761 0

Советы по ведению новой Книги учета доходов и расходов для общесистемщиков

18.05.11

Более 10 лет предприниматели разбирались с тем, как правильно вести Книгу учета доходов и расходов по форме приложения 10 к Инструкции № 12 (так называемую Книгу ф. № 10). Но, несмотря на столь долгий срок, вопросы все равно оставались, а разъяснений от налоговиков было крайне мало.

И вот с 21.01.2011 г. предприниматели на общей системе налогообложения расстаются с Книгой ф. № 10 и начинают вместо нее вести новую Книгу учета доходов и расходов по форме из приказа № 1025. Прибавит ли это ясности в учете предпринимателей? Скорее всего, не очень. Ведь Порядок № 1025 не дает ответы на все возникающие вопросы, а ГНАУ, в свою очередь, пока не торопится с какими бы то ни было разъяснениями.

А ведь предпринимателям нужно уже сейчас вести новую Книгу учета доходов и расходов, и желательно делать это без ошибок. Поэтому представляем вашему вниманию пособие по заполнению новой Книги учета доходов и расходов, а также ответы на наиболее актуальные вопросы, связанные с ней.

Новая Книга учета доходов и расходов

С 21.01.2011 г. вступил в силу приказ № 1025. Итак, именно с этой даты предприниматели, работающие на общей системе налогообложения, обязаны вести Книгу учета доходов и расходов (далее — Книга УДР) по новой форме. Иными словами, с 21.01.2011 г. прекращаем записи в Книге ф. № 10 и начинаем вместо нее вести Книгу УДР. Но это касается только общесистемщиков.

Предприниматели, работающие на едином налоге, могут продолжать пользоваться Книгой ф. № 10 и по-прежнему заполнять в ней лишь четыре графы: «Период учета», «Расходы на производство продукции», «Сумма выручки (дохода)», «Чистый доход» (пункт 8 Порядка № 599). Книгу УДР новой формы они не ведут.

Что касается предпринимателей, работающих на фикспатенте, то они Книгу УДР вообще могут не вести: ни по старой форме (Книгу ф. № 10), ни по новой.

 

Сколько будет разновидностей Книги УДР

Как известно, до 21.01.2011 г. предприниматели на общей системе сталкивались со множеством совершенно разных Книг ф. № 10, из которых нужно было выбрать одну, подходящую именно для той сферы деятельности, в которой преимущественно работал предприниматель (производство, торговля, транспорт, услуги или др.).

Напомним, что разнообразие форм Книги ф. № 10 имело место только потому, что налоговики считали себя вправе вносить дополнительные графы в Книгу ф. № 10, руководствуясь положениями приложения 10 к Инструкции № 12.

Однако на сегодняшний день Книга ф. № 10 отменена (а вместе с ней исчезла и возможность налоговиков изменять ее форму по своему усмотрению). Что же касается новой Книги УДР, то в приказе № 1025 ничего не говорится о том, что налоговики могут изменять ее форму.

Исходя из этого теоретически новая Книга УДР должна оставаться в своем первоначальном виде (одна форма Книги УДР — для всех видов деятельности), не изменяться и не дополняться. Вместе с тем сложно не отметить тот факт, что она больше приспособлена для торговли. Применять ее в производстве или сфере услуг довольно сложно. Тем не менее каких-либо разъяснений от налоговиков на этот счет пока нет. Но к вопросу о том, как же сейчас вести учет в Книге УДР «неторговым» предпринимателям, мы еще будем обращаться в ходе статьи.

А сейчас обратим внимание на такой момент. Некоторые предприниматели бьют тревогу, считая, что, кроме Книги УДР, нужно вести еще одну Книгу учета доходов и расходов на основании приказа № 1022. Но спешим их успокоить: такая тревога — ложная.

На самом деле приказом № 1022 ГНАУ действительно утвердила еще одну Книгу учета доходов и расходов, но эта Книга предназначена для обычных физлиц (граждан-непредпринимателей). То есть ее должны вести те физлица, которые по окончании года будут подавать декларацию о доходах (для получения налоговой скидки или в других целях). Как видим, предприниматели (независимо от системы налогообложения) такую Книгу вести вовсе не обязаны.

 

Как завести новую Книгу УДР

Новую Книгу УДР можно купить в своей налоговой или в специализированном магазине по продаже бухгалтерских и налоговых бланков. При желании можно также расчертить ее в тетради самостоятельно. Книга имеет вид тетради или блокнота.

После приобретения ее необходимо прошнуровать, пронумеровать страницы и отнести в свою налоговую для регистрации. Регистрация осуществляется бесплатно.

 

Когда заводить новую Книгу УДР

Новую Книгу УДР в идеале нужно было начать вести с 21.01.2011 г. То есть на эту дату она должны была быть зарегистрирована в налоговом органе.

Однако на практике по состоянию на 21.01.2011 г. самой формы Книги УДР не было в продаже даже в налоговых органах. Поэтому вряд ли хоть кто-то завел эту Книгу вовремя.

С учетом таких обстоятельств можно предположить, что налоговики не будут штрафовать предпринимателей за задержку при регистрации новой Книги УДР. Впрочем, если и надеяться на их лояльность в этом вопросе, то только на период «неразберихи» (январь — февраль 2011 года). Сильно затягивать с регистрацией новой Книги УДР мы бы не советовали (есть опасность штрафов со стороны налоговиков за отсутствие Книги УДР).

Особенно это касается единоналожников, которые планируют перейти на общую систему (в том числе с 01.04.2011 г.). До тех пор, пока они остаются на едином налоге, им можно осуществлять записи о своих доходах и расходах в Книге ф. № 10, однако с первого дня работы на общей системе у них должна быть на руках новая Книга УДР. Поэтому не стоит откладывать ее регистрацию даже на несколько дней после перехода на общую систему* — лучше зарегистрировать Книгу УДР заранее (логично это сделать в последний месяц работы на едином налоге вместе с подачей заявления об отказе от упрощенной системы). Если же предприниматель затянет с регистрацией Книги УДР, его могут серьезно оштрафовать (см. раздел «Что будет предпринимателям, у которых нет Книги УДР»).

* К примеру, неправильно тянуть с регистрацией Книги УДР так, чтобы зарегистрировать ее одновременно с подачей отчета единоналожника. Несмотря на то что отчет единоналожника подается в течение 5 дней после перехода на общую систему налогообложения, записи в Книге УДР предприниматель должен осуществлять уже с первого дня работы на общей системе.

