Надходження, передача та списання майна: оформлюємо правильно
Списання без оприбуткування не буває!
Установа придбала матеріали для проведення поточного ремонту (фарби, щітки тощо). Ремонтні роботи виконали власними силами, а тому відразу видали такі будматеріали працівникам. Виходить, що ці запаси ми на баланс не оприбутковуємо, а відразу списуємо на витрати? Яким документом оформити? Чи достатньо акта на списання?
Одразу звертаємо увагу на помилку: будь-які матеріальні цінності, які надійшли до установи, підлягають обов’язковому оприбуткуванню. Це бухгалтерська аксіома.
Ба більше, таку вимогу чорним по білому прописано в п. 4 розд. ІІ НП(С)БО 123. Тому не варто нічого вигадувати в подібних ситуаціях — придбані/отримані установою запаси потребують зарахування на баланс. Причому така вимога стосується всіх видів запасів, незалежно від їх виду та шляхів надходження до установи (придбані, отримані безоплатно тощо).
Звісно, у невеликих установах може й не бути окремого складу (комори) для зберігання матеріальних цінностей. Але це не привід для неоприбуткування зазначених цінностей на баланс установи.
Тож запам’ятайте: після надходження будь-яких матеріальних цінностей, у т. ч. й будматеріалів для ремонту, їх неодмінно слід оприбуткувати. У вашому випадку їх варто віднести до складу запасів.
Далі пояснимо, якими мають бути дії бухгалтера та якими документами слід оформлювати такі операцій на кожному етапі.
Придбання будматеріалів для поточного ремонту: оформлення + облік
| № з/п |
Назва етапу |
Які документи оформлюємо |
| 1 |
Планування ремонтних робіт |
Документом, який засвідчує необхідність проведення ремонтних робіт, є Дефектний акт. Такий документ є підставою для складання кошторису на виконання ремонтних робіт. Про необхідність складання цього документа ми розповідали в матеріалі «Плануємо дрібний ремонт: чи потрібен дефектний акт?» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2022, № 28). Придбання будматеріалів для проведення поточного ремонту господарським способом плануємо за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» |
| 2 |
Закупівля у постачальника |
При укладанні договору орієнтуємося на потреби в будматеріалах, зазначених у Дефектному акті. Також обов’язково враховуємо наявні на балансі залишки будматеріалів після проведення попередніх ремонтів |
| 3 |
Надходження + оприбуткування |
Придбані будматеріали зараховуємо на субрахунок 1513 «Будівельні матеріали» за первісною вартістю (п. 4 розд. ІІ НП(С)БО 123). До первісної вартості запасів включаємо, крім безпосередньо витрат на придбання матеріалів, витрати на їх доставку до місця зберігання (використання), оплату вантажно-розвантажувальних робіт тощо (п. 7 розд. ІІ НП(С)БО 123) |
| 4 |
Видача для проведення ремонтних робіт |
Видачу будматеріалів зі складу для проведення ремонтних робіт оформлюємо накладною (вимогою). Такий документ складаємо за довільною формою. Допоки форму такої накладної варто затвердити наказом про організацію бухгалтерського обліку вашої установи. Але наразі Мінфін підготував нові форми з обліку запасів, серед яких є і типова форма накладної (вимоги). Очікується, що вони наберуть чинності з 01.01.2023. Детальніше про цю новину читайте у матеріалі «Зустрічайте нові форми з обліку запасів!» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2022, № 24) |
| 5 |
Списання з балансу |
Після проведення ремонтних робіт списуємо використані будматеріали. Списання оформлюємо Актом списання запасів. Такий документ складаємо за формою, наведеною в додатку до Методрекомендацій № 11* |
Видача матеріальних цінностей у користування: як оформити?
Завгосп видає матеріальні цінності (ОЗ та МНМА) працівнику у користування. Чи вважати це внутрішнім переміщенням цінностей? Якими документами оформити таку операцію? Чи достатньо зробити запис у Книзі складського обліку?
У цій ситуації можливі два варіанти:
— видача матеріальних цінностей зі складу у користування;
— внутрішнє переміщення матеріальних цінностей.
Варіант 1. Видача у користування = уведення в експлуатацію
Ця ситуація має місце, якщо об’єкт видають зі складу у користування вперше. Тобто раніше він ще ніким із працівників не експлуатувався. Власне, фактично в цей момент відбувається його перше введення в експлуатацію.
