Розрахунок відпускних 2025 - шпаргалка з прикладами

Формула розрахунку відпускних

Перше, що тут потрібно засвоїти: при розрахунку суми відпускних (і компенсації за невикористані дні відпустки) бухгалтер повинен керуватися Порядком № 100.

З п. 7 цього Порядку випливає, що

для визначення відпускних необхідно середньоденний заробіток помножити на кількість календарних днів відпустки

У свою чергу, для розрахунку середньої заробітної плати потрібно сумарний заробіток за останні перед початком відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період (розрахунковий період) поділити на відповідну кількість календарних днів розрахункового періоду (за винятком законодавчо встановлених святкових і неробочих днів). При цьому з розрахункового періоду виключається час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (абзац шостий п. 2 Порядку № 100).

У вигляді формули розрахунок відпускних виглядає так:

В = Д x ЗП : (К - Св - Ч),

де В — сума відпускних;

Д — кількість календарних днів відпустки;

ЗП — сума заробітної плати за розрахунковий період;

К — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді (за 12 місяців — це 365 (у високосному році — 366) календарних днів);

Св — кількість святкових і неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період;

Ч — час, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково в розрахунковому періоді.

Таким чином, для розрахунку суми відпускних необхідно визначити:

• розрахунковий період і кількість календарних днів у ньому;
• виплати, що нараховані за розрахунковий період і беруть участь у розрахунку середньої зарплати.

Зверніть увагу. На сайті в розділі Бланки - Розумні бланки в екселі, можна завантажити розрахунок відпускних в екселі

Розрахунковий період

Усі дані щодо порядку визначення розрахункового періоду наведемо у таблиці.

Визначення розрахункового періоду

Загальний випадок

У загальному випадку обчислення середньої зарплати для оплати часу відпустки проводимо виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю початку відпустки.

Як визначити розрахунковий період у такому загальному випадку, покажемо на прикладі.

Приклад 1. Працівника прийнято до установи у січні 2018 року. Із 1 червня 2025 року він йде у щорічну основну відпустку.

Розрахунковим періодом для обчислення середньої заробітної плати буде червень 2024 року — травень 2025 року. Тобто останні повні 12 місяців перед місяцем настання відпустки.

Менше року у трудових відносинах

Працівникові, який пропрацював у роботодавця менше року, «середню» обчислюємо виходячи з виплат за фактичний час роботи з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця надання відпустки. Тобто враховуємо тільки повністю відпрацьовані місяці.

Приклад 2. Працівника прийнято на роботу з 19 жовтня 2024 року. Із 7 червня 2025 року він йде у щорічну основну відпустку.

Як бачите, працівник пропрацював в установі менше 12 календарних місяців. Тому відпускні слід обчислювати за фактичний час роботи з першого по перше число місяця, що передує місяцю надання відпустки.

Отже, розрахунковим періодом буде листопад 2024 року — травень 2025 року.

Перший робочий, але не перший календарний

Якщо працівника прийнято на роботу не з першого числа місяця, проте дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховуємо в розрахунковий період як повний. Про це чітко зазначено у п. 2 Порядку № 100.

Як працює це правило, розглянемо на умовному прикладі.

Приклад 3. Працівника прийнято на роботу з 3 лютого 2025 року (перший робочий день в установі). 10 червня він іде у щорічну основну відпустку.

У цій ситуації лютий 2025 року є «повноцінним» місяцем, а тому його слід включити до розрахункового періоду. Тож розрахунковим періодом буде лютий — травень 2025 року.

Відсутній розрахунковий період

Якщо у розрахунковому періоді відсутня зарплата чи у працівника відсутній розрахунковий період, то рахуємо «середню» виходячи з його окладу. Проте якщо такий оклад нижчий за мінзарплату, тоді обчислення проводимо з МЗП, установленої на час розрахунку.

Приклад 4. Працівниця відразу після закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років йде у щорічну основну відпустку з 7 червня 2025 року. Її оклад у червні становить 8461 грн. У розрахунковому періоді їй зарплата не нараховувалася.

