5411 2

MS Excel: как скрыть нулевые значения

24.02.13
Материал для этой статьи подсказало письмо одного нашего постоянного читателя: «Приветствую всех сотрудников «Б & К»! Давно собираюсь задать такой вопрос по работе с MS Excel. Есть таблица, в ней много нулевых значений. В принципе, ничего страшного в этом нет. Но читать таблицу, где от нулей буквально рябит в глазах, очень неудобно. Подскажите, можно ли скрыть нулевые значения в таблице Excel, причем все сделать так, чтобы расчеты при этом не пострадали? Думаю, такая тема будет интересна многим моим коллегам». Что ж, вопрос понятен. Предлагаю посмотреть на практические приемы его решения.


 

Скрыть нулевые значения можно разными способами. Основные из них — при помощи формул, через параметры программы Excel и с применением автофильтра. Каждый из этих способов имеет свои преимущества и недостатки. В чем они заключаются, мы сейчас и посмотрим. Начнем c формул.

 

 

Скрываем нулевые значения при помощи функции Если()

Как скрыть нулевые значения при помощи формул, я покажу на примере отчета, который нам уже знаком по одной из предыдущих публикаций. Почему был выбран именно этот отчет, я скажу чуть позже. Итак, есть база данных, изображенная на рис. 1. По этой базе сформирован отчет о динамике закупок для нескольких контрагентов за определенный период (рис. 2). Значения в итоговом отчете посчитаны при помощи функции «СУММПРОИЗВ()». Например, в ячейке «B3» формула выглядит так: «=СУММПРОИЗВ((БД!$C$2:$C$65536=B$1)*(БД!$D$2:$D$65536=$A2)*(БД!$F$2:$F$65536)*(БД!$G$2:$G$65536))». С таким приемом применения функции мы уже знакомы. Данные за выбранный период оказались таковы, что в итоговом отчете есть много нулевых значений (рис. 2). Избавиться от них можно, изменив расчетную формулу. Для этого нужно при помощи функции «ЕСЛИ()» проверить результат, т. е. предварительно посчитать эту формулу. Если результат будет равен нулю, функция «ЕСЛИ()» должна вернуть в ячейку пустую строку. В противном случае — она должна еще раз пересчитать формулу и вернуть результат без изменений. Иными словами, все выглядит так. Предположим, что в определенной ячейке таблицы у нас записано выражение. Я обозначу его как «Формула». Мы хотим проанализировать результат расчета по этому выражению и, если он будет равен нулю, заменить его пустой строкой. Тогда расчетную формулу мы должны переписать так: «=ЕСЛИ(Формула=0;"";Формула)». Здесь я хотел бы сделать важное замечание. Использование функции «ЕСЛИ()» может существенно усложнить формулу. Это понятно, ведь исходное выражение в функции «=ЕСЛИ()» будет фигурировать два раза. Однако это лишь видимое усложнение. Главная «фишка» состоит в том, что исходная формула у нас уже есть. И все, что остается сделать, — это подставить ее в функцию проверки два раза. А если вспомнить, что при работе с формулами можно использовать буфер обмена и редактировать их в текстовом режиме, то задачу можно решить в считанные секунды. И сейчас я подробно покажу, как это сделать для таблицы на рис. 2. Кстати, такую таблицу я выбрал не случайно. В ней используется довольно сложная формула на базе функции «СУММПРОИЗВ()». Результат формулы с проверкой на нули будет еще длиннее. Тем не менее, нам ничего не придется печатать. Конечное выражение мы получим без особых усилий. Делаем так:

1. Открываем таблицу с итоговым отчетом (рис. 2).

2. Становимся на ячейку «B3». Здесь записано выражение для расчета объема закупок по контрагенту «ТОВ «УкрСнаб»» за «13.08.2012».

3. Щелкаем левой кнопкой в строке формул (или нажимаем клавишу «F2»). Станет доступно содержимой ячейки «B3».

4. Выделяем текст формулы без знака «=» и нажимаем комбинацию «Ctrl+C» (копируем его в буфер обмена). Этот текст мы сейчас вставим внутрь функции «ЕСЛИ()».

5. Нажимаем «Ecs» — выходим из режима редактирования ячейки.

6. В ячейку «B3» вводим текст «=ЕСЛИ(». Тем самым мы приступили к вводу формулы.

