Матеріальна відповідальність бухгалтера

У цій статті поговоримо про матеріальну відповідальність бухгалтера.

Про матеріальну відповідальність: загальні підстави

Якщо розглядати загальні підстави виникнення матеріальної відповідальності, то розгляд слід почати з норм Конституції України, які визначають права і обов’язки.

Конституція України передбачає: юридична відповідальність особи має індивідуальний характер. Норми ст. 66 визначають, що кожен зобов'язаний відшкодовувати завдані ним збитки. А норми 68 передбачають, що кожен зобов'язаний неухильно додержуватися Конституції України та законів України і незнання законів не звільняє від юридичної відповідальності.

Матеріальна відповідальність — це один із видів юридичної відповідальності, що полягає в обов’язку працівника відшкодувати у встановленому законом розмірі та порядку шкоду, заподіяну роботодавцю з вини працівника.

Матеріальна відповідальність виникає безпосередньо після заподіяння шкоди та не залежить від притягнення працівника до інших видів відповідальності (дисциплінарної, адміністративної, кримінальної) та застосування інших заходів матеріального впливу.

З урахуванням виконання працівниками посадових обов’язків, норми КЗпП визначають, зокрема, підстави і умови матеріальної відповідальності працівників.

Відповідно до КЗпП працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації внаслідок порушення покладених на них трудових обов'язків.

Водночас, КЗпП у своїх нормах враховує гарантії врахування інтересів працівників і тому дещо обмежує формат покладання на них матеріальної відповідальності.

Отже, при покладенні матеріальної відповідальності права і законні інтереси працівників гарантуються шляхом встановлення відповідальності

тільки за пряму дійсну шкоду, лише в межах і порядку, передбачених законодавством, і за умови, коли така шкода заподіяна підприємству, установі, організації винними протиправними діями (бездіяльністю) працівника.

Водночас, роботодавець зобов'язаний створити працівникам умови, необхідні для нормальної роботи і забезпечення повного збереження дорученого їм майна, а працівники зобов'язані бережливо ставитися до майна підприємства, установи, організації і вживати заходів до запобігання шкоді.

З урахуванням зазначеного вище постає запитання: чи може, наприклад, керівництво підприємства накласти на бухгалтера стягнення у вигляді штрафу за помилки, пов’язані з бухгалтерським і податковим обліком? Для того щоб відповісти на це запитання потрібно розглянути такі випадки через підстави для накладання стягнень, які передбачені в законодавстві.

Про відповідальність бухгалтера

На момент укладання трудового договору, до початку роботи КЗпП зобов’язує роботодавця в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника, зокрема про:

• місце роботи, трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи;
• визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами;
• права та обов’язки, умови праці;
• організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено).

За тим же КЗпП трудовим договором є угода між працівником і роботодавцем (роботодавцем - фізичною особою), за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а роботодавець (роботодавець - фізична особа) зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Трудовим договором можуть встановлюватися умови щодо виконання робіт, які вимагають професійної та/або часткової професійної кваліфікації, а також умови щодо виконання робіт, які не потребують наявності у особи професійної або часткової професійної кваліфікації.

У главі десятій КЗпП «Трудова дисципліна» ст. 135 передбачено обов’язки працівників. Тут зазначено, що працівники зобов'язані працювати чесно і сумлінно, своєчасно і точно виконувати розпорядження роботодавця, додержувати трудової і технологічної дисципліни, вимог нормативних актів про охорону праці, дбайливо ставитися до майна роботодавця, з яким укладено трудовий договір.

Трудова дисципліна на підприємствах, в установах, організаціях забезпечується створенням необхідних організаційних та економічних умов для нормальної високопродуктивної роботи, свідомим ставленням до праці.

Тож на початку трудових відносин між роботодавцем і працівником мають бути чітко визначені усі умови роботи і обов’язки обох сторін!

Важливо! У період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору! Якщо трудовий договір укладається в письмовій формі, то ці моменти, а також питання настання відповідальності можуть бути прописані там і/та деталізовані у посадовій інструкції (за наявності). Якщо ж трудовий договір укладається в усній формі, то наявність у посадовій інструкції усіх умов зазначених вище – обов»язкова!

Це убезпечить працівника і роботодавця від зайвого непорозуміння.

