Інформація по темі "" | Публікації по тегу
1610 0
Друкувати
Обране

Приоритеты и экономия: оптимизируем расходы времени

Мы знаем — время растяжимо
— оно зависит от того,
какого рода содержимым
вы наполняете его
(С. Маршак)

В свое время известный немецкий философ Ницше сказал: «Человек, который не способен потратить более 16 часов в сутки лично на себя, должен быть назван рабом». Рабочее время большинства современных специалистов является невероятно плотным, день не нормированным, но, несмотря ни на что, им так и не удается завершить все вовремя и в установленные сроки. При этом появляется такое ощущение тревоги и беспомощности, что кажется, будто лавина проблем вот-вот задавит человека. Все это приводит к стрессовому состоянию, которое еще больше усложняет ситуацию. При таких обстоятельствах единственным выходом может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название «тайм-менеджмент».



Юлия ПАДАФЕТ, канд. гос. упр., 

доцент Харьковского регионального института государственного управления НАГУ при Президенте Украины

Из года в год проблематика управления привлекает все большее внимание специалистов различных уровней. И это не случайно, ведь построение экономики, основывающейся на знаниях, ставит на первое место в любой сфере специалистов, время которых становится самым ценным ресурсом организации. Как организовать это время эффективнее всего? Довольно часто нам приходится наблюдать, как люди с одинаковыми способностями и при равных возможностях достигают в жизни абсолютно разных успехов только благодаря тому, что один из них стремился максимально использовать главный жизненный ресурс — время, в тот момент когда другие его просто расточали. По-видимому, недаром многие из выдающихся людей спали по 4 — 5 часов в сутки: они замечательно осознавали важность и быстротечность того, что всегда называли основополагающим условием всех свершений. Сколько раз, возвращаясь с работы совершенно опустошенным, вы говорили себе что-то наподобие: «Опять день прошел бессмысленно, а я ничего не успел»? В таких случаях слова «рутина заела», как правило, служат своеобразным оправданием. Однако немногие задумываются над тем, как это положение вещей изменить, что сделать для того, чтобы идти с работы с ощущением удовлетворенности. Между тем выход есть, и, что интересно, он простой и понятен каждому, кто осмелится сделать ряд последовательных шагов навстречу более продуктивному труду.

Уместно будет вспомнить полезный пример. Однажды президент большой промышленной компании поставил перед своим советником задачу помочь ему лучше распоряжаться собственным временем. После длительных скитаний подчиненный предложил руководителю в конце каждого дня составлять перечень задач на день грядущий, потом ранжировать их по значимости и стараться придерживаться плана. Уже через месяц сообразительный работник получил огромную благодарность и не менее впечатляющую премию. Поговаривают, что сам руководитель еще продолжительное время после этого случая вспоминал: «Это была самая полезная лекция из всех, что я когда-либо слышал по поводу эффективного менеджмента». Конечно, эта иллюстрация несколько упрощает ситуацию. Реально при планировании и принятии решений придется учитывать не только важность дел, а также их привязанность к определенным срокам. Однако теория тайм-менеджмента позволяет сделать сочетание первого со вторым практически безболезненным для дела. Но обо всем по порядку.

Задумайтесь над этой интересной статистикой.

Из 100 лиц:

— один человек имеет достаточно времени (!);

— 10 нуждаются в дополнительных 10 % времени;

— 40 — в дополнительных 25 %;

— 49 — в дополнительных 50 %.

Вам никогда не казалось, что времени не хватает тем, кто не умеет им пользоваться? «А зачем мне это? Что это даст?» — можно услышать в ответ. Что ж, попробуем ответить.

Итак, правильное планирование рабочего времени предоставит вам возможность:

1. Лучше осознать свои функциональные обязанности (другими словами, почувствовать собственное назначение, убедиться в том, что от вас лично зависит многое из того, что непосредственно определяет общую эффективность деятельности учреждения в целом).

2. Определить возможность, необходимость и объем сотрудничества с коллегами (т. е. привлечь к работе такую важную составляющую, как перспективное видение).

3. Адекватно оценить приоритетность выполнения различных задач и соотнести их между собой (к сожалению, нам не всегда удается это выполнить в режиме «это нужно сделать сегодня на вчера»).

4. Выявить собственный наиболее оптимальный график работы с учетом разных периодов активности (точно известно, что далеко не все люди одинаково активны в первой половине дня, поэтому предоставляйте себе возможность сопоставить приоритеты и время, когда внимание, уделяемое им, как можно лучше будет влиять на производительность).

5. Значительно повысить эффективность работы, уменьшая при этом расходы времени и усилий.

Основные факторы успешного тайм-менеджмента можно разделить на три условные группы:

1. Технологические факторы (основные принципы и условия успешного планирования).

2. Организационные факторы (вспомогательные средства планирования).

3. Психофизические факторы (биологические ритмы активности человека, синдром «откладывания»).

Перед началом любого планирования необходимо выяснить основные цели, которых вы хотите достичь благодаря этому процессу с наименьшими расходами и препятствиями. Итак, цели, определяемые специалистом, должны быть:

— реалистичными и ориентированными на достижение конкретного результата;

— измеряемыми (по определенным критериям) и ограниченными четкими сроками. Например, если в вашем плане есть такой пункт, как «Выполнение поручений непосредственного руководителя», то желательно в графе единиц измерения проставлять процент этого выполнения. В другом случае эта позиция останется только формальным упоминанием.

Построение плана рабочего дня предусматривает включение пяти стадий:

1. Составление списка задач, работ на следующий рабочий день.

2. Оценка (установление) продолжительности каждой работы.

3. Резервирование времени (в соотношении 60:40).

4. Определение приоритетов.

5. Контроль (учет невыполненного).

Характеристика первой стадии предусматривает составление задач (список дел на завтрашний день). Специалисты советуют сначала записать в любом порядке все то, что вы желаете или должны сделать на следующий день.

В план дня включаются:

— задачи из списка дел недельного или месячного плана (обязательная корреляция);

— невыполненное накануне;

— дела, которые добавляются;

— дела, возникающие периодически.

Например, такими задачами могут быть:

— проведение совещания;

— письменная работа, деловые письма, диктовки;

— изучение содержания, сущности сделанных подчиненными предложений;

— изучение причин срыва запланированного объема выпуска продукции;

— делегирование (перепоручение) дел;

— телефонные (деловые) разговоры;

— другое.

Несмотря на то что делегированные полномочия выполняют другие, тем не менее их перепоручение и контроль тоже требует времени, поэтому следует это помнить и выделять для этого определенные временные границы.

Характеристика второй стадии охватывает оценку продолжительности выполнения работ, задач. Проставьте против каждой задачи приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время. При наличии опыта вам нетрудно будет установить приблизительное время, необходимое для воплощения в жизнь отдельных задач. Однако даже у самых опытных специалистов по тайм-менеджменту случаются банальные и в то же время досадные ситуации совершения ошибок.

Основные ошибки установления временных границ:

1. Ошибки в результате новизны дела (во избежание их следует соблюдать простое правило: к ориентировочному времени отводить еще 30 % дополнительно).

2. Ошибки из-за неточного анализа временного расходования предыдущих периодов (избавиться от них вам поможет метод инвентаризации рабочего времени (еще его называют фотографией рабочего дня): фиксируйте в течение нескольких дней время, которое тратится на выполнение тех или других задач, а затем проанализируйте, соответствует ли все желаемой ситуации).

3. Ошибки вследствие неправильной формулировки (не увлекайтесь формулировками типа «в течение дня, месяца», «в течение трех часов» и т. п., ведь сугубо психологически это может привести к тому, что вы вообще будете откладывать такие дела. Более конкретное указание времени может спасти ситуацию).

