Списання бібліотечних фондів: документальне оформлення та приклад з проводками

Перш за все визначимо, у яких випадках бібліотека може списати бібліотечну літературу. Основні з них такі:

1) непридатність для подальшого використання, фізична зношеність;

2) застарілість за змістом;

3) пошкодження внаслідок аварії, стихійного лиха;

4) закінчення строку зберігання;

5) втрата користувачами або абонентами;

6) виявлення в результаті інвентаризації як нестача.

Списання бібліотечних фондів за однією із зазначених причин відбувається у загальному порядку. Але перед цим працівник бібліотеки повинен провести підготовчу роботу. Для цього він відбірає бібліотечні фонди шляхом їх суцільного перегляду. Тоді як безпосередньо списанням бібліотечних фондів займається комісія зі списання майна. Саме вона встановлює причини списання. При цьому члени комісії ухвалюють рішення щодо кожного документа, ретельно вивчаючи причини списання.

Які документи оформити?

Комісія зі списання перш за все складає Описи на вилучення бібліотечних фондів. У цих Описах наводять детальну інформацію про документи, які вилучають з бібліотечного фонду: номенклатурний номер, назва і автор книги (видання), кількість, вартість та інші відомості. Їх складають окремо на кожну причину списання бібліотечних фондів.

Документами, якими оформлюють списання бібліотечних фондів, є:

1) Акт списання вилучених документів з бібліотечного фонду за типовою формою, затвердженою наказом Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 № 818. Цей Акт застосовують для оформлення списання вилучених з бібліотечного фонду документів, які морально застарілі, фізично зношені, непрофільні, дублетні та втрачені користувачами;

2) Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури за типовою формою, наведеною в додатку 4 до Інструкції про порядок комплектування та облік підручників і навчальних посібників у бібліотечних фондах загальноосвітніх, професійно-технічних навчальних закладів та вищих навчальних закладів І-ІІ рівнів акредитації, затвердженої наказом МОН від 02.12.2013 № 1686. На відміну від попереднього документа, форма цього Акта не передбачає списання непрофільних, дублетних та втрачених користувачами екземплярів бібліотечної літератури. Причому цю форму використовують установи, на яких поширюється Інструкція № 1686;

3) власно розроблені Акти списання бібліотечних фондів, оформлені на підставі типової форми, наведеної в наказі № 818.

Зазвичай такі Акти складають у двох примірниках. Перший — разом з Описом передають до бухгалтерської служби, а другий — залишають у матеріально відповідальної особи (бібліотекаря).

Після цього має бути проведена підсумкова робота з документами:

— по-перше, затвердження керівником установи Акта списання вилучених документів з бібліотечного фонду;
— по-друге, внесення відповідних записів про списану літературу до відповідних облікових регістрів, а саме, до:

• Книги сумарного обліку бібліотечного фонду — в частині 2 «Вибуття з фонду» в окремих графах;
• Інвентарної книги — в окремій графі зазначаємо номер та дату Актів;
• Інвентарної картки групового обліку ОЗ — зазначаємо інформацію про вибуття бібліотечних фондів, щодо яких застосовували груповий облік.

Що в бухобліку?

Під час списання бібліотечних фондів з балансу слід дотримуватися загальних правил, встановлених НП(С)БО 121 «Основні засоби», затвердженим наказом Мінфіну від 12.10.2010 № 1202, та Методрекомендаціями з обліку ОЗ, затвердженими наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11:

1. У місяці списання з балансу таких активів нараховуємо решту амортизації — 50 % їх первісної вартості: Дт 8014 — Кт 1412.

2. Під час списання (вибуття) бібліотечних фондів списуємо їх первісну вартість та суму нарахованої амортизації: Дт 1412 — Кт 1112.

3. Під час списання бібліотечних фондів зменшуємо суму внесеного капіталу: Дт 5111 — Кт 5512. Виняток стосується лише бібліотечних фондів, отриманих як благодійна допомога, тобто під час списання таких об’єктів у бухобліку запис Дт 5111 — 5512 робити не слід.

4. Макулатура, яка утворилась внаслідок списання бібліотечних фондів, повинна бути оприбуткована на баланс установи. Для її обліку можна використовувати один із субрахунків: 1518 «Інші виробничі запаси» або 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу».

Вартість такої макулатури визначаємо на рівні справедливої вартості на дату отримання (п. 6 розд. ІІ НП(С)БО 123 «Запаси», затвердженого наказом Мінфіну від 12.10.2010 № 1202). Для цього потрібно визначити, яку суму грошових коштів можна виручити на конкретну дату від продажу макулатури. При цьому орієнтуватися варто на ринкову вартість такої вторсировини в приймальних пунктах. Займатися цим питанням має комісія установи, яка зафіксує результати такої оцінки в Акті оцінки довільної форми.

5. Під час зарахування на баланс вторинної сировини (макулатури) слід показати на відповідну суму дохід за субрахунком 7211 «Дохід від реалізації активів».

Увага: в цій ситуації відображати дохід за субрахунком 7211 доведеться двічі. Перший раз — під час оприбуткування макулатури, отриманої від списання бібліотечних фондів. Та вдруге — коли макулатуру буде реалізовано відповідному суб’єкту господарювання. Це зумовлено тим, що датою визнання доходу від продажу є дата передачі суттєвих ризиків, пов’язаних із контролем над активом. Такими є вимоги п. 2.6 розд. ІІ НП(С)БО 124 «Доходи», затвердженого наказом Мінфіну від 24.12.2010 № 1629.

Також на вартість оприбуткованої макулатури, отриманої від списання бібліотечних фондів, необхідно скласти і подати до органу Казначейства довідку про надходження у натуральній формі. Зробити це слід не пізніше останнього робочого дня місяця. Такі надходження відображаємо за кодом доходів 25010400 «Надходження бюджетних установ від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого майна)».

Крім цього, на суму доходів від реалізації вторсировини слід внести зміни до кошторису за спецфондом. Цього вимагає абз. 5 п. 49 Порядку складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 № 228.

Розглянемо умовний приклад.

Приклад. Комісія зі списання майна провела перевірку бібліотечного фонду та ухвалила рішення про списання і вилучення літератури з обліку. За фактом списання комісія склала Акт списання вилучених документів з бібліотечного фонду.

Згідно з даними бухобліку первісна вартість бібліотечної літератури, що підлягає списанню, — 15000 грн, сума нарахованого зносу — 7500 грн.

У Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду зроблено відповідні записи про вилучену літературу.

Списаний бібліотечний фонд оприбутковано в кількості 350 кг як макулатура та здано до приймального пункту вторсировини за ціною 5 грн/кг. Факт передачі макулатури підтверджено накладною. Від реалізації макулатури на спеціальний реєстраційний рахунок бібліотеки надійшло 1750 грн.

Детальніше про те, як правильно відображати в бухобліку надходження та списання бібліотечних фондів, а також про особливості їх інвентаризації дізнавайтеся зі статті «Бібліотечні фонди: як обліковувати та списувати» // «Бюджетна бухгалтерія», 2024, № 21.