Телефонні розмови в особистих цілях: як стягнути з базікала їх вартість

Телефонні розмови є невід’ємним атрибутом щоденної діяльності для абсолютно усіх підприємств, установ, закладів та організацій. Так само, як невід’ємним наслідком наявності таких розмов є можливість для працівників використовувати службові телефони в особистих цілях. Зазвичай роботодавці прагнуть заздалегідь врегулювати це питання. А особливо в бюджетних установах, де оплата послуг телефонного зв’язку здійснюється за бюджетні кошти. Тож, розберемо ситуацію та відповімо на запитання.

Відповідно до Правил надання та отримання телекомунікаційних послуг, затверджених постановоюКМУ від 11.04.2012 р. № 295, телекомунікаційні послуги (до яких, зокрема, належать послуги телефонного зв’язку) надаються на підставі договору, укладеного між оператором та споживачем телекомунікаційних послуг. Такий договір укладається між оператором, який надає послуги телефонного зв’язку, та бюджетною організацією, що є споживачем таких послуг.

Споживачі під час замовлення та отримання послуг мають право на безоплатне отримання від оператора, провайдера рахунків за надані послуги. При цьому за особистим зверненням споживача з урахуванням технічної можливості обладнання телекомунікаційної мережі нарахована до оплати сума за надані послуги повинна бути розшифрована безоплатно тільки за той розрахунковий період, до якого споживач має претензії, із зазначенням номера абонента, якого викликав споживач, виду послуг, часу початку і закінчення кожного сеансу зв'язку, обсягу наданих послуг, суми коштів до сплати за кожний сеанс зв'язку. Це зафіксрвано у п. 75 зазначених Правил. Тобто якщо установа-споживач забажає отримати розшифровку абсолютно усіх дзвінків, то за неї доведеться заплатити.

Варто нагадати про те, що відповідно до ст. 48 БКУ розпорядники бюджетних коштів можуть брати бюджетні зобов’язання та здійснювати видатки в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисом. Зобов'язання, взяті учасником бюджетного процесу без відповідних бюджетних асигнувань або з перевищенням повноважень, встановлених БКУ та законом про Держбюджет України (рішенням про місцевий бюджет), не вважаються бюджетними зобов'язаннями і не підлягають оплаті за рахунок бюджетних коштів. Взяття таких зобов'язань є порушенням бюджетного законодавства. Витрати бюджету на покриття таких зобов'язань не здійснюються.

Отже, договір про надання телекомунікаційних послуг бюджетна установа може укладати лише в межах затверджених кошторисних призначень на оплату таких послуг.

На підставі укладених договорів бюджетна установа бере бюджетні фінансові зобов'язання, які підлягають реєстрації та обліку в органах Державної казначейської служби відповідно до Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов'язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Мінфіну від 02.03.2012 р. № 309.

Оплату видатків на послуги телефонного зв’язку, за роздруківку телефонних розмов бюджетні установи здійснюють за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)». Це передбачено п.п. 2.2.4 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333.

Знайте, що під час перевірки цільового використання бюджетних коштів працівники Держаудитслужби завжди звертають особливу увагу на відшкодування працівниками вартості особистих міжміських телефонних переговорів. А в разі виявлення фактів використання службового телефону з особистою метою класифікують їх як нецільове використання бюджетних коштів.

Тож, щоб не допустити витрачання бюджетних коштів на оплату особистих телефонних розмов працівників установи, що є нецільовим використанням бюджетних коштів, необхідно організувати контроль за міжміськими переговорами працівників.

Для цього потрібно зробити таке:

1. Розробити Правила користування телефонним зв’язком, які повинен затвердити керівник установи.

2. Розпорядженням керівника обмежити переліктелефонних номерів, які мають вихід на міжміський зв’язок.

3. Визначити перелік посадових осіб установи, на мобільні номери яких можна телефонувати.

4. Установити перелік номерів, дзвінки на які можна вважати господарською діяльністю і відносити до службових розмов.

5. Для телефонних номерів, що мають вихід на міжміський зв’язок, і дзвінків на мобільні номери вести журнал обліку телефонних дзвінків. У цьому журналі доцільно зазначати дату, час дзвінка, ім’я абонента, з яким проводилися переговори, а також мету таких переговорів. І хоча обов’язковість ведення такого журналу не передбачено нормативними документами, наявність такого документа значно спрощує контроль за відшкодуванням витрат на міжміські телефонні переговори.

