Первинний документ: що це таке, які вимоги до нього висуває законодавство та коли без нього не обійтися

Що таке первинний документ

Визначення первинного документа наведено у ст. 1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

Первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію.

Водночас сам по собі документ ще не є підставою для бухгалтерського обліку. Важливо, щоб він підтверджував реальне здійснення господарської операції.

Саме тому ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік встановлює: «підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи». Для контролю та впорядкування оброблення даних можуть складатися також зведені облікові документи.

Таким чином, будь-який запис у бухгалтерському обліку повинен спиратися на належним чином оформлений первинний документ.

Що таке господарська операція

Не менш важливим є розуміння самого поняття господарської операції.

Господарська операція — це дія або подія, яка викликає зміни у структурі активів та зобов'язань, власному капіталі підприємства (ст. 1 Закону про бухоблік).

Саме факт здійснення такої операції і повинен підтверджувати первинний документ.

Отже, якщо документ не підтверджує фактичного руху активів, виконання робіт, надання послуг або інших змін у майновому стані установи, він не може вважатися належною підставою для бухгалтерського обліку.

Які документи можуть бути первинними

Законодавство не встановлює вичерпного переліку первинних документів.

Найчастіше такими документами є:

• акти приймання-передачі;
• акти виконаних робіт;
• акти наданих послуг;
• накладні;
• товарно-транспортні накладні;
• касові документи;
• платіжні інструкції;
• прибуткові та видаткові ордери;
• авансові звіти;
• акти списання;
• інвентаризаційні описи;
• бухгалтерські довідки (для окремих внутрішніх операцій);
• інші документи, що підтверджують здійснення господарської операції.

Форми таких документів можуть бути:

• типовими (наприклад, типові форми з обліку та списання запасів бюджетних установ затверджено наказом Мінфіну від 13.12.2022 № 431, типові форми з обліку та списання основних засобів бюджетних установ затверджено наказом Мінфіну від 13.09.2016 № 818, типові форми для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації затверджено наказом Мінфіну від 17.06.2015 № 572);
• спеціалізованими;
• самостійно розробленими установою.

Головна умова — вони повинні відповідати вимогам Закону про бухоблік та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.

Чи можна використовувати власні форми документів

Так.

Пункт 2.6 Положення № 88 дозволяє юридичним особам самостійно розробляти форми первинних документів, якщо для відповідної операції законодавством не встановлено обов'язкової типової форми.

При цьому власнорозроблений документ обов'язково повинен містити всі обов’язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону про бухоблік.

Обов'язкові реквізити первинного документа

Частина 2 ст. 9 Закону про бухоблік встановлює вичерпний перелік обов'язкових реквізитів.

Зокрема, первинний документ повинен містити:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву суб'єкта, від імені якого складено документ;
• зміст господарської операції;
• обсяг господарської операції;
• одиницю виміру господарської операції;
• посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення (крім документів, вимоги до яких встановлює НБУ);
• особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Паперові чи електронні документи?

Законодавство вже давно прирівнює електронні документи до паперових.

Первинні документи можуть складатися:

• у паперовій формі;
• в електронній формі.

Електронний документ використовується у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Якщо документ створюється автоматично інформаційною системою, він застосовується у бухгалтерському обліку лише після накладення кваліфікованого електронного підпису або електронної печатки відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Чи будь-яка помилка робить документ недійсним?

Ні.

Законодавство давно відійшло від надто формального підходу.

Частина 2 ст. 9 Закону про бухоблік прямо передбачає, що неістотні недоліки у первинному документі не є підставою для невизнання господарської операції.

Це можливо за умови, що документ дозволяє встановити:

• особу, яка брала участь у здійсненні операції;
• дату складання документа;
• суб'єкта, від імені якого його складено;
• зміст та обсяг господарської операції.

Тобто визначальним є можливість ідентифікувати саму господарську операцію, а не абсолютна бездоганність оформлення документа.

Коли господарську операцію потрібно відображати в обліку

Ще одна важлива норма міститься у ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік.

Зокрема, господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були фактично здійснені.

Отже, дата отримання документа бухгалтерією або дата його підписання не змінює періоду відображення господарської операції, якщо відомо, коли вона фактично відбулася.

Читайте також: 95% бухгалтерів відповіли однаково. Чому практика бюджетного обліку почала суперечити національним стандартам?

Важливі зміни 2026 року

Законом України від 24.02.2026 № 4791-IX внесено зміни до ст. 9 Закону про бухоблік, які набрали чинності з 1 квітня 2026 року.

Відтепер для документів, що підтверджують:

• надання послуг;
• виконання робіт;
• найм (оренду),

відсутність підпису замовника або орендаря не є порушенням, якщо одночасно виконуються такі умови:

• порядок документування прямо передбачений письмовим договором;
• господарська операція відображена у бухгалтерському обліку у періоді її здійснення.

Але для бюджетної сфери діє виняток. Нова норма не застосовується, якщо:

• оплата здійснюється за рахунок публічних коштів;
• йдеться про оренду державного або комунального майна;
• виконуються договори будівельного підряду;
• здійснюються проектно-вишукувальні роботи;
• оформлюються операції щодо пожертви, благодійної чи гуманітарної допомоги.

Отже, для бюджетних установ порядок документального оформлення господарських операцій фактично залишився незмінним.

Отже, пам’ятайте про головне:

• первинний документ є єдиною законною підставою для відображення господарської операції у бухгалтерському обліку;
• документ повинен підтверджувати реальне здійснення господарської операції, а не лише факт його складання;
• первинні документи можуть бути як паперовими, так і електронними;
• установа має право застосовувати власнорозроблені форми документів за умови наявності всіх обов'язкових реквізитів;
• неістотні помилки не позбавляють документ статусу первинного, якщо господарську операцію можна ідентифікувати;
• з 1 квітня 2026 року спрощено оформлення окремих документів щодо послуг та оренди, однак ці зміни не поширюються на операції, що фінансуються за рахунок публічних коштів, тому бюджетні установи й надалі повинні оформлювати первинні документи у загальному порядку.