 

Сколько экземпляров Книги УДР понадобится

В отличие от Книги ф. № 10, которую вел только предприниматель (лично), новая Книга УДР предназначена как для предпринимателя, так и для каждого его работника, осуществляющего операции с наличными.

Таким образом, предприниматель должен завести:

одну Книгу УДР — для себя;

плюс по одной на каждого работника, который получает от покупателей или заказчиков оплату наличными за продукцию, товары, работы или услуги. Причем Книги УДР работников тоже нужно прошнуровать, пронумеровать и зарегистрировать в налоговой.

Если же работников нет или они выполняют деятельность, не связанную с получением наличной оплаты (грузчики, охранники, уборщики, водители и т. п.), Книги УДР на них заводить не нужно.

 

Как заполнять Книгу УДР — пособие для предпринимателя (для работника — см. далее)

О том, как предприниматели обязаны заполнять Книгу УДР, кратко сказано в самом Порядке № 1025. Вместе с тем, чтобы ответить на все вопросы, возникающие в ходе ее заполнения, одного только Порядка № 1025 недостаточно. Поэтому прокомментируем подробно, какие данные вносить в каждую графу Книги УДР.

 

Графа 1 «Період обліку (день, місяць, квартал, рік)»

Указывается дата заполнения Книги УДР. Предположительно это та дата, когда предприниматель вел деятельность. Если деятельности не было, все равно лучше поставить дату в данной графе и прочерк в графах расходов и выручки (чем просто пропустить какую-то дату).

 

Графа 2 «Залишок товарних запасів, матеріалів, сировини на початок звітного періоду (грн.)»

Нужно указать стоимость товаров, которые на начало отчетного периода находятся на складе и еще не проданы (пункт 3.2 Порядка № 1025).

Здесь следует обратить внимание на несколько моментов:

1) отчетным периодом для предпринимателя является год (поскольку декларация о доходах подается раз в год), поэтому в данной графе необходимо указать стоимость товаров (или сырья и материалов) на начало года, т. е. на 01.01.2011 г. Об этом сказано и в самом пункте 3.2 Порядка № 1025;

2) наименование товара указывать не нужно — достаточно всего лишь записать его стоимость, рассчитанную исходя из цен приобретения;

3) в данной графе указывается стоимость не всех товаров, имеющихся на складе, а только тех, которые еще не проданы (т. е. оплата за них еще не поступила).

 

Графа 3 «Розмір отриманих доходіввід здійснення діяльності (за день, місяць, квартал, рік)»

Принцип отражения дохода остался прежним:

если получены деньги (или другие блага) — отражаем доход (заполняем данную графу);

— если же товары отгружены (или работы/услуги выполнены), а оплата за них еще не поступила, то дохода у предпринимателя нет. В таком случае Книга УДР не заполняется.

Однако следует учитывать, что не все денежные и натуральные поступления являются доходом предпринимателя на общей системе налогообложения. Так, доходом принято считать средства и блага, поступившие только от предпринимательской деятельности, будь-то наличные или безналичные платежи, поступления в натуральной или даже нематериальной форме. Например:

— оплата за проданные товары (работы, услуги);

— аванс, полученный за товары (работы, услуги);

— проценты, начисленные банком на остаток средств на текущем счете предпринимателя, а также проценты по депозиту (если он открыт на предпринимателя);

— стоимость товаров, полученных по бартеру (договорная стоимость);

— сумма зачета задолженностей;

— безвозвратная финансовая помощь;

— стоимость бесплатно полученных товаров (работ, услуг);

— суммы штрафов, пени и неустойки, полученные от контрагентов за нарушение условий договоров;

— другие поступления, связанные с предпринимательской деятельностью.

Обратите внимание: то, что получено физлицом как гражданином, в предпринимательские доходы включать нельзя. Например:

— зарплата;

— наследство;

— подарки;

— другие блага, в том числе доходы от деятельности, не указанной при госрегистрации.

Такие доходы облагаются налогом на доходы по ставке 15 или 17 % без уменьшения их на величину расходов (пункт 177.6 Налогового кодекса).

Теперь что касается периодичности заполнения данной графы. Исходя из пункта 3.3 Порядка № 1025 в нее записывается сумма средств (или других благ), полученная предпринимателем в течение дня непосредственно от покупателей и заказчиков. При этом после каждого факта продажи доход отражать не нужно, т. е. никаких расшифровок, от кого и за что получен доход, не требуется, — достаточно указать его итоговую сумму за день.

Итоги по данной графе следует подводить по окончании каждого месяца, квартала и в конце года (пункт 3.3 Порядка № 1025).

С НДС все осталось по-прежнему: предприниматель, зарегистрированный как плательщик НДС, отражает доход в данной графе без НДС. Предприниматель, который не является плательщиком НДС, записывает всю сумму полученного дохода, не выделяя отдельно НДС.

Если у предпринимателя есть наемные работники, которые осуществляют операции за наличные, то он должен раз в месяц (в последний день месяца) записывать в данную графу сумму дохода из книг таких работников, независимо от того, как часто они сдают ему выручку (пункт 3.7 Порядка № 1025)

 

Графа 4 «Реквізити документа, що підтверджує понесені витрати»

Данная графа, в основном, заполняется сразу после того, как предприниматель уплатит денежные средства за товары, материалы, работы или услуги (разумеется, если такая уплата связана с предпринимательской деятельностью)*.

* Впрочем, тем, кто торгует товарами за наличные, есть смысл осуществлять записи в графе 4 (и в графе 5) Книги УДР сразу после получения товара (даже если он еще не оплачен). Эта мера предосторожности позволит избежать возможного штрафа от налоговиков по статье 20 Закона об РРО за торговлю неучтенными товарами. Такой штраф взимается в размере двойной стоимости неучтенных товаров (по ценам продажи), тогда как за неверное ведение учета доходов и расходов (Книги УДР) штраф небольшой: 51 – 136 грн. Что же касается оплаты товара, то после того, как предприниматель ее осуществит, он может дописать реквизиты платежного документа в графу 4 Книги УДР рядом с реквизитами накладной (налоговой накладной).

Сюда записываются название, а также дата и номер документа, подтверждающего факт покупки товаров, работ или услуг — ТТН, налоговой накладной, платежного поручения, фискального чека, акта закупки, акта выполненных работ/предоставленных услуг и других расчетных документов (пункт 3.4 Порядка № 1025).

Что касается расходов иных, нежели покупка товаров, работ или услуг (например, выплата зарплаты работникам, уплата налогов и сборов, арендная плата и т. п.), то, на наш взгляд, записывая их в Книгу УДР, лучше не полениться и указать реквизиты подтверждающего платежного документа. Ведь, несмотря на то что Порядок № 1025 этого не требует, Налоговый кодекс устанавливает обязанность предпринимателей подтверждать документально абсолютно все свои расходы (пункт 177.2 Налогового кодекса).

 

Графа 5 «Загальна вартість придбаних товаро-матеріальних цінностей (грн.)»

В данную графу записывается стоимость приобретенных сырья, товаров и материалов. При этом купленные товарно-материальные ценности (далее — ТМЦ) не расшифровываются по наименованиям — их стоимость указывается общей суммой, обозначенной в платежном документе.

Итак, в предыдущей графе указываются реквизиты платежного документа, а в данную графу из этого же документа переносится сумма платежа, но только за ТМЦ (работы, услуги и другие платежи отражаются в других графах Книги УДР).

Но есть один важный нюанс. С 01.04.2011 г. вступил в силу раздел III Налогового кодекса, которым, в частности, должны руководствоваться и предприниматели. Согласно подпункту 139.1.3 раздела III Налогового кодекса в расходы не включается сумма предварительной оплаты товаров (работ, услуг), т. е. авансовые платежи. Получается, что с 01.04.2011 г. в расходы можно включать стоимость только тех товаров, которые уже получены и оплачены. Ведь если товар:

получен, но не оплачен, покупатель не может отразить расходы, так как у него нет документа, подтверждающего факт уплаты средств;

оплачен, но не получен, предприниматель-покупатель снова не может отразить расходы, поскольку действует запрет из подпункта 139.1.3 Налогового кодекса.

Приведем пример: допустим, предприниматель оплатил авансом товары 13.04.2011 г., а получил их на склад 28.04.2011 г. В таком случае запись в графе 5 и в графе 4) нужно осуществить 28.04.2011 г. (несмотря на то, что платежное поручение датировано 14 апреля).

Что касается НДС, то здесь никаких изменений нет:

— если предприниматель зарегистрирован как плательщик НДС, то он должен отражать расходы в данной графе без НДС;

— если же он не является плательщиком НДС, то может записывать в данную графу всю сумму расходов, не выделяя отдельно НДС.

Кстати, включать в расходы НДС, уплаченный в бюджет, теперь уже не получится. Ведь вместо Инструкции № 12, которая разрешала включать такой НДС в расходы, предпринимателям, работающим на общей системе, теперь нужно руководствоваться нормами Налогового кодекса, а в нем такого разрешения нет. Нет его и в Порядке № 1025.

 

Графа 6 «У тому числі, товарів, що реалізовані, товаро-матеріальних цінностей, що використані у виробництві продукції (грн.)»

Записи в данной графе осуществляются после получения дохода от продажи товаров. При этом нигде не сказано, что такие записи нужно осуществлять одновременно с получением дохода. Поэтому данную графу, вероятно, можно заполнять по итогам месяца. То есть в конце месяца нужно посмотреть, какой товар был продан в течение этого месяца, и записать в данную графу стоимость, по которой этот товар был куплен у поставщиков.

Хотя осторожным предпринимателям можно порекомендовать заполнять данную графу по каждому факту получения дохода (отражения его в графе 3 Книги). Не исключено, что налоговики будут требовать поступать именно таким образом.

Справедливости ради следует отметить, что далеко не каждый предприниматель может точно определить, за сколько он купил проданную партию товара, особенно если товар однотипный и закупается у разных поставщиков по разным ценам. В таком случае для определения стоимости проданных товаров можно воспользоваться методом оценки стоимости проданных товаров — ФИФО или средневзвешенной себестоимости.

Что же касается производителей, которые продают продукцию, работы или услуги, то им в данной графе следует указывать покупную стоимость ТМЦ, затраченных в процессе производства. При этом очевидно, что лучше делать привязку к продаже продукции, т. е. в данную графу (графа 6) записываются ТМЦ, использованные в изготовлении продукции (работ, услуг), от реализации которых уже получена выручка.

Чтобы рассчитать стоимость использованных ТМЦ, предпринимателю нужно знать их количество, переданное в течение месяца со склада на производство (для таких целей можно оформлять акты передачи материалов со склада на производство). Ну а определить стоимость, зная количество, несложно — для этого можно применить метод ФИФО или средневзвешенной себестоимости.

При этом возникает вопрос: нужно ли подтверждать документально записи, сделанные в графе 6?

С одной стороны, вроде бы и нет. Ведь требование о документах касается лишь записей в предыдущей графе (графа 5). Кроме того, физлица-предприниматели не обязаны вести бухучет, а значит, у них нет обязанности составлять какие-либо документальные расчеты стоимости проданных товаров или использованных ТМЦ.

Однако, с другой стороны, пункт 44.1 Налогового кодекса требует вести учет доходов и расходов не только на основании первичных документов (договоров, актов, платежек, чеков, ТТН и т. п.), но и на основании других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов.

Таким образом, очень осторожным предпринимателям лучше все-таки оформлять хоть какой-то документ (произвольной формы), в котором бы содержался расчет сумм, заносимых в данную графу Книги УДР (графу 6).

 

Графа 7 «Внутрішнє переміщення товару (відпущено/отримано): адреса місця здійснення діяльності, прізвище, ім'я,  по батькові та реєстраційний номер облікової картки найманого працівника або серія та номер паспорта*»

Заполняется только тем предпринимателем, наемные работники которого проводят операции с наличными.

В данной графе указывается адрес места осуществления деятельности, Ф. И. О. наемного лица и его регистрационный номер (бывший ИНН), а в случае отсутствия такового — серия и номер паспорта.

 

Графа 8 «Внутрішнє переміщення товару (відпущено/отримано): вартість товару, що переміщено (грн.)»

Заполняется только тем предпринимателем, наемные работники которого проводят операции с наличными. Указывается стоимость товара, переданного работникам для реализации (по ценам приобретения такого товара у поставщиков).

 

Графа 9 «Понесені витрати на оплату праці та нарахування на заробітну плату (грн.)»

В данную графу заносится выплаченная зарплата (указывается именно начисленная сумма зарплаты, без удержаний ЕСВ и НДФЛ), а также начисления ЕСВ на нее (36,76 — 49,70 %). Такие расходы прямо не привязываются к получению выручки, их нужно учитывать в том месяце, в котором они осуществлены (т. е. записать в данную графу на дату выплаты средств).

Вместе с тем, для того чтобы выплаченная работникам зарплата по праву находилась в данной графе Книги УДР, труд этих работников должен находиться в рамках тех видов деятельности, которые указаны предпринимателем при госрегистрации.

Примечание: ЕСВ-удержания с зарплаты работников в расходы предпринимателя не включаются.

 

Графа 10 «Понесені інші витрати, пов'язані з одержанням доходу, включаючи вартість виконаних робіт, наданих послуг (грн.)»

В данную графу вносятся все остальные расходы (по факту осуществления), непосредственно не связанные с полученным доходом, но необходимые для осуществления деятельности. Это так называемые косвенные расходы, например:

стоимость приобретенных работ, услуг. Но нужно помнить о запрете на включение в расходы предоплат за товары, работы или услуги (подпункт 139.1.3 Налогового кодекса). В силу данного запрета стоимость работ или услуг отражается в данной графе только после того, как они оплачены исполнителю и получены от него (подписан акт приема-передачи). То есть, кроме документа об оплате, нужно иметь подписанный акт приема-передачи выполненных работ/услуг;

— арендная плата за офис, оборудование;

— сумма уплаченных налогов, сборов;

— плата за электроэнергию, водоснабжение и др.

При заполнении данной графы одновременно нужно заполнить графу 4 (название, номер и дата платежного документа, подтверждающего факт расходов).

 

Графа 11 «Залишок товарних запасів, матеріалів, сировини на кінець звітного періоду (грн.)»

В данной графе следует указать стоимость товаров, которые остались на конец года на складе и еще не проданы (пункт 3.2 Порядка № 1025).

Обратите внимание: здесь не отражаются те товары, которые проданы (т. е. оплата за них поступила), несмотря на то что физически на 31 декабря они все еще могут находиться на складе (не отгружены).

Итак, заполнить данную графу (графу 11) можно, произведя простой расчет: к сумме, указанной в графе 2 (остаток ТМЦ на начало отчетного года), прибавить сумму, указанную в графе 5 (ТМЦ, купленные в течение года), и отнять сумму, указанную в графе 6 (ТМЦ, израсходованные в производстве или проданные в течение отчетного года).

 

Графа 12 «Чистий дохід (грн.) гр. 3 - гр. 6 - гр. 9 - гр. 10»

Заполняется данная графа по формуле, указанной в самой Книге УДР. Из итога по графе 3 (выручка) вычитаются итоги по графе 6 (ТМЦ, израсходованные в производстве или проданные в течение отчетного периода), графе 9 (зарплата и начисления ЕСВ) и по графе 10 (прочие расходы).

 

Шпаргалку, которая поможет предпринимателю сориентироваться с заполнением Книги УДР по новой форме, приведем в виде таблицы (табл. 1).

 

Таблица 1

Шпаргалка по заполнению Книги УДР предпринимателем

Графа 

Как заполнить

1

2

1

Указывается та дата, когда предприниматель вел деятельность.
Если деятельность не велась, лучше дату все равно указать и поставить по другим графам прочерки

2

Нужно указать закупочную стоимость остатков товаров (или сырья и материалов) на начало года. Наименование указывать не нужно.
Указывается стоимость не всех товаров, имеющихся на складе, а только тех, оплата за которые еще не поступила

3

Если получены деньги (или другие блага) от предпринимательской деятельности, отражаем доход, во всех остальных случаях (отгрузка товара, подписание акта работ/услуг) дохода нет

Все, что получено физлицом как гражданином, в предпринимательские доходы включать нельзя

Доход, полученный в безналичной форме или лично предпринимателем, указывается итоговой суммой за день (а не после каждого факта продажи).
Итоги по данной графе следует подводить по окончании каждого месяца, квартала и в конце года

Плательщик НДС отражает доход без НДС. Неплательщик записывает всю сумму дохода, не выделяя отдельно НДС

Раз в месяц (в последний день месяца) в данную графу нужно переносить сумму дохода из книг работников (независимо от того, как часто они сдают ему выручку)

4

Данная графа заполняется после того, как предприниматель уплатит денежные средства.
Сюда записываются название, а также дата и номер документа, подтверждающего факт покупки товаров, работ или услуг (ТТН, налоговой накладной, платежного поручения, фискального чека, акта закупки, акта выполненных работ/предоставленных услуг и других расчетных документов)

5

В предыдущей графе указываются реквизиты платежного документа, а в данную графу из этого же документа переносится сумма платежа, но только за ТМЦ (работы, услуги и другие платежи отражаются в других графах Книги УДР)

С 01.04.2011 г. в расходы можно включать стоимость только тех товаров, которые получены и оплачены.
Отражать расходы нельзя, если товар получен, но не оплачен или оплачен, но еще не получен (подпункт 139.1.3 Налогового кодекса). Впрочем, иногда (в частности, при торговле за наличные) лучше заполнять данную графу сразу после получения товара (даже если он еще не оплачен)

Плательщик НДС должен отражать расходы без НДС. Неплательщик НДС может записывать в данную графу всю сумму расходов, не выделяя отдельно НДС

6

В конце месяца нужно посмотреть, какой товар был продан в течение этого месяца, и записать в данную графу стоимость, по которой этот товар был куплен у поставщиков.
Для определения стоимости проданных товаров можно воспользоваться методом оценки стоимости проданных товаров — ФИФО или средневзвешенной себестоимости.
Что же касается производителей (которые продают продукцию, работы или услуги), то им в данной графе следует указывать покупную стоимость ТМЦ, затраченных в процессе производства. При этом лучше указывать ТМЦ, использованные в изготовлении продукции (работ, услуг), от реализации которых уже получена выручка.
Кстати, очень осторожный предприниматель документально оформит проведенные расчеты (расчеты стоимости проданных товаров или использованных ТМЦ)

