Ремонтуємо автомобіль, списуємо запчастини

Ремонт - обов’язок автовласника 

Основні засади організації та діяльності автомобільного транспорту визначено Законом № 2344. Зокрема, ст. 22 цього закону передбачено, що з метою підтримання транспортних засобів (ТЗ) та їх складових у належному стані та забезпечення встановлених виробником технічних характеристик під час використання, зберігання або утримання протягом періоду експлуатації здійснюється їх технічне обслуговування та ремонт.

Крім цього ПДР забороняється експлуатація ТЗ з технічними несправностями. Конкретний перелік несправностей, за наявності яких заборонено використовувати автомобіль, наведено в п. 31.4 ПДР.

Також ПДР передбачено, що технічний стан ТЗ та їх обладнання повинні відповідати вимогам стандартів, що стосуються безпеки дорожнього руху та охорони навколишнього середовища, а також правил технічної експлуатації, інструкцій підприємств-виробників та іншої нормативно-технічної документації (п. 31.1).

Отже, ремонт автівки слід проводити обов’язково, якщо в цьому є потреба. Адже виїжджати на дорогу з неполадками означає свідомо наражати на небезпеку не тільки себе, але й інших учасників дорожнього руху. 

Черговість придбання запчастин та проведення ремонту 

В умовах воєнного стану черговість видатків визначає Порядок № 590.

Видатки на придбання запчастин та матеріалів для ремонту, оплата послуг з техобслуговування та ремонту автотранспорта передбачено п. 19 цього Порядку як такі, що можуть бути здійснені у другу чергу за кошти як загального, так і спеціального фонду. 

Особливості обліку запчастин та ремонтів 

Під час ремонту ТЗ для заміни несправних та спрацьованих вузлів і деталей використовуються запасні частини. При цьому залежно від мети та шляхів надходження до установи запчастини обліковуються або у складі основних засобів, або у складі запасів. Так, вартість запасних частин, які надійшли у складі транспортного засобу і становлять з ним єдиний об’єкт, є складовою частиною первісної вартості відповідного об’єкта основних засобів, що обліковується на субрахунку 1015 «Транспортні засоби».

В первинних документах, якими оформлюється прийняття установою транспортних засобів, характеристики їх окремих деталей не вказуються. Дані щодо технічних характеристик та комплектації автомобіля, як правило, наводяться в технічній документації на авто.

У свою чергу запасні частини, які придбаваються установою окремо для заміни непридатних для подальшої експлуатації деталей автомобіля, обліковуються у складі запасів.

Згідно з Порядком № 1219 облік придбаних чи виготовлених запасних частин, готових деталей, вузлів, агрегатів, які використовуються для проведення ремонтів, заміни зношених частин машин (медичних, електронно-обчислювальних тощо), обладнання, тракторів, комбайнів, транспортних засобів (моторів), інструментів, а також автомобільних шин (включаючи покришки, камери й обідні стрічки тощо) у запасі та обороті ведеться на субрахунку 1515 «Запасні частини» незалежно від їх вартості.

Тобто немає значення, скільки коштує певна запчастина: 20 грн. чи 20 тис. грн. Все рівно такі матеріальні цінності слід обліковувати у складі запасів.

Також пам’ятайте: всі витрати на ремонт (у тому числі й капітальний) необоротних активів, у тому числі ТЗ, належать до витрат звітного періоду (п. 4 розд. VI Методрекомендацій). Тобто такі витрати не збільшують первісну вартість автомобіля незалежно від їх суми.

При здійсненні цих витрат їх слід відображати за дебетом субрахунку 8013 або 8113 залежно від призначення об’єкта основних засобів, який було відремонтовано.

Ще один важливий момент: відпрацьовані запчастини, які до ремонту обліковувалися у складі ТЗ на субрахунку 1015, списувати окремо не потрібно.

Врахуйте і те, що відпрацьовані вузли та деталі після їх заміни не можна викинути на смітник. Адже чимало запчастин містять в своєму складі кольорові метали і підлягають здаванню спеціалізованим підприємствам. Водночас окремі частини відпрацьованих деталей можуть бути використані для ремонту. Тому постійно діюча комісія зі списання майна повинна з’ясувати можливості їх подальшого використання та провести оцінку.

Втім, усе підряд зараховувати на баланс теж не варто. Якщо від матеріалів, отриманих в результаті ремонту, немає ніякої користі, їх неможливо ані використати, ані продати, тоді  підстав для їх оприбуткування немає. Вони не відповідають критеріям визнання активом. У цьому разі варто подбати про належну утилізацію таких матеріалів. 