За таких умов існує лише один правильний варіант — оформити Акт введення в експлуатацію ОЗ. При цьому відбувається зарахування об’єктів незавершених капітальних інвестицій до складу ОЗ або МНМА. До того ж при передачі таких об’єктів зі складу у використання змінюється матеріально відповідальна особа (далі — МВО). Про це свідчать відповідні відмітки в Акті введення в експлуатацію ОЗ «Прийняв» та «Здав».
Та головне — така операція не є внутрішнім переміщенням ОЗ або МНМА. Чому? Тому що за таких умов відбувається перехід активу з одного статусу в інший. Так, до моменту введення в експлуатацію такі ОЗ та МНМА визнаються об’єктами незавершених капітальних інвестицій (обліковують за дебетом субрахунків 1311, 1312). А після цього їх зараховують до складу ОЗ або МНМА на рахунок 10 або субрахунок 1113.
Варіант 2. Внутрішнє переміщення
Інша справа, якщо відбувається переміщення об’єктів ОЗ або МНМА від однієї матеріально відповідальної особи до іншої. У такому разі не відбувається переходу такого активу з одного статусу в інший.
При передачі ОЗ або МНМА від однієї МВО до іншої оформлюємо Акт внутрішнього переміщення ОЗ.
Майте на увазі: на підставі Акта внутрішнього переміщення бухгалтер відображає зазначену операцію тільки в аналітичному обліку. Це означає: жодних записів у бухобліку не робимо.
Також не забудьте: при переміщенні об’єкта ОЗ або МНМА від однієї матеріально відповідальної особи до іншої потрібно зробити відмітку в Інвентарній картці обліку об’єкта ОЗ (на зворотному боці). У такому разі зазначаємо інформацію про рух об’єкта: дату та номер Акта про внутрішнє переміщення, а також інформацію про те, кому було передано такий об’єкт, та його місцезнаходження після переміщення.
Отже, не плутайте такі поняття, як «введення об’єкта в експлуатацію» та «переміщення об’єкта від однієї МВО до іншої». Це абсолютно різні операції, які передбачають оформлення різних документів.
Призначаємо МВО: чи потрібен наказ?
У закладі освіти призначаємо нову МВО. З таким працівником буде укладено договір про повну матеріальну відповідальність. Чи потрібно видавати наказ про призначення такої МВО?
Так, оформити розпорядчий документ необхідно обов’язково.
Ба більше, такий наказ (розпорядження) слід видати в будь-якому випадку: чи укладаєте ви з МВО договір про повну матеріальну відповідальність (далі — договір) чи ні.
Річ у тому, що договір матиме юридичну силу, лише якщо його укладено з працівником, який досяг 18-річного віку, має обов’язки, пов’язані із збереженням матеріальних цінностей, та обіймає посаду (виконує роботу), включену до Переліку № 447/24*.
* Перелік посад і робіт, які заміщаються або виконуються робітниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для збереження, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування в процесі виробництва, а також типового договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, затверджений постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань від 28.12.77 № 447/24.
Якщо ж договір є, але посади працівника (виконуваної ним роботи) немає у такому Переліку, про притягнення винуватця до повної матеріальної відповідальності годі й мріяти. Це підтверджує як судова практика, так і Мінсоцполітики.
Тож яку інформацію варто включити до наказу (розпорядження) про призначення МВО? У цьому документі зазначаємо інформацію, зокрема, про:
— працівника, якого призначено МВО (прізвище, ім’я, та посаду);
— укладення з такою особою договору;
— проведення інвентаризації відповідних активів та здійснення приймання-передачі матеріальних цінностей у зв’язку з призначенням такої особи.
І не забудьте: такий наказ (розпорядження) необхідно обов’язково довести до відома майбутньої МВО.
УВАГА!
При передачі матеріальних цінностей від однієї МВО до іншої обов’язково проводять інвентаризацію на день приймання-передачі справ
Насамперед таку вимогу передбачено п. 7 Положення № 879**. Також про порядок оформлення МВО йшлося у листі Мінсоцполітики «Щодо приймання-передачі матеріальних цінностей та справ» від 24.07.2013 № 8117/0/14-13/06 (ср. USER_SHOW_ID).
Отже, якщо ви призначаєте нову МВО, до такої справи слід підійти відповідально та оформити всі необхідні документи.
** Положення про інвентаризацію активів і зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.
Бюджетна бухгалтерія, серпень, 2022/№ 32