Працівниця не мала заробітку в розрахунковому періоді (червень 2024 року — травень 2025 року). При цьому її оклад (8461 грн) вищий за МЗП, що діє у місяці початку відпустки (8000 грн). Тож середньоденну зарплату розраховуємо з окладу: 8461 х 12 : 365 = 278,17 (грн).

Майте на увазі: якщо працівника прийнято на умовах неповного робочого часу, розрахунок проводимо з окладу/МЗП, обчислених пропорційно зайнятості.

Приклад 5. Працівника з 1 червня 2025 року прийнято на роботу на 0,5 штатної одиниці. 17 червня 2025 року він звільняється. При звільненні йому має бути виплачена компенсація за 1 к. дн. невикористаної відпустки. Оклад працівника — 5260 грн.

Працівник не відпрацював жодного дня у 12-місячному періоді, що передує місяцю звільнення. Розрахунок середньоденної зарплати проводимо з окладу, але не нижче за МЗП. Також враховуємо зайнятість. Оклад працівника (5260 грн) нижчий за МЗП (8000 грн).

Середньоденна становитиме:

8000 х 0,5 х 12 :365  = 131,51 (грн).

Святкові і неробочі дні

З розрахункового періоду, що припадає на період з 24.03.2022 до закінчення воєнного стану, святкові та неробочі дні не вилучаємо, адже на цей період вони скасовані.

Приклад 6. Працівнику установи надано щорічну основну відпустку із 31 травня 2025 року. Розрахунковий період: травень 2024 року — квітень 2025 року (365 к. дн).

Кількість днів, що беруть участь у розрахунку відпускних:

• 365 (к. дн.).

Інші періоди, які виключають

Крім святкових і неробочих днів, із розрахункового періоду також виключають час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (абз. 6 п. 2 Порядку № 100). У такому разі в розрахунку середнього заробітку для оплати відпустки не беруть участі:

• дні простою не з вини працівника (у тому числі на період карантину), за які за працівником частково зберігався заробіток. Якщо за час простою за працівником зберігалася середня заробітна плата, то такий «простійний» період візьме участь у розрахунку відпускних (див. лист Мінекономіки від 29.07.2020 р. № 3512-06/46975-07);
• дні, коли працівник не працював у зв’язку з установленням режиму неповного робочого тижня з не залежних від нього причин. Інша річ, якщо працівник сам виявив бажання працювати неповний робочий тиждень. При визначенні «середньої» робочі дні, протягом яких він не працював у зв’язку з таким режимом роботи, із розрахунку не виключаємо. На цьому нещодавно наголошували і фахівці Мінекономіки (див. лист від 01.04.2021 р. № 4711-06/19889-07);
• дні відпустки без збереження зарплати як за ст. 25, так і за ст. 26 Закону про відпустки (див. лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 р. № 1203/13/84-12);
• час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трьох років (6/16/18 років — згідно з медичним висновком).
• час, за який відсутні дані про нараховану зарплату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану (підстава – абз. 6 п. 2 Порядку № 100, що діє з 29 квітня 2022 року). 

Приклад 7. Працівник установи іде у щорічну основну відпустку з 7 червня 2025 року. У розрахунковому періоді (червень 2024 року — травень 2025 року) він із 1 жовтня по 15 листопада 2024 року перебував у відпустці за свій рахунок (46 к. дн).

Прибираємо кількість днів відпустки за свій рахунок 46 календарних днів.

Таким чином, у розрахунку відпускних візьмуть участь:

365 - 46  = 319 (к. дн.).

(За умови відсутності військового стану ми би віднімали і святкові дні)

Приклад 8. Працівниця установи з 14 червня 2025 року йде в щорічну відпустку. У розрахунковому періоді (червень 2024 року — травень 2025 року) вона:

• з 01.06.2024 р. по 30.09.2024 р. (122 к. дн.) перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років;
• • з 01.10.2024 р. по 30.11.2024 р., перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною, працювала в режимі неповного робочого дня (4 години на день);
• • з 01.12.2024 р., перервавши «доглядову» відпустку, вийшла на роботу на повний робочий день.

Оскільки з 01.06.2024 р. по 30.09.2024 р. жінка не працювала і за нею не зберігався заробіток, цей час виключаємо з розрахункового періоду.

