Зовнішнє звіряння з військового обліку: увага на графіки від ТЦК

* Докладніше про це читайте у статті «Внутрішнє звіряння з військового обліку: порядок, строки, оформлення» // «Оплата праці», 2024, № 19.

Чим передбачено

Відповідно до вимог п. 34 Порядку № 1487* підприємства, установи та організації мають проводити звіряння даних списків персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку № 1487) з обліковими документами відповідних районних (міських) ТЦКСП.

* Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487.

Звернуть увагу, що таке звіряння проводять:

• як з ТЦКСП, на території якого перебуває підприємство, установа, організація, — тобто з ТЦКСП підприємства;
• так і з ТЦКСП, що розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць, — іншими ТЦКСП, в яких працівники такого підприємства, установи, організації перебувають на військовому обліку.

Тому його ще називають зовнішнім звірянням.

Проводити таке звіряння слід не рідше 1 разу на рік. Цього вимагає п. 34 Порядку № 1487. Водночас коли саме його проводити, у цій нормі не вказано.

На нашу думку, це залежить від того:

1) чи включили підприємство до плану перевірок з військового обліку на поточний рік. Якщо підприємство є в плані перевірок, то зовнішнє звіряння (як з місцевим, так і іншими ТЦКСП) краще провести до цієї події (аби мати актуальні облікові дані працівників у списках персонального військового обліку);

2) чи включили підприємство до графіка звіряння з ТЦКСП, на території якого перебуває таке підприємство, установа, організація. Якщо — так, то зовнішнє звіряння з іншими ТЦКСП краще провести до звіряння з ТЦКСП підприємства.

Наприклад, у вересні 2024 року підприємство вперше забронювало працівників. Тому, скоріш за все, воно буде включено до графіка перевірок з військового обліку у 2025 році. А отже, до того моменту такому підприємству бажано пройти зовнішнє звіряння.

Припустимо, що звіряння з ТЦКСП, на території якого перебуває підприємство, заплановано на листопад 2024 року (відповідно до графіка звіряння, затвердженого розпорядженням голови місцевої адміністрації). Тож звіряння із ТЦКСП, що розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць, краще пройти трохи раніше. Скажімо, у жовтні 2024 року.

Виходить такий план дій:

• у жовтні 2024 року підприємство проходить зовнішнє звіряння з іншими ТЦКСП;
• у листопаді 2024 року — з місцевим ТЦКСП;
• у 2025 році — перевірку з військового обліку.

Якщо у вказаних вище графіках підприємства немає? Тоді воно не обмежено строками та може самостійно визначити, коли саме провести зовнішнє звіряння.

Про порядок проведення звіряння розкажемо далі.

Звіряємось із ТЦКСП працівників

Порядок проведення звіряння з ТЦКСП, що розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць, ніж підприємство, визначений п. 46 Порядку № 1487.

Відповідно до цієї норми звіряння даних списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів з обліковими даними документів ТЦКСП потрібно здійснювати в такій послідовності.

Етап 1. Узгоджуємо строки проведення зовнішнього звіряння з кожним ТЦКСП, в якому працівники перебувають на обліку, та складаємо графік такого звіряння.

Зверніть увагу, що доводити до підприємства графіки звіряння мають самі ТЦКСП. Підприємство має лише дочекатися цього моменту і вже далі діяти, орієнтуючись на дату звіряння, вказану у такому графіку.

Водночас на практиці ТЦКСП не завжди пам’ятають про такий обов’язок. Разом з тим п. 34 Порядку № 1487 вимагає від підприємств:

• постійно взаємодіяти щодо строків та способів звіряння даних особових карток, списків призовників і військовозобов’язаних та їх облікових даних;
• проходити звіряння не рідше 1 разу на рік.

Тому аби уникнути зайвих питань при перевірці з військового обліку щодо періодичності проведення зовнішнього звіряння та забезпечити актуальність даних, зазначених у списках персонального військового обліку, на наш погляд, підприємству краще самому ініціювати узгодження дати та строку такого звіряння із кожним ТЦКСП, в яких працівники перебувають на військовому обліку (по телефону, або надіславши лист-запит).

На підставі цієї інформації підприємство складає графік проведення зовнішнього звіряння з іншими ТЦКСП. Форма графіка Порядком № 1487 не визначена. А отже, його можна скласти в довільній формі. Як зразок можна використати форму внутрішнього графіка звіряння.

До речі, готовий шаблон такого документа ви можете знайти в журналі «Кадровику» № 6 «Військовий облік».

Етап 2. Готуємо документи. Особа, відповідальна за ведення військового обліку:

• формує витяги зі списків персонального військового обліку, для кожного ТЦКСП, в якому працівники перебувають на військовому обліку (у 2 примірниках);
• робить копії військово-облікових документів таких працівників та засвідчує їх в установленому порядку;
• складає супровідний лист в довільній формі (п. 10 гл. 1 розд. II Правил 1000/5*).

* Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Етап 3. Надсилаємо пакет документів до кожного ТЦКСП, з яким проводимо звіряння.

Особа, відповідальна за ведення військового обліку, надсилає всі необхідні документи до таких ТЦКСП поштою з описом вкладення та повідомленням про вручення. Адресу ТЦКСП краще уточнити заздалегідь у працівників військкомату.

Етап 4. ТЦКСП проводить звіряння даних, зазначених у витягах списків персонального військового обліку з обліковими даними документів військкомату. Зауважте, що строків проведення такого звіряння Порядком № 1487 не встановлено. Тому воно може зайняти певний час.

Етап 5. Отримуємо результати звіряння. Після звіряння ТЦКСП повертає один примірник витягу із списків персонального військового обліку підприємству з:

• відміткою «звірено __ ____________ 20__ року»;
• підписом посадової особи, яка здійснила звіряння;
• гербовою печаткою.

Якщо під час звіряння були зауваження, то ТЦКСП зазначить про них у самому витягу чи в окремому листі.

Етап 6. Вносимо результати звіряння до Журналу обліку результатів перевірок (додаток 9 до Порядку № 1487).

А саме:

• у полі «Дата звіряння» вказуємо дату та вихідний номер направленого на звірку листа із витягом зі списків персонального військового обліку, а також дату та вхідний номер отриманого від ТЦКСП листа;
• у полі «Найменування посади, ініціали та прізвище особи, яка провела звіряння» — дані про особу, яка проводила звіряння (посада, П. І. Б.);
• у полі «Результати проведеної перевірки (звіряння), недоліки, висновки та пропозиції» фіксуємо факт проведення звіряння та переносимо туди усі зауваження, виявлені ТЦКСП (за наявності);
• у полі «Рішення керівника» нотуємо рішення керівника щодо усунення виявлених недоліків.

Коли розбіжності будуть виправлені — ставимо відмітку про це у відповідній графі.

Зауважте, повідомляти ТЦКСП про виправлення недоліків, виявлених під час звіряння, не потрібно (Порядок № 1487 не містить такої вимоги).

Проте якщо під час виправлення недоліків у працівника відбудуться зміни в його облікових даних, підприємство має подати до ТЦКСП повідомлення за формою, наведеною у додатку 4 до Порядку № 1487.

Таке повідомлення слід надсилати до ТЦКСП щомісяця до 5-го числа. На наш погляд, це означає, що у вказані строки треба повідомляти ТЦК про зміни, які відбулися в облікових даних працівників у межах 1 календарного місяця.

Тобто якщо працівником було надано документи, що підтверджують зміни в його облікових даних, 15.10.2024, то сповістити про це ТЦКСП слід до 05.11.2024.

Більше подробиць про подання такого повідомлення, а також зразок його заповнення шукайте у статті «Повідомлення про зміну облікових даних: коли подавати до ТЦК» // «Оплата праці», 2024, № 13 (ср. 025135600).

Етап 7. Вносимо зміни до Списків персонального військового обліку. Якщо в ході звіряння були виявлені неточності в облікових даних призовників, військовозобов’язаних, резервістів, протягом 5 днів із дня звіряння (або дня отримання відповідних документів від працівника) вносимо зміни до Списків персонального військового обліку (п. 34 Порядку № 1487).

Після цього залишиться лише пройти звіряння зі ТЦКСП підприємства.

Звіряємось із ТЦКСП підприємства

Порядок проведення звіряння із ТЦКСП, в якому підприємство перебуває на обліку, дещо відрізняється від звіряння з іншими ТЦКСП.

Справа в тому, що таке звіряння здійснюється відповідно до графіка звіряння, затвердженого розпорядженням голови відповідної районної, районної у мм. Києві та Севастополі держадміністрації, міського голови (п. 46 Порядку № 1487).

Тому його проводимо в такому порядку.

Етап 1. Знаходимо графік звіряння, затверджений розпорядженням голови відповідної районної, районної у мм. Києві та Севастополі держадміністрації, міського голови, та дізнаємося дату проведення такого звіряння.

Зауважте, що розшукати такий документ можна на сайті відповідної районної (міської) держадміністрації. Проте врахуйте, що він може:

• мати трохи іншу назву (наприклад, може називатися «про стан військового обліку» або «про затвердження графіка звірки»);
• бути розміщеним у будь-якому розділу сайту (назви такого розділу у кожної адміністрації відрізняються);
• бути затвердженим у різних періодах (деякі адміністрації затверджують такі документи у грудні чи у січні, а деякі — у березні).

Тому будьте дуже уважні.

Зауважте, що ТЦКСП має доводити до роботодавця дату проведення зовнішнього звіряння. Якщо графік не був доведений до підприємства та інших вимог про надання списків персонального військового обліку не надходило, то ТЦКСП не зможуть звинуватити його у непроведенні звірки.