7

Заполняется только тем предпринимателем, наемные работники которого производят операции с наличными.
Указывается адрес места осуществления деятельности, Ф. И. О. наемного лица и его регистрационный номер (бывший ИНН), а в случае отсутствия такового — серия и номер паспорта

8

Заполняется только тем предпринимателем, наемные работники которого производят операции с наличными.
Указывается стоимость товара, переданного работникам для реализации (по ценам приобретения такого товара у поставщиков)

9

В данную графу заносится выплаченная зарплата (указывается именно начисленная сумма зарплаты, без удержаний ЕСВ и НДФЛ), а также начисления ЕСВ на нее (36,76 — 49,70 %).
ЕСВ-удержания с зарплаты работников в расходы предпринимателя не включаются

10

В данную графу вносятся все остальные расходы, непосредственно не связанные с полученным доходом, но необходимые для осуществления деятельности.
Стоимость приобретенных работ или услуг отражается в данной графе только после того, как они оплачены исполнителю и получены от него (подписан акт их приема-передачи).
При заполнении данной графы одновременно нужно заполнить графу 4

11

Заполнить данную графу (графу 11) можно, произведя простой расчет: к сумме, указанной в графе 2 (остаток ТМЦ на начало отчетного периода), прибавить сумму, указанную в графе 5 (ТМЦ, купленные в течение года), и отнять сумму, указанную в графе 6 (ТМЦ, израсходованные в производстве или проданные в течение отчетного года)

12

Заполняется данная графа по формуле, указанной в самой Книге УДР. Из итога по графе 3 (выручка) вычитаются итоги по графе 6, графе 9 и по графе 10

 

Как заполнять Книгу УДР — пособие для работника

Наемные работники предпринимателя, которые проводят операции за наличные, обязаны заполнять в Книге УДР только три графы: 1, 3 и 8 (пункт 3.7 Порядка № 1025).

 

Графа 1 «Період обліку (день, місяць, квартал, рік)»

Указывается та дата, когда работник вел деятельность. Если деятельности не было, лучше дату все равно указать и поставить прочерк по графе доходов (чем просто пропустить ее).

 

Графа 3 «Розмір отриманих доходів від здійснення діяльності (за день, місяць, квартал, рік)»

В отличие от предпринимателей, наемные работники обязаны заполнять данную графу после каждого факта продажи товара (работ, услуг). Проще говоря, как только получены средства от одного покупателя, так сразу их нужно записать в данную графу.

При этом наличие РРО (или КУРО с РК) не освобождает работника-продавца от необходимости записывать каждую продажу в графу 3 Книги УДР. Единственное облегчение — расшифровывать наименования проданных товаров не нужно — достаточно указать общую сумму по каждому чеку.

 

Графа 8 «Внутрішнє переміщення товару (відпущено/отримано): вартість товару, що переміщено (грн.)»

В данной графе наемный работник отражает стоимость полученного товара по ценам реализации (не путать с предпринимателем, который в аналогичной графе своей Книги УДР отражает стоимость того же товара, но по ценам закупки).

Расшифровывать полученный товар по наименованию Порядок № 1025 не требует. Поэтому стоимость всей партии полученного товара работник может отразить общей суммой.

 

Переносить ли в Книгу УДР записи с Книги ф. № 10

Мы уже разобрались с тем, что новая Книга УДР формально должна была вестись с 21.01.2011 г. (т. е. с даты вступления в силу приказа № 1025). Однако на тот момент ее в продаже не было, поэтому предприниматели покупали и регистрировали ее в феврале — марте 2011 года. Исходя из этого возник закономерный вопрос: что делать с записями, которые были внесены в Книгу ф. № 10 до того, как предприниматель приобрел новую Книгу УДР?

Можно предположить, что период с 01.01.2011 г. по 20.01.2011 г. (включительно) трогать не нужно — такие записи останутся только в Книге ф. № 10. А вот записи с 21.01.2011 г. и до даты регистрации новой Книги лучше все-таки перенести (продублировать) в новую Книгу УДР.

В любом случае итоги в Книге УДР нужно будет подводить нарастающим итогом с 01.01.2011 г. (согласно пункту 3.3 Порядка № 1025). Поэтому не исключено, что для удобства налоговики могут разрешить перенести в Книгу УДР все записи из Книги ф. № 10 начиная даже с 01.01.2011 г.

Впрочем, лучше этот вопрос наверняка выяснить в своей налоговой, а заодно и узнать, что делать с Книгой ф. № 10. Ведь раньше законченную Книгу ф. № 10 нужно было сдавать в налоговую, где она и хранилась, а теперь Порядок № 1025 предписывает предпринимателям оставлять ее у себя.

 

Ошибки в Книге УДР

Если предприниматель допустит ошибку в новой Книге УДР, то он может ее легко исправить. В Порядке № 1025 на этот счет запрета нет. Напротив, есть прямое указание на то, что ошибочные записи можно исправлять, но такие исправления предприниматель обязан заверять своей подписью.

В том случае, когда ошибку в Книге УДР обнаружат налоговики, они могут наказать предпринимателя, применив к нему несколько штрафов (см. табл. 2).

 

Таблица 2

Ответственность за неправильное заполнение Книги УДР

Нарушение

Размер штрафа

Ссылка на нормативно-правовой акт

Примечание

1

2

3

4

Ненадлежащее ведение учета доходов и расходов (невыполнение требований Порядка № 1025)

51 — 136 грн.

