Інформація по темі "" | Публікації по тегу
25.02.21
198 0
Друкувати
Обране

Аудит трудових книжок перед скануванням: перші кроки

Про перехід на електронні трудові книжки говорять уже не перший рік. Нарешті ці плани набули законодавчого підґрунтя (див. на с. 18). Хоча вже більше року тому для переходу на електронний облік трудової діяльності був прийнятий Порядок № 1084*, що передбачає, зокрема, подання скан-копій трудових книжок працівників до ПФУ**. Тому пропонуємо вже зараз зайнятися перевіркою трудових книжок.


* Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізособи-підприємця, фізособи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою КМУ від 27.11.2019 р. № 1084.

** Див. статті «Електронна трудова книжка: перше знайомство» // Спецвипуск «ОП», 2020, № 4/1, с. 3; «Трудовий стаж: переходимо на електронний облік» // Спецвипуск «ОП», 2020, № 2/1, с. 3.

Процедура перевірки трудових книжок

Перше, що потрібно зробити, перш ніж узятися за саму перевірку, — це створити комісію або призначити відповідальну особу за перевірку трудових книжок. Відповідний наказ (розпорядження) можна скласти в довільній формі (див. рис. 1).

Рис. 1. Фрагмент наказу про проведення перевірки трудових книжок працівників

Далі переходимо безпосередньо до перевірки трудових книжок. І передусім перевіряємо, чи всі трудові на місці.

Перевірка наявності трудових книжок

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють в організації більше 5 днів (п. 1.1 Інструкції № 58). Звичайно, за умови, що ця робота для працівника є основною.

Трудових книжок зовнішніх сумісників у вас бути не повинно.

Насамперед порівнюєте кількість наявних трудових книжок із кількістю основних працівників. Якщо виявили нестачу, доведеться перевірити наявність трудової книжки щодо кожного працівника окремо.

Зверніть увагу: можливість тимчасової видачі трудової книжки під розписку працівникові, який продовжує працювати, чинними нормативно-правовими актами не передбачена.

Видати трудову книжку на руки працівникові можна тільки в разі звільнення (лист Мінсоцполітики від 14.07.2017 р. № 337/0/22-17). Тому трудові книжки всіх основних працівників мають бути в наявності.

Як бути, якщо все-таки виявили пропажу? Складіть відповідний акт, напишіть доповідну записку на ім’я керівника організації і письмово повідомте працівника про втрату його трудової книжки.

Також доведеться відновити трудову книжку — оформити її дублікат.

Якщо це місце роботи є для працівника першим, оформити дублікат просто. Візьміть звичайний бланк трудової книжки і в правому верхньому кутку першої (титульної) сторінки зробіть напис «Дублікат». Далі до розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» внесіть записи про роботу, а також про нагородження та заохочення на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

А якщо до працевлаштування у вашу організацію працівник уже працював? У цьому випадку будуть потрібні дані про «попередній» стаж працівника. Їх потрібно буде підтвердити документально: довідками або засвідченими в установленому порядку копіями наказів (розпоряджень) з попередніх місць роботи. І тут виникає запитання: як визначити «коло» попередніх роботодавців, особливо якщо це коло достатньо широке?

Пам’ятайте! Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний сприяти працівникові в отриманні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував працевлаштуванню до цієї установи (організації).

Найпростіше, звичайно, якщо у вас збереглася копія загубленої трудової книжки. Але якщо її немає, не засмучуйтеся. Ви можете попросити працівника надати довідку за формою ОК-7 або ОК-5. Зверніть увагу: довідка ОК-5 формується з 2000 року, а довідка ОК-7 — за періоди починаючи з 2011 року.

Наступний крок — знайти контактні дані (місцезнаходження, телефон, адресу електронної пошти) попередніх роботодавців. У цьому вам допоможе ЄДР* (usr.minjust.gov.ua/content/free-search).

* Єдиний держреєстр юросіб, фізосіб-підприємців та громадських формувань.

Направте попереднім роботодавцям запити з проханням надати довідку про періоди роботи вашого працівника і на підставі отриманих довідок оформіть дублікат трудової книжки.

Важливий нюанс: дані про загальний стаж працівника записують сумарно. Тобто зазначають загальну кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві (в установі, організації), в які періоди часу та на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього дані про загальний стаж, підтверджені належним чином оформленими документами (довідками або засвідченими в установленому порядку копіями наказів/розпоряджень з попередніх місць роботи), розписують за окремими періодами роботи. Ці записи, а також запис про загальний трудовий стаж роботи не нумерують, а просто в розділі «Відомості про роботу» зазначають:

• у графі 2 — дату прийняття на роботу;

• у графі 3 — найменування установи, організації, де працював співробітник, а також відділ (цех) і посаду (роботу), на яку він був прийнятий.

Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом і за суміщенням професій проводиться за бажанням працівника.

Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на постійну роботу на тому ж підприємстві, про це роблять відповідний запис у дублікаті.

Після цього:

• у графі 2 записують дату звільнення з роботи;

• у графі 3 наводять причину звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані;

• у графі 4 зазначають найменування, дату і номер документа, на підставі якого здійснено записи в дублікаті.

Зауважте! Оформляючи дублікат трудової книжки, останній роботодавець не засвідчує своїм підписом і печаткою кожен внесений до цього документа запис. Засвідчують тільки запис про звільнення працівника від цього роботодавця.

Наведемо зразок заповнення дубліката трудової книжки (див. рис. 2)

Рис 2. Приклад заповнення дубліката трудової книжки

Перевіряємо достовірність трудової книжки

Форми трудової книжки і вкладиша до неї, що діють наразі, затверджені постановою № 301*.

* Постанова КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 р. № 301.

Зверніть увагу: на оригінальному бланку колонцифри проставляються на всіх сторінках трудової книжки, а серія та номер — на сторінках 1, 4, 5, 8, 57, 60, 61, 64.

У багатьох працівників старшого покоління на руках трудові книжки раніше встановленого зразка (1938 або 1974 років). Ці трудові книжки дійсні й обміну не підлягають.

Якщо трудову книжку необхідно доповнити вкладишем, то видається вкладиш нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового чи раніше встановленого 1938 р. або 1974 р. зразків) (п. 3.3 Інструкції № 58).

На практиці часто працівники самі купують бланки трудових книжок. Тому працівникам кадрової служби слід перевірити відповідність цих бланків установленим вимогам. Якщо виявили ознаки підробки, письмово повідомте про це працівника і поясніть, що ПФУ може не прийняти скан-копію такої трудової книжки. У цьому випадку краще оформити дублікат.

Шпакович Микола

Оплата праці, лютий, 2021/№ 4/1 спецвипуск

env_icon Отримуйте новини поштою!

Ми будемо надсилати вам найсвіжіші матеріали кожного тижня

Для цього вкажіть своє ім'я та електронну скриньку

Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це



коментарі
(0)
Яка вдача - ви можете стати першим, хто прокоментує цей матеріал.
Залишити коментар:
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити всього за 30 грн
Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі
pw-image
Читайте сайт за ціною чашки кави
Платне користування buhgalter.com.ua передбачає:
  • доступ до новин, статей, довідників
  • безлімітні завантаження бланків
  • відсутність реклами.
Передплатники PRO-доступу, «Бюджетної бухгалтерії», «Оплата праці» та користувачі «FIT-Бюджет» отримують безкоштовний доступ до порталу бонусом до передплати.
Передплата подовжується автоматично щомісяця, але відмовитися можна у будь-який момент. Я погоджуюсь з користувацькими умовами
30
грн/
місяць
Вже передплатили? Увійти
Передплата подовжується автоматично щомісяця, але відмовитися можна у будь-який момент. Я погоджуюсь з користувацькими умовами
ic-acc-pay
×

 

Договір публічної оферти

Угода

про умови використання інформаційних ресурсів сайту

Ця Угода укладена між ТОВ «НВП «ФАКТОР» (далі - Компанія) і будь-яким Користувачем (далі загально названі - Сторони) веб-сайту (-ів) buhgalter.com.ua і / або budget.factor.ua, далі іменуються - Сайт.

Загальні положення

Наведені нижче умови є електронною формою документа, що визначає порядок використання, а саме, надання Користувачеві доступу до інформаційних ресурсів через Сайт.

Ця угода (Договір) носить характер публічної оферти, тобто є еквівалентом "усної угоди" і відповідно до чинного законодавства України має належну юридичну силу.

Сайт є об'єктом авторського права і як складного твору, а також "компіляції даних" ("бази даних") охороняється на території України, відповідно до Закону України "Про авторське право і суміжні права".

Всі авторські майнові права на Сайт належать Компанії. Позначення «buhgalter», «Factor» є знаком для товарів і послуг (торговою маркою) і не може використовуватися Користувачем без отримання відповідної ліцензії.

Компанія докладає всіх зусиль щодо забезпечення достовірності і актуальності інформації, представленої на Сайті. Однак Компанія не бере на себе фінансової та іншої відповідальності за результати застосування цієї інформації.

Підписка - повний доступ до всіх матеріалів, розміщених на Сайті. Підписка надається за певну плату на певний строк відповідно до умов відповідного тарифу Підписки.

