Встановлюємо систему відеоспостереження в орендованому приміщенні
Оренда приміщень бюджетними установами — справа не нова, адже не всім пощастило мати власний «куток». І спочатку з’ясуємо, чи можливо в такому орендованому приміщенні встановити систему відеоспостереження.
Здійснення видатків на орендоване приміщення
Передусім звернемося до норм Закону № 157*, а саме до ст. 21, яка регламентує процедуру поліпшення та ремонту орендованого майна.
* Закон України «Про оренду державного та комунального майна» від 03.10.2019 № 157-IX.
Орендар державного або комунального майна має право за письмовою згодою балансоутримувача майна за рахунок власних коштів здійснювати поточний та/або капітальний ремонт орендованого майна.
В свою чергу, балансоутримувач має розглянути клопотання орендаря і протягом 10 робочих днів прийняти одне з таких рішень:
— про надання згоди на здійснення ремонту за рахунок орендаря;
— про відмову у наданні згоди на здійснення ремонту.
Для отримання згоди на проведення ремонту орендар звертається до балансоутримувача із клопотанням, у якому обґрунтовує необхідність проведення робіт.
До клопотання орендар додає:
— опис ремонтних робіт;
— орієнтовний строк їх проведення.
Це передбачено п. 153 Порядку № 483*.
Однак роботи зі встановлення системи відеоспостереження не належать до поточного чи капітального ремонту. Такі роботи не передбачені Переліком № 150*. Вочевидь, ці роботи слід класифікувати як поліпшення об’єкта оренди. Про класифікацію цих робіт для цілей бухгалтерського обліку дещо згодом.
Та в будь-якому разі проведення таких робіт слід погодити з орендодавцем.
Роботи, які здійснюються без зарахування в рахунок орендної плати, — це фактично роботи, які випливають з бажання самого орендаря адаптувати орендоване майно до потреб, зумовлених особливостями його господарської діяльності. Такі роботи здійснюються за рахунок орендаря та виключно за наявності письмової згоди балансоутримувача такого майна.
Зверніть увагу: орендар має право залишити за собою проведені ним поліпшення орендованого майна, здійснені за рахунок власних коштів, за умови, якщо вони можуть бути відокремлені від орендованого ним майна без заподіяння шкоди такому майну. Це передбачено ч. 3 ст. 25 Закону № 157 (ср. USER_SHOW_ID).
Отже, для встановлення системи відеоспостереження в орендованому приміщенні передусім треба отримати згоду орендодавця.
Також зауважте: конкретні умови проведення ремонтних робіт та інших поліпшень орендованого майна варто чітко визначити у договорі оренди.
Видатки на систему відеоспостереження: чи можливо в період воєнного стану?
Щоб визначитися, чи взагалі можливо здійснювати такі видатки в період дії воєнного стану, традиційно звернемося до вимог Порядку № 590*.
Як свідчить п. 19 Порядку № 590, у другу чергу дозволено проводити видатки на монтаж, установку та ремонт системи відеоспостереження.
Але зауважте: такі видатки у другу чергу можна здійснити виключно за рахунок коштів спеціального фонду.
Що ж до загального фонду, то видатки на влаштування системи відеоспостереження можливо здійснити лише у третю чергу.
Застосування КЕКВ
Також не зайвим буде визначити КЕКВ, за яким слід спланувати та здійснити видатки на облаштування системи відеоспостереження.
У питанні вибору КЕКВ, як завжди, виходимо з економічної суті платежу та користуємося Інструкцією № 333*.
І в цьому разі все досить однозначно. Так, видатки на придбання обладнання для створення системи відеоспостереження в орендованому приміщення орендар має планувати і здійснювати за КЕКВ 3110 «Придбання обладнання і предметів довгострокового користування». За цим же КЕКВ необхідно проводити видатки і на транспортування, монтаж та пусконалагоджувальні роботи за умови включення вартості цих робіт до вартості придбання обладнання згідно з договором.
Якщо ж роботи з побудови, створення й улаштування системи відеоспостереження виконуватимуться за окремим договором, тоді їх оплату слід планувати і проводити за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)».
