Нашi сайти:
04.01.19

Треба виправити облікову помилку? Легко!

Під час річної інвентаризації у бюджетній установі було виявлено торішню помилку в облікових записах. Зокрема, у попередньому році було зараховано до складу основних засобів як окремі об’єкти модуль процесора до АТС (вартістю 41000,00 грн.) та цифровий модуль до АТС (вартістю 25000,00 грн.). Видатки на їх придбання було здійснено за КЕКВ 3110. На ці об’єкти відкрито інвентарні картки, присвоєно інвентарні номери. Під час здійснення цієї операції ми керувалися перш за все вартісним критерієм (понад 6000 грн.). Тоді як фактично зазначені матеріальні цінності є запасними частинами для ремонту обладнання (АТС) і були придбані для заміни аналогічних непридатних деталей. Як правильно виправити помилку? Якими документами оформити?


 

Головною метою інвентаризації передусім є забезпечення достовірності даних бухобліку та фінансової звітності. На це чітко вказує ч. 1 ст. 10 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV. Причому ця процедура не обмежується перевіркою фактичної наявності активів та стану зобов’язань установи. І особливо це стосується річної інвентаризації. Адже вона є підготовкою до складання фінансової звітності за підсумками звітного року. А отже, треба перевірити кожну цифру і букву в облікових записах. Тож не дивно, що під час річної інвентаризації часто-густо випливають облікові помилки, і не лише за поточний рік, а й торішні.

До речі, на практиці здебільшого трапляються випадки помилкового зарахування необоротних активів до складу запасів (у тому числі МШП). При цьому видатки на придбання випадково чи зумисно проводять за кодами поточних видатків. Як правильно виправити таку помилку, читайте у консультації «Виправляємо помилки в обліку разом» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2017, № 32). А цього разу з’ясуємо, як вийти із протилежної ситуації.

І спочатку нагадаємо, що порядок проведення інвентаризації активів і зобов’язань та оформлення її результатів регламентовано Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженим наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879. Відповідно до цього Положенняінвентаризаційна комісія має навести свої висновки та пропозиції щодо врегулювання виявлених розбіжностей (помилок) у протоколі. За загальним правилом керівник установи затверджує протокол інвентаризаційної комісії протягом п’яти робочих днів після завершення інвентаризації.

Важливо! Результати інвентаризації на підставі затвердженого протоколу мають зайти своє відображення в бухобліку та фінзвітності того звітного періоду, у якому закінчена інвентаризація.

Безпосередньо порядок виправлення помилок у бухобліку визначено розд. 4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі — Положення № 88). Але з-поміж трьох передбачених п. 4.2 цього Положенняспособів («червоного сторно», додаткових бухгалтерських проведень та коректурного) нам підходить лише перший. Так, торішні хиби в облікових регістрах виправляють способом сторно (п. 4.3 Положення № 88).

Водночас на практиці нерідко для усунення таких помилок роблять зворотні проведення. Цим самим анулюють неправильні записи. І хоча застосування такого способу не передбачено законодавством, суті справи це не змінює і такий метод цілком задовольняє потреби. А отже, він є цілком прийнятним для використання з метою коригування облікових записів.

У будь-якому разі для виправлення помилок, допущених у попередніх роках, необхідно скласти бухгалтерську довідку. До речі, її типову форму затверджено наказом Мінфіну «Про затвердження типових форм меморіальних ордерів, інших облікових регістрів суб’єктів державного сектору та порядку їх складання» від 08.09.2017 р. № 755. Бухгалтерська довідка обов’язково повинна містити причину помилки і посилання на документи та облікові регістри, в яких було зроблено таку помилку (номер меморіального ордера, період, за який його було складено). Довідку має підписати працівник, який її склав, та після її перевірки — головний бухгалтер. Цього вимагає п. 4.3 Положення № 88.

