Помилки у паперовій трудовій книжці: виправляємо
Помилки на титульному аркуші
Порядок виправлення записів на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки залежить від того, коли була допущена помилка.
1. Помилка допущена при первинному оформленні трудової книжки працівнику.
У разі неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї бланк трудової книжки вважається зіпсованим. Тому зіпсовану трудову книжку списують, а працівнику оформлюють нову трудову книжку (вже без помилок).
2. Помилка допущена у трудовій книжці, яка вже ведеться.
У такому разі для виправлення неточностей у записах особистих даних працівник має надати роботодавцю відповідні документи (паспорт, свідоцтво про народження). Після цього останній виправляє записи в такому порядку:
- закреслює попередній (неправильний) запис;
- вносить нові (правильні) дані з посиланням на відповідний документ на внутрішньому боці обкладинки.
Новий запис завіряється підписом керівника підприємства або служби персоналу (іншої відповідальної особи) і печаткою підприємства / служби персоналу (за її наявності) (п. 2.13 Інструкції № 58*).
Помилки на внутрішньому боці обкладинки виправляються в аналогічний спосіб.
А як бути, якщо на титульному аркуші трудової книжки не вистачає даних (не зазначено прізвище відповідальної особи, яка оформлювала трудову книжку, немає печатки підприємства (якщо вона була у наявності))?
На жаль, відповіді на це запитання у Інструкції № 58 ми не знайдемо. Проте у п. 2.13 Інструкції № 58 зазначено, що для виправлення відомостей про прізвище на титульному аркуші трудової книжки працівнику слід звернутися до роботодавця, який заповнював його трудову книжку, аби той виправив помилку. На наш погляд, саме так потрібно діяти працівнику у ситуації, що розглядається. Вносити такі виправлення до трудової книжки у нинішнього роботодавця не має права, оскільки не він оформлював цей документ.
Помилки у відомостях про роботу
У розділі «Відомості про роботу» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається (п. 2.10 Інструкції № 58).
Тому застосовується особливий порядок виправлення. А саме:
- у гр. 1 проставляють черговий номер запису (по порядку за номером останнього запису);
- у гр. 2 — дату внесення змін;
- у гр. 3 вписують фразу: «Запис за № __ недійсний» та продовжують її коректним варіантом запису;
- у гр. 4 проставляють дату та номер наказу (розпорядження), запис з якого неправильно внесено до трудової книжки.
Зверніть увагу! Виправляти неточні або неправильні записи у трудовій книжці двома окремими рядками (під окремими порядковими номерами) не можна. Це не передбачено Інструкцією № 58.
Не можна також закреслювати чи зачищати неправильні записи.
До речі, помилки у розділах «Відомості про нагородження» та «Відомості про заохочення» виправляють у такому самому порядку, як і у розділі «Відомості про роботу».
Розглянемо, як застосовувати такий порядок виправлення, на прикладах.
Помилка у назві посади. Тут можливі два випадки.
Випадок 1. Помилка допущена у самому наказі про прийняття на роботу — вказана неправильна назва посади (не відповідає штатному розпису). У такому ж вигляді вона перенесена в трудову книжку працівника.
У такому разі видається наказ про внесення змін до пункту наказу, в якому неправильно вказано назву посади працівника. На його підставі вноситься коригуючий запис у трудову книжку (див. рис. 1).
Рис. 1. Приклад виправлення назви посади у трудовій книжці
Випадок 2. Назва посади неправильно зазначена лише у трудовій книжці (у наказі про прийняття на роботу помилки немає).
У такому разі достатньо зробити лише виправний запис у трудовій книжці (наказ про внесення змін не знадобиться). При цьому у графі 4 треба зазначити реквізити наказу про прийняття на роботу, відповідно до якого вноситься правильний запис (тобто реквізити наказу повторюють).
Помилка у найменуванні підприємства. Під час аудиту трудових книжок виявилося, що у графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки одного з працівників найменування підприємства вписане з помилкою. Як її виправити?
На жаль, пояснень з цього приводу Інструкція № 58 не містить. Тому будемо орієнтуватися на загальний порядок виправлення записів, зазначений у п. 2.10 Інструкції № 58.
На наш погляд, треба діяти так: після останнього запису у трудовій книжці зробити запис у графі 3 «Запис (помилкова назва підприємства) недійсний» і зазначити правильне найменування. При цьому нумерувати цей виправний запис не потрібно.
Зразок заповнення трудової книжки наведемо нижче (рис. 2).
Рис. 2. Приклад виправлення найменування підприємства
Помилка у нумерації рядків. Якщо у графі 1 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки порушено нумерацію записів, то, на наш погляд, потрібно діяти так:
- у гр. 1 вказати правильний порядковий номер;
- у гр. 2 — дату внесення виправлень;
- у гр. 3 — номер та дату запису, яка є недійсною, а потім текст правильного запису;
- у гр. 4 — дату та номер наказу (розпорядження) роботодавця, на підставі якого було зроблено запис.
Зразок заповнення трудової книжки для цього випадку наведемо на рис. 3.