Відображення в бухобліку орендаря
Поліпшенням об’єкта основних засобів (далі — ОЗ) вважаються роботи, у результаті виконання яких існує ймовірність отримання суб’єктом державного сектору майбутніх економічних вигід, що перевищують первісно оцінений рівень його продуктивності, та/або збільшення потенціалу корисності цього об’єкта. Це випливає з п. 1 розд. ІІІ НПСБО 121*.
До робіт з поліпшення ОЗ відносять реконструкцію (реставрацію), модернізацію, добудову та дообладнання.
Відповідно роботи з установлення системи відеоспостереження у приміщенні, де такої системи раніше не було, цілком можна вважати поліпшенням цього приміщення (будівлі). Адже в цьому разі йдеться про дообладнання відповідного об’єкта ОЗ, що підвищить його безпечність та захищеність.
За загальним правилом витрати на поліпшення об’єкта ОЗ збільшують його первісну вартість протягом усього строку використання.
Інша річ — поліпшення об’єкта оренди орендарем. Так, витрати орендаря на поліпшення об’єкта операційної оренди (модернізація, модифікація, добудова, дообладнання, реконструкція тощо), що приводять до збільшення первісно очікуваних майбутніх економічних вигід, відображаються орендарем як капітальні інвестиції з подальшим зарахуванням до складу ОЗ як окремого об’єкта. Це чітко прописано в п. 3 розд. IV Методрекомендацій з обліку ОЗ*.
При цьому порядок обліку таких витрат конкретизовано в п. 2 розд. ІІІ НП(С)БО 126*. Зокрема, такі витрати орендар має відображати як капітальні інвестиції у створення (будівництво) інших необоротних матеріальних активів.
Таким чином, усі витрати, пов’язані зі встановленням та налагодженням системи відеоспостереження в орендованому приміщенні, установа-орендар має накопичувати на субрахунку 1312 «Капітальні інвестиції в інші необоротні матеріальні активи». А після введення в експлуатацію (підстава — Акт введення в експлуатацію ОЗ за типовою формою) таку систему слід зарахувати на субрахунок 1118 «Інші необоротні матеріальні активи».
До речі, вартість робіт з поліпшення об’єкта оренди значення не має. У будь-якому разі суми таких витрат підлягають зарахуванню до складу інших необоротних матеріальних активів.
ВАЖЛИВО!
Амортизація інших необоротних матеріальних активів, створених у результаті поліпшення об’єкта оренди, нараховується за прямолінійним методом з урахуванням строку використання об’єкта оренди відповідно до договору оренди
Таким є припис п. 6 розд. V Методрекомендацій з обліку ОЗ.
З огляду на це, строк корисного використання системи відеоспостереження, установленої в орендованому приміщенні, слід визначати виходячи не лише з технічних характеристик самої системи, а й очікуваного строку оренди приміщення.
Приклад. Після отримання згоди орендодавця на здійснення поліпшень орендованого майна установа-орендар установила в орендованому приміщенні систему відеоспостереження. Вартість робіт згідно з договором — 49600 грн.
Систему відеоспостереження введено в експлуатацію на підставі Акта введення в експлуатацію ОЗ, оформленого за типовою формою. Одночасно на зазначений об’єкт було відкрито Інвентарну картку обліку об’єкта ОЗ (типової форми). Очікуваний строк корисного використання системи відеоспостереження визначено на рівні 5 років.
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | Отримано цільове фінансування для встановлення системи відеоспостереження в орендованому приміщенні | 2313 | 5411 | 49600 | 2 |
| 2 | Виконано роботи з установлення системи відеоспостереження | 1312 | 6211 | 49600 | 6 |
| 3 | Перераховано оплату за установлення системи відеоспостереження | 6211 | 2313 | 49600 | 2, 6 |
| 4 | Оприбутковано систему відеоспостереження, встановлену в орендованому приміщенні, після введення в експлуатацію | 1118 | 1312 | 49600 | 17 |
| Одночасно відображено зміни у капіталі | 5411 | 5111 | 49600 | 17 | |
