Заміна кліше печатки: як відобразити в обліку?

Заміна кліше: як класифікувати операцію?

Призначення печаток та штампів для бюджетних установ цілком зрозуміле.

Печатка — це спеціальний предмет (пристрій) з нарізними знаками для відтисків (відбитків) їх на сургучі, воску, папері тощо з метою надання документові достовірності, автентичності та юридичної сили.

Штамп — це спеціальна форма-кліше, різновид печатки, переважно у вигляді прямокутника. Застосовується для отримання відбитків на папері та містить на поверхні рельєфне або заглиблене дзеркальне відображення тексту з назвою бюджетної установи, із зазначенням юридичної адреси та інших даних.

Такі інструменти для нанесення відтисків можуть бути автоматичними та ручними. Вони складаються з кількох частин (компонентів):

— оснастка (корпус) — пластиковий, металевий або дерев’яний елемент;

— кліше — рельєфна поверхня з реквізитами установи;

— чорнильна подушка (для автоматичних печаток).

Безумовно, з часом будь-яка частина печатки або штампа потребує заміни. Наприклад, через фізичне зношення кліше або чорнильної подушки. І звісно ж, доведеться замінити кліше у разі зміни назви установи або її реквізитів. Власне, саме ця ситуація й виникла у нашого читача.

Зрозуміло, що у такому разі заміну кліше слід розглядати як заміну складової частини такої печатки або штампу. Відповідно розцінювати таку операцію доречно як звичайнісінький ремонт печатки (штампу). Адже в цьому разі йдеться про виконання робіт, спрямованих на підтримання об’єкта в робочому стані.

З огляду на це, такий пристрій для нанесення відтисків залишається на балансі установи. Жодних підстав для списання з балансу такого активу немає. Звісно, це стосується лише тих випадків, коли ключова частина печатки — оснастка придатна для подальшого використання.

Заміна кліше: документальне оформлення + бухоблік

Документування та облік операцій із заміни старого кліше печатки на нове слід здійснювати у певному порядку. Пояснимо, якого саме алгоритму дій варто дотримуватися в цьому разі.

1. Працівник, відповідальний за використання та зберігання печатки, штампу, складає та подає керівництву доповідну записку про необхідність заміни кліше з обґрунтуванням причин.

2. Комісія установи складає дефектний акт, в якому фіксує:

— факт непридатності кліше на підставі фактичного огляду;

— потребу у придбанні нового кліше для заміни старого;

— спосіб заміни (власними силами або із залученням сторонніх виконавців).

3. Керівник установи оформляє своє рішення про необхідність заміни кліше розпорядчим документом.

4. Нове кліше як деталь, необхідну для ремонту печатки та штампу, зараховуємо на субрахунок 1515 «Запасні частини».

5. Нове кліше, встановлене власними силами на печатку та штамп, списуємо на підставі Акта списання запасів типової форми.

Знищення старого кліше проводимо шляхом розрізання на малі нез’єднувані та невідновлювані частини.

6. Витрати на заміну кліше відносимо до витрат звітного періоду (Дт субрахунку 8013 (8113)).