4. Организационно-распорядительная документация предприятия
Помимо общих требований к тексту служебных документов, необходимо учитывать, что каждый вид документа имеет свои особенности в составлении и оформлении, свою схему построения.
4.1. Устав Государственные, коммунальные, частные предприятия, общественные объединения, акционерные общества действуют на основе устава.
Устав — это свод правил, регулирующих деятельность предприятий, учреждений, организаций, их взаимоотношения с другими предприятиями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной и хозяйственной деятельности.
Устав является основным документом, на основании которого действует предприятие. В нем определяются: — собственник; — наименование; — местонахождение; — предмет и цели деятельности; — органы управления и порядок их формирования; — компетенция и полномочия трудового коллектива предприятия и его выборных органов; — орган, который имеет право представлять интересы трудового коллектива (совет трудового коллектива, профсоюзный комитет и т. п.); — порядок создания имущества предприятия; — условия реорганизации и прекращения деятельности предприятия. При оформлении устава используются следующие реквизиты: — наименование вышестоящей организации (06); — наименование организации (07); — название вида документа (10); — дата документа (11); — место составления или издания документа (14); — гриф утверждения (17); — текст документа (21); — запись о государственной регистрации (32). Текст устава, его структура и содержание разделов зависят от формы собственности и организационно-правовой формы предприятия. Например, устав общества может иметь такие разделы:
1. Общие положения 2. Цели и предмет деятельности общества 3. Ответственность общества и участников 4. Уставный капитал 5. Имущество общества 6. Формирование фондов общества 7. Порядок распределения прибыли и покрытия убытков 8. Права и обязанности общества и его участников 9. Органы управления обществом и их должностные лица 10. Учет и отчетность 11. Персонал общества 12. Вступление и выход участника из общества 13. Прекращение деятельности общества 14. Заключительные положения. Цели создания и деятельность предприятия, другие положения устава не должны противоречить действующему законодательству. Незаконные положения должны быть заменены новыми. Иначе говоря, устав должен постоянно обновляться путем внесения изменений, дополнений или путем издания новой редакции устава. Все вносимые в устав поправки, изменения и дополнения должны быть утверждены полномочным органом. После утверждения устав подлежит обязательной регистрации (перерегистрации) в соответствующих государственных органах, о чем на титульном листе устава производится запись установленной формы. Уставы оформляются на листах бумаги формата А4 печатным способом. Все листы прошивают, нумеруют и скрепляют печатью. В соответствии с уставом предприятия разрабатывается ее структура, определяется штатная численность, составляется штатное расписание, издаются положения, правила и другие документы. 4.2. Положение Положение — это правовой акт, определяющий структуру, функции, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятий и учреждений, их структурных подразделений, отделов, секторов (например, Положение о филиале), либо порядок действий органов управления предприятий и организаций в определенных случаях (например, Положение о порядке расследования несчастных случаев, которые произошли во время учебно-воспитательного процесса в учебных заведениях).
Это могут быть также положения о постоянно действующих комиссиях: экспертных, ревизионных, надзорных, контрольных, методических и др. (например, Примерное положение об экспертной комиссии объединения граждан, религиозной организации, а также предприятия, учреждения и организации, основанной на частной форме собственности); или положения о проведении конкурсов, смотров и т. д. Положения бывают примерные, типовые и индивидуальные. Типовые положения разрабатываются вышестоящими организациями для учреждений и предприятий своей системы (ведомства), примерные — для любых предприятий всех форм собственности, индивидуальные — на основе типовых и примерных положений непосредственно на предприятиях, в учреждениях, организациях. Основанием для разработки положений служит устав предприятия, организации. Если структура предприятия состоит из различных подразделений, то для каждого из них разрабатывается Положение о структурном подразделении. В оформлении положений должны присутствовать следующие реквизиты: — наименование вышестоящей организации (06); — наименование организации (07); — название вида документа (10); — дата документа (11); — регистрационный индекс документа (12); — место составления или издания документа (14); — гриф утверждения документа (17); — заголовок к тексту (19); — текст документа (21); — подпись (23); — гриф согласования документа (24); — визы документа (25). Заголовок к тексту может объединяться с названием вида документа, например: Положение об отделе материально-технического снабжения и т. п.