Документуємо та обліковуємо 

Порядок документального оформлення та відображення на рахунках бухобліку операцій, пов’язаних з ремонтом автомобіля, залежить насамперед від способу виконання ремонтних робіт. Зокрема, можливі такі способи проведення ремонту ТЗ:

1) власними силами установи (установа придбає запасні частини і самостійно встановлює їх замість спрацьованих);

2) із залученням підрядної організації (установа придбає необхідні для ремонту запасні та комплектуючі частини, а безпосередньо ремонтні роботи з їх використанням виконує спеціалізоване підприємство);

3) підрядною організацією (вона і закуповує запасні частини, і встановлює їх на ТЗ).

Далі розглянемо кожен з вищезгаданих варіантів проведення ремонту ТЗ більш детально. 

Ремонт авто власними силами

Перший спосіб здійснення ремонту є прийнятним у випадку, коли для його виконання не потрібні спеціальні знання та навички автомеханіка, а роботи можуть бути проведені власними силами установи.

Зауважимо, що з метою підготовки ТЗ до подальшої експлуатації п. 3.5 Положенням № 102 передбачено проводити його щоденне обслуговування після роботи. Воно передбачає:

• перевірку технічного стану;
• виконання робіт щодо підтримування належного зовнішнього вигляду;
• заправлення експлуатаційними рідинами;
• усунення виявлених несправностей;
• санітарну обробку ДТЗ.

Тобто перш ніж прийняти рішення про необхідність ремонту автівки, слід провести діагностику його технічного стану. Її результати доцільно відобразити у Відомості дефектів на ремонт транспортних засобів або у будь-якому іншому документі, який установа може розробити самостійно. У цьому документі слід зазначити виявлені несправності, деталі, що підлягають заміні, необхідні для цього запчастини, види ремонтних робіт та строки їх виконання.

Зазвичай, нескладний ремонт автомобіля проводить водій установи. Необхідні для ремонту запасні та комплектуючі частини, придбані окремо від ТЗ, оприбутковують на підставі накладної продавця. Отримання таких матеріальних цінностей підтверджує своїм підписом матеріально відповідальна особа в цій накладній. Облік запчастин слід вести у розрізі найменувань та матеріально відповідальних осіб в кількісно-сумовому виразі.

Що стосується видатків на придбання запчастин до ТЗ, то їх необхідно проводити за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» (п. 16 п.п. 2.2.1 Інструкції № 333).

Після того, як запчастини придбано і оприбутковано на склад, необхідно скласти накладну (вимогу). Вона буде підставою для отримання запчастин зі складу.

Далі виконується ремонт. А після його завершення використані запчастини списують на витрати звітного періоду. Для цього оформляють Акт списання запасів. У ньому зазначають, які саме запчастини і на який автомобіль було встановлено.

Нагадуємо, що форми обліку та списання запасів затверджено наказом № 431.

Разом з тим ч. 7 ст. 22 Закону № 2344 визначено, що правила експлуатації колісних транспортних засобів, їх складових частин (пневматичних шин, акумуляторних батарей, систем живлення двигунів газовим паливом, установлених під час технічної експлуатації, тощо) затверджує центральний орган виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері транспорту.

Відтак списати такі запасні частини установа має право лише за наявності підстав, передбачених спеціальними нормативними документами:

• для автошин — Експлуатаційними нормами середнього ресурсу пневматичних шин колісних транспортних засобів і спеціальних машин, виконаних на колісних шасі, затвердженими наказом Мінтрансу від 20.05.2006 № 488;

• для акумуляторів — Експлуатаційними нормами середнього ресурсу акумуляторних свинцевих стартерних батарей колісних транспортних засобів і спеціальних машин, виконаних на колісних шасі, затвердженими наказом Мінтрансу від 20.05.2006 № 489.

Розглянемо порядок обліку операцій з ремонту автомобіля власними силами установи на умовному прикладі. 

Приклад 1. Під час діагностики техстану службового автомобіля було виявлено неполадки. Результати огляду відображено у Відомості дефектів на ремонт транспортних засобів. На її підставі керівник установи видав розпорядження щодо придбання необхідних запчастин та проведення ремонту автомобіля власними силами.

Для усунення неполадок придбано свічки запалювання (комплект) вартістю 528 грн (у т.ч. ПДВ 88 грн).

Заміну несправних деталей на нові виконав водій установи. Запчастини, використані для ремонту, списано на витрати звітного періоду на підставі Акта списання запасів. 

Ремонт авто із залученням підрядної організації (запчастини установи)

Ремонт автомобіля більш високого ступеня складності потребує звернення установи до сторонньої організації — спеціалізованого підприємства. При цьому установа може обрати один із варіантів проведення такого ремонту: або установа придбає необхідні для ремонту запасні та комплектуючі частини, а ремонтні роботи виконуються спеціалізованим підприємством або ж підрядна організація сама закуповує запасні частини і встановлює їх на транспортний засіб. Спільною вимогою до проведення ремонту обома цими способами є обов’язкове оформлення договору з виконавцем робіт. Його укладають відповідно до вимог цивільного законодавства.