А ось час роботи в режимі неповного робочого дня і подальший час роботи після виходу з відпустки для догляду за дитиною потрапить до розрахунку в загальному порядку.

Таким чином, кількість календарних днів у розрахунковому періоді становить:

365- 122  = 243 (к. дн.), 

 Як визначити середньоденну зарплату та розрахунковий період зручна таблиця

Виплати, що включаються до розрахунку

Щоб визначити сумарний заробіток за розрахунковий період для обчислення суми відпускних, необхідно передусім знати, які виплати включаються до розрахунку середньої заробітної плати, а які туди потрапляти не повинні. Інформацію про це дає Порядок № 100. Так, п. 3 цього Порядку говорить про виплати, що включаються до розрахунку, а п. 4 — про ті, які не включаються.

Зауважимо: п. 3 Порядку № 100 віднедавна став дуже лаконічним. Так, у ньому говориться, що при обчисленні середньої заробітної плати враховуються:

• усі суми нарахованої заробітної плати згідно із законодавством та умовами трудового договору, крім перелічених у п. 4 Порядку № 100 та крім премій (в тому числі за місяць) та інших заохочувальних виплат за підсумками роботи за певний період. Включення премій в розрахунок буде наведено далі.
• лікарняні та декретні.

Нагадаємо, що виплати, які включаються до фонду оплати праці, регламентовано розд. 2 Інструкції № 5. На них і потрібно орієнтуватися, визначаючи «зарплатні» виплати, що включаються до розрахунку середнього заробітку для обчислення суми відпускних (звичайно, з оглядом на п. 4 Порядку № 100).

Майте на увазі: суми нарахованої заробітної плати, крім премій (в тому числі за місяць) та інших заохочувальних виплат за підсумками роботи за певний період, враховуються у тому місяці, за який вони нараховані, та у розмірах, в яких вони нараховані, без виключення сум відрахування на податки, стягнення аліментів тощо, за винятком відрахувань із заробітної плати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт.

Виплати, що не беруть участі в розрахунку відпускних

Як враховувати премії?

При розрахунку «середньої» суми нарахованої зарплати відносимо до тих місяців, за які вони нараховані. Наприклад, якщо роботодавець у вересні 2024 року донарахував забуту «вислужну» надбавку за серпень, то при розрахунку «середньої» таку виплату відносимо до серпня (місяця, за який її нараховано).

А ось із преміями (у тому числі за місяць) та іншими заохочувальними виплатами за підсумками роботи за певний період (квартал, півріччя, 9 місяців тощо) ситуація зовсім інша. Для них новою редакцією абз. 3 п. 3 Порядку № 100 передбачено новий механізм включення.

Відтепер у цій нормі зазначено: «премії (в тому числі за місяць) та інші заохочувальні виплати за підсумками роботи за певний період під час обчислення середньої заробітної плати враховуються в заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця, в якому вони нараховані. Для цього до заробітку відповідних місяців розрахункового періоду додається частина, яка визначається діленням суми премії або іншої заохочувальної виплати за підсумками роботи за певний період на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вони нараховані, та множенням на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, що припадає на розрахунковий період».

По-перше, премії при розрахунку «середньої» слід розподіляти між місяцем їх нарахування і наступними за ним місяцями. При цьому кількість місяців розподілу дорівнює кількості місяців, за які нарахована премія.

Тобто якщо премія — квартальна, то вона враховується в заробіток тримісячного періоду (нарахована за три місяці). А враховувати її потрібно починаючи з місяці нарахування та у наступних двох місяцях (1_{місяць нарахування} + 2_{наступні місяці}). Якщо ж премія нарахована за пів року, то період, в якому вона враховується, дорівнює шести місяцям (1_{місяць нарахування} + 5_{наступні місяці}). І так само за аналогією для інших періодів.

По-друге, для визначення частини премії, що припадає на відповідний місяць розрахункового періоду, проводимо пропорційні розрахунки. Для цього спочатку суму премії за підсумками роботи за певний період ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вона нарахована. Потім отриману суму множимо на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, який припадає на розрахунковий період.

