Працівниця змінила прізвище: дії кадровика та бухгалтера
Спочатку — документи
Дізнавшись про те, що працівниця вийшла заміж і змінила прізвище, роботодавець перш за все повинен зробити наступні кроки.
Крок 1. Отримати від працівниці документи, що підтверджують зміну прізвища.
Працівниця має надати роботодавцю:
- заяву про зміну прізвища;
- копії документів, що підтверджують таку зміну (копії свідоцтва про шлюб, паспорта з новим прізвищем, реєстраційного номера облікової картки платника податків з новим прізвищем).
Зауважте, що формально можна обмежитись й отриманням від працівниці копій документів, що підтверджують зміну її прізвища. Але у такому разі бажано, щоб на копіях цих документів були проставлені дата отримання таких документів та підписи працівниці і працівника відділу кадрів.
Крок 2. Завірити отримані документи належним чином.
Отримавши документи від працівниці, відділ кадрів має звірити їх з оригіналами й належним чином засвідчити. А саме: поставити на них відмітку «Згідно з оригіналом», вказати назву своєї посади, ініціали та прізвище, підпис та дату засвідчення копії.
Після цього слід зареєструвати заяву в журналі вхідної документації (проставити на ній вхідний номер та дату реєстрації).
Крок 3. Видати наказ (розпорядження) про внесення змін до облікових та бухгалтерських документів підприємства у зв’язку із зміною прізвища працівниці. З наказом працівницю ознайомлюють під підпис.
Крок 4. Внести зміни до облікових та бухгалтерських документів підприємства.
Про які саме документи йде мова, читайте далі.
Дії кадровика
На підставі наказу (розпорядження) про внесення змін до облікових та бухгалтерських документів відділ кадрів вносить корективи до низки документів.
Трудовий договір. Чинне трудове законодавство не встановлює порядок внесення змін до трудового договору у разі зміни працівницею прізвища, імені чи по батькові. На наш погляд, це можна зробити окремим документом у вигляді додатка до трудового договору.
Трудова книжка. Необхідність внесення змін до паперової трудової книжки працівниці буде залежати від того, у кого зберігається такий документ.
Якщо паперова трудова книжка працівниці досі зберігається в роботодавця, то саме він має внести запис про зміну її прізвища на підставі документів, отриманих від працівниці (п. 2.13 Інструкції № 58).
Зробити це слід наступним чином:
- на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки однією рискою закреслити колишнє прізвище працівниці, а поруч записати нові дані;
- на внутрішньому боці обкладинки зробити посилання на документ, що став підставою для внесення змін (у нашому випадку свідоцтво про шлюб), зазначити його номер і дату видачі, а також найменування органу, який його видав. Засвідчити такий запис слід (1) або підписом керівника та печаткою юрособи, (2) або підписом спеціально уповноваженої особи і печаткою відділу кадрів.
Зауважте, зазначені зміни необхідно внести не тільки до трудової книжки, але й до її вкладиша (за його наявності).
Якщо паперова трудова книжка зберігається у працівниці, то роботодавець зобов’язаний вносити до неї на вимогу працівниці записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі (ч. 4 ст. 48 КЗпП). Хоч тут і не згадується випадок зі зміною прізвища, на наш погляд, роботодавець має внести запис про нове прізвище працівниці до такого документа, якщо вона про це попросить (тим самим способом, що описаний вище).
Зверніть увагу! Якщо трудова книжка працівниці вже була відсканована та відомості про трудову діяльність працівниці передані до Реєстру застрахованих осіб через портал ПФУ, то окремо повідомляти Пенсійний фонд про зміну прізвища працівниці не потрібно (такої підстави не вказано у абз. 8, 9 п. 6 Порядку № 11-1*). Цю інформацію ПФУ отримає вже із додатка Д1 Об’єднаної звітності.
Особова картка. Щоб відкоригувати прізвище працівниці в її особовій картці (форма № П-2), достатньо:
- у п. 1 розд. I «Загальні відомості» особової картки однією рискою закреслити колишнє прізвище працівниці, а поруч (або вище) вписати нове;
- в графі «Додаткові відомості» зазначити реквізити документа, на підставі якого були внесені такі зміни, та проставити дату внесення коректив і підпис особи, яка їх вносила.
Зауважте, датою внесення змін до облікових документів підприємства, що містять персональні дані працівника, є дата видання наказу про внесення таких змін.
У такий самий спосіб слід відкоригувати дані про сімейний стан працівниці в п. 10 «Родинний стан» особової картки, та реквізити паспорта — у п. 12 розд. I.
Зауважте, якщо на підприємстві ведеться облік особливих категорій працівників (особи з інвалідністю, чорнобильці тощо), потрібно зазначити відомості про зміну прізвища працівниці й у таких формах обліку.
