Облік роботи автомобіля та списання палива: яким має бути первинний документ

Дійсно, на теперішній час ані документа, який є підставою для обліку транспортної роботи та списання витраченого пального, ані порядку використання легкових автомобілів установ та організацій, які повністю утримуються за рахунок державного чи місцевих бюджетів, на законодавчому рівні не розроблено. Отже, ваше запитання не викликає здивування.

Для відповіді на нього перш за все слід звернутися до вимог Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

У ст. 9 цього Закону зазначено, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які містять відомості про господарські операції.

При цьому відповідно до п. 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88, документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити первинних документів.

Зокрема, первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву установи, від імені якої складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильністьїї оформлення;

• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі. При цьому документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухобліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Таким чином, установа може самостійно розробити первинний документ для обліку транспортної роботи автомобіля і списання витраченого пального з урахуванням наведених вище обов’язкових реквізитів та обов’язково затвердити його форму наказом керівника установи (як додаток до наказу про організацію бухобліку в установі).

Під час розробки та оформлення документів слід враховувати вимоги ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Так, склад реквізитів бухгалтерської первинки визначає, звісно, не цей ДСТУ, а Закон про бухоблік. Але в якому форматі проставляти, наприклад, такі реквізити, як «дата» і «підпис» документа, — в Законі про бухоблік ані слова. Тому слід орієнтуватися на загальноприйняті правила, прописані у зазначеному ДСТУ.

В той же час прийміть до уваги, що неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції. Але є певні умови: такі недоліки не повинні перешкоджати можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву установи, від імені якої складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.

Заради справедливості варто відзначити, що на теперішній час велика кількість установ продовжують використовувати для обліку транспортної роботи автомобіля і списання витраченого пального подорожній лист службового легкового автомобіля типової форми № 3. Форма та порядок його застосування були затверджені наказом Держкомстату від 17.02.98 р. № 74, що втратив чинність у квітні 2013 року.

Але форма цого подорожнього листа ще за часів свого законного існування не могла забезпечити відображення необхідної інформації, яка була передбачена вимогами постанови КМУ «Про впорядкування використання легкових автомобілів бюджетними установами та організаціями» від 04.06.2003 № 848.

Так, п. 1 цієї постанови передбачено, що легкові автомобілі використовуються тільки для поїздок, пов’язаних із службовою діяльністю посадових осіб. Після кожної поїздки посадова особа, в розпорядження якої надано автомобіль, в подорожньому листі водія підтверджує особистим підписом час закінчення обслуговування.

Проте подорожній лист службового легкового автомобіля типової форми № 3 не містив необхідні графи для засвідчення підписом посадової особи після кожної поїздки часу закінчення обслуговування.

З метою дотримання вимог п. 1 постанови № 848 установи або додавали до подорожнього листа окремий лист, який мав графи для відображення маршруту поїздок, часу закінчення обслуговування та підпису посадової особи, в розпорядження якої було надано автомобіль, або ж цю інформацію відображали на зворотній стороні подорожнього листа у рядку «Особливі відмітки».

Крім того, подорожній лист службового легкового автомобіля типової форми № 3 передбачав облік лише одного виду палива, що є незручним у випадку наявності автотранспортних засобів, які мають газове обладнання. Оскільки в цьому випадку після відображення витрат газу виходячи з пройденого кілометражу ніде буде відображати витрати бензину на завод двигуна та можливі витрати бензину для поїздки на газову заправку.

Погодьтеся, складати для відображення різних видів пального окремі подорожні листи (первинні документи) по перше, — не зручно, а по друге, — може призвести до плутанини.

З урахуванням вищезазначеного стає очевидним необхідність розробки установою такої форми подорожнього листа службового легкового автомобіля (первинного документа), яка буде насамперед зручною у використанні та відповідатиме вимогам чинного законодавства.

Далі наведемо приклад форми подорожнього листа службового легкового автомобіля, яка враховує вимоги чинного законодавства. Цю форму ви можете використати під час розробки своєї форми.