Плануємо дрібний ремонт: чи потрібен дефектний акт?
Коли та як складати?
Одразу зазначимо: якщо установа планує ремонт будь-якого майна (будівлі, транспортного засобу чи обладнання), то без дефектного акта не обійтися. При цьому на цей момент не впливає ані вид ремонту (поточний чи капітальній), ані вартість запланованих робіт.
Власне, з якою метою складають такий документ та яку інформацію в ньому варто зазначити, ми і з’ясуємо. Та, безперечно, пояснимо призначення цього документа.
Чинні нормативно-правові акти не містять вичерпного переліку випадків, коли виникає необхідність у складанні дефектного акта. Узагалі, такий акт оформлюють як у разі виявлення пошкоджень і руйнування нерухомого майна, дефектів обладнання, так і в процесі проведення поточного огляду та техобслуговування відповідних об’єктів. Саме в цьому документі зазначають усі несправності та проблеми, що заважають нормальному функціонуванню об’єкта, який потребує ремонту, а також майбутні обсяги виконуваних робіт.
Тож складають дефектний акт за результатами технічного обстеження. Цим питанням може займатися комісія, спеціально створена за наказом керівника установи для розгляду кожного конкретного випадку. Хоча здебільшого це завдання доручають постійно діючій комісії зі списання матеріальних цінностей.
Але в будь-якому разі до такої комісії бажано включити фахівців, компетентних у цьому питанні, як-то: інженер, працівник з ремонту будівель, споруд, слюсар-сантехнік, завгосп.
Та як бути, якщо бюджетна установа не має власних фахівців? У такому разі для проведення обстеження можна залучати відповідальних виконавців окремих видів робіт (послуг). При цьому за результатами проведеного огляду установа матиме висновок (експертизу) щодо стану об’єкта.
Але пам’ятайте: остаточне рішення щодо характеру та обсягу запланованих робіт прийме керівник установи, який засвідчує дефектний акт своїм підписом. Також акт підписують усі члени комісії, присутні під час обстеження.
Наразі існує універсальна форма дефектного акта. Форму останнього наведено в додатку 29 до Настанови*. Водночас вам ніщо не заважає взяти цю форму за основу, доповнивши її на свій розсуд необхідними реквізитами. За таких умов форму цього документа доцільно затвердити та навести у своєму розпорядчому документі про організацію бухобліку установи.
* КНУ «Настанова з визначення вартості будівництва», затверджені наказом Мінрегіону від 01.11.2021 № 281.
Навіщо складати?
Головне призначення дефектного акта полягає в тому, що цей документ є підставою для складання кошторису на виконання ремонтних робіт.
Оформлений дефектний акт є частиною вихідних даних для майбутнього проєктування. Також його використовують для прийняття подальших управлінських рішень та оформлення необхідних документів, розрахунків тощо, у т. ч. пов’язаних із забезпеченням бюджетного процесу (планування видатків за відповідними КЕКВ, укладання договорів тощо).
Після цього установа має змогу скласти кошторис на виконання робіт з поточного ремонту. При цьому вартість поточного ремонту визначають на підставі обґрунтованих трудових і матеріально-технічних витрат, обчислених за поточним рівнем цін. Разом із тим для визначення вартості таких робіт установа може скористатися положеннями Настанови (у разі прийняття такого рішення).
Майте на увазі: дефектний акт складають окремо для кожного об’єкта, що потребує ремонту, — чи то будівля (споруда), чи то обладнання. Але в ньому обов’язково визначають фізичні обсяги ремонтних робіт та умови їх виконання.
Також дефектний акт слід додати до такого документа, як Акт передачі на ремонт, реконструкцію та модернізацію ОЗ. Типову форму останнього затверджено наказом № 818**. До речі, сама форма цього документа передбачає, що додатком до нього є дефектний акт.
Чи оприлюднювати в системі Prozorro?
Так, у певних випадках замовнику доведеться оприлюднити дефектний акт у системі Prozorro. Пояснимо, про які випадки йдеться та чим передбачено такі вимоги.
З одного боку, серед інформації про закупівлі, яку замовники оприлюднюють через електронні майданчики в ЕСЗ, такий документ, як дефектний акт, не згадується. Нагадаємо: повний перелік інформації про закупівлі, що підлягає обов’язковому оприлюдненню в ЕСЗ, наведено в ст. 10 Закону № 922***.
*** Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII.
Але такий підхід варто застосовувати в разі, якщо заплановано проведення поточного ремонту власними силами (господарським способом). За таких умов вартість ремонтних робіт визначають на підставі кошторису. Відповідно, далі установа самостійно придбаває витратні матеріали для виконання таких робіт.
Інша справа, якщо установа для виконання ремонтних робіт залучатиме підрядну організацію. У такому разі дефектний акт потрібен для визначення вартості ремонтних робіт при складанні ціни тендерної пропозиції (пропозиції учасника спрощеної закупівлі).
За загальним правилом ціну пропозиції учасника процедури закупівлі (договірну ціну) розраховують на підставі нормативної потреби в трудових і матеріально-технічних ресурсах, необхідних для здійснення проєктних рішень. При цьому враховують поточні ціни на такі ресурси або використовують укрупнені показники вартості робіт, обсяги та види яких передбачено затвердженою проєктною документацією.
Такі вимоги щодо формування ціни пропозиції учасника (договірної ціни) передбачено в розд. V Настанови.
Для розрахунку ціни пропозиції (договірної ціни) замовник надає підряднику такі документи:
- відомість обсягів робіт, що закуповує замовник;
- відомість ресурсів до відомості обсягів робіт, що закуповує замовник, без цін або
- затверджену проєктну документацію.
Також для розрахунку ціни пропозиції (договірної ціни) окремих видів капітальних ремонтів замовник надає дефектний акт. І хоча в п. 5.1 розд. V Настанови йдеться про формування ціни пропозиції на виконання робіт з капітального ремонту, замовники застосовують ті ж самі правила й щодо вартості робіт з поточного ремонту.
З огляду на це, у разі проведення поточного ремонту із залученням підрядної організації замовникам варто оприлюднити дефектний акт у системі Prozorro. Такий документ є складовою частиною тендерної документації замовника, і розміщують його як додаток до договору.
Чи подавати до Казначейства?
Також будьте готові до того, що дефектний акт може знадобитися органам Казначейства на етапі реєстрації бюджетних зобов’язань, бюджетних фінансових зобов’язань та проведенні платежів.
І хоча в останній редакції Методрекомендацій № 213**** про такий документ, як дефектний акт, немає жодної згадки, знаємо про непоодинокі випадки, коли казначеї все ж таки наполягають на поданні цього документа розпорядниками.
Імовірно, це зумовлено тим, що в одній із попередніх редакцій згаданих Методрекомендацій серед документів, необхідних для реєстрації бюджетних зобов’язань, фігурував і дефектний акт. З огляду на це, казначеї за старою звичкою продовжують вимагати надання дефектного акта. Тож радимо бути готовими до такої вимоги та мати такий документ напоготові.
Бюджетна бухгалтерія, липень, 2022/№ 28