Особова справа. Якщо працівниця, яка змінила прізвище, займає посаду, до якої формується особова справа*, то до такої особової справи слід долучити засвідчені у встановленому порядку:
- копію наказу (розпорядження) про внесення змін до облікових даних працівниці;
- копію паспорта працівниці з новим прізвищем;
- копію її свідоцтва про шлюб.
* Посади, код яких за Класифікатором України «Класифікатор професій» ДК 003:2010 (затверджений наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327) починається з цифр 1 — 4 (керівники, менеджери, службовці тощо).
Саму зміну прізвища працівниці відображають у внутрішньому описі особової справи, на її титульному аркуші та в доповненні до особового листка з обліку кадрів. Як саме? Закреслюють колишнє прізвище працівниці і вписують нове. Засвідчувати виправлення підписом особи, яка його провела, не потрібно.
Інші облікові документи. Крім зазначених вище документів, зміни також вносять до Табеля обліку робочого часу, графіка відпусток тощо. У цих випадках діють так само, як і при коригуванні даних трудової книжки: попереднє прізвище працівниці закреслюють та поряд вписують нове, проставляють дату внесення змін, реквізити документа-підстави та підпис особи, відповідальної за ведення кадрової документації.
Військовий облік. Якщо працівниця, яка змінила прізвище, перебуває на військовому обліку (є військовозобов’язаною), то роботодавцю потрібно:
- повідомити її про необхідність отримати військовий квиток з новим прізвищем (для цього вона має звернутися до ТЦКСП);
- внести корективи до списків персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів, з числа жінок (додаток 5 до Порядку № 1487*). Це слід зробити у п’ятиденний строк з дня подання документів працівницею;
- повідомити ТЦКСП, в якому працівниця перебуває на обліку, про зміну її облікових даних (подати додаток 4 до Порядку № 1487). Строк — до 5-го числа місяця, наступного за тим, в якому працівниця повідомила роботодавця про зміну прізвища (надала відповідні документи).
Після того як працівниця отримає військово-обліковий документ з новим прізвищем (в електронному чи в паперовому вигляді), роботодавцю залишиться лише додати копію такого ВОД (або роздруківку е-ВОД) до справи, сформованої до відповідної групи списків.
А от на що слід звернути увагу бухгалтеру у зв’язку із зміною прізвища працівниці, розповімо далі.
Дії бухгалтера
Об’єднана звітність. Зміна працівницею прізвища вплине і на заповнення Об’єднаної звітності.
Так, починаючи з додатка Д1, сформованого за місяць, в якому видано наказ (розпорядження) про внесення змін до облікових та бухгалтерських документів підприємства, у ньому потрібно буде вказувати вже нове прізвище працівниці (у гр. 11).
Якихось виправлень чи коригувань у додатках Д1 за попередні звітні періоди робити не треба.
Що стосується додатка Д5, то його заповнюють лише за наявності певних подій у звітному місяці (укладання або розірвання трудового договору, переміщення, переведення працівника тощо). Але такої події, як зміна прізвища, у цьому переліку немає. Тому її у додатку Д5 не відображають.
Стосовно додатка 4ДФ, то у ньому взагалі такого реквізиту, як «Прізвище, ім’я, по батькові» немає. Працівників тут відображають лише за реєстраційними номерами їх облікової картки. Тому після зміни прізвища працівниці в додатку 4ДФ нічого коригувати не доведеться.
Зарплата. Якщо працівниця отримує зарплату в безготівковій формі, то їй потрібно буде замінити банківську картку.
Лікарняні. Якщо працівниця змінила прізвище і одразу після цього захворіла, то роботодавець може не побачити її е-лікарняний у кабінеті страхувальника на порталі ПФУ. Адже дані щодо нового прізвища жінки можуть ще не потрапити до Реєстру застрахованих осіб.
Щоб цього не сталося, працівниці потрібно завчасно (не чекаючи подачі Об’єднаної звітності роботодавцем) повідомити Пенсійний фонд про зміну прізвища. Для цього їй достатньо заповнити та подати на порталі ПФУ анкету для зміни даних у Реєстрі застрахованих осіб і додати до неї сканкопії документів, що підтверджують зміну даних.
Висновки
- Працівниця, яка змінила прізвище, перш за все має подати роботодавцю заяву про зміну прізвища і копії підтвердних документів.
- На підставі цих документів керівник видає наказ (розпорядження) про внесення змін до облікових та бухгалтерських документів у зв’язку зі зміною прізвища працівниці.
- Далі кадрова служба вносить зміни в облікові документи працівниці: паперову трудову книжку, особову картку, Табель обліку робочого часу, графік відпусток тощо.
- Якщо працівниця перебуває на військовому обліку, то роботодавець повідомляє ТЦКСП про зміну її облікових даних та коригує списки персонального військового обліку.
- У додатку Д1, сформованому за місяць, в якому було видано наказ про внесення змін до облікових та бухгалтерських документів, роботодавець зазначає вже нове прізвище працівниці.
у Facebook
у Viber
у Telegram