Водночас свою правоту підприємству доведеться доводити у суді.

Тим, хто не готовий іти на такі кроки, радимо направити до ТЦКСП лист-запит і уточнити дату проведення зовнішнього звіряння. Це допоможе уникнути зайвих питань під час перевірки з військового обліку щодо періодичності проведення такого звіряння.

Крім того, бажано дізнатися, в який спосіб відбуватиметься звіряння. Якщо для ТЦКСП буде достатньо, щоб підприємство надіслало всі необхідні документи поштою, то достатньо буде виконати етапи 2 — 6, описані у попередньому розділі. Але лише з однією відмінністю — для звіряння доведеться підготувати усі списки персонального військового обліку (а не витяги з них).

Якщо ТЦКСП не погодиться на такий варіант — переходимо до наступного етапу.

Етап 2. Готуємо документи. Особа, відповідальна за ведення військового обліку:

• готує списки персонального військового обліку (вони мають бути оформлені та підписані в установленому порядку);
• приймає від працівників, зазначених у списках, оригінали їх військово-облікових документів під розписку у бланках розписок* (додаток 7 до Порядку № 1487) (п. 34 Порядку № 1487). Або робить копії таких документів та належним чином їх засвідчує.

* Бланк такого документа та зразок його заповнення шукайте у журналі «Кадровику» № 6 («Військовий облік»). А про те, як сформувати блокнот бланків розписок, читайте у статті «Організовуємо військовий облік з нуля» // «Податки & бухоблік», 2024, № 48.

Етап 3. Проходимо звіряння. У визначену графіком звіряння дату особа, відповідальна за ведення військового обліку, прибуває до ТЦКСП для проведення звіряння разом із всіма необхідними документами та Журналом обліку результатів перевірок (додаток 9 до Порядку № 1487).

Етап 4. Вносимо результати звіряння до Журналу обліку результатів перевірок (додаток 9 до Порядку № 1487).

А саме:

• у полі «Дата звіряння» — дату проведеного звіряння;
• у полі «Найменування посади, ініціали та прізвище особи, яка провела звіряння» — дані про особу, яка проводила звіряння (посада, П. І. Б.);
• у поле «Результати проведеної перевірки (звіряння), недоліки, висновки та пропозиції» посадова особа ТЦКСП, яка проводила звіряння, записує зауваження, виявлені в ході звірки (за наявності);
• у полі «Рішення керівника» нотуємо рішення керівника щодо усунення виявлених недоліків.

Коли розбіжності будуть виправлені — ставимо відмітку про це у відповідній графі. Повідомляти ТЦКСП про виправлення недоліків не потрібно (Порядок № 1487 не містить такої вимоги).

Проте якщо під час виправлення недоліків у працівника відбудуться зміни в його облікових даних, підприємство має подати до ТЦКСП повідомлення за формою, наведеною у додатку 4 до Порядку № 1487.

Таке повідомлення слід надсилати до ТЦКСП щомісяця до 5-го числа. На наш погляд, це означає, що у вказані строки треба повідомляти ТЦК про зміни, які відбулися в облікових даних працівників у межах 1 календарного місяця.

Тобто якщо працівником було надано документи, що підтверджують зміни в його облікових даних, 15.10.2024, то сповістити про це ТЦКСП слід до 05.11.2024.

Більше подробиць про подання такого повідомлення, а також зразок його заповнення шукайте у статті «Повідомлення про зміну облікових даних: коли подавати до ТЦК» // «Оплата праці», 2024, № 13.

Етап 5. Вносимо зміни до Списків персонального військового обліку. Якщо в ході звіряння були виявлені неточності в облікових даних призовників, військовозобов’язаних, резервістів, протягом 5 днів із дня звіряння (або дня отримання відповідних документів від працівника) вносимо зміни до Списків персонального військового обліку (п. 34 Порядку № 1487).

Ось і все. Тепер ви готові до перевірки з військового обліку.

Додатково наводимо регіональні Плани проведення перевірок стану військового обліку та Графіки звіряння даних списків персонального військового обліку з обліковими даними документів ТЦКСП на 2025 рік 

Висновки

• Раз на рік кожне підприємство, яке веде військовий облік, має проходити зовнішнє звіряння.
• Порядок такого звіряння залежить від того, в якому ТЦКСП воно проходитиме (у ТЦКСП підприємства чи у інших ТЦКСП).
• Для звіряння з іншими ТЦКСП підприємству слід заздалегідь узгодити дату звірки та своєчасно надіслати поштою витяги зі списків персонального військового обліку та копії військово-облікових документів працівників.
• Для звіряння з ТЦКСП підприємства відповідальній особі доведеться особисто відвідати військкомат та надати всі необхідні документи.