Отримано однотипні об'єкти: скільки актів складати та як вести облік?

Установам частенько доводиться придбавати об’єкти одного найменування та однакової вартості. Здавалося б, ситуація цілком рутинна. Але чомусь раз-по-раз у бухгалтера виникають сумніви, скільки папірців потрібно складати на такі однотипні об’єкти та як узагалі вести їх облік. Тому розкладемо все по полицях.

Насамперед розберемось із документальним оформленням. А конкретно, поговоримо, про Акт введення в експлуатацію ОЗ, типову форму якого затверджено наказом № 818*. Саме цей документ складають при введенні в експлуатацію як ОЗ, так й ІНМА.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 № 818.

Скільки Актів складати?

Кількість таких документів залежить від того, які за призначенням та вартістю активи надійшли до установи.

Одна справа, якщо такі активи мають однакові призначення, технічні характеристики та вартість. Так, під час введення в експлуатацію таких об’єктів (у нашому випадку — стільці) їх відображають в одному Акті введення в експлуатацію ОЗ.

У такому разі інформацію про ІНМА (стільці) записуємо одним рядком. При цьому зазначаємо їх назву, первісну вартість, коротку характеристику (опис) та інші дані. Та головне — за таких умов комісія має зазначити в Акті кількість стільців та їх загальну вартість.

Інша справа, якщо установа придбала стільці, схожі за характеристикою, але різної вартості. За таких умов інформацію про ці об’єкти слід зазначити в Акті окремими рядками. Тобто в кожному рядку зазначаємо назву такого об’єкта (стільця), його характеристику, первісну вартість тощо.

У будь-якому разі комісія установи складає Акт в одному примірнику. І його обов’язково затверджує керівник установи.

Скільки номенклатурних номерів присвоювати?

При введенні в експлуатацію об’єктів, які мають одне і те саме призначення, однакові технічні характеристики та вартість, вочевидь, маємо справу з однотипними об’єктами. За таких умов усім придбаним стільцям присвоюємо єдиний номенклатурний номер.

При цьому перші чотири знаки номенклатурного номера означають номер субрахунку (1113), п’ятий — підгрупу (наприклад, 8), всі інші знаки — порядковий номер предмета в підгрупі. Наприклад, у нашій ситуації на стільці може бути встановлено номенклатурний номер — 111380012. Його зазначаємо на всіх стільцях.

Пам’ятайте: номенклатурний номер, присвоєний певному об’єкту ІНМА (групі об’єктів), зберігається (тобто не змінюється) за ним (ними) на весь період експлуатації в установі.

Як вести груповий облік?

Для подальшого аналітичного обліку придбані стільці слід розглядати як групу однотипних об’єктів. Це допоможе в подальшому правильно організувати контроль за їх переміщенням та вибуттям.

З огляду на це, діємо так:

1) на групу однорідних об’єктів ІНМА відкриваємо загальну Інвентарну картку групового обліку ОЗ. Типову форму останньої затверджено наказом № 818 (ср. USER_SHOW_ID). Інформацію про такі об’єкти відображаємо за номенклатурним номером із зазначенням їх кількості та загальної вартості;

2) амортизацію нараховуємо в розмірі 50 % на первісну вартість усієї групи об’єктів, а не на кожен стілець окремо;

3) для оформлення вибуття групи однорідних об’єктів ІНМА застосовуємо Акт списання групи ОЗ. Типову форму цього Акта також затверджено наказом № 818.