Перевірки ПФУ за новими правилами

Ідеться про Порядок перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів загальнообов’язкового державного соціального страхування та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання, затверджений постановою правління ПФУ від 10.10.2025 № 33-1 (далі — Порядок № 33-1). Він набрав чинності з 16 грудня 2025 року та замінив собою Порядок перевірки.., затверджений постановою правління ФСС від 02.10.2020 № 23.

Що перевіряють?

Види страхових виплат, за якими проводяться перевірки правильності використання страхових коштів, наведені в таблиці нижче.

ПФУ контролюватиме весь ланцюг: від підстав для призначення страхової виплати до її відображення в обліку, зокрема (див. п. 18 розд. ІІ Порядку № 33-1):

• правомірність призначення та здійснення страхових виплат застрахованим особам і потерпілим на виробництві;
• правильність обчислення розміру середньоденної зарплати, з якої обраховуються суми страхових виплат;
• правомірність та обґрунтованість заявлених сум фінансування та використання страхових коштів, які надійшли від ПФУ;
• листки непрацездатності, сформовані в Електронному реєстрі листків непрацездатності, а також видані в паперовій формі;
• акти розслідування нещасних випадків, пов’язаних з виробництвом, або акти розслідування хронічних професійних захворювань;
• правильність ведення бухгалтерського обліку щодо страхових коштів;
• рішення страхувальника або уповноваженої ним особи про призначення / відмову в призначенні страхової виплати, а за період до 01 січня 2023 року — рішення комісії (уповноваженого) із страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності.

Доперевірочний аналіз

Під час підготовки до проведення документальних перевірок посадові особи ПФУ можуть здійснювати доперевірочний аналіз, який проводиться без будь-якого спеціального рішення керівника органу ПФУ (див. п. 3 розд. ІІ Порядку № 33-1). Страхувальник про нього не знає й участі в ньому не бере. Фактично це «кабінетна розвідка» ПФУ.

Доперевірочний аналіз проводиться на підставі:

• відомостей, що містяться в Інтегрованій комплексній інформаційній системі ПФУ;
• реєстрі застрахованих осіб Держреєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
• поданих страхувальником до ПФУ заяв-розрахунків та повідомлень про виплату коштів застрахованим особам.

Саме на цьому етапі пенсійники можуть виявити потенційні «слабкі місця» у використанні страхових коштів. Задля цього аналізують:

• своєчасність подання страхувальником повідомлень про виплату коштів застрахованим особам;
• обґрунтованість внесення ним виправлень у раніше подані заяви-розрахунки;
• своєчасність або повноту повернення страхових коштів;
• виявлені невідповідності за результатами ризик-орієнтованого моніторингу листків непрацездатності;
• достовірність відомостей, поданих для отримання страхових коштів.

За результатами доперевірочного аналізу, у разі виявлення фактів, що свідчать про можливі порушення використання страхових коштів, ПФУ розглядає питання щодо:

• включення страхувальника до плану-графіка проведення документальних планових перевірок або
• проведення документальної позапланової перевірки.

Види та тривалість перевірок

Види перевірок. Посадові особи територіальних органів ПФУ проводять планові або позапланові документальні перевірки.

Вони можуть здійснюватися за місцезнаходженням страхувальника (виїзна перевірка) або в приміщенні територіального органу ПФУ за наявності письмової згоди страхувальника (невиїзна перевірка).

Тривалість перевірки. Максимальна тривалість документальної:

• планової перевірки становить 10 робочих днів, а страхувальників — суб’єктів мікро-, малого підприємництва — 5 робочих днів;
• позапланової перевірки — 10 робочих днів, а страхувальників — суб’єктів мікро-, малого підприємництва — 2 робочі дні.

Чи можуть перевірку продовжити? Так, це можливо за наявності обґрунтованих причин та не більш як на 5 робочих днів, а щодо страхувальників — суб’єктів мікро-, малого підприємництва — не більш як на 2 робочих дні.

Повідомлення про перевірку та допуск до неї

Допуск до перевірки. Про проведення документальної (планової / позапланової) перевірки керівником органу ПФУ видається наказ. На підставі наказу оформлюють у двох примірниках направлення на проведення документальної перевірки за формою згідно з додатком 2 до Порядку № 33-1 (далі — направлення на перевірку). У ньому серед іншого зазначають: вид перевірки, підставу для її здійснення, предмет перевірки та посадових осіб органу ПФУ, що її здійснюватимуть.