Статья 1641 КУоАП

Данный штраф теоретически может быть применен не только к предпринимателю, но и к его наемному работнику (если тот допустит ошибку в Книге УДР).
Причем пункт 8 раздела ХХ Налогового кодекса (устанавливающий с 01.01.2011 г. до 30.06.2011 г. 1-гривневый штраф за налоговые нарушения) на админштрафы не распространяется

Если была занижена сумма наличной выручки — неполное оприходование наличных**

5-кратный размер выручки, не записанной в Книгу УДР

Статья 1 Указа № 436

Штраф применяется к предпринимателю (вероятно, даже в том случае, если ошибку допустит работник). Пункт 8 раздела ХХ Налогового кодекса на такой штраф не распространяется

Если по окончании 2011 года выяснится, что предприниматель в 2011 году занизил сумму чистого дохода (занизил выручку или завысил расходы), указав это в декларации

Доначисление налога на доходы (НДФЛ) и штраф за его недоплату в размере 25 % от суммы доначисленного НДФЛ

Статья 123 Налогового кодекса

Данный штраф применяется, поскольку с 01.01.2011 г. сумму НДФЛ, подлежащего уплате, предпринимателю рассчитывают не налоговики, а он сам

Если в течение 2011 года выяснится, что предприниматель в 2011 году занизил сумму чистого дохода (занизил выручку или завысил расходы), указав это в декларации

Доначисление налога на доходы (НДФЛ) и штраф за его недоплату в размере 25 % от суммы доначисленного НДФЛ

Статья 123 Налогового кодекса

Если декларация о доходах подавалась внутри года (вновь созданными предпринимателями или перешедшими с упрощенной системы) — по итогам первого квартала работы на общей системе, то штраф, возможно, и будет.
А вот если внутри года декларация не подавалась (годовая декларация за прошлый год не в счет), то за занижение выручки или завышение расходов, допущенное и обнаруженное в одном и том же году, штраф не применяется, поскольку в течение года предприниматель уплачивает авансовые взносы по НДФЛ

Товары, переданные работнику, не указаны предпринимателем или работником в графе 8 Книги УДР

Штраф в размере двойной стоимости неучтенных товаров по ценам продажи, но не менее 170 грн.

Статья 20 Закона об РРО

Есть высокая вероятность того, что налоговики могут оштрафовать предпринимателя в случае незаполнения им граф 5 или 8 Книги УДР, равно как и за отсутствие записей в графе 8 Книги УДР работника.
Однако, на наш взгляд, они не имеют права применять данный штраф, поскольку на сегодняшний день не существует порядка учета товаров, разработанного для физлиц-предпринимателей (что касается Порядка № 1025, то это — порядок ведения Книги учета доходов и расходов, а не порядок учета товаров)

Приобретенные товары не указаны предпринимателем, торгующим за наличные, в графе 5 Книги УДР

** Согласно пункту 1.2 Положения № 637 оприходование наличной выручки подразумевает не только ее проведение через РРО и отражение в КУРО, но еще и запись о ней в Книге УДР. Стало быть, если такой записи нет, наличность не может считаться полностью оприходованной (письмо ГНАУ от 05.05.2010 г. № 8795/7/23-7017/538).

 

Что грозит предпринимателям, у которых нет Книги УДР

О том, как поступать в случае утери предпринимателем или его работниками Книги УДР, в Порядке № 1025 не сказано ни слова. Опираясь на практику прошлых лет, можно рекомендовать при утере новой Книги УДР сразу обращаться в органы внутренних дел с заявлением об утере, а также в орган налоговой службы. Возможно, какие-то записи Книги УДР можно будет возобновить с помощью налоговиков.

При этом предпринимателю придется купить новую Книгу и зарегистрировать ее в налоговой.

Если же на момент проверки налоговики не обнаружат у предпринимателя Книгу УДР (и заявления о ее утере у них тоже не окажется), то он рискует попасть в крайне сложную ситуацию.

Во-первых, наличная выручка, полученная предпринимателем за весь период отсутствия у него Книги УДР, будет признана не полностью оприходованной (даже если он проводил ее через РРО). А за это установлен штраф в 5-кратном (!) размере неоприходованных сумм (статья 1 Указа № 436).

Во-вторых, предпринимателя накажут штрафом за несохранность Книги УДР по статье 121 Налогового кодекса (поскольку Книга УДР является документом, связанным с исчислением НДФЛ). Штраф составляет 510 грн.

В-третьих, налоговики, скорее всего, признают недействительной его декларацию о доходах. Ведь статья 44 Налогового кодекса запрещает заполнять налоговую декларацию без подтверждающих документов, в то время как в пункте 5 Порядка № 1025 четко сказано, что для составления декларации о доходах необходимо использовать данные Книги УДР. Что последует за признанием декларации недействительной, пока до конца не ясно. Возможно, штраф в размере 510 грн. за недостоверные данные в налоговой отчетности (пункт 119.2 Налогового кодекса).

И наконец, в-четвертых, за нарушение требований Порядка № 1025, в частности за отсутствие Книги УДР, предпринимателя могут наказать админштрафом по статье 1641 КУоАП в размере от 51 до 136 грн.

Как видим, существующие штрафные санкции в принципе делают для предпринимателя абсолютно неоправданным риск осуществления деятельности без Книги УДР.

 

Актуальные вопросы учета доходов и расходов в Книге УДР

Поскольку Книга УДР — новая, на практике при ее заполнении у предпринимателей возникает масса вопросов. На самые популярные из них сейчас и ответим.

 

Предприниматель внес на текущий счет (предпринимательский) собственные средства. Нужно ли их указывать в графе 3 Книги УДР?

Нет, поскольку такие средства не являются выручкой, полученной от контрагентов, а представляют собой личное имущество предпринимателя (которым он вправе распоряжаться по своему усмотрению, в том числе использовать для предпринимательской деятельности).

 

Как будет определяться месячный чистый доход в декларации о доходах: на основании данных Книги УДР или как годовой чистый доход, деленный на 12?

Пока еще нет ни новой формы декларации о доходах, ни порядка ее составления, поэтому стопроцентно ответить на данный вопрос невозможно.

Вместе с тем представляется логичным именно первый вариант, т. е. заполнение декларации на основании Книги УДР. В пользу этого говорит и пункт 5 Порядка № 1025: «Данные Книги используются самозанятым лицом для заполнения налоговой декларации за отчетный налоговый период (год)».

 

Я хочу «придерживать» поступление безналичной выручки так, чтобы в Книге УДР она отражалась только по одному из трех месяцев квартала. Нужно ли будет мне уплачивать ЕСВ и НДФЛ за те месяцы, в которых выручки нет (0,00 грн.)?

ЕСВ и НДФЛ не уплачиваются за те месяцы, по итогам которых предприниматель не получил ни копейки чистого дохода (пункт 2 части 1 статьи 7 Закона о ЕСВ, пункт 177.2 Налогового кодекса). При этом чистый доход — это разница между выручкой и документально подтвержденными расходами.

Так что, даже если в течение месяца предпринимателю и поступит какая-то выручка, у него может и не появиться обязанность начислить за такой месяц ЕСВ и НДФЛ, но для этого сумма полученной выручки должна быть меньше или равна расходам того же месяца.