7. Нажимаем «Ctrl+V» (вставляем содержимое из буфера обмена). В данный момент у нас должно получиться выражение: «=ЕСЛИ(СУММПРОИЗВ((БД!$C$2:$C$65536=B$1)* (БД!$D$2:$D$65536=$A2)*(БД!$F$2:$F$65536)*(БД!$G$2:$G$65536))». Полужирным начертанием показан результат добавления в формулу содержимого буфера обмена. Пока ничего не нажимаем, продолжаем вводить формулу!

8. Печатаем текст «=0;». Мы ввели условие для проверки значения на равенство нулю. Формула сейчас должна выглядеть так: «=ЕСЛИ(СУММПРОИЗВ((БД!$C$2:$C$65536=B$1)* (БД!$D$2:$D$65536=$A2)*(БД!$F$2:$F$65536)*(БД!$G$2:$G$65536)=0;)» (изменения выделены полужирным). Из режима редактирования пока не выходим — формула еще не готова. Теперь мы должны ввести второй параметр функции «ЕСЛИ()». То есть указать, что нужно делать, когда выражение будет равно «0». Мы решили, что в этом случае нужно вернуть пустую строку.

9. Вводим текст «"";». Это и будет второй параметр функции «ЕСЛИ()». Переходим к третьему параметру. Здесь все просто. В качестве этого параметра будет исходное выражение для определения объема закупок в ячейке «B3». А такое выражение у нас есть, и находится оно в буфере обмена. Так что дальнейшие наши действия четко определены.

10. Не покидая режим редактирования формулы, нажимаем «Ctrl+V». Выражение в «B3» станет таким: «=ЕСЛИ(СУММПРОИЗВ((БД!$C$2:$C$65536=B$1)*(БД!$D$2:$D$65536=$A10)* (БД!$F$2:$F$65536)*(БД!$G$2:$G$65536))=0;"";СУММПРОИЗВ((БД!$C$2:$C$65536=B$1)*(БД!$D$2:$D$65536=$A10)*(БД!$F$2:$F$65536)*(БД!$G$2:$G$65536)))» (изменения показаны полужирным).

11. Нажимаем «Enter» (завершаем редактирование формулы).

12. Копируем содержимое ячейки «B3» на всю таблицу. Результат показан на рис. 3. Как и следовало ожидать, нулевых значений в отчете нет. Вместо них вставлен символ «""» (пустая строка).

Важно! Такой прием нужно применять осторожно. После замены нулей на пустую строку некоторые функции Excel могут работать неправильно.

Один из примеров такой ситуации — функция «СЧЕТ()». Напомню, что она позволяет определить количество чисел в заданном блоке ячеек рабочего листа. При этом пустые ячейки функция не считает. Вернемся к отчету на рис. 2, в котором есть нулевые значения. В этой таблице результат работы формулы «=СЧЁТ(B3:D3)» будет равен «3». Для отчета на рис. 3 та же формула вернет значение «1».

Преимущество описанного подхода: при помощи формул можно выборочно скрыть нулевые значения в любой(!) группе ячеек рабочего листа. Кроме того, вместо пустой строки можно использовать пробел, дефис, комбинации «-"-»,«Х» — все что угодно.

В качестве недостатка я бы указал на необходимость корректировать формулы, которые могут оказаться довольно большими. Хотя на самом деле никакой проблемы в этом нет. Кроме того, замена нулей пустыми строками может привести к неправильной работе некоторых функцией MS Excel.

 


Скрываем нулевые значения при помощи параметров Excel

Наиболее очевидный способ скрыть нулевые значения — воспользоваться настройками программы Excel. Среди этих настроек есть специальный параметр, который отвечает за отображение нулевых значений на экране и в печатном документе.

Чтобы скрыть нулевые значения в программе Excel 2010, делаем так:

1. Открываем документ.

2. Вызываем меню «Файл → Параметры». Откроется окно «Параметры Excel», как на рис. 4.

3. Переходим в раздел «Дополнительно».

4. В группе «Указать параметры для следующего листа» отключаем флажок «Показывать нули в ячейках, которые содержат нулевые значения» (рис. 4).

5. В окне «Параметры Excel» нажимаем «ОК».

Важно! Параметр отображения нулевых значений является свойством листа документа. То есть он действует на все ячейки рабочего листа MS Excel. Этот параметр Excel сохраняет вместе с рабочей книгой.

Чтобы изменить параметр отображения нулевых значений в программе Excel 2003, делаем так:

1. Открываем документ.

2. Вызываем меню «Сервис → Параметры…». Откроется одноименное окно «Параметры», как на рис. 5.

