1061 0

3. Рекомендации по составлению текста документа

Рекомендации по составлению текста документа

Начало читай тут

3.1. Деление текста документа на структурные элементы

 

В зависимости от специфики и объема конкретного документа его текст обычно делят на структурные элементы четырех уровней подчиненности:

— разделы;

— подразделы;

— пункты;

— подпункты.

Допускается деление подпунктов на элементы более низкого уровня подчиненности (вторичные подпункты). Вместе с тем следует избегать излишней детализации и дробления текста, чтобы не затруднять восприятие.

Если объем текста не превышает пяти страниц, его можно делить только на пункты или на пункты и подпункты, не присваивая им заголовки.

Каждое законченное положение или требование документа обычно оформляют как отдельный структурный элемент, чтобы иметь возможность сослаться на него. Если такой необходимости нет, текст можно делить на абзацы, не нумеруя их.

 

3.2. Заголовки

 

Разделы и подразделы могут иметь заголовки. В пределах одного структурного элемента не рекомендуется озаглавливать одни структурные элементы низшего уровня подчиненности и не озаглавливать другие элементы того же уровня подчиненности.

Заголовок формулируют так, чтобы он отражал содержание структурного элемента (раздела, подраздела).

Заголовки разделов рекомендуется печатать с абзаца прописными буквами полужирным шрифтом (допускается написание строчными буквами с первой прописной), а заголовки подразделов и других структурных элементов низшего уровня подчиненности — строчными буквами с первой прописной с абзаца полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания и оформления конкретного документа заголовки структурных элементов можно располагать посередине строки или без абзацного отступа.

В конце заголовка точку не ставят. Если заголовок состоит из нескольких предложений, их разделяют точкой. Разрывать слова знаком переноса в заголовках не рекомендуется.

 

3.3. Нумерация структурных элементов

 

Разделы документа нумеруют арабскими цифрами, начиная с цифры «1».

Подразделы как составные части раздела нумеруют в пределах каждого раздела отдельно. Таким образом, номер подраздела состоит из номера соответствующего раздела и порядкового номера подраздела, которые разделяют точкой.

Пункты нумеруют арабскими цифрами, начиная с цифры «1», в пределах структурного элемента (раздела или подраздела).

Подпункты также нумеруют арабскими цифрами. Номер подпункта содержит номер структурного элемента более высокого уровня подчиненности (раздела, подраздела или пункта) и порядковый номер подпункта в пределах пункта, разделенные точкой.

Иногда в номере раздела (подраздела, пункта, подпункта) после последней цифры точку не ставят (например, при составлении текстов стандартов в соответствии с ДСТУ 1.5).

Первичный подпункт можно делить на нумерованные вторичные подпункты. При необходимости подпункты можно делить и далее, присоединяя номер соответствующего подпункта к номеру подпункта более высокого уровня подчиненности. Однако следует избегать чрезмерного деления. На практике в основном используют разделение текста на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

Если структурный элемент документа имеет лишь один элемент низшего уровня подчиненности, то этот элемент не нумеруют.

Если элемент высшего уровня подчиненности имеет сведения, касающиеся всех элементов низшего уровня, то эти сведения размещают сразу после заголовка структурного элемента высшего уровня и не нумеруют.

 

3.4. Перечни

 

Внутри пунктов или подпунктов при необходимости могут быть приведены перечни.

Перед каждой позицией перечня ставится тире, а при необходимости ссылки в тексте документа на одну из позиций перечня — строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечня рекомендуется использовать арабские цифры со скобкой.

Если в тексте есть перечни разных уровней подчиненности, то высший уровень перечней обозначают строчными буквами украинского (или русского) алфавита, средний уровень обозначают арабскими цифрами, низший — знаками «тире».

38720.GIF

Текст каждой позиции перечня рекомендуется начинать с маленькой буквы с абзацного отступа относительно предыдущего уровня подчиненности.

 

3.5. Приложения

 

Приложения к документу могут быть трех видов:

— утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами;

— поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

— являющиеся самостоятельными документами.

Приложениями первого вида могут быть инструкции, положения, правила и др., которые утверждаются и вводятся в действие приказами, распоряжениями и т. п.

Приложениями второго вида могут быть, например, таблицы большого формата, расчеты, графический материал, описания алгоритмов, описания аппаратуры, приборов и др.

В документах-приложениях должны быть все необходимые реквизиты: «Название вида документа» (10), «Дата документа» (11), «Заголовок к тексту документа» (19), «Подпись» (23).

Приложение к распорядительному документу должно иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер (знак № перед цифровым обозначением не ставится). Отметку делают в верхнем правом углу первого листа приложения.

 

Пример:

Приложение 1

к приказу

от 23.02.2010 № 18

 

Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4. Допускается оформлять приложения на листах других форматов.

