Річна інвентаризація — 2024: організаційні моменти

1. Річна інвентаризація — процедура обов’язкова

Інвентаризація перед складанням річної фінансової звітності — обов’язкова процедура для всіх бюджетних установ. Це чорним по білому прописано як у Законі № 996*, так і в Положенні № 879**.

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

** Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

ВАЖЛИВО! Положення № 879 не звільняє від обов’язку проведення річної інвентаризації навіть установи, майно яких перебуває на тимчасово окупованій території або в районах проведення воєнних (бойових) дій

Звісно, наразі такі установи не можуть провести річну інвентаризацію на зазначених територіях. Тому для них законодавством передбачено відтермінування цієї процедури. Про ці особливості ми розповімо далі.

Головна мета річної інвентаризації — забезпечити достовірність даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Під час інвентаризації активів і зобов’язань установи мають перевірити і документально підтвердити їх наявність, стан, відповідність критеріям визнання і оцінку.

Зауважте: проведення протягом року позачергових та вибіркових інвентаризацій з будь-яких причин, передбачених п. 7 розд. І Положення № 879, не є підставою не проводити річну інвентаризацію. Тобто якщо ви вже провели інвентаризацію, наприклад, у зв’язку зі зміною матеріально відповідальної особи (далі — МВО) або через пошкодження майна установи внаслідок обстрілу, річної інвентаризації все одно не уникнути.

Звісно, річна інвентаризація — це масштабний захід. І вона має бути суцільною (п. 7 розд. І Положення № 879). Тобто перевірка повинна охопити всі активи та зобов’язання установи. Також інвентаризації підлягають об’єкти, які передано в прокат, оренду або перебувають на реконструкції, модернізації, консервації чи ремонті. Водночас необхідно перевірити і все те, що обліковуємо поза балансом (активи, отримані установою у тимчасове користування, розпорядження або зберігання тощо).

Разом з тим Положення № 879 дозволяє інвентаризувати не всі об’єкти одночасно. Для деяких об’єктів передбачено свої строки перевірки й періодичність її проведення. Далі про це детальніше.

2. Строки проведення інвентаризації

У загальному випадку річну інвентаризацію слід провести до дати балансу, тобто до 31 грудня звітного року.

Тобто головне — завершити інвентаризацію до кінця звітного року. Втім, розпочинати її до 1 жовтня також не варто. Перевірку необхідно провести протягом періоду, встановленого п. 10 Положення № 879 для різних груп активів і зобов’язань.

Залежно від виду активів і зобов’язань таку перевірку слід розпочинати не раніше ніж за три місяці до дати балансу — тобто у період із 1 жовтня по 31 грудня. А для деяких видів активів та зобов’язань передбачено більш пізні строки перевірки — не раніше 1 листопада.

Для наочності строки проведення річної інвентаризації різних видів активів та зобов’язань наведемо у таблиці нижче.

Строки проведення річної інвентаризації

Конкретні строки початку / закінчення інвентаризації, її тривалість, а також об’єкти, які підлягають інвентаризації, визначає керівник установи у своєму розпорядчому документі.

ВАЖЛИВО!

Визначені строки проведення інвентаризації не можуть перевищувати строків, установлених Положенням № 879

Також у розпорядчому документі потрібно обов’язково зазначити, станом на яку дату буде проведено перевірку фактичного стану та наявності активів і зобов’язань. Наприклад, згідно з наказом керівника інвентаризацію проводять станом на 31.10.2024. Це означає, що безпосередньо перевірка визначених об’єктів має проходити в листопаді (наприклад, з 1 по 15 листопада 2024 року).

Виняток становить інвентаризація готівки в касі установи. Готівкові кошти інвентаризують станом на дату фактичної перевірки (наприклад, 1 листопада станом на 01.11.2024).

3. «Воєнні» особливості річної інвентаризації

Установи, які перебувають на тимчасово окупованій території та в районах ведення воєнних (бойових) дій, проводять інвентаризацію тільки у разі можливості безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до активів, необхідних первинних документів і регістрів бухобліку. Пряму вказівку на це містить п. 12 Порядку № 419* та абз. 1 п. 8 розд. І Положення № 879.

* Порядок подання фінансової звітності, затверджений постановою КМУ від 28.02.2000 № 419.

УВАГА!