Особенностью третьей стадии является резервирование времени. Очень часто начинающие в планировании допускают распространенную ошибку, когда пытаются распланировать все отведенное рабочее время, забывая при этом о возможности возникновения абсолютно непредсказуемых дел, которые тоже являются его существенными грабителями. При составлении плана дня придерживайтесь основного правила, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено как резерв для неожиданных дел (правило основного соотношения по С. Паркинсону).Если вы исходите из 8-часового рабочего дня, то это будет составлять 0,6 х 8 = 4,8 часа, т. е. приблизительно 5 часов времени на конкретно указанные дела. Последние 3 часа — резервное время.

Значение четвертой стадии заключается в принятии решений по приоритетам, сокращениям и перепоручениям.

Цель этой стадии — сократить время, отведенное на выполнение задач до 5 часов. Для этого нужно: установить однозначные приоритеты для своих дел по трем категориям: А, Б, В (см. таблицу):

— категория А —самыеважные задачи. На них приходится приблизительно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят специалист. Вместе с тем собственная значимость этих дел, задач (т. е. вклад в достижение цели) является достаточно высокой и составляет 65 %;

— категория Б — важные задачи. На них приходится в среднем 20 % значимости задач и дел работника;

— категория В — менее важные и несущественные задачи. Они составляют в среднем 65 % общего количества задач. Собственная значимость этих задач — только 15 % в общей значимости всех дел (которая принимается за 100 %).

Установление приоритетов — анализ А, Б, В

Категория задач и дел

Удельный вес во времени

Вклад в достижения цели

А — самые важные, срочные

15 %

65 %

Б — важные, значимые

20 %

20 %

В — менее важные, не очень существенные (однако, возможно, срочные)

65 %

15 %

И наконец, последняя, но не менее важная пятая стадия —стадия контроля. В планировании необходима для:

— установления расхождений с выполненным и запланированным и анализа причин этого явления;

— понимания соотношения видов деятельности с планами на разные периоды (неделя, месяц, год);

— получения возможности прогнозирования деятельности с учетом потребностей и планов коллег и организации в целом;

— создания и обеспечение условий более эффективной системы мотивации;

— изменения или коррекции (в случае необходимости) системы работы.

«Классические» правила оптимального планирования

1. Формируйте рабочие блоки, в которые будете включать похожие по характеру деятельности задачи (например, телефонные разговоры, ответы на письма, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками).

2. Сложные, многоаспектные задачи расписывайте, деля на отдельные подэтапы с указанием времени на каждый из них, но в пределах отведенных часовых норм на общую задачу.

3. Попробуйте проводить специальные собрания (или мини-совещания) по вопросам планирования, где вы будете иметь возможность обсудить текущие и перспективные вопросы, соотнести их с планами других сотрудников, делегировать часть полномочий. Так вы увидите и общую ситуацию, и дадите возможность подчиненным активно участвовать в принятии определенных решений, чем значительно повысите их мотивацию.

4. Всегда старайтесь начинать реализацию плана с тяжелых, сложных и новых для вас дел.

5. Самые большие по объему задачи можно выполнять по принципу «съедения слона», т. е. прорабатывать небольшие части, но каждый день. При этом важно четко придерживаться определенных сроков.

6. Возьмите за правило обязательно анализировать причины невыполнения рабочего плана и перенесения невыполненного на следующие периоды.

7. Возможно и нужно начинать работу в одно и то же время и без предварительной «раскачки».

8. Целесообразно учитывать биологические ритмы трудоспособности человека. В связи с этим не следует планировать очень важные дела на понедельник или пятницу, лучше их осуществлять со вторника по четверг.

9. Не забывайте отводить в плане время на небольшие перерывы (5 — 10 мин), в течение которых необходимо менять характер деятельности и уделять время физическим упражнениям. Но перерывы действительно должны быть небольшими!

10. Помните, что ваш план не является изолированным вспомогательным документом, невыполнение которого может навредить исключительно вам. От личного успеха каждого будет зависеть эффективность деятельности всего учреждения в целом.

Подытоживая сказанное, хотелось бы напомнить, что, освобождая время, мы можем использовать его не только для того, чтобы сделать еще больше и больше важных или не очень важных дел. Мы еще можем посвятить его нашей семье, близким и друзьям, любимому увлечению и множеству вещей, которые дают ощущение полноты жизни. Нужно только этого захотеть! 

env_icon Наш сайт корисний для вас?

Отримуйте першими актуальні новини! env_icon

Підписатися на найактуальнішу розсилку для бухгалтера бюджетної установи

Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це



Коментарі
(0)
Яка вдача - ви можете стати першим, хто прокоментує цей матеріал.
Залишити коментар:
Ваше ім`я
Коментарі
pw-image
Доступ до сайту за ціною чашки кави
Платне користування buhgalter.com.ua передбачає:
  • доступ до новин, статей, довідників
  • безлімітні завантаження бланків
  • відсутність реклами.
Передплатники «Бюджетної бухгалтерії», «Оплата праці» та користувачі «FIT-Бюджет» отримують безкоштовний доступ до порталу бонусом до передплати.
30
грн/
місяць
Вже передплатили? Увійти
ic-acc-pay
×

 

Договір публічної оферти

Угода

про умови використання інформаційних ресурсів сайту

Ця Угода укладена між ТОВ «НВП «ФАКТОР» (далі - Компанія) і будь-яким Користувачем (далі загально названі - Сторони) веб-сайту (-ів) buhgalter.com.ua і / або budget.factor.ua, далі іменуються - Сайт.

Загальні положення

Наведені нижче умови є електронною формою документа, що визначає порядок використання, а саме, надання Користувачеві доступу до інформаційних ресурсів через Сайт.

Ця угода (Договір) носить характер публічної оферти, тобто є еквівалентом "усної угоди" і відповідно до чинного законодавства України має належну юридичну силу.

Сайт є об'єктом авторського права і як складного твору, а також "компіляції даних" ("бази даних") охороняється на території України, відповідно до Закону України "Про авторське право і суміжні права".

Всі авторські майнові права на Сайт належать Компанії. Позначення «buhgalter», «Factor» є знаком для товарів і послуг (торговою маркою) і не може використовуватися Користувачем без отримання відповідної ліцензії.

Компанія докладає всіх зусиль щодо забезпечення достовірності і актуальності інформації, представленої на Сайті. Однак Компанія не бере на себе фінансової та іншої відповідальності за результати застосування цієї інформації.

Підписка - повний доступ до всіх матеріалів, розміщених на Сайті. Підписка надається за певну плату на певний строк відповідно до умов відповідного тарифу Підписки.

Автоподовження підписки - сервіс автоматичного продовження підписки.

 

 

1. Прийняття Угоди

 

1.1. Для того, щоб отримати право доступу до інформаційних ресурсів Сайту, Користувачеві необхідно спочатку висловити свою згоду з цією угодою. Користувач не має санкціонованого доступу до інформаційних ресурсів Сайту, якщо він не прийняв або не згоден з умовами цієї угоди.

1.2 Згідно з умовами Договору Компанія надає Користувачам Передплату на платній основі з метою перегляду користувачами окремих матеріалів, розміщених на Сайті. Категорії платної інформації визначаються Товариством самостійно.

1.3. За згодою Користувача з умовами цієї угоди, Користувачеві надається доступ до інформаційних ресурсів Сайту. Інформаційні ресурси надаються «як є» і не припускають наступних доопрацювань.

1.4. Користувач має право припинити користуватися Сайтом в будь-який момент, без спеціального повідомлення Компанії про припинення користування Сайтом.

1.5. Для отримання доступу до ресурсів від Користувача може знадобитися надання інформації про себе (наприклад, відомості про особу, відомості про юридичну особу та інші контактні дані) з метою продовження користування Користувачем послугами Компанії.

