Отримали доступ до електронних видань: як показати в обліку?
У цій ситуації установа фактично отримує можливість переглядати інформацію, розміщену на певному інформаційному ресурсі (сайт, портал, сервіс). Підставою для надання такого доступу установі є укладений договір. А ось одним з пунктів такого договору є період надання доступу до відповідного інформаційного ресурсу. В результаті установа отримує можливість користуватися інформацією, розміщеною на такому ресурсі. У випадку читача — це доступ до електронних версій видань (журналів).
Порядок відображення в бухобліку послуг доступу до інформаційних ресурсів залежить від того, в якому періоді установою буде здійснено оплату за відкриття доступу до того чи іншого інформаційного ресурсу. Також вирішення цього питання залежить від того, які умови надання послуг передбачено в договорі.
Розглянемо варіанти обліку таких операцій у таблиці нижче та пояснимо застосування кожного з них.
Варіанти обліку доступу до інформаційних ресурсів
| Варіант обліку |
Особливості застосування |
| Витрати майбутніх періодів |
Передплата доступу до інформаційного ресурсу (у т. ч. на електронні видання) оформлена у поточному році на наступний рік. Наприклад, у листопаді чи грудні 2023 року установа оформлює передплату на будь-який період 2024 року. При цьому послуги оплачено у поточному році, а документи, які підтверджують факт надання послуг з доступу до інформаційного ресурсу, установа отримає вже наступного року. У такому разі вартість таких послуг у 2023 році відносимо до складу витрат майбутніх періодів (Дт 2911).У 2024 році рівномірно розподіляємо та включаємо ці витрати до складу витрат відповідного звітного періоду. Щоразу робимо запис: Дт 8013 — Кт 2911. Установа самостійно визначає періодичність списання витрат майбутніх періодів. Головне правило — робимо це поступово та на підставі підтвердних документів щодо отримання послуги. Вартість передплати таких послуг, віднесену до витрат майбутніх періодів, відображаємо у фінансовій та бюджетній звітності таким чином: — сальдо субрахунку 2911 — ряд. 1200 Балансу (форма № 1-дс); — дебіторська заборгованість — ряд. 110 (140) Звіту про заборгованість за бюджетними коштами (форма № 7д, № 7м) |
| Витрати звітного періоду |
Передплата доступу до інформаційного ресурсу (у т. ч. на електронні видання) оформлена у поточному році на наступний рік. При цьому послуги оплачено у поточному році та одночасно отримано документи, які підтверджують факт надання послуг з доступу до такого інформаційного ресурсу. Вартість послуг списуємо на витрати звітного періоду записом: Дт 8013 — Кт 2113. |
| Передплату доступу до інформаційного ресурсу (у т. ч. на електронні видання) оформлено у січні або лютому 2024 року на будь-який період 2024 року (місяць, квартал, півріччя, рік). Вартість послуг списуємо на витрати звітного періоду записом: Дт 8013 — Кт 2113 |
Зверніть увагу: одночасно під час здійснення передплати установа має зараховувати право на використання програмного продукту (доступ до інформаційного ресурсу) на позабалансовий субрахунок 013 «Орендовані нематеріальні активи розпорядників бюджетних коштів». Це прямо передбачено п. 16 розд. ІІ Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку нематеріальних активів суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11 (ср. USER_SHOW_ID).
Розглянемо варіанти бухобліку доступу до інформаційних ресурсів (у т. ч. до електронних видань) на конкретних прикладах.
Приклад 1. Бюджетна установа у грудні 2023 року оплатила послуги з доступу до інформаційного ресурсу (електронний кабінет періодичних видань) на І півріччя 2024 року. Вартість передплати за місяць — 500 грн. Передплату за користування доступом перераховано в сумі 3000 грн у грудні 2023 року. Згідно з умовами договору установа один раз на квартал отримує Акт приймання-передачі наданих послуг. Цей документ підтверджує факт надання таких послуг бюджетній установі.