 

Предприниматель работает по безналичному расчету. Имеет ли смысл для него «придерживать» платежи от покупателей таким образом, чтобы по данным Книги УДР чистый доход за каждый месяц был не больше 10 минимальных зарплат?

Если предприниматель ставит цель оптимизировать платежи в бюджет, то так поступать особого смысла нет. Ведь выигрыш по НДФЛ (15 % вместо 17 %) «сгорит» из-за перерасхода средств на уплату ЕСВ (придется начислять 34,7 % на сумму, которую можно было бы укрыть от ЕСВ). Кроме того, как ни «придерживай» выручку, но бесконечно оттягивать поступление платежей тоже нехорошо, поэтому в конце года, скорее всего, все равно «вылезет» превышение чистого дохода над 10 минзарплатами.

В таком случае гораздо выгоднее попросить покупателей перечислять оплату в каком-то одном месяце квартала. В этом месяце чистый доход, очевидно, превысит 15 прожиточных минимумов, что даст возможность укрыть от ЕСВ сумму такого превышения. В двух же других месяцах чистый доход будет нулевым (а это означает, что ни ЕСВ, ни НДФЛ за такие месяцы уплачивать не придется).

Давайте посмотрим, как это будет выглядеть в цифрах (табл. 3).

 

Таблица 3

Что выгоднее: экономить на НДФЛ или на ЕСВ (пример)

Цель — экономия на НДФЛ (чистый доход каждого месяца не превышает 10 минзарплат, установленных на 01.01.2011 г.)

Цель — экономия на ЕСВ (все платежи поступают только в одном из месяцев квартала)

Месяц

Чистый доход,
грн.

НДФЛ,
грн.

ЕСВ,
грн.

Месяц

Чистый доход,
грн.

НДФЛ,
грн.

ЕСВ,
грн.

Апрель

9410,00

1411,50

3265,27

Апрель

0,00

0,00

0,00

Май

9410,00

1411,50

3265,27

Май

0,00

0,00

0,00

Июнь

9410,00

1411,50

3265,27

Июнь

28230,00

4610,90*

4996,80**

ИТОГО

28230,00

4234,50

9795,81

ИТОГО

28230,00

4610,90

4996,80

Общая сумма платежей в бюджет и ПФ (НДФЛ и ЕСВ)

14030,31

Общая сумма платежей в бюджет и ПФ (НДФЛ и ЕСВ)

9607,70

* Сумма НДФЛ рассчитывалась так: 15 % от чистого дохода, равного 10 минзарплатам (минзарплата на 01.01.2011 г. — 941,00 грн.), плюс 17 % от чистого дохода, превышающего 10 минзарплат.

Итого: 0,15 х 10 х 941,00 + 0,17 х (28230,00 - 10 х 941,00) = 4610,90 грн.

** Сумма ЕСВ рассчитывалась так: 34,7 % от чистого дохода, не превышающего 15 прожиточных минимумов (прожиточный минимум во II квартале 2011 года — 960,00 грн.). Поскольку 15 прожиточных минимумов составляет: 15 х 960,00 = 14400,00 грн., то ЕСВ исчислялся именно с этой суммы — 34,7 % х 14400,00 = 4996,80 грн.
На остальную сумму чистого дохода (28230,00 - 14400,00) ЕСВ не начисляется.

 

Как видно из табл. 3, экономя на ЕСВ, предприниматель в целом уплатит в бюджет и ПФ 9607,70 грн., в то время как экономия на НДФЛ приведет к необходимости уплатить почти в полтора раза больше — 14030,31 грн.

Таким образом, экономия на ЕСВ дает более ощутимый результат в плане оптимизации, даже несмотря на незначительный перерасход по НДФЛ.

 

Можно ли будет перераспределять доход в декларации о доходах (удобно «разбрасывать» внутри квартала)?

Логично, что предприниматель, у которого нет возможности «придержать» поступление выручки, тоже желает оптимизировать платежи в бюджет и ПФ (как в предыдущем вопросе). Поэтому его и заинтересовала возможность перераспределять доход.

Что ж, если исходить из буквы закона, то в декларации о доходах по каждому месяцу, скорее всего, нужно будет указать именно ту сумму чистого дохода, которая получилась в Книге УДР по этому месяцу.

Вместе с тем, если предприниматель пожелает поставить весь квартальный доход на один месяц, налоговики, по идее, этому препятствовать не должны. Ведь такое заполнение декларации о доходах приведет к увеличению суммы НДФЛ (сам же предприниматель при этом выиграет на экономии по ЕСВ). Впрочем, как это будет на самом деле, покажет время, потому что на сегодняшний день никаких официальных разъяснений по данному вопросу пока нет.

 

Как заполнить Книгу УДР, если выручка от продажи товаров поступила в одном месяце, а расходы на их приобретение понесены в следующем месяце (квартале)?

Мы знаем, что графу 5 (а значит, и графу 6) Книги УДР невозможно заполнить до тех пор, пока не будут выполнены два условия:

1) у предпринимателя появится документ, подтверждающий оплату товаров;

2) товары поступят на склад.

В нашем случае товары на склад поступили и, более того, уже проданы. Значит, для того чтобы получить право на расходы по ним, предприниматель должен выполнить лишь первое условие — оплатить их. Как только произойдет оплата, можно смело записать сумму уплаченных средств в графу 5 Книги УДР.

Далее, учитывая тот факт, что выручка от продажи товаров уже получена, их закупочную стоимость сразу можно записать в графу 6 Книги УДР (одновременно с заполнением графы 5).

Тот факт, что выручка была получена в предыдущем месяце (или квартале), не должен смущать предпринимателя. На наш взгляд, поскольку отчетным периодом по НДФЛ является год (декларация о доходах подается раз в год), предприниматель в любой момент может учесть расходы, связанные с доходом текущего (отчетного) года.

 

Можно ли в Книге УДР отражать расходы, понесенные предпринимателем до того, как он перешел на общую систему (на складе имеются товары, купленные в бытность единоналожником)?