3. Переходим на закладку «Вид».

4. В группе «Параметры окна» отключаем флажок «нулевые значения» (рис. 5).

5. В окне «Параметры» нажимаем «ОК». Программа Excel скроет все нулевые значения на текущем листе.

Преимущество описанного подхода:

— параметр отображения нулевых значений просто изменить;

— изменение параметра действует сразу на все ячейки рабочего листа MS Excel.

Кстати, последний пункт из перечня преимуществ в некоторых ситуациях может оказаться недостатком. Я имею в виду, что параметры убирают сразу все нулевые значения на рабочем листе. Формулы в этом плане позволяют работать более избирательно.

 

 

Скрываем нулевые значения при помощи автофильтра

Этим инструментом удобно пользоваться в тех случаях, когда в документе нужно полностью скрыть строки с нулевыми значениями. В целом процесс использования автофильтра для решения такой задачи выглядит так.

В любом месте таблицы добавляем рабочую колонку. В этой колонке пишем формулу, чтобы сформировать условие для проверки нулевых значений в текущей строке. Это может быть, например, сумма всех чисел по строке. Если в какой-то строке нет данных, то и сумма по этой строке окажется нулевой. Далее настраиваем автофильтр для отображения ненулевых значений по рабочему столбцу.

Посмотрим, как это выглядит практически для отчета, изображенного на рис. 2.

Применительно к Excel 2010 делаем так:

1. Открываем документ. Переходим в ячейку «F1» и вводим заголовок рабочей колонки (я назвал ее «Пр»).

2. Форматируем ячейку, как показано на рис. 6.

3. В ячейку «F3» вводим формулу «=СУММ(B3:E3)». В нашем случае такая формула покажет строки, где есть только нулевые значения.

4. Копируем формулу вниз на всю высоту таблицы.

5. Выделяем все колонки документа (на рис. 6 это столбцы «A:F»).

6. Вызываем меню «Главная», щелкаем на иконке «Сортировка и фильтр» (она расположена в группе «Редактирование»). Откроется меню из шести пунктов, как на рис. 7.

7. Из этого меню выбираем «Фильтр». В области заголовков таблицы появятся значки выбора.

8. Щелкаем на таком значке в поле «Пр». Откроется меню, как на рис. 8.

9. В нем последовательно выбираем «Числовые фильтры», затем «не равно…». Откроется окно «Пользовательский автофильтр», как на рис. 9.

10. Здесь в область значения вводим «0», как показано на рис. 9.

11. В окне «Пользовательский автофильтр» нажимаем «ОК». Excel скроет строки документа, полностью состоящие из нулевых значений.

В программе Excel 2003 описанная процедура выглядит так:

1. Открываем документ.

2. Выделяем все столбцы документа (на рис. 6 — это колонки «A:F»).

3. Вызываем меню «Данные → Фильтр → Автофильтр». В области заголовков таблицы появятся значки выбора.

4. Щелкаем на значке в поле «Пр». Откроется меню, как на рис. 10.

5. Из этого меню выбираем вариант «(Условие…)». Откроется окно «Пользовательский автофильтр», как на рис. 9.

6. Щелкаем на значке выпадающего списка с названием «Пр».

7. Из предложенных вариантов выбираем «не равно» (рис. 10).

8. В область значения вводим «0», как показано на рис. 9.

9. В окне «Пользовательский автофильтр» нажимаем «ОК». Строки с нулевыми значениями станут на экране не видны.

Преимущества работы с автофильтром: можно скрыть целые строки документа, где стоят только нулевые значения.

Недостаток применения автофильтра:

— нельзя выборочно скрывать нули в произвольной группе ячеек таблицы;

— автофильтр можно применить только к регулярным таблицам, которые являются базами данных в формате Excel. Использовать автофильтр с документами произвольной формы практически невозможно.

На сегодня все. Надеюсь, что материал этой статьи поможет вам быстро справиться с проблемой отображения нулевых значений в ваших документах. Файл с примерами из этой статьи вы можете скачать на сайте редакции. До новых встреч и удачной работы!

 

Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum.



Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це
загрузка...
Коментарі (2)
0mega
20.09.2015
Внесу и я свои "5 копеек" . выделяем "больные столбцы" - правая мышка - формат - число - пользовательский формат 0;-0;;@ Подробиці: https://buhgalter.com.ua/articles/other/438022/
Людмила
27.08.2016
Дякую!