Перелік територій, на яких ведуться бойові дії та які перебувають в окупації, наведено у Переліку № 309*

* Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затверджений наказом Мінінтеграції від 22.12.2022 № 309.

Цей документ необхідно використовувати у редакції станом на дату ухвалення рішення про проведення щорічної інвентаризації.

Отже, якщо населений пункт, де розташована ваша бюджетна установа, потрапив до зазначеного Переліку, у такому разі необхідно:

1) провести річну інвентаризацію станом на 1-ше число місяця, наступного за місяцем усунення небезпеки та перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухобліку;

2) відобразити результати інвентаризації в бухобліку відповідного звітного періоду.

Та як зараз бути з майном, яке фактично перебуває на тимчасово окупованій території або в районах проведення воєнних (бойових) дій і до якого фактично немає доступу? Звісно, поки що перевірити такі активи установа не має змоги.

З огляду на це, таке майно слід й надалі продовжувати обліковувати у складі активів установи. Жодних підстав списувати таке майно з балансу наразі немає.

При цьому інформацію про такі активи відображаємо у річній фінзвітності за даними бухобліку. Пряму вказівку на це містить п. 12 Порядку № 419.

Нагадаємо, це стосується:

• активів, до яких неможливо забезпечити безпечний та безперешкодний доступ, та
• зобов’язань і власного капіталу, які не можуть бути документально підтверджені у зв’язку з відсутністю доступу до відповідних первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку.

Отже, допоки доступ до такого майна відсутній, продовжуйте обліковувати його на балансі та відображайте у фінзвітності без підтвердження за результатами інвентаризації.

Також пам’ятайте: інформацію про відсутність доступу до активів та первинних документів необхідно відобразити у Примітках до річної фінансової звітності (ф. № 5-дс).

4. Підготовка до річної інвентаризації

Відправною точкою у підготовці до річної інвентаризації є розпорядчий документ — наказ керівника установи про проведення інвентаризації та призначення інвентаризаційної комісії.

У цьому наказі слід зазначити:

1) мету інвентаризації — підтвердження достовірності даних бухгалтерського обліку перед складанням річної фінансової звітності;

2) конкретні строки (тривалість) проведення інвентаризації активів та зобов’язань з уточненням дати її початку та закінчення;

3) порядок та строки оформлення матеріалів інвентаризації та відображення її результатів у звітності;

4) склад інвентаризаційної комісії та перелік матеріально відповідальних осіб. Якщо склад такої комісії затверджено окремим наказом, достатньо навести посилання на відповідний розпорядчий документ.

Зразок наказу про проведення річної інвентаризації наведемо нижче.

Після того як видано наказ, необхідно підготуватися до інвентаризації. Зокрема, у процесі цієї підготовки слід:

• перевірити справність усіх ваговимірювальних приладів;
• завершити обробку всіх документів щодо руху матеріальних цінностей;
• визначити залишки активів на дату інвентаризації;
• згрупувати, розсортувати та розкласти активи у порядку, зручному для їх підрахунку.

До початку інвентаризації голова комісії має завізувати всі прибуткові та видаткові документи, що додають до реєстрів (звітів). Ці документи є підставою для визначення залишків активів на початок інвентаризації за даними обліку.

У свою чергу, МВО до початку інвентаризації повинні надати в інвентаризаційних описах розписки про те, що всі прибуткові та видаткові документи на активи здані до бухгалтерії, всі цінності, які надійшли під їх відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані.

5. Створення інвентаризаційної комісії

Один з важливих етапів підготовки до річної інвентаризації — це формування інвентаризаційної комісії. Зазвичай таку комісію в установі створюють не тільки для проведення річної інвентаризацій, а й для здійснення інших перевірок майна та його списання.

Тож якщо у вашій установі вже створено таку постійно діючу комісію, у наказі про проведення річної інвентаризації достатньо навести посилання на відповідний розпорядчий документ.

До складу інвентаризаційної комісії може бути включено (п. 1 розд. ІІ Положення № 879):

• представників апарату управління (наприклад, керівників структурних підрозділів);
• представників бухгалтерської служби установи;
• інших досвідчених працівників, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та нюанси первинного обліку (наприклад, інженерів, технологів, економістів, бухгалтерів тощо).

