій № 11). Передусім йдеться про вартість та потужність оновленої техніки. 

Облік витрат і КЕКВ: практичні приклади

Приклад 1. Поточний ремонт принтера

Установа передала принтер у сервісний центр для заміни роликів подачі паперу та профілактики. Характеристики техніки не змінюються.

• Характер робіт: ремонт.
• КЕКВ: 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)».
• Облік: витрати визнають витратами звітного періоду, первісну вартість принтера не змінюють.

Приклад 2. Модернізація комп’ютера

У комп’ютері замінили жорсткий диск на SSD і збільшили обсяг оперативної пам’яті, що суттєво підвищило продуктивність.

• Характер робіт: поліпшення (модернізація).
• КЕКВ: 3132 «Капітальний ремонт інших об’єктів».
• Облік: витрати збільшують первісну вартість об’єкта, необхідно внести зміни до інвентарної картки. 

Висновки

1. Зафіксуйте поломку.
Почніть із службової (доповідної) записки працівника, який виявив несправність техніки.

2. Створіть комісію та оформіть дефектний акт.
Комісія визначає причину поломки, можливість ремонту та його доцільність.

3. Отримайте технічний висновок.
Його може надати сервісний центр або фахівець установи після діагностики.

4. Рішення — тільки наказом керівника.
Саме керівник визначає: це ремонт чи поліпшення об’єкта.

5. Передавайте техніку в ремонт за типовим актом.
Використовуйте форму передачі на ремонт з наказу Мінфіну № 818.

6. Не плутайте ремонт і модернізацію.

• ремонт → витрати періоду,
• поліпшення → збільшення вартості об’єкта.

7. Правильно застосовуйте КЕКВ.

• ремонт — 2240,
• поліпшення (капремонт) — 3132.

8. Після ремонту оформіть приймальний акт і перевірте деталі.
Вилучені запчастини потрібно оприбуткувати, а зміни характеристик — внести до інвентарної картки.