Автоподовження підписки - сервіс автоматичного продовження підписки.

 

 

1. Прийняття Угоди

 

1.1. Для того, щоб отримати право доступу до інформаційних ресурсів Сайту, Користувачеві необхідно спочатку висловити свою згоду з цією угодою. Користувач не має санкціонованого доступу до інформаційних ресурсів Сайту, якщо він не прийняв або не згоден з умовами цієї угоди.

1.2 Згідно з умовами Договору Компанія надає Користувачам Передплату на платній основі з метою перегляду користувачами окремих матеріалів, розміщених на Сайті. Категорії платної інформації визначаються Товариством самостійно.

1.3. За згодою Користувача з умовами цієї угоди, Користувачеві надається доступ до інформаційних ресурсів Сайту. Інформаційні ресурси надаються «як є» і не припускають наступних доопрацювань.

1.4. Користувач має право припинити користуватися Сайтом в будь-який момент, без спеціального повідомлення Компанії про припинення користування Сайтом.

1.5. Для отримання доступу до ресурсів від Користувача може знадобитися надання інформації про себе (наприклад, відомості про особу, відомості про юридичну особу та інші контактні дані) з метою продовження користування Користувачем послугами Компанії.

1.6. Беручи до уваги безперервне впровадження нових розробок, Користувач визнає і погоджується з тим, що Компанія має право на власний розсуд припинити (тимчасово або остаточно) надання доступу до ресурсів Сайту (або будь-яких окремих функцій Сайту) всім користувачам взагалі або Користувачеві зокрема, без попереднього повідомлення.

1.7. Компанія на постійній основі впроваджує нові розробки для того, щоб надавати найкращі можливі послуги своїм користувачам. Користувач визнає і погоджується з тим, що форма і характер послуг (дизайн сайту, обсяг наданої інформації, тематика і ін.) можуть час від часу змінюватися без попереднього повідомлення Користувача.

 

 

2. Відповідальність сторін

 

2.1. Матеріали Сайту видаються без будь-яких гарантій, неявних або інших. Компанія не несе відповідальність за повноту і точність інформації, що міститься в матеріалах сайту, відповідність її вимогам Користувача.

2.2. Всі ризики, що виникають при використанні матеріалів (ресурсів) Сайту, несе Користувач. Компанія ні за яких умов не несе відповідальності за будь-які понесені Користувачем збитки, у чому б вони не виражалися, в тому числі, в разі якщо компанія була повідомлена про можливість заподіяння збитків.

2.3. Ризик настання негативних наслідків в результаті використання рекомендацій, думок і тверджень, що містяться на Сайті, в повному обсязі несе Користувач. Компанія не гарантує і не підтверджує точність і достовірність, рекомендацій, думок і тверджень, що містяться на Сайті.

2.4. Компанія не несе ніякої відповідальності за будь-які помилки, неточності, втрати часу, порушення в роботі обладнання і ліній комунікацій, проникнення комп'ютерних вірусів, втрати і зміни даних, виникнення дефектів в роботі програм. які виникли, незалежно від причин, в результаті використання Сайту.

2.5. У разі здійснення Користувачем дій, передбачених ст. 50 Закону України «Про авторське право і суміжні права» (порушення авторського права і суміжних прав), Компанія залишає за собою право, без попереднього повідомлення Користувача, за своїм вибором здійснювати дії щодо захисту немайнових і майнових авторських прав та суміжних прав в порядку, встановленому адміністративним, цивільним і кримінальним законодавством.

 

3. Порядок і умови оформлення Передплати

 

3.1 Для оформлення Передплати Користувачеві необхідно:

3.1.1 Авторизуватись або зареєструватися на сайті buhgalter.com.ua шляхом заповнення всіх необхідних полів реєстраційної форми

3.1.2 Уважно ознайомитися з умовами договору і прийняти його,

3.1.3 Ввести необхідні для оплати дані, якщо того вимагає Платіжна система; підтвердити оплату і оплатити.

3.2 Оплата доступу до сайту buhgalter.com.ua проводиться Користувачем на умовах 100% передплати.

3.3 Компанія попереджає користувачів, а Користувачі розуміють і погоджуються з тим, що Платіжна система може стягувати понад вартості послуг будь-якого роду комісії та збори, включаючи комісії мобільних операторів (за їх наявності), надаючи свої послуги тільки в разі, якщо такі комісії і збори будуть оплачені користувачем. Інформацію про такі комісії і збори (за їх наявності) Користувач самостійно може дізнатися в Платіжній системі. Комісії та збори не повертаються і не відшкодовуються Компанією. Користувач, який скористався послугами платіжної системи, вважається попередженим і згодним з їх умовами.

3.4 Компанія має право в односторонньому порядку і без попереднього повідомлення Користувача змінювати умови цього договору, наповнення пакетів Підписка, розміри тарифів і т.п. шляхом розміщення відповідного документа в новій редакції на сайті.

3.5 Зміни умов цього Договору набирають чинності з моменту опублікування на сайті buhgalter.com.ua

3.6 Зміни, що стосуються наповнення пакетів Підписка, розмірів тарифів застосовуються тільки для підписок, придбаних після такої зміни.

3.7 Відмова від послуг після оплати неможлива.

3.8 Користувач не має права:

3.8.1 реєструватися як інша особа; вводити в оману інших користувачів щодо своєї особи, використовуючи реєстраційні дані іншої людини; навмисне спотворювати уявлення про самого себе, свій вік або свої відносини з іншими особами або іншими організаціями; передавати реєстраційні дані, логін і пароль для доступу до системи іншим особам;

 

4. Автоподовження підписки

 

4.1 Учасники оплачують доступ до сайту buhgalter.com.ua щомісяця, надають згоду на послуги автоматичного регулярного продовження Підписки на новий термін (автоподовження Підписки). Після активації даної послуги оплата нового терміну Підписки здійснюється шляхом автоматичного безакцептного списання коштів з рахунку користувача. Послуга автоподовження Підписки надається до тих пір, поки Користувач не повідомить про її скасування в особистому кабінеті користувача, заповнивши необхідну форму.

4.2 Послуга вважається скасованою з наступного оплатного періоду.

4.3 Послуга активується при здійсненні першої або чергової оплати Підписки, що означає згоду користувача з тим, що після закінчення оплаченого строку дії Передплати Договір автоматично пролонгується на тих же умовах на той же термін з автоматичним списанням вартості Передплати з рахунку Користувача

4.4 У разі недостатності коштів на рахунку користувача або неможливості проведення платежу Підписка на новий термін не надається, а послуга «автоподовження Підписки» відключається, до моменту появи коштів на рахунку користувача або заміни користувачем рахунку в особистому кабінеті).

4.5 При зміні Товариством тарифів на підписку автоподовження Підписка на черговий новий термін, наступний за періодом, протягом якого відбулася така зміна буде здійснено за новим тарифом.

 

5. Припинення відносин з Компанією. зміна угоди

 

5.1. Компанія і Користувач домовилися, що компанія має право припинити підтримувати Сайт (надавати доступ / надавати послуги) в будь-який час на власний розсуд.

5.2. Компанія залишає за собою право припинити доступ до Сайту, якщо: доступ до Сайту втрачений через відсутність зв'язку на маршруті від Користувача до Сайту; Користувачеві відмовлено в доступі до Сайту внаслідок порушення ним «Інтрукціі користування сайтом» (http://budget.factor.ua/faq.php) або перевищення обсягу прав на використання Сайту.

5.3. Компанія залишає за собою право за своїм вибором без попереднього повідомлення та / або роз'яснення причин: змінювати, виправляти, обмежувати, припиняти чи зупиняти дію Сайту і будь-яких його розділів (матеріалів, ресурсів, сервісів); відмовляти Користувачеві в доступі до користування Сайтом і / або будь-якого його розділу. Задоволення / розгляд потреб Користувача при використанні Сайту не є обов'язком Компанії.

 

6. Заключні положення

 

6.1. Сайт може містити посилання на інші Інтернет - сайти. Дані сайти не перебувають під контролем Компанії і Компанія не несе відповідальності за зміст даних сайтів та / або зміст сайтів, посилання на які знаходяться на даних сайтах. Посилання на інші сайти включені в Сайт тільки для зручності користувачів і не означають згоду Компанії та його посадових осіб з вмістом даних сайтів. Інші Інтернет - сайти можуть містити посилання на Сайт без спеціального дозволу Компанії.

6.2. У разі незгоди Користувача з будь-яким з умов цієї угоди він зобов'язаний негайно припинити використання Сайту і / або будь-якого з його розділів.

6.3. У разі якщо компетентними органами / особами частина цієї угоди буде визнана недійсною, такою, що суперечить законодавству і не підлягає застосуванню, це не тягне неможливість застосування інших положень цієї угоди. Ця угода діє повною мірою в рамках, встановлених чинним законодавством.

6.4. До відносин в рамках цієї Угоди застосовується право України. Користувач і Компанія домовилися підкорятися при виникненні будь-яких спорів, що виникають у зв'язку зі справжньою угодою (використанням Сайту), виключно юрисдикції судів України.