Такий договір згідно зі ст. 25 Закону № 2344 повинен містити такі істотні умови:

• найменування та місце розташування сторін за цим договором;
• перелік робіт з технічного обслуговування чи ремонту та термін їх виконання;
• вартість робіт та порядок розрахунків;
• перелік складових частин (матеріалів), використаних виконавцем, а також наданих замовником виконавцю для ремонту;
• перелік документів, який надається замовнику для підтвердження виконання технічного обслуговування чи ремонту, та гарантійні зобов’язання виконавця щодо проведених робіт.

Взаємовідносини між замовником і виконавцем послуг з техобслуговування і ремонту колісних ТЗ, їх складових частин (систем), а також вимоги щодо контролю за відповідністю наданих послуг регулюють Правила № 615.

Право замовника надавати виконавцю власні складові частини (системи) ТЗ чи матеріали для виконання послуг передбачено абз. 5 п. 1 розд. Х Правил № 615.

Водночас надання замовником не оригінальних запчастин або таких, що не відповідають встановленим виробником вимогам, дозволяє виконавцю відмовити у наданні послуг (абз. 2 п. 1 розд. IX Правил № 615).

Якщо виконавець прийняв від замовника запчастини чи матеріали для ремонту автомобіля, він стає відповідальним за їх зберігання та використання за призначенням (азб. 8 п. 2 розд. IX Правил № 615).

Аби передати виконавцю запчастини для ремонту, спочатку їх необхідно купити. Придбані запчастини слід оприбуткувати на баланс установи і тільки потім передати виконавцю робіт. Однак передані запчастини не варто одразу списувати з балансу під час їх передачи виконавцю. Для контролю за ними доцільно перенести такі запчастини на окремий аналітичний рахунок в межах субрахунку 1515:

• 1515/1 «Запасні частини на складі»;
• 1515/2 «Запасні частини, передані для установлення».

Підставою для видачі зі складу запчастин та передачі їх виконавцю робіт буде накладна (вимога).

Під час передачі установою-замовником складових частин та матеріалів  складають наряд-замовлення на надання послуг з техобслуговування і ремонту колісного ТЗ (додаток 1 до Правил № 615).

Окрім того, прийняті виконавцем на відповідальне зберігання запчастини та матеріали зазначаються в Акті передавання-приймання колісного ТЗ, його складових частин (систем) для надання послуг з технічного обслуговування і ремонту (додаток 2 до Правил № 615). Його складають у двох примірниках. Кожен з них підписує власник ТЗ, а також особа, відповідальна за його прийняття до ремонту. Акт скріплюють печаткою виконавця (за наявності).

Після завершення ремонту замовник приймає ТЗ у присутності контролера якості. При цьому оформляють Акт передавання-приймання колісного ТЗ, його складових частин (систем) після ремонту і технічного обслуговування (додаток 3 до Правил № 615). Його також складають у двох примірниках.

Укомплектованість відремонтованого автомобіля має відповідати умовам договору та акта передавання-приймання.

Також після виконання робіт виконавець повинен надати замовнику гарантійний талон(додаток 5 до Правил № 615). Він складається в одному примірнику. При цьому слід врахувати, що гарантійні зобов’язання виконавця не поширюються на складові частини (системи), надані йому замовником (абз. 4 п. 2 розд. VIII Правил № 615).

Після виконання ремонту автомобіля вартість використаних запчастин, які придбала установа та передала їх виконавцю, потрібно списати. Підставою для цього буде складений Акт списання запасів.

Згідно з Інструкцією № 333 оплату послуг з поточного ремонту та технічного обслуговування ТЗ слід проводити за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» (п. 8 п.п. 2.2.4 Інструкції № 333).

Видатки на капітальний ремонт автомобілів — за КЕКВ 3132 «Капітальний ремонт інших об’єктів» (п. 2 п.п. 3.1.3.2 Інструкції № 333).

Під час самостійного придбання установою запчастин для їх передання виконавцю ремонту слід застосовувати КЕКВ 2210«Предмети, матеріали, обладнання та інвентар». 

Ремонт авто підрядною організацією (запчастини виконавця)

Якщо ви обрали третій спосіб ремонту (виконавець використовує для ремонту власні запчастини), то у такому разі вартість запасних та комплектуючих частин увійде до загальної вартості ремонту.

Щодо документального оформлення, то наряд-замовлення (додаток 1 до Правил № 615) є обов’язковим до оформлення.

Передачу авто виконавцю та приймання його після ремонту проводять на підставі актів передання-приймання (додатки 2 та 3 до Правил № 615).

Особливістю такого виду ремонту є те, що установа-замовник у своєму бухобліку рух та списання запчастин не відображає. Натомість виконавець має надати довідку-рахунок на складові частини, придбані й установлені ним під час ремонту.

