Відшкодовуємо витрати за поштові послуги

Так, за умови виконання вимог законодавства працівник установи має право на відшкодування таких витрат. Розглянемо їх.

Умови відшкодування витрат

Звісно, ідеальний варіант — коли працівник установи виконує свої трудові обов’язки та окремі цивільно-правові дії від імені та за рахунок установи. Тобто установа забезпечує працівника коштами (авансом) для виконання певного завдання. Але так відбувається не завжди.

Деколи працівнику доводиться для вирішення господарських питань установи здійснювати витрати за власний рахунок. Саме така ситуація й мала місце у нашого читача. Та хвилюватися з цього приводу не варто. Адже працівник має повне право на відшкодування витрат, понесених ним у зв’язку з вчиненням певних дій щодо установи (у т. ч. за власні кошти). Право на отримання такого відшкодування закріплено у ст. 1158 — 1160 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 № 435-IV.

Та головне — такі витрати мають бути підтверджені документально. Причому працівник має надати оригінали відповідних документів.

Тож, як бачимо, відшкодування витрат працівника за поштові послуги — цілком правомірна операція.

Свого часу про можливість та механізм відшкодування витрат, понесених працівником на користь установи за власні кошти за рішенням керівника установи, йшлося у листах Мінфіну від 26.02.2019 № 11220-16-63/5675 та від 28.08.2007 № 31-34000-10-25/17266.

З огляду на це, бухгалтерія може перерахувати відповідну суму відшкодування на зарплатну картку такого працівника без будь-яких побоювань.

Алгоритм відшкодуванням витрат працівника

1. Працівник здійснює витрати (оплачує поштові послуги) в інтересах установи за власні кошти. При цьому не має значення форма розрахунку: готівкою чи з використанням платіжної картки. Ключовий момент — наявність оригіналів документів, які підтверджують здійснення таких витрат. Зокрема, таким підтвердним документом може бути чек РРО.

2. Про здійснені витрати працівник негайно повідомляє керівника доповідною запискою з обґрунтуванням обставин здійснення таких витрат.

* Форма Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841.

Після цього керівник установи розглядає доцільність здійснення таких витрат.

3. Якщо керівник установи підтвердив доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат та затвердив наданий Звіт, зазначені документи передають до бухгалтерії для проведення розрахунків із працівником — відшкодування понесених ним витрат.

4. Необхідно зареєструвати бюджетні зобов’язання з урахуванням вимог пп. 2.2 та 2.4 Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309 (ср. USER_SHOW_ID).

Для цього розпорядник подає до Казначейства: Реєстр бюджетних зобов’язань та/або Реєстр бюджетних фінансових зобов’язань, а також оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, які підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання (бюджетного фінансового зобов’язання). На виконання таких дій у вас є сім робочих днів із дня затвердження Звіту.

Відображення відшкодування в бухобліку

Для обліку розрахунків з підзвітними особами традиційно застосовуємо субрахунок 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами».

Так, якщо керівник установи підтвердив доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат за власні кошти та затвердив Звіт про використання коштів, відображаємо заборгованість перед працівником за кредитом субрахунку 2116. Після проведення розрахунку з підзвітною особою зменшуємо зобов’язання перед ним і дебетуємо субрахунок 2116.