Текст положения о подразделении может включать следующие разделы:
1. Общие положения — определяется правовой статус подразделения, его подчиненность, наличие печати и (или) штампа. В этом разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должны руководствоваться работники структурного подразделения в своей деятельности.
2. Задачи — указываются основные направления деятельности структурного подразделения.
3. Структура — схематично представляется деление на структурные подразделения более низкого уровня (участки, бюро, секторы и т. п.) по подчиненности и во взаимосвязи.
4. Руководство — определяется порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю.
5. Функции — перечисляются конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности.
6. Взаимоотношения (связи) — определяются служебные взаимоотношения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности.
7. Права — указываются права подразделения, необходимые для осуществления возложенных на него функций.
8. Ответственность — устанавливается в соответствии с законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на него функций и неиспользование предоставленных прав.
Положение вводится в действие со дня его утверждения (или даты, указанной в распорядительном документе, которым утверждено положение).
Положение является сложным документом, поэтому для него целесообразно оформлять титульный лист, на который выносятся следующие реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, дата документа, название вида документа и объединенный с ним заголовок к тексту, место составления или издания документа, регистрационный индекс. В этом случае нет необходимости издавать приказ о введении положения.
Разрабатывается Положение о структурном подразделении руководителем этого подразделения и им подписывается, согласовывается с заместителем директора по подчиненности, заместителем директора по экономическим вопросам, заместителем директора по правовой работе и утверждается руководителем предприятия. Положения могут визироваться начальником отдела труда и заработной платы, юрисконсультом.
Порядок оформления, построения, изложения, согласования и регистрации положений о структурных подразделениях и внесения в них изменений устанавливается методологической инструкцией, разрабатываемой на предприятии.
Изменения в Положение о структурном подразделении вносятся на основании приказа руководителя предприятия.
Приведем образец формы положения.
Инструкция — организационный документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятий, учреждений, организаций (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Инструкции издаются для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов и содержат правила общего характера, регламентирующие порядок и условия осуществления деятельности в какой-либо определенной отрасли управления. Отдельные группы составляют инструкции по эксплуатации оборудования (механизмов, машин, устройств, приборов), инструкции по охране труда, должностные инструкции.
Реквизиты инструкции следующие:
— наименование организации (07); — название вида документа (10); — дата документа (11); — регистрационный индекс документа (12); — место составления или издания документа (14); — гриф утверждения документа (17); — заголовок к тексту (19); — текст документа (21); — подпись (23); — гриф согласования документа (24); — визы документа (25); — фамилия исполнителя (28) (при необходимости). Инструкция оформляется на общем бланке предприятия или на чистом листе формата А4. Утверждается инструкция непосредственно руководителем или распорядительным документом. Более предпочтительным является введение инструкции в действие путем издания приказа. Это позволяет устанавливать срок введения инструкции, предусматривать необходимые организационные мероприятия, указывать ответственных исполнителей и тем самым обеспечивать скорейшее введение в действие инструкции.
В случае когда инструкция утверждается распорядительным документом и является приложением к нему, она должна иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер. Отметку делают в верхнем правом углу первого листа инструкции-приложения (см. раздел 3.5 данного спецвыпуска на с. 25). Помимо собственно инструкций, различают инструкции примерные, типовые, методологические, должностные. Инструктивный характер имеют также рекомендации, методические рекомендации, методические указания и др. Приступая к составлению инструкции, следует выяснить, есть ли примерные или типовые инструкции по данному вопросу, и затем на их базе разрабатывать нужную инструкцию. Инструкция является документом длительного действия и, как правило, действует до замены ее новой. В ней отсутствуют указания на конкретных исполнителей и не устанавливаются сроки исполнения. В то же время инструкции регламентируют порядок выполнения определенных действий, процессов разными исполнителями и предназначены для постоянного использования. И эти обстоятельства определяют особенности изложения текста инструкции.
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: «Инструкция о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства», «Должностная инструкция инспектора по контролю качества продукции».