Особливою формою трудового договору є контракт, в якому строк його дії, права, обов’язки і відповідальність сторін (в тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови розірвання договору, в тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін.

Сфера застосування контракту визначається законами України.

Тепер, з урахуванням зазначеного - про відповідальність.

Бухгалтер може бути притягнений:

• як працівник — до дисциплінарної та матеріальної відповідальності;
• як посадова особа (головний бухгалтер) — до адміністративної та кримінальної відповідальності.

Дисциплінарна відповідальність.

Вище ми вже зазначали, що працівники зобов'язані працювати чесно і сумлінно, своєчасно і точно виконувати розпорядження роботодавця. Так передбачено нормами КЗпП.

У необхідних випадках заходи дисциплінарного впливу застосовуються стосовно окремих несумлінних працівників. Наразі, заходами дисциплінарного впливу є дисциплінарні стягнення.

До бухгалтера, як і до будь-якого іншого працівника, за порушення трудової дисципліни може бути застосовано один з таких заходів стягнення:

1) догана;

2) звільнення.

Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть бути передбачені для окремих категорій працівників й інші дисциплінарні стягнення.

Отже,

дисциплінарна відповідальність може бути застосована до несумлінних працівників за невиконання або неналежне виконання працівником покладених на нього трудових обов’язків, але – з його вини.

Наприклад, у посадовій інструкції бухгалтера зазначено, що на нього покладається обов’язок своєчасно подавати відповідну звітність. Якщо ця звітність з його вини вчасно не подана, то до нього можуть застосувати відповідний захід дисциплінарного стягнення.

Але якщо умови формування і/або подання не забезпечив роботодавець, то накладання дисциплінарного стягнення буде неправомірним.

Якщо бухгалтер у штаті один або йдеться про головного бухгалтера, то слід звернути увагу, що обов’язки головного бухгалтера/особи, яка забезпечує ведення бухобліку на підприємстві, прямо закріплені в ч. 7 ст. 8 Закону про бухоблік.

Зверніть увагу! Щодо головбуха/його заступника п. 1 ст. 41 КЗпП установлює додаткову підставу для розірвання трудового договору. Так, головбуха можуть звільнити в разі одноразового грубого порушення трудових обов’язків.

При вирішенні питання про «грубість» уже виходять з характеру проступку, обставин, за яких його вчинено, розміру заподіяної (або ризику заподіяння) шкоди.

Дисциплінарне стягнення застосовують не пізніше одного місяця з дня виявлення проступку, але не пізніше шести місяців з дня вчинення проступку (ст. 148 КЗпП). При цьому не враховують час відсутності працівника у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю та відпусткою.

Адміністративна відповідальність.

Адміністративним правопорушенням (проступком) визнається протиправна, винна (умисна або необережна) дія чи бездіяльність, яка посягає на громадський порядок, власність, права і свободи громадян, на встановлений порядок управління і за яку законом передбачено адміністративну відповідальність. У нашому випадку адміністративна відповідальність застосовується до посадових осіб підприємства.

Мін’юст у листі від 22.03.2013 р. № 1332-0-26-13/11 зазначав, що головним критерієм віднесення особи до кола посадових осіб є наявність у неї організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських функцій.

З урахуванням наявності у головного бухгалтера цих функцій важко не погодитися, тож ця особа вважається посадовою особою підприємства.

Крім того, у ч. 3 ст. 65 ГКУ зазначено, що головний бухгалтер є посадовою особою підприємства.

Матеріальна відповідальність.

Слід згадати, що бухгалтер у загальному випадку не є матеріально відповідальною особою.

Але! Відповідно до норм КЗпП

працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації внаслідок порушення покладених на них трудових обов'язків

Тобто ми знову при розгляді питання про накладання на бухгалтера стягнення у вигляді штрафу повертаємося до тих документів де визначені трудові обов’язки бухгалтера (чи будь-якого працівника), до трудового договору/посадової інструкцій.

Відповідальність за ст. 130 КЗпП встановлюється тільки за пряму дійсну шкоду, лише в межах і порядку, передбачених законодавством, і за умови, коли така шкода заподіяна підприємству, установі, організації винними протиправними діями (бездіяльністю) працівника. Ця відповідальність (у вигляді матеріальних стягнень), як правило, обмежується певною частиною заробітку працівника і не повинна перевищувати повного розміру заподіяної шкоди, за винятком випадків, передбачених законодавством.

