Компенсація за невикористану відпустку: надання та оформлення 2025

Правова база

• Закон «Про відпустки» № 504/96-ВР
• Кодекс законів про працю України (КЗпП)
• Порядок обчислення середньої заробітної плати від 08.02.1995 р. № 100

Загальне правило

Компенсація без звільнення — НЕ дозволена

Виняток — якщо виконуються всі такі умови (ст. 24 Закону про відпустки):

1. Ініціатива працівника — він самостійно подає заяву.
2. Працівник старше 18 років.
3. Використано щонайменше 24 к. дні щорічної (основної та / або додаткової) відпустки.

У такому випадку можна компенсувати надлишок невикористаних днів грошима.

Також особливий випадок – компенсація відпустки працівнику, призваному або прийнятому на військову службу.

Працівник має право на компенсацію всіх невикористаних днів відпусток: щорічної (основної і додаткової) та додаткової соціальної на дітей.

Заява подається до останнього дня місяця, в якому працівника мобілізовано.

Компенсуються дні, накопичені до дати початку служби.

Що підлягає компенсації

• Щорічна відпустка (основна та додаткова)
• Додаткова соціальна відпустка на дітей

На кого поширюється

• Як на основних працівників, так і на сумісників.

Головні особливості під час воєнного стану

Вони передбачені Законом № 2136.

1. Мінімум — 24 календарні дні:

• Тривалість щорічної основної відпустки залишається 24 к.д.
• Усе, що понад 24 дні — роботодавець може обмежити або перенести.

2. Поділ відпустки:

• Відпустку можна поділити, але одна частина має бути не менш ніж 14 к.д.

3. Надання понад 24 днів:

Понад 24 дні можуть бути:

• перенесені на післявоєнний час;
• або надані як відпустка без збереження зарплати.

4. Можна не надати відпустку, але…

• Компенсацію за дні понад 24 к.д. треба сплатити у разі:
  • звільнення працівника;
  • або за його заявою, якщо виконані умови з ч. 1 ст. 24 Закону «Про відпустки».

Звільнення під час воєнного стану:

«У разі звільнення працівника у період дії воєнного стану йому виплачується грошова компенсація»
— ст. 12 Закону № 2136

Розрахунок кількості днів

Що таке “робочий рік”?

Це період від дати початку трудового договору:

Наприклад, якщо працівник прийнятий 15.09.2022, то його робочі роки:

• 15.09.2022 – 14.09.2023
• 15.09.2023 – 14.09.2024
• 15.09.2024 – 14.09.2025 … і так далі.

Як рахувати дні невикористаної відпустки:

Відпустка заробляється щодня, тобто її кількість залежить від фактично відпрацьованого часу у кожному робочому році.

Вам стане у пригоді Формула розрахунку кількості днів відпустки

Поділ на два періоди: до та після 31.12.2023

Якщо працівник має невикористану відпустку за період до 31.12.2023: Компенсацію за ці дні рахують із заробітку 2023 року.

Якщо дні накопичено після 01.01.2024: Компенсацію рахують уже за новими правилами, із зарплат 2024 року. Підтверджено у листі Мінекономіки від 26.02.2024 № 4707-05/14491-09.

Приклади компенсації щорічної відпустки

Приклад 1. Відпустка понад 24 дні — компенсація дозволена:

• Працівник має 31 день невикористаної щорічної відпустки.
• Мінімум — 24 календарних дні (ст. 6 Закону про відпустки).
• Після надання 24 днів, можна компенсувати 7 днів грошима.

Умова: компенсація дозволена лише за дні понад 24 дні за кожен робочий рік.

Приклад 2. Відпустка рівно 48 днів за 2 роки — компенсація неможлива:

• За 2 робочі роки працівник має 48 днів відпустки.
• 2 × 24 = 48 днів — це норма.
• Компенсація не дозволена, бо понаднормових днів немає.

Пам’ятайте: компенсація можлива лише за надлишок понад 24 дні на кожен робочий рік окремо.

Додаткове застереження: заборонено не надавати щорічну відпустку більше ніж 2 роки підряд (ст. 80 КЗпП).

Виняток — під час воєнного стану це правило не діє, коли роботодавець може відмовити в наданні відпустки (ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).

Не можна:

Погоджуватися на повну грошову компенсацію щорічної відпустки без звільнення працівника, навіть за його письмовим проханням. Це порушення трудового законодавства.

Відповідальність роботодавця

Фінансова (ст. 265 КЗпП):

За порушення трудового законодавства, зокрема:

• за виплату компенсації всупереч закону, затримку виплати компенсації менше ніж на місяць – штраф 1 мінімальна зарплата (на момент виявлення) – у 2025 році: 8000 грн;
• за затримку виплати компенсації більше як на місяць – штраф у 3 МЗП (24000 грн).

Адміністративна (ст. 41 КпАП):

За порушення вимог законодавства про працю

Компенсація при звільненні

У разі звільнення — роботодавець зобов’язаний виплатити компенсацію за всі:

• невикористані щорічні основні відпустки
• невикористані додаткові відпустки
• відпустки на дітей (ст. 19, 24 Закону про відпустки, ст. 84 КЗпП)

Обмеження 24 дні не діє — компенсуються всі накопичені дні за всі попередні роки.

Відпустка перед звільненням — це право працівника:

• Працівник може «відгуляти» відпустку перед звільненням.
• День звільнення — останній день відпустки.
• Відпускні виплачуються заздалегідь, як зазвичай.