Так как инструкция содержит методические аспекты, ее текст должен быть исключительно точным и понятным, излагаться в логической последовательности законченными разделами, которые разбиваются на пункты, подпункты. Рубрикация для инструкции является обязательной, будут ли это только пункты или более сложное деление текста на структурные элементы (разделы, подразделы, пункты, подпункты) — все они должны быть пронумерованы. Инструкции относятся к организационным документам и носят директивный характер, поэтому в тексте используют формулировки со словами: должен, необходимо, следует, обязан, не допускается, запрещается, имеет право и т. п. Отступления от действий, предусмотренных инструкцией, квалифицируются как нарушение дисциплины. Изложение текста ведется от третьего лица или в безличной форме. Например: «Секретарь отвечает за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и убывающих в командировку, и производит отметки в командировочных удостоверениях» или: «Записи в трудовой книжке при увольнении или переводе на другую работу должны вестись согласно формулировкам действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона» и т. д.
Правовое положение работников предприятия регламентируется должностными инструкциями, которые устанавливают функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Текст должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов:
1. Общие положения — устанавливается сфера деятельности работника, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, подчиненность, перечисляются основные законодательные акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей работе. 2. Задачи и обязанности — указывается предмет, содержание и перечень видов работ, из которых состоят выполняемые работником функции, перечисляются конкретные задачи, возложенные на работника, определяется форма его участия в процессе — обеспечивает, подготавливает, исполняет, курирует, контролирует, представляет и т. д. 3. Права — указываются полномочия, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него задач и обязанностей. 4. Ответственность — устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение работником должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав. 5. Должен знать — содержатся требования к специальным знаниям, а также к знанию законодательных актов и нормативных документов, необходимых для выполнения должностных обязанностей. 6. Квалификационные требования — содержит нормы, касающиеся образования, образовательно-квалификационных уровней и опыта, достаточных для полного и качественного выполнения работ по должности. 7. Взаимоотношения (связи по должности) — регулируются трудовые взаимоотношения работника с сотрудниками своего и других структурных подразделений, а также со сторонними предприятиями (указываются сроки получения и предоставления информации, порядок согласования и утверждения соответствующих документов и т. п.). Этот раздел может отсутствовать в должностной инструкции, если порядок взаимодействия работников структурных подразделений отражен в положениях об этих подразделениях. Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения или специалистом по труду, подписывается руководителем структурного подразделения или подготовившим ее специалистом, согласовывается с начальником отдела труда и заработной платы, заместителем директора по подчиненности, юрисконсультом, утверждается руководителем предприятия и доводится до работника. Подтверждением факта ознакомления работника с должностной инструкцией является виза ознакомления. Она включает подпись работника, ее расшифровку и дату ознакомления. Ей должна предшествовать запись: «С должностной инструкцией ознакомлен».
Изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия. В определенных случаях должностная инструкция должна быть заменена, например, при изменении наименования предприятия или структурного подразделения, изменении названия должности. Порядок оформления, построения, изложения должностных инструкций и внесения в них изменений устанавливается методологической инструкцией, разрабатываемой на предприятии. Подробно о порядке составления должностных инструкций см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, спецвыпуск № 5. Приведем пример должностной инструкции. Общество с ограниченной ответственностью «Снайпер»
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 16.11.2009 № 12 г. Киев кассира УТВЕРЖДАЮ Директор Муравьев В. С. Муравьев
18.11.2009 1. Общие положения 1.1. Кассир относится к профессиональной группе «технические служащие». 1.2. Назначение на должность кассира и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия по представлению главного бухгалтера. 1.3. В своей работе должен руководствоваться: — действующим законодательством, нормативно-правовыми актами, а также локальными актами и организационно-распорядительными документами предприятия, относящимися к его сфере деятельности; — правилами внутреннего трудового распорядка; — нормативными актами (положениями, инструкциями и др.) об охране труда, пожарной безопасности; — Положением о бухгалтерии; — настоящей должностной инструкцией. 1.4. Кассир непосредственно подчиняется главному бухгалтеру. 