Однак деколи замало провести коригування записів в облікових регістрах. Виправлення помилок, яке зачіпає фінансовий результат виконання кошторису попередніх звітних періодів, обов’язково має знайти своє відображення у фінансовій звітності установи. Тобто якщо для виправлення помилки в бухобліку вам потрібно відкоригувати (у бік зменшення чи збільшення) торішній фінрезультат, то не забудьте зазначити цю інформацію у звітності. Зокрема, дані про збільшення або зменшення залишку власного капіталу в результаті зміни облікової політики, виправлення помилок та інших змін наводять у Звіті про власний капітал (форма № 4-дс). Вказівку на це містить п. 2 розд. VIII Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 101 «Подання фінансової звітності», затвердженого наказом Мінфіну від 28.12.2009 р. № 154. А конкретно, суми коригувань внесеного капіталу (залишок за субрахунком 5111) та фінансового результату (сальдо субрахунку 5512) слід відображати за кодом рядка 4020.

Також майте на увазі: причини зміни суми фінрезультату необхідно зазначити у Пояснювальній записці до бюджетної звітності. Такою є вимога п. 2 розд. IV Порядку складання бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, звітності фондами загальнообов’язкового державного соціального і пенсійного страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 24.01.2012 р. № 44.

Тепер перейдемо до розгляду порядку відображення таких операцій на рахунках бухобліку. На умовному прикладі покажемо, як виправити облікову помилку, допущену у попередньому звітному році.

Приклад. Під час річної інвентаризації в бюджетній установі у 2018 році комісія виявила помилку в бухобліку. Зокрема, у 2017 році було помилково зараховано до складу основних засобів запасні частини до обладнання АТС: модуль процесора вартістю 41000 грн. та модуль цифрових абонентських ліній — 25000 грн. Ці матеріальні цінності були оприбутковані на субрахунок 1014 «Машини та обладнання» як окремі об’єкти.

На кожен із зазначених об’єктів було відкрито інвентарні картки та присвоєно інвентарні номери. Згідно з даними бухобліку в кінці 2017 року на це обладнання було нараховано амортизацію у сумі 4950 грн.Але, з огляду на те, що згадані модулі були використані для ремонту АТС (заміни зношених) та фактично є запчастинами, їх слід обліковувати у складі запасів на субрахунку 1515 «Запасні частини».Висновки та рекомендації інвентаризаційної комісії щодо виправлення помилки було зафіксовано у протоколі інвентаризаційної комісії.

З метою коригування помилкових записів в облікових регістрах за 2017 рік оформлено бухгалтерську довідку. Після перевірки правильності записів у довідці та її підписання головним бухгалтером установи правильні записи були відображені в облікових регістрах за листопад 2018 року.У подальшому інформацію про коригування суми внесеного капіталу та фінансового результату буде наведено у формі № 4-дс «Звіт про власний капітал».

Приклад заповнення бухгалтерської довідки:

Записи, зроблені в облікових регістрах (помилкові записи), та порядок відображення цих операцій на рахунках бухобліку (правильні записи), наведемо у таблиці.

№ з/п

Зміст господарської операції

Кореспонденція субрахунків

Сума, грн.

№ меморіального ордера

дебет

кредит

2017 рік

Помилкові записи

1

Отримано фінансування для придбання обладнання для АТС (41000 грн. + 25000 грн.)

2313

5411

66000

2

2

Перераховано кошти постачальнику за обладнання

2113

2313

66000

2, 4

3

Відображено витрати на придбання обладнання

1311

2113

66000

4, 17*

4

Зараховано до складу основних засобів придбане обладнання після введення в експлуатацію