Працівник сам вирішує:

• або піти у відпустку → потім звільнитись
• або отримати грошову компенсацію → у день звільнення

Винятки, коли відпустка перед звільненням НЕ дозволена:

1. Звільнення за дисциплінарне порушення — тільки компенсація.
2. Воєнний стан — роботодавець може відмовити у понад 24 днях, щоби звільнити місце для нового працівника.

Компенсація і відпустка перед звільненням — рівнозначні: Сума виплати однакова, різниця лише у формі — чи у вигляді «відпускних», чи як компенсація при розрахунку.

Але це правило діє тільки якщо немає днів відпустки, зароблених до 31.12.2023. Якщо є, то пам’ятайте: відпускна компенсація для таких днів рахується з “заморожених” виплат за 2023 рік, а відпускні – за загальними правилами. Це може вплинути на різницю в сумах компенсації та відпускних.

Компенсація за відпустку на дітей

Що таке додаткова відпустка на дітей? Вона надається за ст. 19 Закону про відпустки, зокрема:

• одному з батьків, які мають дві і більше дітей до 15 років;
• одному з батьків дитини з інвалідністю;
• одинокій матері — незалежно від кількості дітей до 18 років.

Компенсація можлива тільки у разі звільнення. А також у разі прийняття або призову на військову службу.

Причина — соціальна відпустка не є щорічною, тому абз. 4 ст. 24 Закону про відпустки не дозволяє компенсацію без звільнення. Але для мобілізованих діють спеціальні норми.

Особливості відпустки:

• Рахується за календарний рік, а не за робочий.
• Немає терміну давності — компенсується за всі роки.
• Якщо право виникло по кількох підставах (наприклад, багатодітність + інвалідність), можна отримати до 17 днів (10 + 7).
• Потрібно мати довідку, що інший з батьків не використав відпустку на дітей і не отримував компенсації.

Приклади компенсації соцвідпустки

Приклад 1: Працівниця має право на 10 днів щороку (2023 – 2025). Їй компенсують 30 днів при звільненні у 2025.

Приклад 2: Працівниця має:

• 24 дні щорічної – хоче “відгуляти” 14 днів
• 10 днів на дітей – хоче “відгуляти” всі.
• решту 10 днів – хоче забрати компенсацією.

Так не можна! Закон вимагає відпочивати мінімум 24 дні саме щорічної відпустки, а відпустка на дітей не зараховується. Компенсація у такому разі не дозволена.

Відпустки, які не компенсуються

Компенсація НЕ нараховується за відпустки, які:

• не накопичуються;
• не є щорічними;
• не належать до додаткових соціальних (на дітей).

До таких відносяться:

• навчальні;
• творчі;
• для участі у змаганнях;
• для осіб з інвалідністю;
• для учасників бойових дій;
• «чорнобильські» — вони вважаються пільгою, а не видом відпустки у класичному сенсі (згідно зі ст. 20 і 21 Закону № 796-XII).

Компенсація — додаткові правила

1. Компенсація – тільки остаточний розрахунок.
   Перенести її на нове місце роботи неможливо.
2. Відмова від компенсації – заборонена.
   Працівник не може залишити її «на потім» — виплачується обов’язково при звільненні.
3. Компенсація має бути вказана окремо.
   Повідомте працівника про її розмір окремо, не тільки в загальному розрахунковому листі (ст. 47 КЗпП).
4. У разі смерті працівника — компенсація виплачується:
   • членам сім’ї (ч. 6 ст. 83 КЗпП),
   • або входить до спадщини, якщо членів сім’ї немає.

Коли виплачується компенсація?

Документальне оформлення

1. Якщо працівник продовжує працювати:

• Заява працівника про бажання отримати грошову компенсацію за понаднормові дні відпустки (понад 24 к.д. за кожен робочий рік).
• Наказ роботодавця про виплату компенсації.

Нагадуємо: компенсація можлива лише за дні понад 24, і тільки після фактичного використання цих 24 днів.

Якщо працівник звільняється:

• Наказ про звільнення — він автоматично є підставою для розрахунку компенсації.
• Розрахунок невикористаних днів відпустки — бухгалтер має визначити кількість усіх днів, включаючи накопичені за попередні роки.

Якщо компенсується додаткова відпустка на дітей додатково вартує мати довідка або лист з місця роботи іншого з батьків про те, що він:

• не користувався цією відпусткою;
• не отримував компенсацію.

Форма довільна. Головне, щоби містила достовірну інформацію.

Хоча маємо попередити: законодавство не зобов’язує працівника надавати такі документи і не дає право роботодавцю їх вимагати. Тому програма мінімум – працівник має вказати у заяві про виплату компенсації чи звільнення, що інший з батьків дитини (дітей) не використав додаткову соціальну відпустку на них за відповідний рік.

Оподаткування

Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) – 18%

• Утримується на загальних підставах.
• Враховується при наданні податкової соціальної пільги.

Військовий збір (ВЗ) – 5%

• Станом на 2025 рік — 5%.
• Утримується так само, як із зарплати.

Звітність:

У Додатку 4ДФ компенсація показується під кодом доходу «101» — разом із зарплатою. ВЗ також зазначається у 4ДФ.

У додатку Д1 показується загальною сумою разом із зарплатою.

Єдиний соціальний внесок (ЄСВ):

• Нараховується, якщо компенсацію виплачують до звільнення (як частина зарплати).
• НЕ нараховується, якщо компенсацію нараховують після звільнення, бо роботодавець уже не є страхувальником (листи ДФС № 956/6 та № 557/ІПК).

Бухгалтерський облік (приклад)

Приклад відображення в бухгалтерскому обліку нарахування заробітної плати, ПДФО, ВЗ, ЄСВ та виплата зарплати на картки