Таким чином, інвентаризаційну комісію формують виключно з працівників установи (працівників бухгалтерії, економістів, керівників відділів або служб тощо). У свою чергу, очолює комісію з інвентаризації керівник установи або його заступник.

До речі, кількість членів інвентаризаційної комісії залежить від обсягу майна, яке підлягає інвентаризації, та кількості МВО. Так, в установах, де через великий обсяг робіт для проведення інвентаризації однієї комісії недостатньо (наприклад, установа має кілька структурних підрозділів), доцільно створити робочі інвентаризаційні комісії.

У такому разі робочі інвентаризаційні комісії безпосередньо займаються проведенням інвентаризації на місцях зберігання цінностей та оформленням необхідних інвентаризаційних документів. Тоді як основна інвентаризаційна комісія виконує здебільшого організаційні та контролюючі функції. Також вона займається установленням причин наднормативних нестач і втрат від псування активів, а також формує пропозиції щодо їх урегулювання (п. 2.5 розд. ІІ Положення № 879).

ВАЖЛИВО! До складу інвентаризаційної комісії заборонено включати МВО для перевірки активів, які перебувають на їх відповідальному зберіганні

Водночас вони обов’язково мають бути присутніми під час перевірки фактичної наявності матеріальних цінностей на місцях їх знаходження.

6. Відсутність членів комісії або МВО: умови проведення інвентаризації

Інвентаризацію слід проводити повним складом інвентаризаційної комісії та у присутності МВО. Це основне правило інвентаризації. І воно чітко прописано в абз. 5 п. 1 розд. ІІ Положення № 879.

Проте інколи виникають ситуації, які змушують підлаштовуватися, аби виконати згадане правило. Пояснимо, як діяти у разі відсутності членів комісії чи МВО.

Відсутність членів інвентаризаційної комісії

Причини відсутності можуть бути різними: хвороба, відрядження, перехід на дистанційну роботу тощо. І залежно від причини відсутності, варіанти розв’язання такої ситуації будуть різними.

Хвороба, відрядження. Якщо очікується, що член комісії або її голова буде відсутній нетривалий час (наприклад, через відрядження), то розв’язати цю ситуацію нескладно. Для цього достатньо перенести строк початку інвентаризації.

Дещо складніше, якщо ж строки повернення до роботи працівника точно не відомі (як у разі тривалої хвороби) або немає змоги перенести строки перевірки. У такому разі варіант тільки один — оновити склад інвентаризаційної комісії. Для цього керівник установи має затвердити новий склад такої комісії. Відповідно вже нова комісія у повному складі проведе річну інвентаризацію.

Дистанційна робота. Інша справа, якщо працівник, який входить до складу інвентаризаційної комісії, працює дистанційно.

Зауважте: дистанційна робота може запроваджуватися наказом (розпорядженням) роботодавця без обов’язкового укладення трудового договору про дистанційну роботу в письмовій формі. Про це нагадала Держпраці в своєму листі від 27.10.2023 № 1866/2/2.2-ЗВ-23а. З таким наказом (розпорядженням) працівника слід ознайомити протягом двох днів з дня його прийняття, але до запровадження дистанційної роботи.

У такому разі заздалегідь зафіксуйте у трудовому договорі або відповідному наказі про дистанційну роботу поєднання дистанційної роботи працівників — членів інвентаризації комісії з виконанням ними роботи на робочому місці.

Такі умови виконання дистанційної роботи прописано в ч. 6 ст. 60² КЗпП* та п. 5 Типової форми трудового договору про дистанційну роботу, затвердженої наказом Мінекономіки від 05.05.2021 № 913-21.

* Кодекс законів про працю України від 10.12.71.

Наявність у трудовому договорі про дистанційну роботу чи відповідному наказі вищезазначених вимог допоможе розв’язати це питання. За таких умов достатньо буде лише повідомити працівникам (членам інвентаризаційної комісії), коли саме (дату та час) вони мають бути присутніми на робочому місці для проведення річної інвентаризації.

Отже, дистанційна робота аж ніяк не привід для відсутності будь-кого з членів інвентаризаційної комісії під час її здійснення, і поготів, для непроведення річної інвентаризації.

Простій. А як бути з членами інвентаризаційної комісії, з яким оформлено простій? З такими працівниками ситуація фактично аналогічна.