Текст приложения при необходимости можно делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В приложениях разделы, подразделы, пункты, подпункты, таблицы, рисунки и формулы нумеруют в пределах каждого приложения по тем же правилам нумерации, что и в основном тексте.

Если к распорядительному документу есть только одно приложение, его не нумеруют.

 

3.6. Изложение текста документа

 

Текст документа должен быть кратким, точным, логически последовательным и не допускать различных толкований. При изложении текста следует придерживаться правил правописания, используя деловой стиль речи, приемлемый для служебных документов.

При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова и словосочетания «необходимо», «следует», «требуется, чтобы», «должен», «обязан», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует». При изложении других положений следует применять слова «могут быть», «при необходимости», «как правило», «могут иметь», «в случае», «разрешено» и т. д. При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например «выполняют», «применяют», «указывают» и т. п.

В документах необходимо пользоваться стандартизованной научно-технической терминологией, установленной стандартами на термины и определения понятий. Если стандартизованные термины отсутствуют, рекомендуется пользоваться академическим словарем украинского (русского) языка.

В документе не рекомендуется использовать иностранные слова и термины, когда имеются равнозначные слова и термины в украинском (русском) языке.

В тексте документа не допускается применять:

— обороты разговорной речи;

— техницизмы и профессионализмы;

— в одном документе для одного понятия различные научно-технические термины;

— сокращения слов, кроме установленных правилами орфографии и действующими стандартами;

— падежные окончания при инициальных сокращениях.

Необходимо использовать безличную форму изложения текста документа, например: «отмечено в приказе».

Когда приводят наибольшее или наименьшее значение величины, рекомендуется применять словосочетание «должно быть не более (не менее)». А когда приводят допустимые значения отклонений от указанных норм, требований, граничные значения допустимых погрешностей измерения рекомендуется применять словосочетания «не должен быть более (менее)» и «не должен превышать».

Для характеристики параметров с отрицательными значениями применяют словосочетания «должен быть не хуже чем» и «лучше чем».

Римские цифры применяют только при обозначении категории, класса изделия, кварталов года, полугодий. В остальных случаях применяют арабские цифры, в том числе для обозначения частей документа большого объема.

Римские цифры, даты и количественные числительные, приведенные арабскими цифрами, не должны иметь падежных окончаний.

В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не рекомендуется:

— применять математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин (рекомендуется писать слово «минус»);

— применять знак «» для обозначения диаметра (рекомендуется писать слово «диаметр»). При указании размера или предельных отклонений диаметра на рисунках, перед его числовым значением ставится знак «»;

— применять без числовых значений математические знаки, например > (больше), < (меньше), = (равно), (больше или равно), (меньше или равно), (не равно), а также знаки № (номер), % (процент) и °С (градус Цельсия);

— применять обозначение единицы физической величины, не приводя ее числового значения. В случае необходимости эту единицу приводят полностью словами, а не условным обозначением (например, «размер в миллиметрах», а не «размер в мм»).

Если в документе приводят поясняющие надписи, наносимые непосредственно на изделие (например, на панель прибора, на таблички к элементам управления и т. п.), их выделяют шрифтом без кавычек (например, ВКЛ., ОТКЛ.) или кавычками, если надпись состоит из цифр и (или) знаков.

 

3.7. Наименования предприятий, продукции и их сокращения

 

В обычных текущих документах полное наименование предприятия приводится один раз, далее оно заменяется сокращенным наименованием. Применение аббревиатур объясняется стремлением избежать повторения многословных наименований в документе. Однако произвольное сокращение наименований предприятий не допускается — следует использовать то сокращение, которое зафиксировано в уставных документах. Не применяют сокращенное название в случаях, когда хотят подчеркнуть строго официальный характер документа.

Наименования предприятий, продукции рекомендуется сокращать с соблюдением норм правописания и требований ДСТУ 3582.

Сокращенные наименования предприятий образуются следующими способами:

по первым буквам слов, входящих в наименование. Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

по начальным слогам слов, входящих в наименование (например, Электротяжмаш);

смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично — из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй — строчными (например, НИИдормаш).

Подбирая тип сокращения, следует ориентироваться на такие требования:

— сокращение должно быть понятным и легко «разворачиваться» в полное наименование;

— сокращение не должно совпадать по форме с уже имеющимся в языке словом или сокращением;

— не должны нарушаться нормы литературного языка;

— сокращения, являющиеся названиями предприятий, а также марок изделий, пишутся с прописной буквы;

— комбинированные буквенно-цифровые сокращения пишутся через дефис, если цифры стоят после букв (например, АН-24, ЯМЗ-200), и слитно, если цифры стоят перед буквами (стан 2ТО); в марках материалов буквенные сокращения с цифрами пишутся слитно (например, сталь ШХ15);

— в сложносокращенных именах собственных, составленных из усеченного слова и буквенной аббревиатуры, первая буква пишется прописная, например КрАЗ (Кременчугский автомобильный завод).

 

3.8. Сноски и примечания

 

Для пояснения отдельных данных, приведенных в документе, применяют надстрочные знаки — сноски. Такими знаками могут служить арабские цифры со скобкой (например, 1)) или звездочки (*). Применять более четырех звездочек на одной странице не рекомендуется. Нумерация сносок отдельная для каждой страницы. Знак сноски ставят непосредственно после слова, числа, символа, предложения, которого касается пояснение. Тот же знак ставят и перед текстом соответствующего пояснения.

Пояснительный текст сноски располагают с абзацного отступа в конце страницы, на которой она обозначена, и отделяют от основного текста тонкой горизонтальной линией длиной от 23 мм с левой стороны страницы.

Пояснительный текст сноски к данным, расположенным в таблице, приводят в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы, и отделяют от основной части таблицы тонкой сплошной линией. Нумерация сносок, которые относятся к таблице, должна быть сквозная.

Если на странице имеются сноски в тексте и сноски в таблице, их рекомендуется оформлять разными знаками.

Примечания приводят в документах, если необходимы пояснения или справочные данные к содержанию текста, таблиц или рисунков. Примечания не должны содержать требований.

Примечания следует помещать непосредственно после текста, фрагмента рисунка или в конце таблицы, к которым относятся эти примечания. Примечание к таблице помещают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы, и отделяют от ее основной части сплошной линией.

Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставится точка. Слово «Примечание» рекомендуется печатать полужирным шрифтом меньшего размера с прописной буквы с абзаца. Далее в той же строке через интервал с прописной буквы печатают текст самого примечания светлым шрифтом меньшего размера.

Если примечаний два или больше, их приводят после текста, к которому они относятся, и нумеруют арабскими цифрами.

 

Пример:

Примечание 1. _____________________________________

Примечание 2. _____________________________________

 

3.9. Ссылки

 

В текстовом документе можно ссылаться на пункты (подпункты) данного документа, нормативные и другие документы при условии, что они полностью и однозначно определяют соответствующие требования и не вызывают затруднений в пользовании документом.

Ссылаясь на сам документ в целом, используют форму «Данный документ...». При ссылках на элементы текста данного документа указывают соответственно на номера разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, позиций перечней, рисунков, формул, таблиц, приложений. В свою очередь, при ссылках на приложения также указывают на номера их разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, позиций перечней, рисунков, формул, таблиц. При ссылках на таблицы указывают на графы (колонки) и строки таблиц документа.

Ссылаясь, рекомендуется использовать следующие словосочетания: «в соответствии с разделом 3», «согласно 2.1», «(рисунок 4)», «согласно формуле (5)», «в соответствии с таблицей 6.1», «(приложение 1)», «согласно 5.3» и т. п.

Ссылаться на элементы таблицы рекомендуется так: «строка 4 таблицы 3», «графа 5 таблицы 3».

Ссылаясь, можно использовать общепринятые или стандартизованные сокращения: «согласно рис. 4», «в соответствии с разд. 6», «см. рис. 3».

Ссылаясь на позиции перечня, необходимо указывать номер пункта (подпункта) документа и номер позиции перечня, разделенные запятой. Если перечни имеют несколько уровней подчиненности, указывают оба уровня. Например: «согласно 3.1.4, 1)», «в соответствии с 5.2.3, б), 2)».

Ссылаясь на структурный элемент документа (раздел, пункт, подпункт), номером которого является одно число, следует приводить название этого элемента полностью, например: «в соответствии с разделом 3». Если номер составлен из чисел, объединенных точкой, название структурного элемента можно не указывать, например: «согласно 4.12», «в соответствии с 5.4.2».

 

3.10. Сокращения

 

Одной из причин появления сокращений является тенденция к передаче как можно большего количества информации при минимуме используемых средств. Особенно популярными стали инициальные аббревиации (способ образования слов из начальных букв и звуков). Второй важной причиной использования значительного количества сокращений в языке деловых бумаг является стремление к экономии места, связанное с ограничением «площади» документа.

С другой стороны, не следует злоупотреблять сокращениями, так как это снижает официальный тон письма и может затруднить чтение. Следовательно, лаконичный, хорошо структурированный документ с оптимальным числом сокращений — залог того, что изложенный в нем вопрос будет правильно понят и своевременно рассмотрен.

В современном языке применяют следующие способы сокращений слов и словосочетаний: инициальные аббревиации (буквенные аббревиатуры), сложносокращенные слова и графические сокращения.

Следует различать:

а) сложносокращенные слова, составленные из сочетаний:

1) усеченных слов и полных слов (горсовет, продтовары, спецодежда и др.);

2) одних усеченных слов (завхоз, профком);

б) аббревиатуры, составленные из начальных букв полных наименований и разделяющиеся на:

1) читаемые по названиям букв (МЧС, МВД, ДСТУ, ОРД и др.);

2) читаемые по звукам, обозначаемым буквами (вуз, роно и др.);

3) читаемые в одной своей части по названиям букв, а в другой — по звукам.

Сложносокращенные слова всегда пишутся слитно.

От буквенных аббревиатур следует отличать условные графические сокращения, которые всегда читаются полностью и сокращаются только на письме. Графические сокращения (кроме случаев, о которых будет сказано далее) пишутся с точками на месте сокращения и в отношении прописных и строчных букв и дефисов следуют полному наименованию, например: ю.-в. (юго-восточный), М.-К. ж. д. (Московско-Курская железная дорога).

В документах разрешено употреблять общепринятые сокращения, установленные правилами русской орфографии и ГОСТ 7.12 или правилами украинской орфографии и ДСТУ 3582 в зависимости от языка, на котором составлен документ.

Например:

научно-исследовательский институт — НИИ;

до нашей эры — до н. э.

Если в документе принята особая система сокращения слов или наименований, то в нем должен быть приведен перечень принятых сокращений. Полную запись сокращенного слова или словосочетания приводят тогда, когда их впервые упоминают в тексте документа. После этого в скобках указывают их сокращение (аббревиатуру). При дальнейших упоминаниях рекомендуется использовать принятое сокращение без падежных окончаний. Если отсутствие падежных окончаний вызывает неоднозначное толкование положений документа, слово приводят полностью.

Сокращению подлежат различные части речи. Для всех грамматических форм одного и того же слова применяется одно и то же сокращение, независимо от рода, числа, падежа и времени.

Недопустимо одно сокращение для двух разных по значению слов, кроме случаев, когда эти сокращения применяются при цифрах и фамилиях, перед географическими названиями и определенными словами. Например, сокращение «авт.» — и автор, и автономный (перед словами: область, округ, республика); сокращение «с.» — и село, и страница.

При сокращении слов применяют отсечение (отбрасывание двух или более букв в конце слова), стяжение (выборочный пропуск согласных и гласных букв) или сочетание этих приемов. При сокращении должно оставаться не менее двух букв, независимо от используемого приема.

Точка не ставится при стяжении и ставится при отсечении.

Например:

гривня — грн

администрация — админ.

Сокращение слова до одной начальной буквы допускается только для общепринятых сокращений и отдельных слов.

Например:

год (годы) — г. (гг.)

век — в.

страница — с.

Если отсекаемой части слова предшествует буква «й» или гласная буква, при сокращении следует сохранить следующую за ней согласную (например, калийный — калийн.).

Если отсекаемой части слова предшествует буква «ь», то слово при сокращении должно оканчиваться на стоящую перед ней согласную (например, сельский — сел.).

Если отсекаемой части слова предшествует удвоенная согласная, при сокращении следует сохранить одну из согласных (например, осенний — осен.).

При двух разных или нескольких согласных сокращение следует делать после последней согласной (например, искусственный — искусств., а не искус. или искусс., или искусст.).

Если слово можно сократить отсечением различного количества букв, при его сокращении следует опускать максимальное количество букв (например, фундаментальный — фундам., а не фундаментал., фундамент.).

В случае затруднений в понимании текста следует применять более полную форму сокращения.

Прилагательные и причастия, оканчивающиеся на:

-авский     -ельский     -кий

-адский     -енный       -ний

-ажный     -енский -     -ный

-азский    -ентальный  -ованный

-айский    -ерский        -овский

-альный    -еский        -одский

-альский    -иальный    -ольский

-анный    -ийский      -орский

-анский   -инский      -ский

-арский    -ионный    -ской

-атский      -ирский   -ческий

-ейский    -ительный

-ельный    -ический

сокращают отсечением этой части слова.

Прилагательные, оканчивающиеся на -графический, -логический, -номический, сокращают отсечением следующих частей слова: -афический, -огический, -омический.

 

Например:

географический — геогр.

биологический — биол.

астрономический — астрон.

При сокращении существительных учитываются падежные окончания единственного или множественного числа.

 

Например:

университет — ун-т

университеты — ун-ты.

Кроме того, ГОСТ 7.12 и ДСТУ 3582 предусматривают особые случаи сокращения слов в русском и украинском языках, которыми можно руководствоваться при составлении документов. Некоторые из них приведены в приложениях 1 и 2 (см. с. 79).

 

3.11. Правила оформления таблиц

 

Изложение текста документа в виде таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Как правило, в виде таблиц оформляют цифровой материал.

На все таблицы документа должны быть приведены ссылки в тексте документа, при ссылке пишется слово «таблица» с указанием ее номера.

Таблицы, за исключением таблиц приложений, нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией, начиная с цифры 1. Если в тексте только одна таблица, она обозначается «Таблица 1». Таблицы каждого приложения нумеруют отдельно арабскими цифрами.

Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.

Название таблицы должно отражать ее содержание, быть точным и кратким. Если из текста документа следует содержание таблицы, то название ей можно не давать. Название рекомендуется помещать над таблицей и печатать с прописной буквы после слова «Таблица» и ее номера через тире. При этом слово «Таблица» и ее номер выделяют полужирным шрифтом и печатают над верхним левым углом таблицы.

 

Например:

Таблица 

_________________________
     номер    название таблицы

 

При переносе части таблицы на ту же или другую страницу название помещают только над первой частью таблицы, над другими ее частями указывают только номер таблицы со следующей надписью:p>

«Продолжение таблицы __________» — на той же

                                                         номер

странице или на последующих страницах;

«Окончание таблицы _____________» — на той же

                                                 номер

странице или на последней странице расположения таблицы.

Заголовки граф и строк таблицы пишутся с прописной буквы, а подзаголовки граф — со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф предпочтительнее указывать в единственном числе. Заголовки граф и текст строк таблицы располагают центрированным или левосторонним способом в зависимости от специфики таблицы.

Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не рекомендуется.

Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей. Шапку таблицы обязательно отделяют горизонтальной линией от остальной части таблицы.

Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.

Графы таблицы могут быть пронумерованы арабскими цифрами (см. рис. 3.1):

— если в тексте документа необходимо сослаться на определенную графу;

— если таблицу нужно перенести на следующую страницу.

В этом случае шапку таблицы на последующих страницах полностью не приводят.

 

Таблица ___

Размеры в миллиметрах

Условный проход Dу

D

L

L1

L2

Масса, кг, не более

1

2

3

4

5

6

50

160

130

525

600

160

80

195

210

170

Рисунок 3.1

 

Специальную графу «Номер по порядку» в таблицу включают в качестве исключения, например в случае большого количества параметров. При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера рекомендуется указывать в первой графе (боковике) таблицы непосредственно перед их наименованием, как показано на рис. 3.2.

 

Таблица ____

Наименование показателя

Значение

В режиме 1

В режиме 2

1. Сила тока коллектора, А

5, не менее

7, не более

2. Напряжение

на коллекторе, В

3. Сопротивление нагрузки коллектора, Ом

Рисунок 3.2

 

В зависимости от размера таблицу помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а при необходимости — в приложении к документу.

Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа (альбомное расположение).

Если графы или строки таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части, помещая одну часть под другой или рядом, при этом в каждой части таблицы повторяют ее шапку и боковик. При делении таблицы на части допускается ее шапку и боковик заменять номерами граф и строк, обязательно проставив эти номера в первой части таблицы.

Таблицу слева, справа, сверху и снизу преимущественно ограничивают линиями. Если в конце страницы таблица прерывается и ее продолжение переходит на следующую страницу, в первой части таблицы нижнюю ограничительную горизонтальную линию можно не проводить (см. рис. 3.3). Если таблица прерывается справа, т. е. часть граф переносится ниже или на другую страницу, в первой части таблицы правую ограничительную вертикальную линию также можно не проводить.

 

Таблица ____ — __________________

В миллиметрах

Номинальный диаметр резьбы болта, винта, шпильки

Внутренний диаметр шайбы

Толщина шайбы

легкой

нормальной

тяжелой

a

b

a

b

a

b

1

2

3

4

5

6

7

8

2,0

2,1

0,5

0,8

0,5

0,5

2,5

2,6

0,6

0,8

0,6

0,6

3,0

3,1

0,8

1,0

0,8

0,8

1,0

1,2

Окончание таблицы ____

В миллиметрах

1

2

3

4

5

6

7

8

4,0

4,1

1,0

1,2

1,0

1,2

1,2

1,6

...

...

...

...

...

...

...

...

42,0

42,5

9,0

9,0

Рисунок 3.3

 

Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице, при этом повторяют шапку таблицы в соответствии с рис. 3.4.

 

Таблица ____

Диаметр стержня крепежной детали, мм

Масса 1000 шт. стальных шайб, кг

Диаметр стержня крепежной детали, мм

Масса 1000 шт. стальных шайб, кг

1,1

0,045

2,0

0,192

1,2

0,043

2,5

0,350

1,4

0,111

3,0

0,553

Рисунок 3.4

 

При необходимости показать в тексте документа форму таблицы ее приводят как заполненную шапку таблицы.

А теперь перечислим основные правила, которые должны учитываться при заполнении таблиц.

В заголовке графы или строки единицу физической величины пишут после названия этой величины, между ними ставят запятую (см. рис. 3.2).

Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной и той же единице физической величины, то ее обозначение помещают над таблицей справа, а при делении таблицы на части — над каждой ее частью. В таком случае в колонках ее уже не указывают.

Если в большинстве граф таблицы приведены показатели, выраженные в одних и тех же единицах физических величин (например, в миллиметрах, вольтах), но имеются графы с показателями, выраженными в других единицах, то над таблицей пишется наименование преобладающего показателя и обозначение его физической величины, например «Размеры в миллиметрах», «Напряжение в вольтах», «Количество в штуках». А в заголовках остальных граф приводится наименование показателей и (или) обозначения других единиц физических величин в соответствии с рис. 3.1.

Для сокращения текста заголовков и подзаголовков граф отдельные понятия заменяют буквенными обозначениями, установленными ГОСТ 2.321, стандартами ДСТУ 3651.0, 3651.1, 3651.2 или другими обозначениями, если они пояснены в тексте или приведены на иллюстрациях, например D — диаметр, H — высота, L — длина. Показатели с одним и тем же буквенным обозначением группируют последовательно в порядке возрастания индексов в соответствии с рис. 3.1.

Ограничительные слова «более», «не более», «менее», «не менее» и другие помещают в одной строке или графе таблицы с наименованием соответствующего показателя после обозначения его единицы физической величины, если они относятся ко всей строке или графе. При этом после наименования показателя перед ограничительными словами ставится запятая (см. рис. 3.1).

Числовые значения величин, одинаковые для нескольких строк, допускается указывать один раз (см. рис. 3.1).

Обозначения, приведенные в заголовках граф таблицы, должны быть пояснены в тексте или графическом материале документа.

Обозначения единиц плоского угла рекомендуется указывать не в заголовках граф, а в каждой строке таблицы как при наличии горизонтальных линий, разделяющих строки (см. рис. 3.5), так и при отсутствии горизонтальных линий (см. рис. 3.6).

 

Таблица ____

α

β

5° 20 30′′

6° 5

6° 12 45′′

7° 25

10° 24 50′′

15° 30

Рисунок 3.5

Таблица ____

α

β

5° 20 30′′

6° 5

6° 12 45′′

7° 25

10° 24 50′′

15° 30

Рисунок 3.6

 

Предельные отклонения, относящиеся ко всем числовым значениям величин, помещенным в одной графе, указывают в шапке таблицы под наименованием или обозначением показателя согласно рис. 3.7.

 

Таблица ____

В миллиметрах

Диаметр резьбы d

S

±0,2

±0,2

H

±0,3

±0,3

h

±0,2

±0,2

B

±0,2

±0,2

Условный диаметр шплинта d1

4

5

6

7,0

8,0

10,0

5,0

6,0

7,5

5,2

4,0

5,0

1,2

1,4

2,0

1,0

1,2

1,6

Рисунок 3.7

 

При отсутствии отдельных данных в таблице ставится прочерк (тире) в соответствии с рис. 3.3.

При указании в таблицах последовательных интервалов чисел, охватывающих все числа ряда, их записывают следующим образом: «От... до... включ.», «Св.... до... включ.».

В интервале, охватывающем числа ряда, между крайними числами ряда в таблице допускается ставить тире в соответствии с рис. 3.8.

 

Таблица ____

Наименование материала

Температура плавления, К (°С)

Латунь

1131 — 1173 (858 — 900)

Сталь

1573 — 1673 (1300 — 1400)

Чугун

1373 — 1473 (1100 — 1200)

Рисунок 3.8

 

Если в колонке повторяется текст, состоящий из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами «То же», а далее — кавычками.

Для пояснения отдельных данных таблицы их отмечают надстрочным знаком сноски. Порядок оформления сносок приведен на с. 27. Если в таблице имеются сноски и примечания, сначала приводят сноски, потом — примечания.

Числовые значения показателя вписывают на уровне первой строки его наименования. Значения показателя, приведенные в виде текста, записывают на уровне первой строки его наименования.

Цифры в графах таблицы рекомендуется проставлять так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю. В одной графе должно быть соблюдено, как правило, одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

 

3.12. Оформление иллюстраций

 

Иллюстрации приобщают к тексту для наглядности изложенных в документе положений, концепций, данных и т. п. Все графические материалы (графики, диаграммы, рисунки, схемы, чертежи, эскизы и др.) должны иметь одинаковую подпись: «Рисунок».

Рисунок располагают сразу после текста, где впервые ссылаются на него, или как можно ближе к тексту (на очередной странице), а при необходимости — в приложении к документу.

Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, рекомендуется нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами.

Если в тексте или в приложении только один рисунок, его нумеруют так: «Рисунок 1».

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой (например, «Рисунок 1.1»).

Иллюстрации при необходимости могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Наименование рисунка должно отражать его содержание, быть конкретным и кратким. Его печатают с прописной буквы через тире после слова «Рисунок» и его номера.

Слово «Рисунок» и его обозначение (номер) могут выделяться полужирным шрифтом и располагаться под рисунком по центру.

 

Например:

Рисунок _________— _____________________________

                       номер                        наименование рисунка

 

Пояснительные данные к рисунку приводят непосредственно после графического материала перед наименованием рисунка.

Рисунок выполняют на одной странице. Если он не помещается на одной странице, его можно перенести на следующие страницы. В этом случае наименование рисунка указывают только на первой странице, пояснительные данные — на тех страницах, которых они касаются, и под ними печатают:

 

              Рисунок _______, лист _______

                                  номер                  номер

 

3.13. Представление формул в тексте документа

 

В формулах необходимо использовать условные обозначения физических величин, установленные в комплексе стандартов ДСТУ 3651 (ДСТУ 3651.0, 3651.1, 3651.2). Пояснения символов и коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены в тексте ранее, приводятся непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него. После пояснения символа через запятую указывают единицу соответствующей физической величины.

Пример:

Плотность каждого образца р в килограммах на кубический метр вычисляют по формуле:

 

р =

m


(1)

V

 

где m — масса образца, кг

V — объем образца, м3.

Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой и размещают в столбик.

Переносить формулу на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют.

Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, нумеруют сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Если формулу пишут в несколько строк, ее номер проставляют на уровне первой строки.

Формулы, помещенные в приложениях, имеют отдельную нумерацию в пределах каждого приложения.

Если в тексте или в приложении только одна формула, ее нумеруют так — (1).

Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках (например:...в формуле (1)).

Допускается нумеровать формулы в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (5.1).

 

3.14. Обозначения физических величин

 

Обязательному применению в Украине подлежат:

— основные единицы Международной системы единиц* (далее — SI), а также десятичные кратные и дольные от них единицы;

* Международная система единиц — когерентная система единиц, принятая и рекомендованная 11-й Генеральной конференцией по мерам и весам (ГКМВ) в 1960 г.; на последующих ГКМВ неоднократно уточнялась.

— производные единицы SI, десятичные кратные и дольные от них единицы.

Допускается применять наравне с единицами SI внесистемные единицы.

Наряду с единицами системы SI при необходимости можно указать в скобках единицы ранее применявшихся систем, разрешенных к применению. Не разрешается в одном документе использовать разные системы обозначения физических величин.

При выборе десятичных кратных и дольных единиц SI следует руководствоваться удобством их применения. Множитель и приставку рекомендуется выбирать таким образом, чтобы числовое значение величины находилось между 0,1 и 1000.

Например:

2,6 х 104 м можно записать как 26 км;

0,00537 м можно записать как 5,37 мм;

1203 Па можно записать как 1,203 кПа;

4,1 х 10-4 с можно записать как 410 мкс.

В таблицах числовых значений одной величины или при сравнении этих значений в одном тексте рекомендуется использовать одну кратную или дольную единицу величины, даже если ее числовые значения выходят за диапазон от 0,1 до 1000.

В некоторых отраслях техники допустимо всегда использовать одну кратную или дольную единицу. Например, линейные размеры в машиностроительных чертежах всегда приводятся в миллиметрах.

Для числа 0,01 разрешается использовать специальное обозначение % (процент). Однако для числа 0,001 символа ‰ (промилле) лучше избегать.

При написании и печати обозначений величин, наименований и обозначений единиц применяют определенные правила.

Обозначения величин являются отдельными буквами латинского или греческого алфавита, иногда с надстрочными и/или подстрочными индексами. Их рекомендуется печатать наклонным шрифтом (курсивом) независимо от того, каким шрифтом напечатан весь текст. При этом символы, являющиеся буквами греческого алфавита, разрешено печатать прямым шрифтом.

Размерности величин печатают прямым шрифтом большими латинскими буквами. Например: L — длина; M — масса; T — время и т. д.

Наименования единиц SI всегда пишутся с маленькой буквы (метр, килограмм, секунда и т. д.). Обозначения единиц SI также пишутся с маленькой буквы (кг, kg), за исключением тех, наименования которых происходят от фамилий ученых (ампер, герц, ньютон, вольт и т. д.) — они пишутся с большой буквы [(А, А), (Гц, Hz), (Н, N), (В, V) и т. п. ].

В наименованиях единиц, содержащих частное от деления одной единицы на другую, наименования единиц знаменателя пишутся с предлогом «на», например единица ускорения — метр на секунду в квадрате. Для единиц величин, которые зависят от времени в первой степени и являются характеристиками скорости протекания процессов, наименование единицы времени, находящееся в знаменателе, пишется с предлогом «в», например единица скорости — метр в секунду.

В наименованиях производных единиц, содержащих произведение двух или более единиц, наименования единиц на письме соединяются дефисом (например, ньютон-метр).

В наименованиях единиц площади и объема применяют прилагательные «квадратный» и «кубический» (например, квадратный метр, кубический дециметр), включая случаи, когда эта единица входит в производную единицу другой величины (например, килограмм на кубический метр). Если же вторая или третья степень длины не отражают площадь или объем, рекомендуется пользоваться выражениями «во второй степени» или «в квадрате», «в третьей степени» или «в кубе». Например, метр в третьей степени (единица момента сопротивления плоской фигуры).

При образовании кратных и дольных единиц не разрешается отбрасывать последнюю букву приставки в ее сочетании с наименованием единицы.

 

Правильно:

Неправильно:

килоом, мегаом, мегаампер

килом, мегом, мегампер

 

Для написания обозначений единиц используются буквы украинского (русского) алфавита и международные обозначения с использованием букв латинского или греческого алфавита, а также специальные знаки (...°, ..., ...′′, %).

Обозначения физических величин и обозначения единиц не должны изменяться во множественном числе. После них точки не ставятся, за исключением случаев, когда этого требует пунктуация (в конце предложения).

Обозначения единиц, совпадающие с наименованиями этих единиц, нельзя изменять по падежам и числам, если они расположены после числовых значений, а также в заголовках граф, боковиков таблиц и в пояснениях величин к формулам. К таким обозначениям относятся: моль, бар, бэр, вар, рад.

Например:

1 моль, 2 моль, 10 моль; 1 бэр, 4 бэр, 7 бэр

Обозначение единицы размещают в одной строке с числовым значением величины через пробел и не переносят на следующую строку или страницу.

 

Правильно:

Неправильно:

30 °С; 45 °С

600 кВт

30° С; 45° С

600кВт

 

Исключение составляют обозначения в виде надстрочного индекса, перед которым пробел не оставляют.

 

Правильно:

Неправильно:

60°; 30′′

60 °; 30 ′′

 

Приводя значения плоского угла, рекомендуется отдавать предпочтение десятичной форме записи числа.

Когда указывается значение величины с предельными отклонениями, ее числовое значение вместе с предельными отклонениями берут в скобки, а обозначение единицы размещают после скобок. Если же скобки не используются, то обозначение единицы размещается как после числового обозначения величины, так и после числового значения предельного отклонения.

 

Правильно:

Неправильно:

(100,0 ± 0,1) кг

100,0 ± 0,1 кг

50 г ± 1 г

50 ± 1 г

 

Если в тексте документа приводится интервал числовых значений физической величины, единицу измерения указывают после обеих границ диапазона, например: от 10 кг до 50 кг (а не от 10 до 50 кг).

Если в тексте указывают диапазон порядковых номеров, можно использовать знак «тире», например: «см. таблицы 1 — 12».

Когда в тексте приводится ряд (группа) числовых значений физической величины, выраженных в одинаковых единицах, то эту единицу указывают только после последней цифры. В одном ряду чисел приводят одинаковое количество десятичных знаков для всех значений, образующих ряд (например, 1,0; 1,5; 2,0; 6,1 мм).

Если необходимо указать два или три измерения, то их представляют следующим образом: 60 мм х 35 мм х 40 мм, а не 60 х 35 х 40 мм.

Дробные числа рекомендуется представлять как десятичные дроби, за исключением размеров в дюймах, которые печатают через наклонную черту: 1/2′′, 3/4′′. Если невозможно представить числовое значение в виде десятичной дроби, то разрешается записать его как обычную дробь в одну строку, используя наклонную черту (например, 5/32; (20а - 4с)/(30b + 15)).

Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и последующих десятичных знаков для разных типоразмеров, марок продукции одного наименования должно быть одинаковым.

Всякую группу из трех цифр числового значения величины, начиная с младшего разряда для целого числа или справа и слева от десятичной запятой дробного числа, рекомендуется отделять промежутком от предыдущих и последующих цифр за исключением чисел, означающих год.

 

Например:

21 534; 5 123,467 35; но 2005 год

 

Умножение чисел или числовых величин рекомендуется обозначать знаком «х». Знаки «·», «*» или какой-либо другой знак для обозначения умножения чисел или числовых величин лучше не использовать.

 

Например:

2,8 х 10 (а не 2,8 · 10 или 2,8 * 10)

(3 х 10 х 27) мм, а не (3 · 10 · 27) мм

 

Разрешается применять обозначения единиц в заголовках граф и наименованиях строк (боковиках) таблиц, а также в разъяснениях величин в формулах.

Если в обозначении величины используется индекс, который является сокращением слов «абсолютный» (абс.), «максимальный» (макс.), «минимальный» (мин.), «относительный» (отн.), «номинальный» (ном.) и т. п., в индексе точку не ставят: Uмин, Iмакс, Wном и т. д.

 

В тексте документа числовые значения величин с обозначением единиц физических величин пишут цифрами. Одноразрядные числовые значения без указания единицы измерения пишут словами, многоразрядные — цифрами.

 

Например:

1. Провести испытания пяти труб, каждая дли- ной 5 м

2. Отобрать 15 труб для испытаний на давление.

 

Рассмотрев порядок оформления основных рек- визитов, перейдем к особенностям составления различных видов документов.

Продолжение читай тут



Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це
загрузка...
Коментарі (0)