Пряма дійсна шкода - це основний елемент юридичного складу, який породжує обов'язок працівника відшкодувати матеріальну шкоду і дає право підприємству, установі, організації (або власникові підприємства, установи, організації або уповноваженому ним органу) притягти працівника до матеріальної відповідальності.

• В трудових спорах, щодо покладання матеріальної відповідальності суди, зокрема, з'ясовують (постанова ВСУ від 29.12.1992 р. №14):
• наявність прямої дійсної шкоди та її розмір;
• якими неправомірними діями її заподіяно і чи входили до функційпрацівникаобов'язки, неналежне виконання яких призвело до шкоди;
• в чому полягала його вина тощо.

Під прямою дійсною шкодою, зокрема, розуміють втрату, погіршення або зниження цінності майна, необхідність для підприємства, установи, організації провести затрати на відновлення, придбання майна чи інших цінностей або провести зайві, тобто викликані внаслідок порушення працівником трудових обов'язків, грошові виплати.

Згідно зі ст.130 КЗпП на працівників не може бути покладена відповідальність за шкоду, яка відноситься до категорії нормального виробничо-господарського ризику, а також за шкоду, заподіяну працівником, що перебував у стані крайньої необхідності.

Відповідальність за не одержаний підприємством, установою, організацією прибуток може бути покладена лише на працівників, що є посадовими особами (ми про таких осіб згадували вище).

Працівник, а у нашому випадку бухгалтер, не може бути притягнений до матеріальної відповідальності, якщо він не порушував свої трудові обов'язки, тобто не було винних протиправних дій чи бездіяльності.

За шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації при виконанні трудових обов'язків, працівники, крім працівників, що є посадовими особами, з вини яких заподіяно шкоду, несуть матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку

Матеріальна відповідальність понад середній місячний заробіток допускається лише у випадках, зазначених у законодавстві.

Стаття 133 КЗпП передбачає для певних посад, зокрема такі випадки обмеженої матеріальної відповідальності:

керівники підприємств, установ, організацій та їх заступники, а також

керівники структурних підрозділів на підприємствах, в установах, організаціях та їх заступники несуть обмежену матеріальну відповідальність

у розмірі заподіяної з їх вини шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку, якщо шкоду підприємству, установі, організації заподіяно зайвими грошовими виплатами працівникам, неправильною постановкою обліку і зберігання матеріальних, грошових чи культурних цінностей, невжиттям необхідних заходів до запобігання простоям

Повна матеріальна відповідальність

Окремо слід звернути увагу на питанні повної матеріальної відповідальності.

Відповідно до законодавства, зокрема – норм КЗпП, працівники несуть матеріальну відповідальність у повному розмірі шкоди, заподіяної з їх вини підприємству, установі, організації, у випадках, коли:

1. Між працівником і підприємством, установою, організацією відповідно до статті 135¹ цього Кодексу укладено письмовий договір про взяття на себе працівником повної матеріальної відповідальності за незабезпечення цілості майна та інших цінностей, переданих йому для зберігання або для інших цілей;

2. Майно та інші цінності були одержані працівником під звіт за разовою довіреністю або за іншими разовими документами;

3. Шкоди завдано діями працівника, які мають ознаки діянь, переслідуваних у кримінальному порядку;

4. Шкоди завдано працівником, який був у нетверезому стані;

5. Шкоди завдано недостачею, умисним знищенням або умисним зіпсуттям матеріалів, напівфабрикатів, виробів (продукції), в тому числі при їх виготовленні, а також інструментів, вимірювальних приладів, спеціального одягу та інших предметів, виданих підприємством, установою, організацією працівникові в користування;

6. Відповідно до законодавства на працівника покладено повну матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації при виконанні трудових обов'язків;

7. Шкоди завдано не при виконанні трудових обов'язків;

8. Службова особа, винна в незаконному звільненні або переведенні працівника на іншу роботу;

9. Керівник підприємства, установи, організації всіх форм власності, винний у несвоєчасній виплаті заробітної плати понад один місяць, що призвело до виплати компенсацій за порушення строків її виплати, і за умови, що Державний бюджет України та місцеві бюджети, юридичні особи державної форми власності не мають заборгованості перед цим підприємством;

10. Шкоди завдано недостачею, знищенням або пошкодженням обладнання та засобів, наданих у користування працівнику для виконання роботи за трудовим договором про дистанційну роботу або про надомну роботу. У разі звільнення працівника та неповернення наданих йому у користування обладнання та засобів з нього може бути стягнута балансова вартість такого обладнання у порядку, визначеному цим Кодексом.