Із зазначеними документами слід ознайомитипід розпис всіх працівників, які мають доступ до телефонів.

Після того, як отримано рахунок на оплату послуг телефонного зв’язку, бухгалтер повинен зажадати від особи, відповідальної за ведення журналу обліку телефонних переговорів, звіт з переліком особистих телефонних переговорів працівників, в якому зазначаються прізвище, ім’я та по батькові того, хто телефонував, дата, час особистого дзвінка, номер телефону.

Для контролю за повнотою відшкодування сум витрат працівників на міжміські розмови неслужбового характеру провадиться звіряння розшифровок міжміських розмов за кожним телефонним номером з даними журналу обліку міжміських переговорів.

Працівники установи, які користувалися міжміським телефонним зв’язком для ведення переговорів неслужбового характеру, повинні відшкодувати установі вартість таких розмов.

Також пам’ятайте про те, що працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації внаслідок порушення покладених на них трудових обов’язків (ст. 130 КЗпП). Її розмір визначається прямою дійсною шкодою, але не більше їх середнього місячного заробітку. Матеріальна відповідальність в більшій сумі можлива тільки у випадках, визначених законодавством (ст. 132 КЗпП).

При цьому компенсацію розмов може бути здійснено такими варіантами:

1) працівник на вимогу роботодавця добровільно вносить суму компенсації до каси установи/на банківський рахунок;

2) сума компенсації за розпорядженням керівника утримується з доходів працівника на підставі його заяви (з урахуванням 20 % обмеження згідно зі ст. 128 КЗпП);

3) сума компенсації стягується з працівника в судовому порядку.

Відображення в бухгалтерському обліку відшкодування працівниками витрат за міжміські переговори та дзвінки на мобільні телефони неслужбового характеру розглянемо на умовному прикладі.

Приклад.Бюджетна установа отримала рахунок наоплату послуг телефонного зв’язку за травень 2021 року на суму 2400 грн. Згідно зрозшифровкою телефонних розмов працівники установи здійснювали міжміські дзвінки та розмови з абонентамимобільного зв’язку з особистою метою. Вартістьтаких розмов — 300 грн. Працівники добровільно внесли суму компенсації за особисті розмови на рахунок установи, з якого поведена оплата за послуги зв’язку.

В бухобліку установи відшкодування працівниками вартості особистих розмов відображається так: 

Кошти, які зараховані на рахунок установи від працівників в рахунок відшкодування вартості їх особистих телефонних розмов, не належать до доходів розпорядника бюджетних коштів. Вони вважаються відновленням касових видатків установи. Кошти, отримані на відновлення касових видатків, зараховують за тими КЕКВ, за якими були здійснені такі видатки у попередніх звітних періодах у межах одного бюджетного періоду. Тобто у нашому випадку проводити відновлення касових видатків слід за КЕКВ 2240.

При цьому слід пам’ятати: кошти, отримані в рахунок відшкодування видатків, автоматично зараховуються за КЕКВ 0000. А от подальший напрямок їх руху задає бухгалтер установи: на відновлення видатків за відповідним КЕКВ чи перерахування до доходу відповідного бюджету.

Аби орган Казначейства розумів, куди саме слід спрямувати такі кошти, потрібно оформити платіжне доручення. І особливу увагу при його складанні варто приділити реквізиту «Призначення платежу». А саме тут слід зазначити:

— код програмної класифікації видатків та кредитування державного бюджету (КПКВК) або програмної класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів (ТПКВКМБ);

— КЕКВ, за яким проводяться видатки;

— економічну сутність платежу - відновлення касових видатків.

Після фактичного здійснення платежу (зарахування/перерахування коштів) та отримання виписки з реєстраційного рахунку слід зробити записи до Картки аналітичного обліку касових видатків. Її форма затверджена наказом Мінфіну «Про затвердження форм карток і книг аналітичного обліку суб’єктів державного сектору та порядку їх складання» від 29.06.2017 р. № 604. Цей регістр аналітичного обліку ведуть у розрізі КЕКВ окремо за загальним і спеціальним фондами. Суми відновлених касових видатків зазначають на зворотному боці картки.