Зустрічайте нові форми з обліку запасів!
Нове — добре забуте старе
Напевне саме цим принципом керувався Мінфін при розробленні свого проєкту*. Тож у цьому документі наведено форми первинки, які бюджетні установи можуть застосовувати для документального оформлення операцій з находження, переміщення та списання запасів.
* Проєкт наказу Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання запасів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» розміщено за посиланням: mof.gov.ua/uk/legal_acts_drafts_2022-558.
Одразу заспокоїмо бухгалтерів: форми нових документів Мінфін переважно запозичив із наказу № 130**, який втратив чинність 01.01.2021. А тому ця первинка не має суттєвих відмінностей порівняно зі своєю попередницею. Так, Мінфін вирішив не вигадувати велосипед, а обмежився апгрейтом наказу № 130.
Водночас зауважимо: розробники проєкту прискіпливо переглянули старі типові форми з обліку запасів, видалили реквізити, графи та рядки, заповнювати які в сучасних умовах немає потреби. Ну і, звісно, ключова відмінність — в усіх формах «ініціали, прізвище» змінено на «Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ».
УВАГА!
Нові форми слід застосовувати з 01.01.2023
Тож у вас ще є достатньо часу, аби уважно переглянути кожну форму первинного документа та належним чином підготуватись до їх застосування (наприклад, завантажити ці форми у форматі Excel).
Розглянемо, які саме документи пропонує застосовувати Мінфін для оформлення операцій з находження, переміщення та списання запасів. Для наочності наведемо цю інформацію в таблиці.
Документальне оформлення операцій з обліку запасів
| Старі форми, затверджені наказом № 130 |
Нові форми, наведені в проєкті |
Коментар |
| — |
Акт приймання- передачі запасів |
Це нова форма, аналога якої раніше не було. У своїх матеріалах ми неодноразово звертали увагу на необхідність складання такого Акта для оформлення таких операцій, як: — безоплатне отримання та передача матеріальних цінностей, визнаних запасами (розподілення, внутрівідомча безоплатна передача в межах органу, уповноваженого управляти об’єктами державної та комунальної власності тощо); — отримання гуманітарної допомоги, дарунка, безповоротної допомоги |
| Акт про приймання матеріалів (форма № З-1) |
Акт про приймання запасів |
Цю форму, як і раніше, слід застосовувати в разі, якщо існують кількісні та/або якісні розбіжності з даними супровідних документів постачальника, а також при прийманні матеріальних цінностей, які надійшли без документів. Окрім того, форму такого Акта установа може застосовувати для приймання матеріальних цінностей на відповідальне зберігання |
| — |
Прибутковий ордер |
Це абсолютно нова форма. Цей документ призначено для оформлення таких операцій, як: — отримання матеріальних цінностей, які надходять від постачальників (за відсутності первинних документів від постачальника) або від переробників з переробки на стороні; — оприбуткування матеріальних цінностей, які відповідають критеріям визнання запасів, але раніше не були відображені в балансі, а також отриманих від ліквідації та розбирання необоротних активів |
| Акт списання (форма № З-2) |
Акт списання запасів |
Це одна з найпопулярніших форм первинки з обліку запасів, і випадки, коли її необхідно складати, добре відомі бухгалтерам. Як і раніше, основну інформацію про запаси, які підлягають списанню, в Акті заповнює комісія зі списання. До речі, нова форма Акта не містить жодних відмінностей порівняно з формою Акта, наведеною в додатку до Методрекомендацій № 11*** |
| Накладна (вимога) (форма № З-3) |
Накладна (вимога) |
Цей документ застосовували й раніше. Наразі Мінфін розширив випадки, коли установи можуть складати накладну (вимогу). Зокрема, за допомогою цієї накладної слід фіксувати рух матеріальних цінностей у межах установи в разі: — надходження на склад матеріальних цінностей власного виробництва (готової продукції, напівфабрикатів, допоміжних матеріалів); — внутрішнього переміщення матеріальних цінностей у межах установи, їх відпуску виробничим підрозділам та іншим структурним підрозділам, які розташовані на іншій, ніж підрозділ, що їх відпускає, території тощо. Крім того, цей документ можна застосовувати для оформлення операцій з відпуску матеріальних цінностей стороннім організаціям, повернення постачальнику матеріальних цінностей неналежної якості, а також повернення матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання |
| Меню-вимога на видачу продуктів харчування (форма № З-4) |
Меню-вимога на видачу продуктів харчування |
Цей документ, як і раніше, застосовують ті установи, які мають справу з продуктами харчування. У цій формі зазначають найменування та кількість продуктів харчування, що підлягають закладці на сніданок, обід, полудень та вечерю. Тепер додано інформацію про вартість продуктів харчування за одиницю та суму |
| Забірна картка (форма № З-5) |
Лімітно-забірна картка |
Бюджетні установи знайомі з цим документом. Але раніше його використовували лише для систематичного відпуску матеріальних цінностей протягом місяця. Тепер цю форму слід застосовувати також для поточного контролю за додержанням установлених лімітів відпуску матеріальних цінностей на виробничі потреби. Окрім того, відтепер Лімітно-забірна картка є підставою для списання матеріальних цінностей зі складу. Протягом місяця інформацію про відпуск матеріальних цінностей заповнюють відповідні особи. Причому в новій формі картки щоразу при видачі матеріальних цінностей необхідно зазначати не лише кількість відпущених цінностей, а й залишок ліміту. Після закінчення місяця або після використання ліміту (при лімітованому відпуску) цю картку разом з іншими прибутково-видатковими документами передають до бухгалтерської служби. Для цього в новій формі додано реквізити для заповнення бухгалтерською службою |
| Книга складського обліку запасів (форма № З-9) |
Картка складського обліку запасів |
Цей регістр, як і раніше, застосовують для обліку запасів на складі установи. До речі, установи самостійно вирішують, вести складський облік запасів у книзі чи в картках. Призначення книги складського обліку запасів та порядок її ведення такий самий, як і карток |
| Журнал реєстрації битого посуду (форма № З-10) |
Журнал реєстрації битого посуду |
Нові форми цих документів суттєво не відрізняються від своїх попередників. Їх призначення та порядок заповнення не змінилися |
| Накопичувальна відомість з надходження продуктів харчування (форма № З-12) |
Відомість з надходження продуктів харчування |
|
| Накопичувальна відомість з витрачання продуктів харчування (форма № З-13) |
Відомість з витрачання продуктів харчування |
|
| — |
Матеріальний ярлик |
Це нова форма, аналога якої раніше не було. Матеріальний ярлик слід застосовувати для опису характеристики запасів, які перебувають на складі установи. Такі ярлики, заповнені матеріально відповідальними особами на кожен номенклатурний номер, прикріплюють до місця зберігання відповідних матеріальних цінностей |
| — |
Реєстр первинних документів з надходження та вибуття запасів |
Такий документ установи можуть застосовувати для реєстрації первинних документів з надходження та вибуття запасів. Ведуть такий Реєстр у довільній формі |
| — |
Матеріальний звіт |
Такий документ слід застосовувати для відображення інформації про залишок запасів у місцях зберігання на початок і кінець місяця, про їх надходження та витрачання. Матеріально відповідальні особи складають такий Звіт у довільній формі |
| Книга кількісно- сумового обліку (форма № З-6) |
— |
Цим формам аналітичного обліку запасів Мінфін не запропонував аналогів. Але за потреби установи можуть застосовувати їх самостійно |
| Картка кількісно- сумового обліку (форма № З-7) |
— |
|
| Книга обліку тварин (форма № З-8) |
— |
|
| Оборотна відомість (форма № З-11) |
— |
|
| Опис карток з обліку запасів (форма № З-14) |
— |
Окрім запропонованих Мінфіном форм, установи залежно від галузевих особливостей можуть розробляти власні форми документів для оформлення господарських операцій з надходження, руху та вибуття запасів. У такому разі головне правило: необхідно дотримуватися вимог оформлення первинних документів, передбачених Законом про бухоблік та Положенням № 88****. Тож у будь-якому разі вони повинні мати всі обов’язкові реквізити. Ну і, звісно, не забудьте прописати застосування таких форм у наказі про організацію бухобліку вашої установи.
Бюджетна бухгалтерія, червень, 2022/№ 24
