Замінюємо компьютерну мишу та клавіатуру: що в обліку?

Одразу зазначимо, що у такому випадку не слід списувати з балансу весь комплекс, як і не слід проводити його часткову ліквідацію.

Так, часткову ліквідацію комп’ютерного комплексу доцільно проводити у випадку заміни основних його функціональних частин, як то: системний блок чи монітор. А придбання нових складових у цьому разі слід розглядати як поліпшення об’єкта основних засобів. Оскільки заміна цих складових частин передбачає підвищення техніко-економічних характеристик такого комплексу (збільшення майбутніх економічних вигід від його використання та/або збільшення строку корисного використання об’єкта). Відтак, витрати на придбання нового монітора чи системного блока установи мають відносити на збільшення первісної вартості комп’ютерного комплексу. На це вказує п. 1 розд. ІІІ НП(С)БО 121 «Основні засоби», та п. 3 розд. VI Методрекомендацій з бухобліку основних засобів, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11.

Що стосується заміни таких складових частин комп’ютерного комплексу, як клавіатура або миша, то ці роботи слід розглядати як ремонт комп’ютерного комплексу. Пояснюється це тим, що основною метою таких робіт є передусім відновлення та підтримання працездатності об’єкта основних засобів. Більше того, заміна миші або клавіатури навіть на більш сучасні практично не впливає на первісно оцінений рівень продуктивності комп’ютерного комплексу та потенціалу його корисності. З огляду на це, витрати на придбання зазначених комплектуючих необхідно відносити на витрати відповідного звітного періоду (п. 2 розд. ІІІ НП(С)БО 121 «Основні засоби» та п. 4 розд. VI Методрекомендацій з бухобліку основних засобів).

Такий підхід к вирішенню ситуації підтверджується і роз’ясненнями Мінфіну, наданими у листі від 11.04.2016 № 31-11420-07-10/10433.

Миша та клавіатура, придбані для заміни несправних, є нічим іншим, як запасними частинами. Вони підлягають оприбуткуванню на субрахунок 1515 «Запасні частини». Після підключення до комп’ютера вартість миші та клавіатури слід списати на витрати.

Разом з цим відображати окремо в обліку списання старої миші та клавіатури не потрібно. Адже вони як окремі об’єкти ніколи не обліковувалися. Старі (вилучені під час ремонту) мишу та клавіатуру слід оприбутковувати на баланс тільки у випадку, якщо вони можуть бути використані для ремонту чи в інший спосіб. Інакше, якщо їх використання не передбачає отримання майбутніх економічних вигід, вони не визнаються активом, а значить, і не підлягають зарахуванню на баланс (п. 1 розд. ІІ НП(С)БО 123 «Запаси»).

Заміна миші та клавіатури є досить простою у технічному плані операцією. Тож здебільшого такі маніпуляції проводяться працівниками установи, без залучення сторонніх фахівців.

Роботи з поточного ремонту обладнання, під час якого використовуються запчастини, оформляються Актом списання запасів за типовою формою, затвердженою наказом Мінфіну від 13.12.2022 № 431. Не є винятком і заміна несправної комп’ютерної миші та клавіатури на нові.

Порядок відображення на рахунках бухгалтерського обліку операцій із заміни складових частин комп’ютерного комплексу з метою підтримання його у робочому стані розглянемо на умовному прикладі. 

Приклад. Для заміни непридатних для подальшого використання комп’ютерної миші та клавіатури установа придбала нові. Вартість миші становить 380 грн, а клавіатури – 850 грн. Роботи із заміни миші та клавіатури виконано власними силами установи. Вартість запчастин, використаних для ремонту, списано на витрати звітного періоду згідно з Актом списання запасів.

У регістрах бухгалтерського обліку сформовано такі проводки: