Приоритеты и экономия: оптимизируем расходы времени

Юлия ПАДАФЕТ, канд. гос. упр., 

доцент Харьковского регионального института государственного управления НАГУ при Президенте Украины

Из года в год проблематика управления привлекает все большее внимание специалистов различных уровней. И это не случайно, ведь построение экономики, основывающейся на знаниях, ставит на первое место в любой сфере специалистов, время которых становится самым ценным ресурсом организации. Как организовать это время эффективнее всего? Довольно часто нам приходится наблюдать, как люди с одинаковыми способностями и при равных возможностях достигают в жизни абсолютно разных успехов только благодаря тому, что один из них стремился максимально использовать главный жизненный ресурс — время, в тот момент когда другие его просто расточали. По-видимому, недаром многие из выдающихся людей спали по 4 — 5 часов в сутки: они замечательно осознавали важность и быстротечность того, что всегда называли основополагающим условием всех свершений. Сколько раз, возвращаясь с работы совершенно опустошенным, вы говорили себе что-то наподобие: «Опять день прошел бессмысленно, а я ничего не успел»? В таких случаях слова «рутина заела», как правило, служат своеобразным оправданием. Однако немногие задумываются над тем, как это положение вещей изменить, что сделать для того, чтобы идти с работы с ощущением удовлетворенности. Между тем выход есть, и, что интересно, он простой и понятен каждому, кто осмелится сделать ряд последовательных шагов навстречу более продуктивному труду.

Уместно будет вспомнить полезный пример. Однажды президент большой промышленной компании поставил перед своим советником задачу помочь ему лучше распоряжаться собственным временем. После длительных скитаний подчиненный предложил руководителю в конце каждого дня составлять перечень задач на день грядущий, потом ранжировать их по значимости и стараться придерживаться плана. Уже через месяц сообразительный работник получил огромную благодарность и не менее впечатляющую премию. Поговаривают, что сам руководитель еще продолжительное время после этого случая вспоминал: «Это была самая полезная лекция из всех, что я когда-либо слышал по поводу эффективного менеджмента». Конечно, эта иллюстрация несколько упрощает ситуацию. Реально при планировании и принятии решений придется учитывать не только важность дел, а также их привязанность к определенным срокам. Однако теория тайм-менеджмента позволяет сделать сочетание первого со вторым практически безболезненным для дела. Но обо всем по порядку.

Задумайтесь над этой интересной статистикой.

Из 100 лиц:

— один человек имеет достаточно времени (!);

— 10 нуждаются в дополнительных 10 % времени;

— 40 — в дополнительных 25 %;

— 49 — в дополнительных 50 %.

Вам никогда не казалось, что времени не хватает тем, кто не умеет им пользоваться? «А зачем мне это? Что это даст?» — можно услышать в ответ. Что ж, попробуем ответить.

Итак, правильное планирование рабочего времени предоставит вам возможность:

1. Лучше осознать свои функциональные обязанности (другими словами, почувствовать собственное назначение, убедиться в том, что от вас лично зависит многое из того, что непосредственно определяет общую эффективность деятельности учреждения в целом).

2. Определить возможность, необходимость и объем сотрудничества с коллегами (т. е. привлечь к работе такую важную составляющую, как перспективное видение).

3. Адекватно оценить приоритетность выполнения различных задач и соотнести их между собой (к сожалению, нам не всегда удается это выполнить в режиме «это нужно сделать сегодня на вчера»).

4. Выявить собственный наиболее оптимальный график работы с учетом разных периодов активности (точно известно, что далеко не все люди одинаково активны в первой половине дня, поэтому предоставляйте себе возможность сопоставить приоритеты и время, когда внимание, уделяемое им, как можно лучше будет влиять на производительность).

5. Значительно повысить эффективность работы, уменьшая при этом расходы времени и усилий.

Основные факторы успешного тайм-менеджмента можно разделить на три условные группы:

1. Технологические факторы (основные принципы и условия успешного планирования).

2. Организационные факторы (вспомогательные средства планирования).

3. Психофизические факторы (биологические ритмы активности человека, синдром «откладывания»).

Перед началом любого планирования необходимо выяснить основные цели, которых вы хотите достичь благодаря этому процессу с наименьшими расходами и препятствиями. Итак, цели, определяемые специалистом, должны быть:

— реалистичными и ориентированными на достижение конкретного результата;

— измеряемыми (по определенным критериям) и ограниченными четкими сроками. Например, если в вашем плане есть такой пункт, как «Выполнение поручений непосредственного руководителя», то желательно в графе единиц измерения проставлять процент этого выполнения. В другом случае эта позиция останется только формальным упоминанием.

Построение плана рабочего дня предусматривает включение пяти стадий:

1. Составление списка задач, работ на следующий рабочий день.

2. Оценка (установление) продолжительности каждой работы.

3. Резервирование времени (в соотношении 60:40).

4. Определение приоритетов.

5. Контроль (учет невыполненного).

Характеристика первой стадии предусматривает составление задач (список дел на завтрашний день). Специалисты советуют сначала записать в любом порядке все то, что вы желаете или должны сделать на следующий день.

В план дня включаются:

— задачи из списка дел недельного или месячного плана (обязательная корреляция);

— невыполненное накануне;

— дела, которые добавляются;

— дела, возникающие периодически.

Например, такими задачами могут быть:

— проведение совещания;

— письменная работа, деловые письма, диктовки;

— изучение содержания, сущности сделанных подчиненными предложений;

— изучение причин срыва запланированного объема выпуска продукции;

— делегирование (перепоручение) дел;

— телефонные (деловые) разговоры;

— другое.

Несмотря на то что делегированные полномочия выполняют другие, тем не менее их перепоручение и контроль тоже требует времени, поэтому следует это помнить и выделять для этого определенные временные границы.

Характеристика второй стадии охватывает оценку продолжительности выполнения работ, задач. Проставьте против каждой задачи приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время. При наличии опыта вам нетрудно будет установить приблизительное время, необходимое для воплощения в жизнь отдельных задач. Однако даже у самых опытных специалистов по тайм-менеджменту случаются банальные и в то же время досадные ситуации совершения ошибок.

Основные ошибки установления временных границ:

1. Ошибки в результате новизны дела (во избежание их следует соблюдать простое правило: к ориентировочному времени отводить еще 30 % дополнительно).

2. Ошибки из-за неточного анализа временного расходования предыдущих периодов (избавиться от них вам поможет метод инвентаризации рабочего времени (еще его называют фотографией рабочего дня): фиксируйте в течение нескольких дней время, которое тратится на выполнение тех или других задач, а затем проанализируйте, соответствует ли все желаемой ситуации).

3. Ошибки вследствие неправильной формулировки (не увлекайтесь формулировками типа «в течение дня, месяца», «в течение трех часов» и т. п., ведь сугубо психологически это может привести к тому, что вы вообще будете откладывать такие дела. Более конкретное указание времени может спасти ситуацию).

Особенностью третьей стадии является резервирование времени. Очень часто начинающие в планировании допускают распространенную ошибку, когда пытаются распланировать все отведенное рабочее время, забывая при этом о возможности возникновения абсолютно непредсказуемых дел, которые тоже являются его существенными грабителями. При составлении плана дня придерживайтесь основного правила, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено как резерв для неожиданных дел (правило основного соотношения по С. Паркинсону).Если вы исходите из 8-часового рабочего дня, то это будет составлять 0,6 х 8 = 4,8 часа, т. е. приблизительно 5 часов времени на конкретно указанные дела. Последние 3 часа — резервное время.

Значение четвертой стадии заключается в принятии решений по приоритетам, сокращениям и перепоручениям.

Цель этой стадии — сократить время, отведенное на выполнение задач до 5 часов. Для этого нужно: установить однозначные приоритеты для своих дел по трем категориям: А, Б, В (см. таблицу):

— категория А —самыеважные задачи. На них приходится приблизительно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят специалист. Вместе с тем собственная значимость этих дел, задач (т. е. вклад в достижение цели) является достаточно высокой и составляет 65 %;

— категория Б — важные задачи. На них приходится в среднем 20 % значимости задач и дел работника;

— категория В — менее важные и несущественные задачи. Они составляют в среднем 65 % общего количества задач. Собственная значимость этих задач — только 15 % в общей значимости всех дел (которая принимается за 100 %).

Установление приоритетов — анализ А, Б, В

И наконец, последняя, но не менее важная пятая стадия —стадия контроля. В планировании необходима для:

— установления расхождений с выполненным и запланированным и анализа причин этого явления;

— понимания соотношения видов деятельности с планами на разные периоды (неделя, месяц, год);

— получения возможности прогнозирования деятельности с учетом потребностей и планов коллег и организации в целом;

— создания и обеспечение условий более эффективной системы мотивации;

— изменения или коррекции (в случае необходимости) системы работы.

«Классические» правила оптимального планирования

1. Формируйте рабочие блоки, в которые будете включать похожие по характеру деятельности задачи (например, телефонные разговоры, ответы на письма, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками).

2. Сложные, многоаспектные задачи расписывайте, деля на отдельные подэтапы с указанием времени на каждый из них, но в пределах отведенных часовых норм на общую задачу.

3. Попробуйте проводить специальные собрания (или мини-совещания) по вопросам планирования, где вы будете иметь возможность обсудить текущие и перспективные вопросы, соотнести их с планами других сотрудников, делегировать часть полномочий. Так вы увидите и общую ситуацию, и дадите возможность подчиненным активно участвовать в принятии определенных решений, чем значительно повысите их мотивацию.

4. Всегда старайтесь начинать реализацию плана с тяжелых, сложных и новых для вас дел.

5. Самые большие по объему задачи можно выполнять по принципу «съедения слона», т. е. прорабатывать небольшие части, но каждый день. При этом важно четко придерживаться определенных сроков.

6. Возьмите за правило обязательно анализировать причины невыполнения рабочего плана и перенесения невыполненного на следующие периоды.

7. Возможно и нужно начинать работу в одно и то же время и без предварительной «раскачки».

8. Целесообразно учитывать биологические ритмы трудоспособности человека. В связи с этим не следует планировать очень важные дела на понедельник или пятницу, лучше их осуществлять со вторника по четверг.

9. Не забывайте отводить в плане время на небольшие перерывы (5 — 10 мин), в течение которых необходимо менять характер деятельности и уделять время физическим упражнениям. Но перерывы действительно должны быть небольшими!

10. Помните, что ваш план не является изолированным вспомогательным документом, невыполнение которого может навредить исключительно вам. От личного успеха каждого будет зависеть эффективность деятельности всего учреждения в целом.

Подытоживая сказанное, хотелось бы напомнить, что, освобождая время, мы можем использовать его не только для того, чтобы сделать еще больше и больше важных или не очень важных дел. Мы еще можем посвятить его нашей семье, близким и друзьям, любимому увлечению и множеству вещей, которые дают ощущение полноты жизни. Нужно только этого захотеть!