- Що таке первинний документ
- Що таке господарська операція
- Які документи можуть бути первинними
- Чи можна використовувати власні форми документів
- Обов'язкові реквізити первинного документа
- Паперові чи електронні документи?
- Чи будь-яка помилка робить документ недійсним?
- Коли господарську операцію потрібно відображати в обліку
- Важливі зміни 2026 року
Що таке первинний документ
Визначення первинного документа наведено у ст. 1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.
Первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію.
Водночас сам по собі документ ще не є підставою для бухгалтерського обліку. Важливо, щоб він підтверджував реальне здійснення господарської операції.
Саме тому ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік встановлює: «підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи». Для контролю та впорядкування оброблення даних можуть складатися також зведені облікові документи.
Таким чином, будь-який запис у бухгалтерському обліку повинен спиратися на належним чином оформлений первинний документ.
Що таке господарська операція
Не менш важливим є розуміння самого поняття господарської операції.
Господарська операція — це дія або подія, яка викликає зміни у структурі активів та зобов'язань, власному капіталі підприємства (ст. 1 Закону про бухоблік).
Саме факт здійснення такої операції і повинен підтверджувати первинний документ.
Отже, якщо документ не підтверджує фактичного руху активів, виконання робіт, надання послуг або інших змін у майновому стані установи, він не може вважатися належною підставою для бухгалтерського обліку.
Які документи можуть бути первинними
Законодавство не встановлює вичерпного переліку первинних документів.
Найчастіше такими документами є:
- акти приймання-передачі;
- акти виконаних робіт;
- акти наданих послуг;
- накладні;
- товарно-транспортні накладні;
- касові документи;
- платіжні інструкції;
- прибуткові та видаткові ордери;
- авансові звіти;
- акти списання;
- інвентаризаційні описи;
- бухгалтерські довідки (для окремих внутрішніх операцій);
- інші документи, що підтверджують здійснення господарської операції.
Форми таких документів можуть бути:
- типовими (наприклад, типові форми з обліку та списання запасів бюджетних установ затверджено наказом Мінфіну від 13.12.2022 № 431, типові форми з обліку та списання основних засобів бюджетних установ затверджено наказом Мінфіну від 13.09.2016 № 818, типові форми для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації затверджено наказом Мінфіну від 17.06.2015 № 572);
- спеціалізованими;
- самостійно розробленими установою.
Головна умова — вони повинні відповідати вимогам Закону про бухоблік та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.
Чи можна використовувати власні форми документів
Так.
Пункт 2.6 Положення № 88 дозволяє юридичним особам самостійно розробляти форми первинних документів, якщо для відповідної операції законодавством не встановлено обов'язкової типової форми.
При цьому власнорозроблений документ обов'язково повинен містити всі обов’язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону про бухоблік.
Обов'язкові реквізити первинного документа
Частина 2 ст. 9 Закону про бухоблік встановлює вичерпний перелік обов'язкових реквізитів.
Зокрема, первинний документ повинен містити:
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву суб'єкта, від імені якого складено документ;
- зміст господарської операції;
- обсяг господарської операції;
- одиницю виміру господарської операції;
- посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення (крім документів, вимоги до яких встановлює НБУ);
- особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Паперові чи електронні документи?
Законодавство вже давно прирівнює електронні документи до паперових.
Первинні документи можуть складатися:
- у паперовій формі;
- в електронній формі.
Електронний документ використовується у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Якщо документ створюється автоматично інформаційною системою, він застосовується у бухгалтерському обліку лише після накладення кваліфікованого електронного підпису або електронної печатки відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Чи будь-яка помилка робить документ недійсним?
Ні.
Законодавство давно відійшло від надто формального підходу.
Частина 2 ст. 9 Закону про бухоблік прямо передбачає, що неістотні недоліки у первинному документі не є підставою для невизнання господарської операції.
Це можливо за умови, що документ дозволяє встановити:
- особу, яка брала участь у здійсненні операції;
- дату складання документа;
- суб'єкта, від імені якого його складено;
- зміст та обсяг господарської операції.
Тобто визначальним є можливість ідентифікувати саму господарську операцію, а не абсолютна бездоганність оформлення документа.
Коли господарську операцію потрібно відображати в обліку
Ще одна важлива норма міститься у ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік.
Зокрема, господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були фактично здійснені.
Отже, дата отримання документа бухгалтерією або дата його підписання не змінює періоду відображення господарської операції, якщо відомо, коли вона фактично відбулася.
Читайте також: 95% бухгалтерів відповіли однаково. Чому практика бюджетного обліку почала суперечити національним стандартам?
Важливі зміни 2026 року
Законом України від 24.02.2026 № 4791-IX внесено зміни до ст. 9 Закону про бухоблік, які набрали чинності з 1 квітня 2026 року.
Відтепер для документів, що підтверджують:
- надання послуг;
- виконання робіт;
- найм (оренду),
відсутність підпису замовника або орендаря не є порушенням, якщо одночасно виконуються такі умови:
- порядок документування прямо передбачений письмовим договором;
- господарська операція відображена у бухгалтерському обліку у періоді її здійснення.
Але для бюджетної сфери діє виняток. Нова норма не застосовується, якщо:
- оплата здійснюється за рахунок публічних коштів;
- йдеться про оренду державного або комунального майна;
- виконуються договори будівельного підряду;
- здійснюються проектно-вишукувальні роботи;
- оформлюються операції щодо пожертви, благодійної чи гуманітарної допомоги.
Отже, для бюджетних установ порядок документального оформлення господарських операцій фактично залишився незмінним.
Отже, пам’ятайте про головне:
- первинний документ є єдиною законною підставою для відображення господарської операції у бухгалтерському обліку;
- документ повинен підтверджувати реальне здійснення господарської операції, а не лише факт його складання;
- первинні документи можуть бути як паперовими, так і електронними;
- установа має право застосовувати власнорозроблені форми документів за умови наявності всіх обов'язкових реквізитів;
- неістотні помилки не позбавляють документ статусу первинного, якщо господарську операцію можна ідентифікувати;
- з 1 квітня 2026 року спрощено оформлення окремих документів щодо послуг та оренди, однак ці зміни не поширюються на операції, що фінансуються за рахунок публічних коштів, тому бюджетні установи й надалі повинні оформлювати первинні документи у загальному порядку.