1014

1311

66000

17*

Одночасно зроблено другий запис

5411

5111

66000

17*

5

Нараховано амортизацію обладнання за звітний рік

8014

1411

4950

17*

6

Відображено закриття рахунків витрат у кінці звітного року

5511

8014

4950

17*

7

Віднесено суму дефіциту звітного періоду до накопиченого фінансового результату

5512

5511

4950

17*

Правильні записи

1

Отримано фінансування для придбання запчастин до обладнання АТС

2313

7011

66000

2

2

Перераховано кошти постачальнику за запчастини

2113

2313

66000

2, 4

3

Оприбутковано придбані запасні частини

1515

2113

66000

4

4

Списано запчастини, використані для ремонту обладнання АТС

8013

1515

66000

13

5

Відображено закриття рахунків витрат у кінці звітного року

5511

8013

66000

17*

6

Відображено закриття рахунків доходів у кінці звітного року

7011

5511

66000

17*

Для відображення операцій, які не фіксуються в меморіальних ордерах № 1 — 16, слід застосовувати меморіальний ордер № 17 за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 08.09.2017 р. № 755.

Тепер ви знаєте, як правильно коригувати помилкові записи в облікових регістрах навіть за попередні звітні періоди.

Разом з тим облікові хиби часто пов’язані з порушенням порядку застосування економічної класифікації видатків. Як-от у випадку нашого читача. Із запитання зрозуміло, що запчастини було придбано за КЕКВ 3110 «Придбання обладнання і предметів довгострокового користування». Тоді як ці видатки слід було проводити за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар». Цього вимагає Інструкція щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затверджена наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333 (ср. 031233400).

І на превеликий жаль, виправити цю ситуацію уже не вдасться. Річ у тому, що бюджетний період для всіх бюджетів становить один календарний рік (з 1 січня до 31 грудня). На це вказує ч. 1 ст. 3 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI (далі — БКУ). Тож починаючи з 31 грудня розпорядники бюджетних коштів втрачають право на використання асигнувань, передбачених у кошторисах на поточний рік. Це означає, що підкоригувати суми видатків минулого року чи здійснити їх перерозподіл за КЕКВ у поточному році вже неможливо.

А як відомо, спрямування коштів на цілі, не передбачені бюджетними асигнуваннями (кошторисом доходів і видатків), є нецільовим використання бюджетних коштів (ст. 119 БКУ). У свою чергу, таке порушення тягне за собою застосування таких заходів впливу, як:

• зменшення бюджетних асигнувань на відповідну суму (п. 4 ч. 1 ст. 117 БКУ);

• повернення бюджетних коштів до відповідного бюджету (п. 5 ч. 1 ст. 117 БКУ);

• зупинення операцій з бюджетними коштами (п. 2 ч. 1 ст. 117 БКУ).

Та й це ще не все. За недотримання бюджетного законодавства також загрожує адмінвідповідальність. Зокрема, нецільове використання бюджетних коштів тягне за собою накладання на посадових осіб штрафу. Його розмір може коливатися у межах від 70 до 85 неоподаткованих мінімумів доходів громадян (далі — нмдг). А це від 1190 до 1445 грн. Якщо ж таке порушення допущено повторно протягом року, тоді розмір штрафу зростає до 85 — 100 нмдг (від 1445 до 1700 грн.). Таке адміністративне стягнення передбачено ст. 16412 Кодексу законів України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 р. № 8073-X.

Отже, як бачимо, справа серйозна. Тож перш ніж витрачати бюджетні кошти, треба як слід все обміркувати, аби потім не бути покараними за помилки.

Наш сайт корисний для вас?

Підписатися на найактуальнішу розсилку для бухгалтера бюджетної установи

 
Газета «Бюджетна бухгалтерія»


Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це

Коментарі (1)
Наталія
08.01.2019
Нецільове витрачання бюджетних коштів не полягає в правильному застосування КЕКВ. В основі цільового використання є дотримання напрямів видатків, передбаченим розрахунками до кошторису, паспорту бюджетної програми. Є відплвідні розяснення компетентних органів. А в данному випадку, швидне за все - лише порушення вимог Наказу 333 (за умови, що витрати на утримання в робочрму стані ( забезпечення роботи) АТС передбачено у кошторисі.
Залишити коментарі:
Ваше ім`я
Коментарі