1.5. На время отсутствия кассира (отпуск, болезнь, другие уважительные причины) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Это должностное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. 1.6. Должностная инструкция разработана в соответствии с: — Положением о бухгалтерии от 03.07.2005 № 2; — Методическими рекомендациями по составлению и утверждению должностных инструкций на предприятии от 15.12.2004 № 1. 2. Задачи и обязанности Кассир: 2.1. Осуществляет операции, связанные с приемом и выдачей наличных денежных средств через кассу предприятия, хранит все принятые ценности. 2.2. Получает в учреждениях банка наличные, осуществляет записи в кассовой книге операций получения и выдачи наличных по каждому приходному и расходному документу в день их поступления или выдачи. 2.3. Проверяет наличие и достоверность подписи главного бухгалтера, а на расходных документах — разрешительной надписи руководителя или уполномоченных им лиц, наличие всех других реквизитов на приходных кассовых ордерах и расходных документах, а также указанных в этих документах приложений (заявлений, накладных, счетов, справок и др.). 2.4. Возвращает документы в бухгалтерию для соответствующего оформления в случае несоблюдения хотя бы одного из перечисленных требований. 2.5. Подписывает приходные кассовые ордера и расходные документы сразу после получения или выдачи по ним наличных, а на приложенных к ним документах ставит штамп «Оплачено». 2.6. Выдает квитанцию лицу, которое сдало наличные в кассу. 2.7. Ставит штамп «Депонировано» или делает соответствующую запись в платежной ведомости возле фамилий лиц, которым не произведены в установленный срок выплаты, связанные с оплатой труда; составляет реестр депонированных сумм, в платежной ведомости указывает фактически выплаченную сумму и сумму, подлежащую депонированию, сверяет эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и ставит свою подпись. 2.8. Выписывает расходный кассовый ордер на фактически выданную по платежной ведомости сумму, передает его для регистрации. 2.9. Ежедневно в конце рабочего дня выводит остаток денежных средств в кассе предприятия и передает в бухгалтерию предприятия отчет кассира (копию записей в кассовой книге) вместе с приходными кассовыми ордерами и расходными документами под роспись лица, которое осуществляет контроль за ведением кассовых операций. 2.10. Составляет описи ветхих купюр, а также соответствующие документы для их передачи в учреждения банка с целью замены на новые. 2.11. Передает в соответствии с установленным порядком денежные средства инкассаторам. 2.12. Своевременно сообщает главному бухгалтеру обо всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенных ему ценностей. 2.13. Нигде, никогда и ни в какой мере не разглашает известные ему сведения об операциях по хранению ценностей, их отправке, перевозке, охране, сигнализации, а также служебных поручениях по кассе. 2.14. Выполняет другие обязанности по хранению в кассе денежных документов, ценных бумаг и др. 3. Права Кассир имеет право: 3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. 3.2. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по усовершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями. 3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя у подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей. 3.4. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, а также критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей. 3.5. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках и вносить предложения по их устранению. 3.6. Участвовать в служебных мероприятиях подразделения, в ходе которых рассматриваются вопросы, касающиеся его работы. 3.7. Требовать от руководства предприятия организационно-технического обеспечения условий работы и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. 4. Ответственность Кассир несет ответственность: 4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Украины. 4.2. За нарушение положений нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов. 4.3. За причинение материального ущерба предприятию. 4.4. За необеспечение сохранности конфиденциальной информации и/или документов, которые содержат сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия. 4.5. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил по охране труда и пожарной безопасности в процессе работы. 4.6. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины. 5. Должен знать Кассир должен знать: 5.1. Правила документооборота и технологию обработки учетной информации на предприятии. 5.2. Нормативно-правовые акты по ведению кассовых операций, учету ценных бумаг. 5.3. Правила эксплуатации вычислительной техники. 6. Квалификационные требования Кассир должен: 6.1. Иметь полное общее среднее образование и профессионально-техническое образование или полное общее среднее образование и профессиональную подготовку на производстве. Без требований к стажу работы. 6.2. Повышать профессиональную квалификацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Начальник отдела кадров 16.11.2009 Главный бухгалтер 16.11.2009 С должностной инструкцией ознакомлен: Кассир 18.12.2009 4.4. Структура и штатная численность Структура и штатная численность — документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется перед составлением проекта штатного расписания.