| № з/п |
Зміст господарської операції |
Кореспонденція субрахунків |
Сума, грн |
№ м/о |
|
| дебет |
кредит |
||||
| 2023 рік |
|||||
| 1 |
Здійснено передплату за послуги з доступ до інформаційного ресурсу на І півріччя 2024 року |
2113 |
2313 |
3000 |
2, 4 |
| 2 |
Витрати на передплату, здійснені у 2023 році, віднесено до витрат майбутніх періодів |
2911 |
2113 |
3000 |
4 |
| 3 |
Відображено отримання права на використання програмного продукту у позабалансовому обліку |
013 |
— |
3000 |
16 |
| 2024 рік |
|||||
| 1 |
Списано на витрати І кварталу витрати, раніше враховані у складі витрат майбутніх періодів (500 грн х 3 міс.) |
8013 |
2911 |
1500 |
17 |
| 2 |
Закриття рахунків витрат в кінці І кварталу 2024 року |
5511 |
8013 |
1500 |
17 |
Приклад 2. Бюджетна установа у грудні 2023 року оплатила послуги з доступу до інформаційного ресурсу (електронний кабінет періодичних видань) на І півріччя 2024 року. Вартість передплати за місяць — 500 грн. Передплату в сумі 3000 грн перераховано у грудні 2023 року. Згідно з умовами договору установа отримала та підписала Акт приймання-передачі наданих послуг у грудні 2023 року. Цей документ підтверджує факт надання послуг (відкриття доступу до інформаційного ресурсу) бюджетній установі.
| № з/п |
Зміст господарської операції |
Кореспонденція субрахунків |
Сума, грн |
№ м/о |
|
| дебет |
кредит |
||||
| 2023 рік |
|||||
| 1 |
Здійснено передплату за послуги з доступу до інформаційного ресурсу на І півріччя 2024 року |
2113 |
2313 |
3000 |
2, 4 |
| 2 |
Витрати на передплату, здійснені у 2023 році, віднесено до витрат звітного періоду |
8013 |
2113 |
3000 |
4 |
| 3 |
Закриття рахунків витрат у кінці IV кварталу 2023 року |
5511 |
8013 |
3000 |
17 |
| 4 |
Відображено отримання прав на використання програмного продукту у позабалансовому обліку |
013 |
— |
3000 |
16 |
Приклад 3. Бюджетна установа у січні 2024 року оплатила послуги з доступу до інформаційного ресурсу (електронний кабінет періодичних видань) на січень, лютий та березень 2024 року. Вартість передплати за місяць — 500 грн. Кошти в сумі 1500 грн перераховано у січні 2024 року.
Також договором передбачено надання установі один раз на місяць Акта приймання-передачі наданих послуг. Цей документ підтверджує факт надання таких послуг бюджетній установі.
| № з/п |
Зміст господарської операції |
Кореспонденція субрахунків |
Сума, грн |
№ м/о |
|
| дебет |
кредит |
||||
| 2024 рік |
|||||
| 1 |
Здійснено передплату періодичних видань на січень, лютий та березень 2024 року |
2113 |
2313 |
1500 |
2, 4 |
| 2 |
Віднесено вартість передплати на витрати в кінці звітного кварталу |
8013 |
2113 |
1500 |
4 |
| 3 |
Закриття рахунків витрат у кінці І кварталу 2024 року |
5511 |
8013 |
1500 |
17 |
| 4 |
Відображено отримання права на використання програмного продукту у позабалансовому обліку |
013 |
— |
1500 |
16 |
Важливі нюанси
Установа, яка має намір укласти договір про надання послуг з доступу до електронного кабінету передплатника, повинна пам’ятати:
1) договір про надання послуг з доступу до інформаційного ресурсу (електронний кабінет періодичних видань) належить до сфери інформатизації.
Це означає, що у разі укладання такого договору установа обов’язково має повідомити про це Мінцифри. Як це зробити та коли? Відповіді на ці запитання ви знайдете в нашому матеріалі «Доступ до електронного кабінету передплатника: чи повідомляти Мінцифри?» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2023, № 42);
2) під час реєстрації зобов’язань та оплати за таким договором до Казначейства слід надати доказ відправлення відповідного Повідомлення до Мінцифри (наприклад, скриншот частини таблиці із зазначенням порядкового номера свого Повідомлення в таблиці).
Висновки
- Якщо передплата доступу до інформаційного ресурсу (у т. ч. електронні видання) оформлена у поточному році на наступний рік, вартість таких послуг відносимо до витрат майбутніх періодів (Дт 2911).
- Якщо передплату доступу до інформаційного ресурсу (у т. ч. електронні видання) оформлено у січні поточного року на будь-який період поточного року (місяць, квартал, півріччя, рік), вартість послуг списуємо на витрати звітного періоду (Дт 8013).
Бюджетна бухгалтерія, січень, 2024/№ 2
у Facebook
у Viber
у Telegram