Формула включення пермій в розрахунок

Якщо зазначене перевести у формулу, то вона матиме такий вигляд:

П_м = П_п : РД_п х РД_м,

де П_м — частина премії, яка припадає на відповідний місяць розрахункового періоду;

П_п — сума премії, нарахованої за певний період;

РД_п — загальна кількість відпрацьованих робочих днів у періоді, за який нарахована премія;

РД_м— кількість відпрацьованих робочих днів у відповідному місяці розрахункового періоду.

Премія за місяць у розрахунку відпускних

Порядок урахування

На відміну від зарплати та непрацездатних виплат, які при обчисленні середньоденної зарплати відносять до місяців, за які вони нараховані,

премії за місяць ураховуємо в заробіток місяця її нарахування

Наприклад, премію, нараховану у квітні, включаємо в заробіток квітня. При цьому не має значення, за який місяць вона нарахована, — за попередній (у квітні за березень тощо) або ж за поточний (у квітні за квітень).

Щодо суми премії. Абзац третій п. 3 Порядку № 100 зобов’язує визначати суму премії, що візьме участь у розрахунку середньоденної зарплати, розрахунково. Як саме? Потрібно премію за відповідний місяць поділити на кількість відпрацьованих робочих днів місяця, за який вона нарахована, та помножити на кількість відпрацьованих робочих днів місяця, в якому враховуємо премію. Причому якщо місяць, за який нараховано премію, відпрацьовано:

• частково, то суму премії, отриману розрахунково, враховуємо в розмірі не більше фактично нарахованої суми премії;
• повністю, — суму премії, отриману розрахунково, враховуємо в повному обсязі.

Дивимося, як це працює, на прикладі.

Числові приклади

Приклад 1. Працівник йде у щорічну відпустку з 6 травня 2025 року. Розрахунковий період: травень 2024 року — квітень 2025 року. У квітні 2025 року (відпрацьовано 22 робочих дні) йому нарахована щомісячна виробнича премія за квітень 2024 року в сумі 8000 грн.

Премію за квітень, що нарахована у квітні, враховуємо у складі заробітку квітня (місяця нарахування). Розрахункова сума премії складе:

8000 : 22 х 22 = 8000 (грн).

Як бачите, у випадку з премією поточного місяця за поточний місяць кількість відпрацьованих робочих днів місяця, за який вона нарахована, та місяця, в якому вона нарахована, збігаються. Тож

якщо премію за місяць нараховуєте в поточному місяці за поточний місяць, то знаходити її суму розрахунково для цілей Порядку № 100 не має сенсу

В такому щасливому випадку премія завжди увійде до розрахунку в фактично нарахованій сумі.

Якщо ж премія в поточному місяці нараховується за попередній місяць, то маємо «танці з бубном». Дивимося наступний приклад.

Приклад 2. Працівник йде у щорічну відпустку з 1 травня 2025 року. Розрахунковий період: травень 2024 року — квітень 2025 року. У квітні 2025 року йому нарахована премія за березень 2025 року в сумі 8400 грн. Березень та квітень 2025 року відпрацьовані повністю (21 та 22 роб. дн. відповідно).

Премію за березень, що нарахована у квітні, враховуємо в заробіток квітня (місяця нарахування). Обчислимо розрахунково суму премії, яка візьме участь у розрахунку середньоденної відпускної зарплати:

8400 : 21 х 22 = 8800 (грн).

Зверніть увагу, що отримана розрахунково сума премії, яка братиме участь у розрахунку середньоденної зарплати у складі заробітку квітня (8800 грн), вища за фактично нараховану (8400 грн). Проте нас це хвилювати не повинно.

Розрахункова сума премії може бути як менше, так і більше фактично нарахованої

Проте «обрізати» її суму до фактично нарахованої слід лише тоді, коли місяць, за який нараховано премію, відпрацьовано не повністю.

Приклад 3. Використовуючи умови прикладу 2, припустимо, що працівник відпрацював березень не повністю у зв’язку з хворобою (фактично відпрацьовано 10 роб. дн.). У квітні 2025 року йому нарахована премія за березень 2024 року в сумі 4000 грн.

Премію за березень, що нарахована у квітні, враховуємо в заробіток квітня (місяця нарахування). Обчислимо розрахунково суму премії квітня:

4000 : 10 х 22 = 8800 (грн).