Форма указанного документа предложена в Сборнике унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренном протоколом Методической комиссии Государственного комитета архивов Украины от 20.06.2006 № 3. Приведем пример составления данного документа на с. 46.
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Иванов М. Ф. Иванов
15.10.2009 СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ на 2010 год Общества с ограниченной ответственностью «Валентина»
№ п/п Структурные подразделения и должности Количество штатных единиц Дирекция 1 Генеральный директор 1 2 Директор по экономике 1 3 Секретарь 1 Бухгалтерия 4 Главный бухгалтер 1 5 Бухгалтер 0,5 Отдел сбыта 6 Начальник отдела сбыта 1 7 Агент коммерческий 3 Административно-хозяйственный отдел 8 Менеджер по административной деятельности 1 9 Водитель 1 ВСЕГО 10,5 Директор по экономике Главный бухгалтер 4.5. Штатное расписание В соответствии со ст. 64 ХКУ предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание. Штатное расписание — документ, в котором закрепляется перечень должностей на предприятии, в учреждении, организации с указанием их количества и размеров должностных окладов.
Критериями при подготовке штатного расписания являются экономическая обоснованность и целесообразность содержания планируемой численности персонала. Наличие на предприятии тех или иных служб, их качественный состав и численность определяются направлением хозяйственной деятельности предприятия и объемами выполняемых работ (услуг). Разработка штатного расписания осуществляется на основе внутренних организационно-нормативных документов (действующих структуры и штатной численности, положения из оплаты труда) и с учетом требований нормативно-правовых актов. Так, при указании наименования должностей в штатном расписании необходимо руководствоваться Классификатором профессий.
Проект штатного расписания предприятия, как правило, готовится отделом организации труда и заработной платы, согласовывается с руководителями отделов (служб), с заместителями руководителя и утверждается руководителем предприятия. Если на предприятии отдел организации труда и заработной платы не создан, разработка указанного документа может быть возложена на другое структурное подразделение (например, на кадровую службу) или, по решению руководителя предприятия, на отдельного специалиста в порядке, предусмотренном внутренними нормативными актами. В течение года в штатное расписание могут вноситься изменения в случае введения (выведения) штатных единиц, изменений размера должностных окладов, а также изменений существенных условий труда (названий должностей, разрядов, категорий и т. п.). Изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа по предприятию, в котором должны быть освещены причины внесения этих изменений.
Приведем образец штатного расписания предприятия.
УТВЕРЖДАЮ штат в количестве 10,5 штатных единиц с месячным фондом заработной платы 38150 грн. Генеральный директор Иванов М. Ф. Иванов
28.12.2009 ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ООО «Валентина» на 2010 год Вводится с 01.01.2010
№ п/п Название структурного подразделения Должность (профессия) Количество штатных единиц Должностной оклад, грн. Надбавки (доплаты), грн. Месячный фонд заработной платы, грн. Название Код по классификатору профессий ДК 003:2005 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Дирекция Генеральный директор 1210.1 1 6500 300 6800 2 Директор по экономике 1231 1 5600 300 5900 3 Секретарь 4115 1 1400 — 1400 4 Бухгалтерия Главный бухгалтер 1231 1 5500 150 5650 5 Бухгалтер 2411.2 0,5 2000 — 1000 6 Отдел сбыта Начальник отдела сбыта 1233 1 5000 — 5000 7 Агент коммерческий 3415 3 2050 150 6600 8 Административно-хозяйственный отдел Менеджер по административной деятельности 1475.4 1 4000 — 4000 9 Водитель 8322.2 1 1800 — 1800 Всего Х Х 10,5 Х Х 38150
Соловейчик М. Н. Соловейчик
Семенова С. С. Семенова
Матвиенко И. И. Матвиенко
Семенов В. С. Семенов
Солнцева К. П. Солнцева
|
Директор по экономике | Семенов | В. С. Семенов |
|
21.12.2009 | ||
|
Главный бухгалтер | Солнцева | К. П. Солнцева |
|
23.12.2009 |
4.6. Приказ
Приказ — документ, издаваемый руководителями органов государственного управления, а также руководителями предприятий, учреждений, организаций, действующими на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным предприятием (учреждением, организацией). Приказ вступает в силу с момента его издания, если иное специально не предусмотрено в самом приказе. Приказ является одним из наиболее часто составляемых видов распорядительных документов.