Рис. 3. Приклад виправлення нумерації рядків
Помилка в даті прийняття на роботу. Якщо у графі 2 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки проставлено неправильну дату прийняття на роботу (переведення), то чинимо так:
- у гр. 1 проставляємо черговий номер, що йде по порядку за номером останнього запису;
- у гр. 2 — дату внесення виправлень;
- у гр. 3 пишемо фразу: «Запис за № __ недійсний», а потім повторюємо запис про прийняття на роботу (переклад) із правильною датою;
- у гр. 4 — дату та номер наказу (розпорядження) роботодавця, на підставі якого спочатку у трудовій книжці було зроблено запис.
Наведемо зразок заповнення трудової книжки у цьому випадку на рис. 4.
Рис. 4. Приклад виправлення дати прийому на роботу
Дані не в тому розділі. Після того, як усі сторінки у розділі «Відомості про роботу» трудової книжки були заповнені, роботодавець не доповнив трудову книжку вкладишем (аби продовжити вносити дані у відповідний розділ), а вніс запис про переведення працівника у наступний розділ — розділ «Відомості про нагородження».
Щоб виправити таку помилку, доведеться зробити два кроки.
Крок 1. Внести виправний запис у розділ «Відомості про нагородження». Для цього:
- у гр. 1 проставляємо черговий номер, що йде по порядку за номером останнього (неправильного) запису;
- у гр. 2 — дату внесення виправного запису;
- у гр. 3 пишемо фразу: «Запис за № _ недійсний, як помилково внесений до іншого розділу трудової книжки»;
- гр. 4 залишаємо порожньою.
Приклад внесення виправного запису наведемо на рис. 5.
Рис. 5. Приклад виправлення у разі внесення даних не у той розділ
Крок 2. Завести вкладиш у трудову книжку (якщо його досі не було) і у розділі «Відомості про роботу» повторити той запис, який помилково був уключений до розділу «Відомості про нагородження».
Пам’ятайте, що при внесенні відомостей у відповідний розділ вкладиша продовжують порядкову нумерацію записів трудової книжки.
Якщо запис був пропущений. Розглянемо два випадки.
Випадок 1. Працівника звільнено. Відповідний запис внесено до трудової книжки працівника. Проте, як виявилось згодом, було пропущено запис про переведення такого працівника на іншу посаду. Як виправити похибку?
На наш погляд, тут слід діяти так:
- у гр. 1 проставляємо черговий номер, що йде по порядку за номером останнього (неправильного) запису;
- у гр. 2 — дату внесення виправного запису;
- у гр. 3 пишемо фразу: «Запис за № _ недійсний», а потім вносимо забутий запис про переведення;
- у гр. 4 вказуємо дату та номер наказу (розпорядження) роботодавця, на підставі якого працівника було переведено на іншу посаду.
Після цього (у наступному рядку) знов робимо запис про звільнення працівника. Засвідчуємо його підписом керівника підприємства / фахівця кадрової служби та печаткою підприємства (за її наявності) або відділу кадрів.
Наведемо приклад заповнення трудової книжки в цьому випадку на рис. 6.
Рис. 6. Вносимо у трудову книжку пропущений запис про переведення
Випадок 2. При прийнятті на роботу працівника у розділі «Відомості про роботу» трудової книжки пропустили найменування підприємства (одразу внесли запис із датою і реквізитами наказу про прийняття на роботу). Як виправити помилку?
На жаль, Інструкція № 58 з цього приводу мовчить. Ми радимо діяти так:
- у гр. 3 наступного рядка зазначити найменування організації у вигляді заголовка;
- у рядку нижче внести виправний запис;
- далі (у наступному рядку) — правильні дані. При цьому у гр. 2 зазначити дату внесення виправлень, а в гр. 4 повторити дати і номери наказів (розпоряджень), на підставі яких раніше вносилися записи, що виправляються зараз.
Наведемо приклад заповнення трудової книжки в цьому випадку на рис. 7.
Рис. 7. Вносимо до трудової книжки пропущене найменування підприємства
Зайвий запис. Уявіть, що при заповненні трудової книжки одного працівника спеціаліст відділу кадрів помилково вніс до неї запис, що стосується іншого співробітника. Як виправити таку помилку?
На наш погляд, тут потрібно зробити наступне:
- у гр. 1 проставити черговий номер, що йде по порядку за номером неправильного (зайвого) запису;
- у гр. 2 — дату внесення виправного запису;
- у гр. 3 написати фразу: «Запис за № _ недійсний, внесений помилково»;
- гр. 4 залишити порожньою, оскільки немає документа, на підставі якого здійснюється виправлення.
Наведемо приклад заповнення трудової книжки в цьому випадку на рис. 8.
Рис. 8. Приклад заповнення трудової книжки, якщо було здійснено зайвий запис
ВИСНОВКИ
- Для виправлення помилок, допущених на титульному аркуші трудової книжки, закреслюють неправильний запис й вносять нові (правильні) дані з посиланням на відповідний документ на внутрішньому боці обкладинки.
- Щоб виправити помилки у розділі «Відомості про роботу», у гр. 1 проставляють черговий номер запису, у гр. 2 — дату внесення змін, у гр. 3 вписують фразу: «Запис за № __ недійсний» та продовжують її коректним варіантом запису, а у гр. 4 — дату та номер наказу, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки.
- Аналогічно виправляють похибки у розділах «Відомості про нагородження» та «Відомості про заохочення».