Місяць, за який нарахована премія (березень), відпрацьований не повністю. Проводимо порівняння. Сума премії, отримана розрахунково (8800 грн), вища за фактично нараховану за неповністю відпрацьований місяць (4000 грн). Тож у заробіток квітня включаємо премію у фактично нарахованій сумі (4000 грн).

Квартальна премія та розрахунок відпускних

За загальним правилом суми нарахованої зарплати враховуємо у тому місяці, ЗА який вони нараховані. Виняток із цього правила як раз стосується премій, у тому числі за квартал.

При розрахунку середньої зарплати премію за квартал враховуємо в заробіток 3 місяців (місяця нарахування + 2 наступних місяців)

Наприклад, підприємство нараховує премію за І квартал. Залежно від того, коли нараховується така квартальна премія, а саме в першому місяці наступного кварталу, тобто у квітні (рис. 1), чи в останньому місяці поточного кварталу, а саме в березні (рис. 2), залежатиме те, в заробіток яких місяців вона враховуватиметься.

Рис. 1. Премія за попередній квартал нараховується в першому місяці поточного кварталу

Рис. 2. Премія за поточний квартал нараховується в останньому місяці поточного кварталу

Цікаво, що за такого підходу не має значення, потрапив місяць нарахування квартальної премії до розрахункового періоду чи ні. Премія візьме участь у розрахунку середньої відпускної зарплати, якщо до розрахункового періоду входять місяці, на які вона розподіляється.

Приклад 1. Працівник іде в щорічну відпустку з 01.05.2025. Розрахунковий період — травень 2024 року — квітень 2025 року. Працівнику в останньому місяці кожного кварталу нараховувалися премії за підсумками роботи в такому кварталі.

У розрахунку середньоденної зарплати для визначення суми відпускних візьме участь премія за:

• І квартал 2024 року, що була нарахована в березні 2024 року та розподіляється на травень 2024 року. Тобто незважаючи на те, що премія за цей квартал нарахована за межами розрахункового періоду, вона у «грі», оскільки до розрахункового періоду потрапив місяць, на який вона розподіляється;
• ІІ квартал 2024 року, що була нарахована в червні 2024 року та розподіляється на червень — серпень 2024 року;
• ІІІ квартал 2024 року, що була нарахована у вересні 2024 року та розподіляєтеся на вересень — листопад 2024 року;
• ІV квартал 2024 року, що була нарахована в грудні 2024 року та розподіляється на грудень 2024 року, січень і лютий 2025 року;
• І квартал 2025 року, що була нарахована в березні 2025 року та розподіляється на березень і квітень 2025 року.

Після того, як визначилися, які квартальні премії візьмуть участь у розрахунку середньої, слід обчислити суми таких премій, що будуть віднесені до заробітку відповідного місяця.

До заробітку місяця, на який розподіляємо премію, відносимо частину суми премії, яку визначаємо так. Загальну суму квартальної премії ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів кварталу, за який вона нарахована, та множимо на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, що припадає на розрахунковий період (абзац третій п. 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 № 100).

Приклад 2. Працівник йде у щорічну відпустку з 01.05.2025 на 24 календарних дні. Розрахунковий період — травень 2024 року — квітень 2025 року (365 к. дн.). З 2025 року на підприємстві запроваджено квартальне преміювання. У березні 2025 року працівнику було нараховано премію за підсумками роботи у І кварталі в сумі 65000 грн. Усі робочі дні І кварталу (65 роб. дн.) та місяці, на які розподіляється премія (березень 2025 року — 21 роб. дн., квітень 2025року — 22 роб. дн.), були відпрацьовані повністю.

Обчислимо суму премії, яка буде віднесена до заробітку:

• березня 2025 року: 65000 : 65 х 21 = 21000 (грн);
• квітня 2025 року: 65000 : 65 х 22 = 22000 (грн).

Припустимо, що сума зарплати (за винятком премії) за розрахунковий період склала — 300000 грн. Тоді середньоденна зарплата дорівнює:

(300000 + 21000 + 22000) : 365 = 939,73 (грн/к. дн.).