Реквизиты приказа следующие:
— наименование вышестоящей организации (06); — наименование организации (07); — название вида документа (10); — дата документа (11); — регистрационный индекс документа (12); — место составления или издания документа (14); — заголовок к тексту документа (19); — текст документа (21); — подпись (23); — гриф согласования (24); — визы документа (25). По содержанию приказы подразделяются на две группы:
— по основной деятельности; — по личному составу (кадровые). Делопроизводство по каждой из этих групп ведется отдельно.
Приказы по основной деятельности издаются в связи с созданием, реорганизацией, ликвидацией структурных подразделений; по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, финансирования, отчетности, реализации продукции, совершенствования структуры и организации работы предприятий; для утверждения положений, инструкций, правил и других документов. Приказы могут издаваться не только в качестве инициативных, но и во исполнение указаний вышестоящих организаций. Издаются приказы и тогда, когда требуется довести до сведения руководителей структурных подразделений, должностных лиц документы, поступившие от органов государственного управления.
Приказами по личному составу оформляют прием на работу, перемещение, увольнение работников, а также поощрение или привлечение к дисциплинарной или материальной ответственности и др.
Целесообразно издавать приказ по какому-либо одному вопросу, так как включение в один документ тематически не связанных между собой вопросов приводит к тому, что отдельные из них не учитываются при регистрации, теряются при контроле и вообще могут быть упущены. Возникают также трудности при формировании дел и их хранении, так как сроки хранения могут быть разными. Работа по составлению приказа включает следующие стадии: — изучение сути вопроса; — подготовка проекта документа; — согласование проекта; — подписание приказа. На первой стадии определяется круг вопросов, которые необходимо отразить в документе, изучаются законодательные и нормативные акты, а также изданные ранее приказы по данному или аналогичным вопросам. Можно получить необходимые сведения, используя такие информационно-справочные документы, как отчеты, доклады, акты, справки, докладные записки и др. Текст приказа обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются факты, события, называются причины, цели и основания издания приказа. Если приказ издается во исполнение акта вышестоящего органа, в констатирующей части дается его краткое изложение и обязательно указывается полное название документа, его автор, дата и номер.
Например:
«В связи с повышением с 01 января 2010 года минимальной заработной платы согласно Закону Украины «Об установлении прожиточного минимума и минимальной заработной платы» от 20.10.2009 № 1646-VI...».
Констатирующая часть может не составляться, если нет необходимости давать какие-либо пояснения.
В распорядительной части приказа перечисляются предлагаемые действия, указываются исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части должен иметь повелительную форму изложения и начинаться со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатают прописными буквами на отдельной строке без отступа от левого поля документа и отделяют от констатирующей части двумя межстрочными интервалами. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие. Далее с новой строки с абзаца, отступив 2 межстрочных интервала, печатают текст распорядительной части. К формулировкам этой части документа следует относиться с большой ответственностью, не допуская неточности и двузначности.
Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В случае, когда задание или действие предусматривает конкретного исполнителя, соответствующий пункт начинают с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже (инициалы в тексте ставят после фамилии), а также конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме («возложить», «обеспечить», «организовать», «подготовить», «разработать» и т. д.).
Например:
«Начальнику отдела сбыта Семенову И. М. подготовить перечень продукции, подлежащей реализации на выставке-ярмарке».
В качестве исполнителей могут быть указаны не только конкретные должностные лица, но и структурные подразделения. Можно указывать исполнителей и обобщенно: «начальникам цехов», «руководителям отделов». Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему намеченных к выполнению работ и учитывать время доведения приказа до исполнителей.
