Щорічні відпустки: документальне оформлення

Усе починається з графіка

За загальним правилом черговість надання щорічних відпусток визначається графіками відпусток. Обов’язковість їх складання передбачена для всіх роботодавців, у тому числі для підприємців. Це випливає зі ст. 79 КЗпП і ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).

Щоправда, у період дії воєнного стану із загального правила є винятки. Так, вимоги щодо ведення документації з кадрових питань, ухвалення локальних нормативних актів та організаційно-розпорядчої документації, у тому числі щодо відпусток, не поширюються на роботодавців, які застосовують спрощений режим регулювання трудових відносин (ст. 49⁵ КЗпП). Дізнатися про нього більше ви можете зі статті «Спрощений режим регулювання трудових відносин» // «Податки & бухоблік», 2023, № 57.

Крім того, роботодавці, розташовані в районах активних бойових дій, самостійно визначають порядок організації діловодства з питань трудових відносин за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці. Таке право їм надає ч. 1 ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Таким чином, цим двом групам роботодавців можна обійтися без графіка відпусток. У решти він має бути обов’язково.

При складанні графіка відпусток враховують інтереси виробництва, особисті інтереси працівників і можливості для їх відпочинку

До нього включають усіх працівників, які перебувають у трудових відносинах з роботодавцем і яким планується надати відпустку, у тому числі сезонних і тимчасових працівників, сумісників і працівників, з якими укладено строкові трудові договори.

При складанні графіків майте на увазі, що є пільгові категорії, яким надано право за їхнім бажанням йти у щорічні відпустки в будь-який зручний для них час (див. ч. 14 ст. 10 Закону про відпустки).

Внутрішніх сумісників рекомендуємо відображати у графіку окремими рядками за основним місцем роботи і за сумісництвом. Річ у тім, що вони можуть йти у відпустку як одночасно за основним місцем роботи та за сумісництвом, так і в різний час.

До графіка включайте дні щорічних відпусток за поточний робочий рік і невикористані працівниками дні відпусток за минулі роки, якщо ви плануєте їх надавати у поточному році. Якщо відпустка надаватиметься частинами, це також має бути відображено у графіку.

Графік затверджує роботодавець за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником). Затвердження здійснюється окремим наказом або безпосередньо грифом затвердження.

Зразок графіка відпусток з грифом затвердження ви можете знайти тут. У свою чергу, з формами листа до профкому про погодження графіка і наказу про затвердження графіка можна ознайомитися тут і тут відповідно.

Графік має бути доведений до відома всіх працівників.

Більше див. у статті «Графік відпусток на 2025 рік: практичні поради» // «Податки & бухоблік», 2024, № 100.

Зверніть увагу: зазвичай у графіку зазначають або конкретні дати початку відпусток, або тільки місяць надання відпустки (у разі перехідної відпустки — місяці її початку та закінчення).

Якщо точна дата у графіку не зазначена, конкретний період відпустки в межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем. Для цього рекомендуємо за 3 — 4 тижні до місяця надання відпустки, зазначеного у графіку, направити працівнику запит про конкретну дату початку відпустки. У запиті зазначте строк (наприклад, 3 робочих дні), у який працівник має повідомити роботодавцю бажану дату початку відпустки.

Дати узгоджені? Тоді не забудьте своєчасно проінформувати працівника про початок його відпустки.

Повідомлення про дату початку відпустки

Роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 5 ст. 79 КЗпП і ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки). Будь-яких послаблень на час воєнного стану не встановлено, тому не нехтуйте цим обов’язком.

Майте на увазі!

Ознайомлення працівників з графіком відпусток не можна вважати письмовим повідомленням про дату початку відпустки

Причому навіть у тому випадку, якщо у графіку стоять точні дати початку відпусток і передбачена спеціальна графа «Ознайомлений», у якій працівники проставляють дату і підпис.

А як же повідомити працівника? Законодавством спосіб повідомлення працівника не визначено. У листі ГУ Держпраці у Харківській області від 13.09.2019 № К-975/02.04/12-08/10796 йшлося про те, що повідомленням може вважатися ознайомлення працівника з наказом про надання йому відпустки. Водночас фахівці Південно-Східного міжрегіонального управління Держпраці (див. роз’яснення від 12.07.2023) висловилися проти такого способу повідомлення. Тому безпечніше скласти окремий документ. Його видають/направляють кожному працівнику, включно з керівником підприємства.

Який вигляд може мати повідомлення про надання відпустки, див. на рис. 1 нижче.

Завантажити бланк повідомлення для заповнення можна тут.

Майте на увазі! Якщо працівник у встановлений строк не буде своєчасно повідомлений про дату початку щорічної відпустки, він може вимагати перенесення відпустки на інший період (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП і п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки).

Заява працівника

Ані КЗпП, ані Закон про відпустки не зобов’язують роботодавця отримувати від працівника заяву на відпустку. Тому якщо щорічні відпустки надаються у строки, визначені графіком, необхідності в написанні такої заяви немає (див. лист Мінекономіки від 31.03.2020 № 3512-06/21620-07).

А ось якщо графік відпусток не складався (див. вище) або відпустка працівнику знадобилася в інший час, тоді без заяви не обійтися. У ній працівник зазначає бажану дату початку відпустки та її тривалість.