1.6. Беручи до уваги безперервне впровадження нових розробок, Користувач визнає і погоджується з тим, що Компанія має право на власний розсуд припинити (тимчасово або остаточно) надання доступу до ресурсів Сайту (або будь-яких окремих функцій Сайту) всім користувачам взагалі або Користувачеві зокрема, без попереднього повідомлення.

1.7. Компанія на постійній основі впроваджує нові розробки для того, щоб надавати найкращі можливі послуги своїм користувачам. Користувач визнає і погоджується з тим, що форма і характер послуг (дизайн сайту, обсяг наданої інформації, тематика і ін.) можуть час від часу змінюватися без попереднього повідомлення Користувача.

 

 

2. Відповідальність сторін

 

2.1. Матеріали Сайту видаються без будь-яких гарантій, неявних або інших. Компанія не несе відповідальність за повноту і точність інформації, що міститься в матеріалах сайту, відповідність її вимогам Користувача.

2.2. Всі ризики, що виникають при використанні матеріалів (ресурсів) Сайту, несе Користувач. Компанія ні за яких умов не несе відповідальності за будь-які понесені Користувачем збитки, у чому б вони не виражалися, в тому числі, в разі якщо компанія була повідомлена про можливість заподіяння збитків.

2.3. Ризик настання негативних наслідків в результаті використання рекомендацій, думок і тверджень, що містяться на Сайті, в повному обсязі несе Користувач. Компанія не гарантує і не підтверджує точність і достовірність, рекомендацій, думок і тверджень, що містяться на Сайті.

2.4. Компанія не несе ніякої відповідальності за будь-які помилки, неточності, втрати часу, порушення в роботі обладнання і ліній комунікацій, проникнення комп'ютерних вірусів, втрати і зміни даних, виникнення дефектів в роботі програм. які виникли, незалежно від причин, в результаті використання Сайту.

2.5. У разі здійснення Користувачем дій, передбачених ст. 50 Закону України «Про авторське право і суміжні права» (порушення авторського права і суміжних прав), Компанія залишає за собою право, без попереднього повідомлення Користувача, за своїм вибором здійснювати дії щодо захисту немайнових і майнових авторських прав та суміжних прав в порядку, встановленому адміністративним, цивільним і кримінальним законодавством.

 

3. Порядок і умови оформлення Передплати

 

3.1 Для оформлення Передплати Користувачеві необхідно:

3.1.1 Авторизуватись або зареєструватися на сайті buhgalter.com.ua шляхом заповнення всіх необхідних полів реєстраційної форми

3.1.2 Уважно ознайомитися з умовами договору і прийняти його,

3.1.3 Ввести необхідні для оплати дані, якщо того вимагає Платіжна система; підтвердити оплату і оплатити.

3.2 Оплата доступу до сайту buhgalter.com.ua проводиться Користувачем на умовах 100% передплати.

3.3 Компанія попереджає користувачів, а Користувачі розуміють і погоджуються з тим, що Платіжна система може стягувати понад вартості послуг будь-якого роду комісії та збори, включаючи комісії мобільних операторів (за їх наявності), надаючи свої послуги тільки в разі, якщо такі комісії і збори будуть оплачені користувачем. Інформацію про такі комісії і збори (за їх наявності) Користувач самостійно може дізнатися в Платіжній системі. Комісії та збори не повертаються і не відшкодовуються Компанією. Користувач, який скористався послугами платіжної системи, вважається попередженим і згодним з їх умовами.

3.4 Компанія має право в односторонньому порядку і без попереднього повідомлення Користувача змінювати умови цього договору, наповнення пакетів Підписка, розміри тарифів і т.п. шляхом розміщення відповідного документа в новій редакції на сайті.

3.5 Зміни умов цього Договору набирають чинності з моменту опублікування на сайті buhgalter.com.ua

3.6 Зміни, що стосуються наповнення пакетів Підписка, розмірів тарифів застосовуються тільки для підписок, придбаних після такої зміни.

3.7 Відмова від послуг після оплати неможлива.