З урахуванням цих норм постає питання: чи може бути з бухгалтером укладено договір про повну матеріальну відповідальність? Дивимося норми.

Письмовий договір про повну матеріальну відповідальність може бути укладено підприємством, установою, організацією з працівником, який досяг вісімнадцятирічного віку та:

займає посаду або виконує роботу, безпосередньо пов’язану із зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або використанням у процесі виробництва переданих йому цінностей.

Перелік таких посад і робіт, а також типовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність затверджуються в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України

виконує роботу за трудовим договором про дистанційну роботу або про надомну роботу і користується обладнанням та засобами роботодавця, наданими йому для виконання роботи

Якщо бухгалтер не працює на обладнанні роботодавця дистанційно, то, як правило, з ним не укладається договір про повну матеріальну відповідальність, бо його посада не передбачає виконання робіт, безпосередньо пов’язаних зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або використанням у процесі виробництва переданих йому цінностей.

Посада бухгалтера не вносилася до списку посад працівників, з якими можна укладати договори про повну матеріальну відповідальність.

З урахуванням цього слід згадати про лист Міністерства економіки України від 26.04.2024 № 4706-05/30662-09, в якому Міністерство, зокрема посилаючись на ст. 135¹ КЗпП зазначає: «…якщо ж до трудових обов’язків працівників такі функції не входять, то укладення договору про повну матеріальну відповідальність буде суперечити законодавству…»

Отже, договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність може укладатися з будь-яким працівником коли той:

• виконує роботу за трудовим договором про дистанційну роботу або про надомну роботу і
• користується обладнанням та засобами роботодавця, наданими йому для виконання роботи.

Зверніть увагу! Законодавець намагався поєднати ці дві підстави, але із сполучником «і» вони можуть бути застосовані окремо!

Також договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність може укладатися з будь-яким працівником за наявності одночасно двох умов:

1) виконання обов’язків згідно з посадою або виконання роботи має бути безпосередньо пов’язане із зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або використанням у процесі виробництва переданих йому цінностей;

2) наявність посади, яку працівник займає, або роботи, що він виконує, у відповідному Переліку посад/робіт.

Відносно зазначеного перліку слід сказати, що до останнього часу усі роботодавці керувалися постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 28.12.1977 № 447/24 (далі — постанова № 447/24), якою затверджено «Перелік посад і робіт, які заміщуються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, які були передані їм для зберігання, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування у процесі виробництва».

Наразі є різні позиції щодо його чинності (див. лист Міністерства економіки України від 26.04.2024 № 4706-05/30662-09). Водночас, у правовому висновку, викладеному в постанові Касаційного цивільного суду у складі Верховного Суду від 25.10.2018 у справі № 491/961/16-ц зазначено, що, розглядаючи справи про матеріальну відповідальність на підставі письмового договору, укладеного між працівником і підприємством, установою, організацією, про взяття на себе повної матеріальної відповідальності за незабезпечення цілості майна та інших цінностей, переданих працівнику для зберігання або інших цілей, суд зобов’язаний перевірити, чи належить відповідач до категорії працівників, з якими згідно зі ст. 135¹ КЗпП може бути укладено такий договір та чи був він укладений.

Відповідно, наявність лише однієї з умов не дає підстави для укладення договору про повну матеріальну відповідальність, якщо у змісті трудової функції працівника відсутні перелічені обов’язки.

Якщо такий договір буде укладено, то він не матиме юридичної сили (лист Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ від 01.03.2015 р.).

Винятковий випадок — бухгалтер (головний бухгалтер) також виконує функції касира. Тоді з ним укладають договір про повну матеріальну відповідальність.