Приписом ст. 34 КЗпП передбачено: простій — це призупинення роботи, викликане відсутністю організаційних або технічних умов, необхідних для виконання роботи, невідворотною силою або іншими обставинами.

У згаданій нормі КЗпП не визначено, де в період простою повинні знаходитись працівники установи: вдома чи на робочому місці. Виходить, що це питання повністю віддано на відкуп керівнику установи. А отже, в наказі про простій слід, зокрема, прописати необхідність перебування певних працівників під час простою на робочих місцях.

Таким чином, простій не завадить участі членів інвентаризаційної комісії у проведенні інвентаризації.

Відсутність МВО

Натомість все значно складніше з відсутністю МВО. Адже замінити МВО іншим працівником не так вже й просто. Та залежно від причини відсутності такої особи, також може бути декілька варіантів розв’язання такої ситуації.

Хвороба. Найпростіший варіант, якщо є можливість, почекати закінчення лікарняного МВО і тільки потім продовжити інвентаризацію. Натомість поки хворіє одна МВО, комісія може провести інвентаризацію матеріальних цінностей на відповідальному зберіганні у іншої МВО. Або ж зайнятися перевіркою стану розрахунків з контрагентами, доходів, витрат тощо.

Інша справа, якщо встановлені строки проведення інвентаризації відповідних активів добігають кінця, а МВО все ще хворіє. Єдиний варіант — перенести таку перевірку на більш пізній строк. У цьому разі керівник установи своїм розпорядчим документом має призначити нову дату проведення інвентаризації.

Тривала відсутність. Та найбільш складна ситуація — коли у період воєнного стану МВО відсутня тривалий час і передбачити дату, коли вона зможе повернутися до виконання своїх прямих обов’язків, абсолютно неможливо.

Одразу зазначимо: розв’язати цю ситуацію слід одразу, як тільки-но стало відомо про тривалу відсутність МВО. І в жодному разі не варто відкладати таку процедуру до моменту проведення річної інвентаризації.

Тож вихід тільки один — передати матеріальні цінності іншій особі шляхом проведення інвентаризації.

УВАГА! Проведення інвентаризації у разі зміни МВО є обов’язковим

Тобто передачу матеріальних цінностей від однієї МВО іншій слід здійснювати за підсумками інвентаризації, яка в цьому разі є обов’язковою. Така вимога чітко прописана в п. 7 розд. І Положення № 879.

Причому перевірка має охоплювати виключно ті матеріальні цінності, які перебувають на відповідальному зберіганні «першої» МВО. Таку інвентаризацію слід проводити у день приймання-передачі справ.

Зауважте: ініціювати проведення інвентаризації у разі зміни МВО повинен керівник установи. Позаяк саме на нього покладено відповідальність за збереження майна установи. Тож він має достатньо повноважень для того, аби організувати облік та контроль за збереженням активів установи. Відповідно, у разі непередбачуваної відсутності МВО саме керівник повинен забезпечити передачу матеріальних цінностей іншій особі.

Під час передачі матеріальних цінностей іншій МВО доцільно дотримуватися певного алгоритму дій. Докладно про такий алгоритм читайте в матеріал «МВО відсутня через тривалу хворобу: як діяти?» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2024, № 38).

Таким чином, на момент проведення або підготовки до проведення річної інвентаризації матеріальні цінності перебуватимуть на відповідальному зберіганні «нової» МВО. І вже у присутності такої МВО комісія установи проведе стандартну річну інвентаризацію.

Висновки

• Інвентаризація перед складанням річної фінансової звітності — обов’язкова процедура для всіх бюджетних установ.
• Установи, які перебувають на тимчасово окупованій території та в районах ведення воєнних дій, проводять інвентаризацію тільки у разі можливості безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до активів, необхідних первинних документів і регістрів бухобліку.
• Річну інвентаризацію слід провести до дати балансу, тобто до 31 грудня звітного року. Конкретні строки початку / закінчення інвентаризації, її тривалість, а також об’єкти, які підлягають інвентаризації, визначає керівник установи у своєму розпорядчому документі.
• До складу інвентаризаційної комісії заборонено включати МВО для перевірки активів, які перебувають на їх відповідальному зберіганні.
• Інвентаризацію слід проводити повним складом інвентаризаційної комісії та у присутності МВО.