МВО відсутня через тривалу хворобу: як діяти?

Як у період воєнного стану, так і в мирний час МВО може бути відсутня тривалий час з різних причин. І далеко не завжди можливо передбачити дату, коли така особа зможе та чи зможе взагалі повернутися до виконання своїх прямих обов’язків. Ситуація нашого читача — наочний тому приклад. Далі пояснимо, як діяти в такому разі, спираючись на норми чинного законодавства.

Інвентаризація — процедура обов’язкова!

Одразу зазначимо: розв’язання цієї ситуації не варто відкладати у довгу шухляду. Тому тільки-но стало відомо про відсутність МВО через тривалу хворобу, необхідно передати матеріальні цінності іншій особі. Як це зробити? Вихід тільки один — провести інвентаризацію.

Тобто передачу матеріальних цінностей від однієї МВО іншій слід здійснювати за підсумками інвентаризації, яка в цьому разі є обов’язковою. Це чорним по білому прописано в п. 7 розд. І Положення № 879*.

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Причому перевірка має охоплювати виключно ті матеріальні цінності, які перебувають на відповідальному зберіганні «першої» МВО. До того інвентаризацію слід проводити у день приймання-передачі справ.

Зауважте: ініціювати проведення інвентаризації у разі зміни МВО повинен керівник установи. Оскільки саме на нього покладено відповідальність за збереження майна установи. Тож він має достатньо повноважень для того, аби організувати облік та контроль за збереженням активів установи. Відповідно у разі непередбачуваної відсутності МВО через тривалу хворобу саме керівник повинен забезпечити передачу матеріальних цінностей іншій особі.

Який алгоритм дій?

Під час передачі матеріальних цінностей іншій МВО доцільно дотримуватися такого алгоритму дій:

1) керівник установи видає наказ про проведення інвентаризації у зв’язку зі зміною МВО. Серед іншого у цьому розпорядчому документі слід визначити строки проведення перевірки та призначити членів інвентаризаційної комісії;

2) укладаємо договір про повну матеріальну відповідальність з новою МВО;

3) проводимо інвентаризацію майна у присутності нової МВО.

Зрозуміло, що МВО, яка перебуває на лікарняному, не зможе бути присутньою під час такої інвентаризації. Втім, не привід відмовлятися від проведення інвентаризації взагалі, оскільки це жодним чином не допоможе розв’язати ситуацію, яка склалася в установі.

Вважаємо, що у такому разі інвентаризацію має провести комісія установи без участі «старої» МВО в порядку, визначному керівником установи.

Під час такої інвентаризації новій МВО передають цінності у присутності керівника та головного бухгалтера установи. На підтвердження передачі цінностей складають Акт приймання-передачі матеріальних цінностей за підписами зазначених осіб. Такий акт оформлюють у довільній формі у день передачі справ;

4) у разі інвентаризації у зв’язку зі зміною МВО складаємо інвентаризаційні описи у загальному порядку, а після закінчення інвентаризації відображаємо її результати у протоколі інвентаризаційної комісії.

З огляду саме на такий порядок дій, на момент проведення або підготовки до проведення річної інвентаризації матеріальні цінності перебуватимуть на відповідальному зберіганні «нової» МВО. І вже за участю такої особи комісія установи проводитиме стандартну щорічну інвентаризаційну процедуру.