Про загальні правила застосування матеріальної відповідальності

Тож чи можуть з бухгалтера стягнути штраф, накладений на підприємство, наприклад за помилку у певних розрахунках, які привили до зайвих витрат чи несвоєчасне подання звітності через незнання певних норм законодавства?

Так, це можливо!

Але в розмірі не більше середньомісячного заробітку та за умови, що:

- виконання такого обов’язку входило до трудової функції бухгалтера;

- є доведена вина бухгалтера.

Нагадаємо:

по-перше, незнання законів не звільняє від юридичної відповідальності;

по-друге, відсутність у бухгалтера «доступу» до джерел експертних думок (сайти, ком’юніті, видання) чи можливості отримати додаткові знання (вебінари, семінари, марафони, трансляції) може нівелюватися наявністю вимоги до посади у вигляді обов’язкового знання законодавства та відповідних норм(вимог) і відсутністю зафіксованого обов’язку роботодавця створювати умови для підвищення кваліфікації.

Тож, ще раз наголосимо усі трудові умови виконання роботи за посадою мають бути чітко зазначені у трудовому договорі/посадовій інструкції!

Із норм КЗпП випливає, що матеріальна відповідальність настає:

1. Якщо шкода заподіяна внаслідок порушення покладених на працівника трудових обов’язків (ч. 1 ст. 130 КЗпП).

2. За пряму дійсну шкоду (ч. 2 ст. 130 КЗпП). До цієї категорії відносять, зокрема:

а) витрати, заподіяні незаконними або необґрунтованими виплатами (переплатами) за цивільно-правовими договорами, а також переплатами на користь державного або місцевого бюджетів, фондів соціального страхування, якщо можливість стягнення таких виплат (переплат) з організацій (осіб), що їх отримали, втрачена;

б) витрати, спричинені зайвими виплатами на користь працівників (основної та додаткової заробітної плати, сум компенсацій, допомоги, інших виплат), за відсутності можливості стягнення цих сум із працівників, які безпідставно отримали відповідні суми. До категорії прямої дійсної шкоди належать і безпідставні натуральні виплати (видачі) на користь працівників;

в) виплачені на користь контрагентів за цивільно-правовими договорами, державного або місцевого бюджетів, державних органів суми неустойки, фінансових санкцій, пені;

г) виплати на користь інших суб’єктів в порядку відшкодування шкоди, оскільки організація відповідає за шкоду, заподіяну діями її працівників.

3. Шкода заподіяна винними протиправними діями (бездіяльністю) працівника (ч. 2 ст. 130 КЗпП) та не належить до категорії нормального виробничо-господарського ризику (ч. 4 ст. 130 КЗпП).

4. Працівник, який заподіяв шкоду, не перебував у стані крайньої необхідності (ч. 4 ст. 130 КЗпП).

Для покладання на працівника матеріальної відповідальності за заподіяну шкоду роботодавець повинен довести наявність названих вище умов (ст. 138 КЗпП).

Сам же роботодавець зобов’язаний створити працівнику необхідні умови для нормальної роботи (ч. 1 ст. 131 КЗпП). Якщо такі умови не створено, то це може бути підставою для зменшення судами розміру шкоди, що відшкодовується працівником.

Так, бухгалтера не може бути притягнуто до матеріальної відповідальності на тій підставі, що підприємству довелося заплатити штраф за несвоєчасну сплату податкових зобов’язань, якщо у підприємства не було коштів, які могли бути спрямовані на сплату податків.

Не можна, також, вимагати від бухгалтера й відшкодування суми штрафу, покладеного на підприємство, у зв’язку з несвоєчасним поданням податкової звітності, якщо причиною порушення строків подання стала, наприклад, непідписана керівником звітність.

І на останок ще раз звернемо увагу на обставини, які підлягають врахуванню при визначенні розміру відшкодування у судовому порядку!

Суд при визначенні розміру шкоди, що підлягає покриттю, крім прямої дійсної шкоди, враховує ступінь вини працівника і ту конкретну обстановку (умови), за якої(яких) шкоду було заподіяно. Суд може зменшити розмір покриття шкоди, заподіяної працівником за винятком випадків, коли шкода заподіяна злочинними діями працівника, вчиненими з корисливою метою.