Такі особи допускаються на перевірку за умови пред’явлення страхувальнику:

1) направлення на перевірку;

2) службового посвідчення.

Один примірник направлення на перевірку в перший день перевірки вручається під розписку керівнику або уповноваженій особі страхувальника. Про це робиться відповідний запис у другому примірнику, який залишається в посадової особи ПФУ.

Повідомлення про перевірку. Якщо перевірка планова, то не пізніше ніж за 10 календарних днів до дня її початку пенсійники зобов’язані надати страхувальнику повідомлення про проведення такої перевірки. Форма повідомлення наведена в додатку 3 до Порядку № 33-1.

Страхувальник має право не допускати посадову особу ПФУ до планової перевірки в разі неотримання повідомлення про здійснення планового заходу

Повідомлення вручається під розписку керівнику або уповноваженій особі страхувальника та/або надсилається одним із способів:

• через електронний кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ або
• рекомендованим листом з повідомленням про вручення.

Повідомлення, надіслане через електронний кабінет страхувальника, вважається одержаним з часу надходження інформації в електронній формі про його одержання. Така інформація відображається у формі електронної квитанції із зазначенням дати і часу надсилання повідомлення та дати і часу відкриття повідомлення.

У разі неотримання Пенсійним фондом електронної квитанції про одержання повідомлення протягом 2 робочих днів з дня його надсилання, таке повідомлення направляється страхувальнику рекомендованим листом з повідомленням про вручення.

Що стосується позапланових перевірок, то вони проводяться без попереднього повідомлення страхувальника.

Далі розглянемо, як часто до страхувальника може завітати ПФУ з плановою перевіркою та в яких випадках може бути призначено позапланову перевірку.

Планові перевірки

Планові документальні перевірки проводяться відповідно до квартального плану-графіка, який формується до 20 числа останнього місяця кварталу, що передує плановому, та затверджується наказом ПФУ (див. п. 4 розд. ІІ Порядку № 33-1). Оприлюднюватися він має на інформаційній сторінці органу ПФУ на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду.

Роботодавці включаються до плану-графіка, якщо за ними спрацьовує однин з таких 5 критеріїв (див. п. 5 розд. ІІ Порядку № 33-1):

1) зростання кількості оплачених листків непрацездатності та/або днів тимчасової непрацездатності (вагітності та пологів), та/або сум страхових виплат на зазначені цілі у звітному періоді порівняно з аналогічним періодом минулого року;

2) здійснення страхових виплат застрахованим особам у межах, наближених до максимальних розмірів, у розрахунку на один день;

3) наявність за результатами доперевірочного аналізу декількох випадків, що свідчать про можливі порушення використання страхувальником страхових коштів;

4) наявність страхових виплат ПФУ за відсутності сплати страхувальником ЄСВ;

5) наявність у страхувальника витрат страхових коштів ПФУ за відсутності документальної перевірки більше ніж 3 роки.

При цьому

планова перевірка одного й того самого страхувальника може проводитися не частіше ніж один раз на рік

Перевірці підлягають документи за попередні роки та квартали поточного року, за які не здійснювалися перевірки.

Позапланові перевірки

Позапланові документальні перевірки можуть бути призначені за наявності хоча б однієї з підстав, передбачених п. 6 Порядку № 33-1. Серед них, зокрема, такі:

• збільшення в 1,1 і більше разів видатків на страхові виплати порівняно з попереднім місяцем;
• здійснення страхових виплат застрахованій особі в межах, наближених до максимальних розмірів, у розрахунку на один день за одним страховим випадком;
• наявність за результатами доперевірочного аналізу одного випадку, що свідчить про можливі порушення використання страхових коштів;
• розпочато процедуру припинення юрособи або відокремленого підрозділу юрособи шляхом реорганізації або ліквідації, а також у разі припинення підприємницької діяльності фізособи-підприємця;
• подання страхувальником заяви про здійснення перевірки за його бажанням;
• звернення застрахованої особи про порушення страхувальником законодавства;
• виявлення під час перевірки іншого страхувальника фактів, що свідчать про порушення, які вплинули або можуть вплинути на правильність страхових виплат;
• неподання повідомлення про виплату коштів застрахованим особам протягом 3 місяців з дня здійснення фінансування сум, зазначених у заяві-розрахунку.

Зауважте, що під час проведення позапланової перевірки посадові особи ПФУ повинні розглядати виключно ті питання, які стали підставою для її проведення. Кількість позапланових перевірок протягом року не обмежується.