В последнем пункте распорядительной части указывают лиц, на которых возлагают контроль исполнения приказа.
Например:
«3. Контроль за исполнением приказа возложить на директора по экономике Василенко И. С.»
или
«3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой»
Приказы могут иметь приложения (графики, инструкции, положения, правила и др.), ссылки на которые следует давать в соответствующих пунктах текста.
Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об»): «Об итогах», «О мерах» или составляется при помощи отглагольных существительных, например: «О введении...», «О назначении...», «О создании...», «Об утверждении...».
Подписывает приказ руководитель предприятия, а приказ по структурному подразделению — руководитель структурного подразделения, если это предусмотрено положением о подразделении (или лицо, исполняющее обязанности руководителя по приказу). Проект приказа до подписания подлежит согласованию со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается, с заинтересованными предприятиями (при необходимости). Так, проект приказа визируется составителем проекта, должностными лицами, курирующими эти вопросы, руководителями структурных подразделений, которых касается приказ, должностным лицом, ответственным за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Если исполнение приказа требует финансового обеспечения, то его необходимо согласовать с главным бухгалтером или финансовой службой.
Пример:
|
Проект приказа подготовил: | ||
|
Начальник отдела стандартизации | Сухов | И. А. Сухов |
|
18.09.2009 |
ВНУТРЕННИЕ ВИЗЫ
Главный инженер 18.09.2009 Начальник юридического отдела 18.09.2009
Боков А. В. Боков
Манукян Т. Н. Манукян
В случае несогласия с проектом пишется особое мнение, которое мотивируется. Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа проекта документа.
Печатают приказ на специальном бланке с названием вида документа.
Следует иметь в виду, что руководитель, осуществляющий руководство на принципах единоначалия, имеет достаточно полномочий для подписания приказа без каких-либо согласований (за исключением случаев, предусмотренных законом, например, согласование с профкомом предприятия). Однако на практике для соблюдения правовой стороны приказы, как правило, согласовываются с юрисконсультом. Визы специалистов требуются для соблюдения технических, экономических, финансовых и других аспектов. Визы исполнителей нужны для уточнения возможности выполнения приказа по срокам и полномочиям исполнителей, а также для учета предложений самих исполнителей.
Приведем пример составления приказа.
Общество с ограниченной ответственностью «Валентина»
ПРИКАЗ
28.12.2009 Об утверждении штатного расписания ПРИКАЗЫВАЮ:
г. Харьков № 129
Ввести в действие с 01 января 2010 года новое штатное расписание в количестве 10,5 штатных единиц с месячным фондом заработной платы 38150 грн.
|
Генеральный директор | Иванов | М. Ф. Иванов |
4.7. Выписка из приказа
Выписка из документа — это заверенная копия части текста служебного документа.
В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. При этом вместо слова «ПРИКАЗ» пишется «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА». Далее из распорядительной части приказа дословно выписывается нужный текст. Выписка оформляется на соответствующем бланке или на чистом листе и заверяется проставлением отметки о заверении копии. В определенных случаях, предусмотренных нормативными документами, выписку заверяют печатью. Приведем пример составления выписки из приказа. Общество с ограниченной ответственностью «Каскад»
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
14.01.2009 О регистрации печатей и штампов В целях учета печатей и штампов, применяемых на предприятии, обеспечения их сохранности и осуществления контроля за соблюдением порядка пользования ими ПРИКАЗЫВАЮ: 3. Руководителям структурных подразделений, в которых используются печати и штампы установленного образца для обеспечения производственно-хозяйственной деятельности: 3.1. Зарегистрировать печати и штампы в канцелярии в срок до 20 января 2009 года. 3.2. Представить в канцелярию копии приказов о назначении лиц, ответственных за пользование и хранение печатей и штампов. Срок — до 20 января 2009 года. 3.3. В дальнейшем все операции по замене, изготовлению новых или сдаче на уничтожение печатей и штампов регистрировать в канцелярии.
Директор Согласно оригиналу Секретарь 28.01.2010
г. Харьков № 2
М. Н. Мартынов
Толоконникова С. В. Толоконникова