Можно, если у предпринимателя есть документы, подтверждающие покупку таких товаров (точнее, их оплату). Но существуют два варианта их отражения в Книге УДР:

— вариант 1: в Книге УДР стоимость этих товаров лучше отражать в графах 4 (ставим подтверждающий расходы документ) и 5 (ставим сумму по такому документу). То есть в первый же день работы на общей системе вписываем в Книгу УДР все документы, подтверждающие покупку товаров, оставшихся на складе, и сумму расходов по ним;

— вариант 2: стоимость этих товаров (по ценам приобретения) можно указать в графе 2 Книги УДР (остаток товаров на начало отчетного периода). Но тут есть один недостаток: поскольку все товары в данной графе будут указаны общей суммой и без реквизитов подтверждающих документов, налоговики могут посчитать, что каждый конкретный товар не оприходован (а за торговлю неоприходованными товарами они любят применять штраф по статье 20 Закона об РРО).

В том месяце, в котором будет получен доход от продажи таких товаров, их покупную стоимость следует отразить в графе 6 Книги УДР, тем самым уменьшив доход, подлежащий налогообложению.

С таким подходом не спорят и налоговики (http://www.sta.gov.ua, вопрос из единой базы налоговых знаний № 2755).

 

Можно ли записывать в Книгу УДР расходы, понесенные в 2010 году?

Можно, если выполняются три условия:

1) у предпринимателя есть документы, подтверждающие уплату денежных средств;

2) расходы соответствуют перечню, указанному в разделе III Налогового кодекса;

3) расходы связаны с доходом текущего года (2011 года).

В том случае, когда речь идет о товарах, купленных в прошлом году и оставшихся непроданными, их стоимость (по ценам приобретения) указывается в графах 4 и 5 Книги УДР или в графе 2 (см. предыдущий вопрос). В конце того месяца, в котором будет получена выручка от продажи этих товаров, их закупочная стоимость переносится из графы 5 (или 2) в графу 6 Книги УДР.

Если же речь идет об услугах (работах), то их стоимость попадет в графу 10 Книги УДР в месяц получения связанного с ними дохода (при этом нужно заполнить графу 4).

С таким подходом не спорят и налоговики.

 

Можно ли в Книге УДР отражать амортизацию?

Теоретически предприниматель может это делать, поскольку согласно разделу III Налогового кодекса амортизация включается в расходы. При этом расчет амортизации обязательно нужно оформлять документально.

Однако налоговики как раньше, так и сейчас выступают категорически против начисления амортизации физлицами-предпринимателями, опираясь на то, что физлица не ведут бухучет.

Так что воспользоваться амортизацией для уменьшения своего налогооблагаемого дохода могут лишь смелые налогоплательщики, готовые к судебным спорам с налоговиками.

 

Можно ли отражать в Книге УДР уплаченный «за себя» ЕСВ и как?

Отражать ЕСВ в Книге УДР можно. Основание для этого — подпункт 138.10.4 Налогового кодекса.

При этом ЕСВ, уплаченный «за себя», отражается в графе 10 Книги УДР, а уплаченный «за работников» — в графе 9. Обе эти суммы записываются в Книгу УДР в момент перечисления средств в ПФ.

 

Как рассчитывается сумма чистого дохода в Книге УДР: нарастающим итогом или помесячно?

В пункте 3.3 Порядка № 1025 сказано следующее: «В графе 3 ежедневно отражается фактически полученная сумма дохода от осуществления деятельности с суммарным итогом за месяц, квартал, год. В случае необходимости регистрации новой Книги в течение отчетного года записи в ней продолжаются нарастающим итогом…»

Отсюда напрашивается такой вывод: скорее всего, чистый доход рассчитывается отдельно за каждый месяц (при этом убытки прошлых месяцев можно покрывать доходом текущего месяца в рамках одного отчетного года, ведь отчетный период для предпринимателя — год) и нарастающим итогом за квартал и год.

Вместе с тем пока еще не ясно, будет ли так на самом деле, ведь на сегодняшний день никаких официальных разъяснений от налоговиков по данному вопросу нет.

 

Нужно ли вести в Книге УДР пообъектный учет товаров?

Скорее всего, нет. Пока достаточно лишь стоимостного учета (имеется в виду стоимость ТМЦ, имеющихся в остатках на начало и конец года).

 

Как отразить в Книге УДР возврат товара?

Порядок № 1025 ничего не говорит о том, как поступать в случае возврата товаров. Однако предпринимателям разрешено исправлять ошибки в Книге УДР. Скорее всего, именно таким способом и придется воспользоваться в случае возврата. Итак:

1) если товары возвращаем поставщику, то нужно уменьшить графу 5 Книги УДР на их стоимость (исправить запись о покупке этих товаров и заверить исправление подписью предпринимателя);

2) если товары возвратили самому предпринимателю, он должен уменьшить доход от их продажи (исправить запись в графе 3 Книги УДР и поставить подпись) и одновременно уменьшить стоимость возвращенных товаров, указанную в составе расходов (исправить запись в графе 6 Книги УДР и поставить подпись).

 

Выводы

Новую Книгу УДР предприниматели должны были завести (и зарегистрировать в налоговой) с 21.01.2011 г. Однако на практике это происходило позже. Тем не менее налоговики не должны бы штрафовать предпринимателей за небольшую задержку, ведь на 21.01.2011 г. самой формы новой Книги УДР не было в продаже даже в налоговых органах.

При регистрации Книги УДР желательно уточнить у налоговиков, что делать со старой Книгой ф. № 10 и переносить ли записи из нее в новую Книгу за период с 01.01.2011 г. до момента регистрации новой Книги.

Книга УДР заводится предпринимателем одна для отражения доходов и расходов от всех видов деятельности. Заводить дополнительные книги УДР нужно только в том случае, если работники предпринимателя занимаются наличными операциями — тогда каждому из таких работников необходимо выдать зарегистрированную в налоговой Книгу УДР.

Предприниматель отражает в своей Книге УДР выручку в день получения наличных или безналичных средств (или другой материальной компенсации) общей суммой за день, без расшифровки, от кого и за что получены деньги. А вот работники обязаны указывать в своей Книге УДР выручку от каждой операции по продаже.

Расходы предприниматель отражает в момент уплаты денежных средств поставщикам или подрядчикам (обязательно при наличии документа об уплате). Причем расходы показываются не общей суммой за день, а отдельно по каждому платежному документу. При этом стоимость приобретенных ТМЦ учтется при исчислении чистого дохода только в том месяце, в котором будет получена выручка от их продажи (или ТМЦ будут использованы в производстве).



Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це
загрузка...
Коментарі (0)