Ненадання документів, перешкоджання перевірці

Припустимо, що ПФУ на порозі, проте:

• страхувальник не надає документи бухгалтерського обліку та звітності щодо використання страхових коштів чи інші необхідні для перевірки документи;
• наявні інші обставини, що унеможливлюють або перешкоджають проведенню документальної перевірки посадовими особами органів ПФУ.

У таких випадках складається у 2 примірниках акт довільної форми із зазначенням таких фактів. Перший примірник акта вручається під розписку керівнику або уповноваженій особі страхувальника або протягом 3 робочих днів надсилається рекомендованим листом з повідомленням про вручення. Другий примірник зберігається в органі ПФУ.

Слід ураховувати, що за таких обставин перевірка вважається непроведеною, а орган ПФУ має право повторно організувати та провести перевірку такого страхувальника, зокрема планову, протягом того ж календарного періоду (див. п. 15 розд. ІІ Порядку № 33-1).

Окремо врегульовано випадки, пов’язані з воєнними діями. Якщо під час проведення перевірки будуть установлені факти втрати (знищення чи зіпсування) внаслідок бойових дій, терористичних актів, диверсій, спричинених збройною агресією рф, документів, які підтверджують правомірне та цільове використання страхових коштів, у разі неможливості їх відновлення цей факт фіксується в акті перевірки.

Оформлення результатів перевірок та відповідальність

Оформлення акта. Результати документальної перевірки оформлюються актом перевірки за формою згідно з додатком 4 до Порядку № 33-1.

В акті перевірки зазначаються факти виявлених порушень (за наявності) із посиланням на відповідну вимогу (норму) законодавства та первинні або інші документи, що підтверджують наявність зазначених порушень. У разі, якщо за результатами перевірки не виявлено порушень законодавства, таких висновків не буде.

Акт перевірки складається у 2 примірниках та підписується в останній день перевірки на кожній сторінці (із зазначенням на останній сторінці загальної кількості сторінок):

• посадовими особами органу ПФУ, які проводили документальну перевірку;
• керівником або уповноваженою особою страхувальника, головним бухгалтером або особою, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку.

Один примірник акта перевірки вручається керівнику або уповноваженій особі страхувальника, а другий примірник з відміткою про отримання зберігається в органі ПФУ, який здійснив документальну перевірку.

Якщо страхувальник не згоден. У разі незгоди з результатами перевірки, викладеними в акті,

страхувальник має право подати заперечення з додатковими документами (за наявності) до органу ПФУ протягом 5 робочих днів з дня, що настає за днем підписання, відмови від підписання та/або отримання акта перевірки

Водночас слід пам’ятати — якщо акт перевірки підписано без заперечень або протягом 5 робочих днів заперечення до акта не надійшли, або були надіслані з порушенням зазначеного строку, акт перевірки вважається узгодженим.

Відповідальність. У разі порушення порядку використання страхових коштів страхувальник притягується до відповідальності, міра якої визначена ч. 6 ст. 8 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV та розд. ІV Порядку № 33-1. А саме він відшкодовує в повному обсязі неправомірно витрачену суму страхових коштів та/або вартість наданих соціальних послуг і сплачує штраф у розмірі 50 % такої суми.

За несвоєчасне повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів на страхувальників накладається штраф у розмірі 10 % несвоєчасно повернених або повернених не в повному обсязі страхових коштів.

Одночасно на суми несвоєчасно повернених або повернених не в повному обсязі страхових коштів і штрафних санкцій нараховується пеня в розмірі 0,1 % зазначених сум коштів, розрахована за кожний день прострочення платежу.

Висновки

• З 16 грудня 2025 року ПФУ здійснює перевірки страхувальників за новим Порядком № 33-1.
• Перед призначенням перевірки посадові особи ПФУ можуть проводити доперевірочний аналіз без участі страхувальника.
• Планова перевірка одного й того самого страхувальника здійснюється не частіше ніж один раз на рік. Водночас кількість позапланових перевірок протягом року не обмежується.
• Планові перевірки проводяться відповідно до квартального плану-графіка. Про таку перевірку ПФУ зобов’язаний повідомити не пізніше ніж за 10 календарних днів.
• Позапланові перевірки проводяться без попереднього повідомлення. Під час такої перевірки досліджуються виключно питання, що стали підставою для її проведення.
• У разі виявлення порушень страхувальник зобов’язаний відшкодувати неправомірно використані страхові кошти та сплатити фінансові санкції, передбачені Порядком № 33-1.

Податки & бухоблік Січень, 2026/№ 7