Перехідні відпускні: теоретична шпаргалка
Коли виплачувати?
Приписами ч. 5 ст. 115 КЗпП та ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки* передбачено, що відпускні за весь час відпустки працівнику потрібно виплатити до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором.
* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.
Із цього випливає наступне:
1. Відпускні потрібно виплатити у будь-який день до дня початку відпустки. Тобто можна і за тиждень, і за три дні, і за день до початку відпустки. Конкретний день виплати перед відпусткою законодавство не визначає.
2. Роботодавець може встановити свої терміни виплати відпускних. Отже, якщо колдоговором передбачено виплату, наприклад, «за три дні до початку відпустки» (як це було досить тривалий час зафіксовано законодавчо), то питань не виникає.
А от чи можна встановити виплату відпускних пізніше дня початку відпустки? Наприклад, «у строк найближчої виплати зарплати після початку відпустки». Прямої заборони законодавство не містить. Але ми не радимо так робити.
Адже умови договорів про працю, які погіршують становище працівників порівняно із законодавством України про працю, є недійсними (ст. 9 КЗпП). А виплата відпускних після початку відпустки є відтермінуванням належних працівникові виплат на пізніший строк. І це можна вважати прямим погіршенням становища працівників порівняно з умовами виплати їх у гарантований законодавством термін або раніше.
Це підтверджують фахівці Мінекономіки у роз’ясненні на своєму сайті. І з ними погоджуються фахівці Держпраці. А вони можуть оштрафувати за такі порушення. Тож безпечніше для роботодавців встановлювати строк виплати відпускних до початку відпустки.
Детальніше про це читайте у статті «Виплата відпускних після початку відпустки» // «Оплата праці», 2023, № 15.
Як нарахувати в бухобліку?
У бухобліку перехідні відпускні, на відміну від їх фактичної виплати, можна нарахувати в один із таких способів:
1) усю суму в тому місяці, в якому їх виплачують;
2) частинами — окремо за кожен місяць, на який припадають календарні дні відпустки.
Будь-який із цих варіантів можливий. І роботодавець сам обирає на свій розсуд.
При цьому слід пам’ятати: суми нарахувань за час відпусток, на відміну від порядку їхньої фактичної виплати, розподіляють пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці (п.п. 1.6.1 Інструкції № 5*).
Як порахувати?
Загальні правила. При розрахунку суми відпускних та компенсації за невикористану відпустку керуємося Порядком № 100*.
* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.
Відпускну середню рахуємо виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки. Якщо працівник відпрацював менше року, то розрахунок проводимо виходячи з виплат за фактично відпрацьовані повні місяці, що передують місяцю надання відпустки. Коли розрахунковий період відсутній або в ньому немає виплат, розрахунок проводимо виходячи з посадового окладу, а якщо оклад менший за мінімалку — виходячи з розміру МЗП.
Для обчислення відпускної компенсації за дні відпустки, зароблені до 31.12.2023, існує особливий алгоритм. Слід брати виплати, нараховані у 2023 році. Але відпускних це не стосується. Тобто коли працівник саме іде відпочивати у відпустку, а не забирає її грошима, діємо за старими звичними правилами.
І вони єдині як для відпускних, що припадають на один місяць, так і для перехідних відпускних. При цьому не має значення, за яким варіантом їх нараховано в бухобліку (див. розділ «Як нарахувати в бухобліку?»). Адже розрахунковий період для обчислення відпускних визначається відповідно до дати початку відпустки згідно з наказом.
Вид відпусток. Зверніть увагу на вид (підвид) відпустки! Від цього залежить, скільки середніх зарплат будемо рахувати.
При обчисленні відпускних для перехідної відпустки одного виду (підвиду) рахуємо одну середню зарплату з орієнтиром на дату початку відпустки
Можливі варіанти.
Варіант 1. Працівнику надають щорічну основну відпустку за два робочих роки. Це дні відпустки одного виду (підвиду). Надання поспіль усіх днів такої відпустки в наказі оформлено з однієї дати. Тоді рахуємо одну середню зарплату для оплати всього періоду такої відпустки.
Варіант 2. Працівнику надають щорічну основну відпустку та щорічну додаткову «за шкідливість». У наказі всі дні відпусток надають поспіль. Але дні початку відпусток припадають на різні місяці: основна починається у травні, а додаткова — слідом за нею у червні.
Це відпустки різних підвидів щорічної відпустки. Тому розрахунковий період для кожного підвиду щорічної відпустки слід визначати окремо (див. листи Мінсоцполітики від 26.10.2016 № 1475/13/84-16 та від 01.12.2016 № 1623/13/84-16).
Так само робимо й у випадку, коли працівнику надається поспіль щорічна основна відпустка та відпустка на дітей або ж відпустка учасникам бойових дій тощо. Для кожного виду відпустки — свій розрахунковий період та своя середня зарплата. Те, що їх надання оформлено одним наказом, не має значення.
Відпускні в розрахунку відпускних. Нагадаємо правило врахування попередніх відпускних при розрахунку поточних відпускних. До фактичного заробітку включаються виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток, тобто за час попередньої щорічної відпустки. При цьому незалежно від варіанта нарахування відпускних в бухобліку, в середню враховуємо їх у тому місяці, за який вони нараховані, та в тих розмірах, в яких вони нараховані.
Наприклад, працівник іде у відпустку в травні — червні 2024 року. Розрахунковий період становить травень-2023 — квітень-2024. У квітні 2023 року було нараховано відпускні за минулорічну перехідну відпустку, яка припала на квітень — травень 2023 року. Так от, відпускні за квітень-2023 у розрахунок не беремо, а за травень-2023 враховуємо.
Чи дотягувати до МЗП?
Суму відпускних не включають до зарплати для забезпечення її мінімального рівня. Це випливає з положень ст. 31 Закону про оплату праці* і підтверджено фахівцями Мінсоцполітики в листах від 13.02.2017 № 322/0/101-17/282 і від 21.03.2017 № 791/0/101-17/282.
* Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 № 108/95-ВР.
Аргумент: виконання гарантії щодо МЗП прив’язане до відпрацьованого часу (виконання місячної (годинної) норми праці). А відпускні належать до виплат за невідпрацьований час (п.п. 2.2.12 Інструкції № 5) і не належать до виконання норми праці.
Тобто якщо за місяць нарахована зарплата за відпрацьований час і відпускні, то для порівняння з МЗП відпускні не враховуємо.
Висновки
- Відпускні, у тому числі й перехідні, слід виплачувати до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором.
- У бухобліку всю суму перехідних відпускних можна нарахувати в місяці виплати або частинами — окремо за кожен місяць, на який припадають календарні дні відпустки.
- При обчисленні відпускних для перехідної відпустки одного виду (підвиду) рахуємо одну середню зарплату з орієнтиром на дату початку відпустки.
- Перехідні відпускні за попередні відпустки в середню для поточних відпускних враховуємо у тому місяці, за який вони нараховані.
- Суму відпускних не включають до зарплати для забезпечення її мінімального рівня