Окрім того, не забувайте про те, що для бюджетних установ Мінфіном передбачено оформлення спеціальних документів.

Так, перед початком ремонту службового автомобіля слід оформити Акт передачі на ремонт, реконструкцію та модернізацію основних засобів. А після завершення ремонту потрібно скласти Акт приймання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих основних засобів. Типові форми цих актів затверджено наказом № 818. На підставі останнього акта слід зробити записи про капремонт відповідного ТЗ до Інвентарної картки обліку об’єкта основних засобів. Такий порядок документального оформлення застосовується у разі капремонту авто, незалежно від способу його виконання.

Як розрізнити капремонт від поточного? Для цього слід звернутися до Положення № 102.

Так, до капітального ремонту відповідно до п. 3.16 цього Положення належать роботи, пов’язані із заміною кузова для автобусів та легкових автомобілів, рами для вантажних автомобілів або одночасною заміною не менш трьох базових агрегатів. Тоді як ремонт, який передбачає заміну та (або) відновлення лише окремих частин ТЗ, вважається поточним (п. 1.3 Положення № 102).

Оскільки базові агрегати при визначенні виду ремонту мають важливе значення, варто знати що до них належить.

Так, згідно з додатком Г до Положення № 102 до базових агрегатів ТЗ належать:

• двигун з картером зчеплення у зборі;
• коробка передач, роздавальна коробка;
• гідромеханічна передача;
• задній міст (вісь);
• середній міст (вісь);
• передня вісь (міст);
• рульове керування;
• кабіна вантажного та кузов легкового автомобіля;
• кузов автобуса;
• рама;
• підйомне обладнання платформи автомобіля-самоскида.

Згідно з Інструкцією № 333 оплату послуг з поточного ремонту та технічного обслуговування ТЗ слід проводити за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» (п. 8 п.п. 2.2.4 Інструкції № 333). За цим же кодом слід оплачувати і запчастини, якщо вони включені до загальної вартості ремонту.

Видатки на капітальний ремонт автомобілів, а також оплату запчастин до них, якщо вони включені до кошторису на проведення капремонту та є невід’ємною частиною угоди, укладеної з надавачем послуг, — за КЕКВ 3132 «Капітальний ремонт інших об’єктів» (п. 2 п.п. 3.1.3.2 Інструкції № 333). 

Приклад 2. З огляду на відсутність належних технічних умов для ремонту службового автомобіля (заміна радіатора охолодження двигуна), було прийнято рішення звернутися на СТО. Для цього з ремонтною організацією було укладено договір і оформлено наряд-замовлення. Приймання авто на ремонт оформлено актом передавання-приймання.

Після виконання ремонту автомобіль було прийнято від виконавця згідно з актом передавання-приймання.

Варіант А. Відповідно до умов договору необхідні для ремонту запчастини були придбані установою самостійно. Їх вартість склала 1800 грн (у т. ч. ПДВ — 300 грн). Вартість послуг із заміни радіатора охолодження — 600 грн.

Варіант Б. Умовами договору передбачено, що виконавець використовує для ремонту авто власні матеріали. Загальна вартість ремонтних робіт (з урахуванням вартості запчастин) — 3000 грн.

Відпрацьований радіатор охолодження після його вилучення та заміни на новий було оприбутковано як брухт кольорових металівза вартістю, визначеною комісією в акті оцінки (алюміній 4 кг за ціною 15 грн/кг на загальну суму 60 грн).

Відповідно до умов договору купівлі-продажу ціна за 1 кг брухту становить 18 грн. Загальна вартість переданого на підставі акта приймання брухту  — 72 грн. Грошові кошти за реалізований металобрухт заготівельник перерахував на спеціальний реєстраційний рахунок установи. 

Нормативні документи

Закон № 2344 — Закон України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 № 2344-III.

ПДР — Правила дорожнього руху, затверджені постановою КМУ від 10.10.2001 № 1306.

Порядок № 590 — Порядок виконання повноважень Державною казначейською службою в особливому режимі в умовах воєнного стану, затверджений постановою КМУ від 09.06.2021 № 590.

Порядок № 1219 — Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затверджений наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219.

Положення № 102 — Положення про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту, затверджене наказом Мінтрансу від 30.03.98 № 102.

Інструкція № 333 — Інструкція щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затверджена наказом Мінфіну від 12.03.2012 № 333.

Правила № 615 — Правила надання послуг з технічного обслуговування і ремонту колісних транспортних засобів, затверджені наказом Мінінфраструктури від 28.11.2014 № 615.

Методрекомендації — Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11.

Наказ № 431 — наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання запасів суб'єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.12.2022  № 431.

Наказ № 818 — наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016  № 818.