Передплата-2022: оформлюємо та обліковуємо

Отримуємо дозвіл

У цьому році для здійснення попередньої оплати при закупівлі періодичних видань немає жодних законодавчих перешкод. Принаймні, до закінчення карантину (п. 15¹ постанови № 641¹). А тому ви можете оформити році передплату на вітчизняні друковані видання та послуги з їх доставки на 2022 рік з урахуванням вимог, визначених постановою № 1070². Про які вимоги йдеться?

¹ Постанова КМУ «Про встановлення карантину та запровадження посилених протиепідемічних заходів на території із значним поширенням гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2» від 22.07.2020 № 641.

² Постанова КМУ «Деякі питання здійснення розпорядниками (одержувачами) бюджетних коштів попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» від 04.12.2019 № 1070.

По-перше, це наявність положення про попередню оплату, затвердженого головним розпорядником. На обов’язковій наявності такого документа наголошувало Казначейство у листі від 21.05.2020 № 16-06-06/8833. Зокрема, у такому документі має бути зазначено конкретні строки та розмір попередньої оплати. Його копію розпорядники бюджетних коштів повинні надавати до органу Казначейства разом із переліком підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов’язань.

За відсутності положення про попередню оплату, затвердженого відповідним головним розпорядником, доведеться отримувати дозвіл на здійснення кожної такої операції.

Ця вимога також стосується й передоплати періодичних видань.

По-друге, попередню оплату при закупівлі періодичних видань дозволено здійснювати на строк не більше 12 місяців. Звісно, ви можете передплатити періодику й на менший період (місяць, квартал, півріччя).

Плануємо видатки

Для оформлення передплати на періодичні видання на наступний рік установа повинна мати в кошторисі відповідні бюджетні асигнування. Але, щоб запланувати видатки на такі потреби за «правильним» КЕКВ, необхідно знати, з якою метою установа придбаває періодичну літературу: для отримання оперативної професійної інформації або для поповнення бібліотечних фондів. Які КЕКВ слід застосовувати для планування та здійснення видатків на передплату періодики, читайте у статті «КЕКВ та КПКВК: відповіді на цікаві запитання » цього номеру.

Оформлюємо документи

При реєстрації укладеного договору в органі Казначейства головна проблема, яка може виникнути у розпорядників, — це відсутність на момент укладання такого договору відповідних бюджетних призначень у кошторисі на 2022 рік.

Як наслідок — отримання відмови органу Казначейства при реєстрації бюджетних зобов’язань за таким договором. Підстава — норма п. 2.10 Порядку № 309³.

³ Порядок реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309.

Аби уникнути такої ситуації, слід переглянути умови укладеного договору зі своїм контрагентом. Зокрема, у договорі має бути прописано, що виникнення договірних зобов’язань залежить від реального фінансування та постачання товару у наступному році. Причому таку умову договору слід неодмінно погодити зі своїм головним розпорядником (див. лист Держказначейської служби від 24.11.2020 № 16-10/21169).

Пам’ятка замовникам

При оформленні документів на попередню оплату за періодичні видання варто врахувати вимоги закупівельного законодавства.

Основні правила такі:

• визначайте предмет закупівлі за ДК 021:2015⁴. Зокрема, підійде код 22200000-2 — Газети, періодичні спеціалізовані та інші періодичні видання і журнали;

⁴ Національний класифікатор «Єдиний закупівельний словник ДК 021:2015», затверджений наказом Мінекономрозвитку від 23.12.2015 № 1749.

• додайте таку закупівлю до річного плану та оприлюдніть його через електронну систему Prozorro. Строк — 5 робочих днів з дня затвердження річного плану;

• залежно від очікуваної вартості предмету закупівлі укладайте прямий договір (вартість — до 50 тис. грн) або застосовуйте спрощену закупівлю (вартість — від 50 тис. грн до 200 тис. грн);

• у разі укладення прямого договору не забудьте оприлюднити звіт про його укладення. Строк оприлюднення звіту — 3 робочих дні з дня укладання прямого договору. А ось сам укладений договір оприлюднювати не обов’язково.

Відображаємо в обліку

Існує кілька варіантів відображення операцій з передплати періодичних видань в бухгалтерському обліку.

Розглянемо їх в таблиці та пояснимо застосування кожного з них.

Варіанти обліку періодичних видань

Розглянемо всі варіанти бухобліку періодичних видань на конкретних прикладах.