Кредиторська заборгованість за харчування дітей: як провести інвентаризацію та коли списати?

Нез’ясована плата за харчування: як класифікувати?

Заклади загальної середньої освіти (далі — ЗЗСО) надають платні послуги з харчування, керуючись у цьому питанні Порядком № 736*.

* Порядок надання інших платних послуг державними та комунальними навчальними закладами, затверджений спільним наказом МОН, Мінекономіки та Мінфіну від 23.07.2010 № 736/902/758.

Плата за надання платних послуг є різновидом власних надходжень бюджетних установ. ЗЗСО зараховує такі надходження до складу доходів спецфонду, а саме до першої підгрупи першої групи власних надходжень — надходження від плати за послуги, що надаються бюджетними установами згідно із законодавством.

Послуги з харчування дітей ЗЗСО надають за заявою одного з батьків. При цьому батьки сплачують за послуги з харчування дітей у ЗЗСО одним зі способів:

— або за фактом надання послуги, виходячи з фактичної кількості отриманих послуг;

— або шляхом попередньої оплати, до певного числа (до 10-го, 15-го тощо) місяця, що передує місяцю надання платних послуг.

Безпосередньо порядок надання та оплати платних послуг з харчування має бути передбачено Порядком надання платних послуг з виробництва та реалізації продукції громадського харчування та організації її споживання. Такий документ затверджує відповідний орган місцевого самоврядування — засновник ЗЗСО.

У цьому Порядку зазвичай визначають: хто саме може користуватися послугами платного харчування (учні, працівники закладу освіти, батьки тощо); складові витрат, які входять до вартості платних послуг із харчування; планування та використання доходів від надання платних послуг з харчування тощо.

З огляду на це, батьки могли внести плату за харчування дітей вже за фактом надання платної послуги. Відповідно такі кошти ЗЗСО зарахував у рахунок оплати за надані послуги з харчування.

Інша справа, якщо батьки перерахували попередню оплату за харчування дитини. Тоді фактично установа має справу з переплатою від батьків за такі послуги. Зрозуміло, що для ЗЗСО така переплата є різновидом кредиторської заборгованості.

Переплата за харчування: як обліковувати?

Для обліку розрахунків за надані платні послуги ЗЗСО зазвичай застосовують субрахунок 6414 «Розрахунки за спеціальними видами платежів».

Як ми вже з’ясували, спочатку ЗЗСО здійснює нарахування заборгованості за надані платні послуги з харчування та відображає дохід: Дт 6414 — Кт 7111.

Плату за харчування батьки перераховують на спеціальний реєстраційний рахунок освітнього закладу. Після надходження плати на рахунок закладу бухгалтер робить запис: Дт 2313 — Кт 6411. Ці кошти перебувають у розпорядженні ЗЗСО та використовуються за напрямками, визначеними бюджетним законодавством.

Таким чином, кредитове сальдо за субрахунком 6411 свідчить про наявність переплати за харчування.

Кредиторська заборгованість: як провести інвентаризацію?

Розрахунки за платні послуги з харчування є різновидом розрахунків з дебіторами та кредиторами. Тому інвентаризація кредиторської заборгованості за субрахунком 6411 має бути проведена у загальному порядку з урахуванням вимог, передбачених п. 7 розд. ІІІ Положення № 879*.

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

За результатами перевірки стану розрахунків складають Акт інвентаризації розрахунків із дебіторами і кредиторами за типовою формою, затвердженою наказом № 572*.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 № 572.

Зокрема, в цьому документі зазначають:

— найменування проінвентаризованих субрахунків;

— суми виявленої неузгодженої кредиторської заборгованості;

— суми безнадійних боргів;

— кредиторську заборгованість, щодо якої строк позовної давності минув.

Під час такої перевірки необхідно з’ясувати, за кого саме з дітей було фактично сплачено за харчування. Інакше доведеться обліковувати та інвентаризувати таку заборгованість не один рік. Як це правильно робити та коли можна буде списати її з балансу, пояснимо далі.

Кредиторська заборгованість за харчування: як обліковувати та коли списувати?

Ось ключові правила, за якими слід обліковувати таку заборгованість.

По-перше, для цілей бухгалтерського обліку кредиторська заборгованість вважається зобов’язанням. Це підтверджує термінологія, наведена в НП(С)БО 101*. Так, зобов’язання — це заборгованість суб’єкта держсектору, яка виникла внаслідок минулих подій і погашення якої в майбутньому, як очікується, призведе до зменшення ресурсів суб’єкта держсектору.

* Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 101 «Подання фінансової звітності», затверджене наказом Мінфіну від 28.12.2009 № 1541.

Визнання та оцінку таких зобов’язань слід здійснювати відповідно до вимог НП(С)БО 128*.

* Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 128 «Зобов’язання», затверджене наказом Мінфіну від 24.12.2010 № 1629.

По-друге, кредиторську заборгованість перед батьками ЗЗСО має обліковувати на балансі, тобто на субрахунку 6414 до моменту погашення або до закінчення строку позовної давності. Загальна позовна давність установлена тривалістю в три роки (ч. 1 ст. 257 ЦКУ*).

* Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV.

По-третє, після закінчення строку позовної давності кредиторська заборгованість перед батьками може бути списана у загальному порядку. Механізм списання кредиторської заборгованості визначений Порядком № 372*.

* Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 02.04.2014 № 372.

Нагадаємо: списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, за власними надходженнями бюджетних установ варто здійснювати щокварталу.

Тобто списання проводиться на підставі розпорядчого документа керівника установи. Водночас інформація про списання з обліку кредиторської заборгованості за власними надходженнями, строк позовної давності якої минув, необхідно доводити до відома установи вищого рівня (п. 4.6 розд. IV Порядку № 372).

У разі списання кредиторської заборгованості доведеться відкоригувати результат виконання кошторису. Тобто слід збільшити фінрезультат: Дт 6414 — Кт 5512.

Безпосередньо підставою для відображення списання заборгованості в регістрах буде бухгалтерська довідка.

Так, на відміну від дебіторської заборгованості, щодо якої минув строк позовної давності, кредиторську заборгованість після списання обліковувати поза балансом не потрібно. Законодавство цього не вимагає.