Заява може бути оформлена рукописним способом або надрукована і підписана працівником (див. п. 7.1 ДСТУ 4163:2020*).

* Національний стандарт України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затверджений наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144.

Який вигляд може мати заява про надання відпустки, див. на рис. 2 нижче.

Будь-яких особливостей при складанні заяви на відпустку зовнішніми сумісниками немає.

А ось у разі коли працівник є внутрішнім сумісником, він повинен написати дві заяви про надання відпустки — окремо за кожним місцем роботи. При цьому в одній заяві буде вказана посада працівника за основним місцем, а у другій — посада за сумісництвом.

Працівник суміщає посади, тобто виконує в того самого роботодавця поряд зі своєю основною роботою додаткову роботу за іншою професією / посадою без звільнення від основної роботи (ст. 105 КЗпП)? За суміщуваною професією / посадою відпустка окремо не надається, тому працівник пише одну заяву за своєю основною посадою. Більше про суміщення див. у статті «Суміщення професій (посад)» // «Податки & бухоблік», 2023, № 94.

Роботодавець може задовольнити прохання працівника про відпустку або запропонувати перенести відпустку на інший період, наклавши на заяву відповідну резолюцію.

Але пам’ятайте: пільговим категоріям, переліченим у ч. 14 ст. 10 Закону про відпустки (наприклад, неповнолітнім, особам з інвалідністю, жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами тощо), у загальному випадку відмовити не можна. Відмова таким працівникам допускається, тільки якщо вони в період дії воєнного стану залучені до робіт на об’єктах критичної інфраструктури, робіт з виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційних завдань (замовлень).

Далі розглянемо, як скласти наказ про надання відпустки.

Видаємо наказ

Типова форма наказу (розпорядження) про надання відпустки № П-3 затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489. Ознайомитися з нею ви можете тут.

Підставою для складання цього документа є затверджений графік відпусток або заява працівника.

Водночас наказ про надання відпустки можна скласти і в довільній формі, включивши до нього всі реквізити типової форми № П-3 і дотримуючись вимог ДСТУ 4163:2020. Приклад такого наказу див. на рис. 3 нижче.

Якщо у відпустку направляється керівник підприємства, наказ може мати такий вигляд (див. рис. 4):

Надаєте відпустку внутрішньому суміснику? У цьому випадку можна зробити два окремі накази — для основного місця роботи і для сумісництва. Якщо наказ один, то в ньому обов’язково слід окремо розписати надання працівнику відпустки за кожною посадою. При цьому за основним місцем і за сумісництвом можуть відрізнятися дати початку і тривалість відпусток, а також робочі роки, за які надаються відпустки.

Якщо ж ідеться про суміщення професій / посад, то видають один наказ за основною професією / посадою без якихось особливостей.

Важливий момент! Якщо ви виплачуєте до відпустки матеріальну допомогу на оздоровлення, рекомендуємо робити це на підставі окремого наказу.

Річ у тім, що накази про надання матеріальної допомоги мають строк зберігання 75 років (див. п. 16 Переліку № 578*). У свою чергу, для наказів про щорічні відпустки у більшості випадків встановлено строк зберігання 5 років.

* Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

Виняток становлять лише працівники зі шкідливими та небезпечними умовами праці. Накази про надання їм усіх видів відпусток зберігаються 75 років. А отже, для них можна скласти один наказ на надання відпустки з виплатою матеріальної допомоги на оздоровлення.

Ведемо облік відпусток

Перебування працівника у щорічній відпустці відображають у табелі обліку використання робочого часу (типова форма № П-5). У ній дні щорічних основних відпусток показують кодом «В» (або цифровим кодом «08»), а щорічних додаткових — кодом «Д» (або «09»).

Тепер про особову картку працівника типової форми № П-2, затвердженої наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656. У розділі V цієї форми зазначають вид відпустки, період, за який її надають, дати її початку та закінчення, а також реквізити наказу, на підставі якого відпустку надано.

Водночас Мінекономіки в листі від 25.09.2024 № 4701-05/70518-09 зазначило, що роботодавець має право сам вирішувати, вести йому форму № П-2 чи ні (див. статтю «Особова картка працівника не обов’язкова: думка Мінекономіки» // «Податки & бухоблік», 2024, № 80). Якщо ви прийняли рішення особові картки не застосовувати, то доведеться розробити спеціальну форму для ведення обліку використаних відпусток. У ній за кожним працівником потрібно відображати ту саму інформацію, яка розміщується в розділі V особової картки. Нагадаємо: обов’язок роботодавця вести облік відпусток, що надаються працівникам, установлено ч. 12 ст. 10 Закону про відпустки.

Отже, із документальним супроводом щорічних відпусток розібралися. Залишається все правильно оформити і побажати працівнику гарного відпочинку.

Висновки

• У загальному випадку черговість надання щорічних відпусток визначається графіками відпусток.
• Роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну.
• Якщо працівники йдуть у щорічні відпустки у строки, визначені графіком, необхідності в написанні заяви про надання відпустки немає.
• Надання відпустки оформляється наказом типової форми № П-3 або довільної форми з дотриманням вимог ДСТУ 4163:2020.

Вороная Наталія, експерт з кадрових і податкових питань

Податки & бухоблік Травень, 2025/№ 37