3.8 Користувач не має права:

3.8.1 реєструватися як інша особа; вводити в оману інших користувачів щодо своєї особи, використовуючи реєстраційні дані іншої людини; навмисне спотворювати уявлення про самого себе, свій вік або свої відносини з іншими особами або іншими організаціями; передавати реєстраційні дані, логін і пароль для доступу до системи іншим особам;

 

4. Автоподовження підписки

 

4.1 Учасники оплачують доступ до сайту buhgalter.com.ua щомісяця, надають згоду на послуги автоматичного регулярного продовження Підписки на новий термін (автоподовження Підписки). Після активації даної послуги оплата нового терміну Підписки здійснюється шляхом автоматичного безакцептного списання коштів з рахунку користувача. Послуга автоподовження Підписки надається до тих пір, поки Користувач не повідомить про її скасування в особистому кабінеті користувача, заповнивши необхідну форму.

4.2 Послуга вважається скасованою з наступного оплатного періоду.

4.3 Послуга активується при здійсненні першої або чергової оплати Підписки, що означає згоду користувача з тим, що після закінчення оплаченого строку дії Передплати Договір автоматично пролонгується на тих же умовах на той же термін з автоматичним списанням вартості Передплати з рахунку Користувача

4.4 У разі недостатності коштів на рахунку користувача або неможливості проведення платежу Підписка на новий термін не надається, а послуга «автоподовження Підписки» відключається, до моменту появи коштів на рахунку користувача або заміни користувачем рахунку в особистому кабінеті).

4.5 При зміні Товариством тарифів на підписку автоподовження Підписка на черговий новий термін, наступний за періодом, протягом якого відбулася така зміна буде здійснено за новим тарифом.

 

5. Припинення відносин з Компанією. зміна угоди

 

5.1. Компанія і Користувач домовилися, що компанія має право припинити підтримувати Сайт (надавати доступ / надавати послуги) в будь-який час на власний розсуд.

5.2. Компанія залишає за собою право припинити доступ до Сайту, якщо: доступ до Сайту втрачений через відсутність зв'язку на маршруті від Користувача до Сайту; Користувачеві відмовлено в доступі до Сайту внаслідок порушення ним «Інтрукціі користування сайтом» (http://budget.factor.ua/faq.php) або перевищення обсягу прав на використання Сайту.

5.3. Компанія залишає за собою право за своїм вибором без попереднього повідомлення та / або роз'яснення причин: змінювати, виправляти, обмежувати, припиняти чи зупиняти дію Сайту і будь-яких його розділів (матеріалів, ресурсів, сервісів); відмовляти Користувачеві в доступі до користування Сайтом і / або будь-якого його розділу. Задоволення / розгляд потреб Користувача при використанні Сайту не є обов'язком Компанії.

 

6. Заключні положення

 

6.1. Сайт може містити посилання на інші Інтернет - сайти. Дані сайти не перебувають під контролем Компанії і Компанія не несе відповідальності за зміст даних сайтів та / або зміст сайтів, посилання на які знаходяться на даних сайтах. Посилання на інші сайти включені в Сайт тільки для зручності користувачів і не означають згоду Компанії та його посадових осіб з вмістом даних сайтів. Інші Інтернет - сайти можуть містити посилання на Сайт без спеціального дозволу Компанії.

6.2. У разі незгоди Користувача з будь-яким з умов цієї угоди він зобов'язаний негайно припинити використання Сайту і / або будь-якого з його розділів.

6.3. У разі якщо компетентними органами / особами частина цієї угоди буде визнана недійсною, такою, що суперечить законодавству і не підлягає застосуванню, це не тягне неможливість застосування інших положень цієї угоди. Ця угода діє повною мірою в рамках, встановлених чинним законодавством.

6.4. До відносин в рамках цієї Угоди застосовується право України. Користувач і Компанія домовилися підкорятися при виникненні будь-яких спорів, що виникають у зв'язку зі справжньою угодою (використанням Сайту), виключно юрисдикції судів України.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити всього за 30 грн