Вручення грамот і сувенірів: оформлюємо та відображаємо в бухобліку правильно

Нюанси оподаткування

Передусім бюджетна установа, яка проводить культурно-масовий захід та придбала нагороди для вручення його учасникам, має врахувати особливості оподаткування таких операцій. Адже за певних умов установа як податковий агент зобов’язана утримати податок на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) та військовий збір (далі — ВЗ) із учасників заходів за вручені їм подарунки та сплатити відповідні суми до бюджету.

До того ж кожне таке вручення сувенірів чи нагород підлягає персоналізованому обліку та відображенню в Податковому розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску.

Нагадаємо, що до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника ПДФО не включаються:

— вартість орденів, медалей, знаків, кубків, дипломів, грамот та квітів, якими відзначаються переможці змагань, конкурсів (п.п. 165.1.38 ПКУ*). Причому вартість таких медалей, грамот чи квітів значення не має;

— вартість негрошових дарунків, а також призів переможцям та призерам спортивних змагань, — у частині, що не перевищує 25 % мінзарплати (у 2025 році — 2000 грн в розрахунку на місяць).

* Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.

Саме у таких випадках вручені нагороди, сувенірна та подарункова продукція не оподатковуються ПДФО та ВЗ, але підлягають персоналізованому обліку.

Наразі виняток становлять лише подарунки, які роздаються відвідувачам під час проведення рекламної акції. Так, якщо під час проведення рекламної акції здійснюється розповсюдження рекламного товару, а споживачами реклами є невизначене коло платників податку, то вартість такого товару не розглядається як дохід фізосіб — споживачів рекламних заходів та, відповідно, не є об’єктом оподаткування ПДФО та ВЗ. На цьому наголошують податківці у своєму роз’ясненні (див. категорію 103.23 ЗІР).

З огляду на це, під час вручення нагород, подарунків та сувенірної продукції учасникам культурно-масових заходів не уникнути ведення персоналізованого обліку осіб — отримувачів нагород та подарунків. Причому такий облік необхідно вести щодо кожного учасника, якому вручена нагорода. Для цього доведеться не лише зібрати інформацію про цих осіб, але й отримати їх підписи на підтвердження факту отримання ними нагород та подарунків. Які саме документи слід оформити, пояснимо далі.

Порядок документального оформлення

Для цілей бухгалтерського обліку придбані установою нагороди, сувенірна та подарункова продукція, призначені для вручення під час культурно-масових заходів, є звичайними активами. Такі активи є різновидом запасів, про особливості документування та обліку яких розповімо далі.

За загальним правилом для оформлення операцій із запасами слід застосовувати типові форми первинних документів, затверджені наказом № 431*. Водночас з метою врахування галузевих особливостей бюджетним дозволено розробляти власні форми документів для оформлення господарських операцій з надходження, руху та вибуття запасів. Про це чітко зазначено в п. 3 Порядку № 431**.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання запасів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.12.2022 № 431.

** Порядок складання типових форм з обліку та списання запасів суб’єктами державного сектору, затверджений наказом Мінфіну від 13.12.2022 № 431.

Головна вимога — самостійно розроблені форми первинних документів повинні містити обов’язкові реквізити, передбачені Законом № 996* та Положенням № 88**. Крім того, у разі ухвалення такого рішення не забудьте зазначити про застосування самостійно розроблених форм у розпорядчому документі про організацію бухобліку вашої установи. Водночас форми таких документів слід навести у додатках до цього розпорядчого документа.

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

** Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.

Чому, власне, ми згадали про таку можливості?

Річ у тім, що серед типових форм документів годі й шукати первинний документ, призначений для оформлення видачі сувенірів та подарунків.

З огляду на це, для документального оформлення таких операцій установі доцільно розробити власний документ. Наприклад, це може були відомість видачі або роздаткова відомість.

Зокрема, у цьому документі зазначаємо:

— дату видачі;

— назву виданих матеріальних цінностей;

— кількість виданих матеріальних цінностей;

— прізвища осіб, які отримали подарунки, та їх підписи.

Далі належним чином оформлені відомості слід передати до бухгалтерської служби установи. Зокрема, у ситуації читача ці документи передають до бухгалтерії відділу культури.

Саме ці відомості слугуватимуть підставою для списання сувенірної та подарункової продукції, виданої учасникам культурно-масових заходів. Безпосередньо за фактом списання установа має оформити Акт списання запасів типової форми на загальну суму вручених грамот та сувенірів.

Таким чином, для списання виданих матеріальних цінностей учасникам культурно-масових заходів лише Акта списання запасів недостатньо. Без оформлення вищезгаданих відомостей у цьому разі не обійтися.

Відображення в бухобліку

Порядок відображення операцій з придбання та видачі сувенірної продукції і подарунків у бухобліку не складний.

Як ми вже пояснили вище, грамоти, медалі, сувеніри, квіти та різні подарунки, придбані для вручення під час культурно-масових заходів, слід обліковувати у складі запасів. А саме облік таких активів варто вести на субрахунку 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу». Адже саме цей субрахунок призначений для обліку активів, придбаних та утримуваних із метою подальшого розподілу та передачі.

Після вручення таких активів учасникам культурно-масових заходів їх вартість підлягає списанню на витрати відповідного звітного періоду. При цьому такі витрати доцільно відображати за дебетом:

— субрахунку 8013 «Матеріальні витрати» — у складі витрат на виконання бюджетних програм — якщо підготовка та проведення культурно-масових заходів є одним із основних напрямків діяльності відділу культури;

— субрахунку 8511 «Витрати за необмінними операціями» — у складі витрат за необмінними операціями. Адже саме цей субрахунок призначений для обліку витрат, пов’язаних з передачею активів суб’єктам господарювання, фізичним особам та іншим суб’єктам державного сектору для виконання цільових заходів.