Сума відпускних становитиме:

939,73 х 24 = 22553,52 (грн).

Увага! Якщо квартал, за який нараховано премію, відпрацьовано працівником частково, в розрахунок середньої зарплати враховуємо суму в розмірі не більше фактично нарахованої суми премії

Приклад 3. Використовуючи умови прикладу 2, припустимо, що І квартал 2025 року відпрацьовано працівником частково у зв’язку з хворобою та відпусткою на дітей. Кількість фактично відпрацьованих робочих днів у І кварталі — 40.

Обчислимо суму премії, яка буде віднесена до заробітку:

• березня 2025 року: 65000 : 40 х 21 = 34125 (грн);
• квітня 2025 року: 65000 : 40 х 22 = 35750 (грн).

Оскільки І квартал 2025 року відпрацьовано частково, то слід порівняти загальну суму розподіленої премії з фактично нарахованою. Фактична сума премії (65000 грн) нижча за розподілену (34125 грн + 35750 грн = 69875 грн). Тож у розрахунку середньої зарплати фактична сума премії за І квартал 2025 року.

Припустимо, що сума виплат (за винятком премії) за розрахунковий період становила — 290000 грн. Тоді середньоденна зарплата дорівнює:

(290000 + 65000) : 365 = 972,60 (грн/к. дн.).

Сума відпускних становитиме:

972,60 х 24 = 23342,40 (грн).

Ще раз звертаємо вашу увагу на те, що порівняння розподіленої премії з фактично нарахованою проводимо виключно у випадку, якщо квартал, за який така премія нарахована, відпрацьовано не повністю.

Якщо ж працівник відпрацював усі робочі дні кварталу, то в розрахунку — суми розподіленої премії. Навіть якщо їх загальна сума, як у прикладі 2, більша за фактично нараховану премію.  

Річна винагорода у розрахунку відпускних

Премії (в тому числі за місяць) та інші заохочувальні виплати за підсумками роботи за певний період, зокрема й винагороду за підсумками роботи за рік, ураховуємо в заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця, в якому вони нараховані (п. 3 Порядку № 100). При цьому не має значення, коли винагорода була нарахована: в поточному році за поточний чи в поточному році за попередній.

Приклад 1. Винагорода за підсумками роботи за 2024 рік нарахована в грудні 2024 року.

При обчисленні середньоденної зарплати за Порядком № 100 цю винагороду розподіляємо на 12 місяців з грудня 2024 по листопад 2025 року.

Приклад 2. Винагорода за підсумками роботи за 2024 рік нарахована в січні 2025 року.

При обчисленні середньоденної зарплати за Порядком № 100 цю винагороду розподіляємо з січня по грудень 2025 року.

При цьому не важливо, чи входить місяць нарахування до розрахункового періоду. У розрахунок включають ті частини премії, які припадають на місяці, що увійшли до нього.

Отже, після визначення розрахункового періоду визначаємося щодо річної винагороди, яка має потрапити у розрахунок. Для цього застосовуємо такий алгоритм.

Крок 1. З’ясовуємо, чи увійшли до розрахункового періоду місяці, на які розподіляється річна винагорода.

Приклад 3. Винагорода за підсумками роботи за:

• 2023 рік нарахована в грудні 2023-го (розподіляється з грудня 2023 по листопад 2024 року;
• 2024 рік нарахована в грудні 2024-го (розподіляється з грудня 2024 по листопад 2025 року).

Працівник іде у щорічну відпустку з 14 по 27 квітня 2025 року.

Розрахунковий період для обчислення відпускних квітень 2024 — березень 2025 року.

Розподілену частину річної винагороди:

• нарахованої у грудні 2023 року, включаємо у розрахунок у квітні — листопаді 2024 року;
• нарахованої у грудні 2024 року, включаємо у розрахунок у грудні 2024 — березні 2025 року.

Крок 2. Розраховуємо суму річної винагороди, яку враховуємо у кожному місяці, який потрапив до розрахункового періоду: 

Розрахунок частини річної винагороди для середньої зарплати

Приклад 4. Працівник з 21.04.2025 йде у щорічну відпустку. З 1 січня по 8 жовтня 2024 року він перебував у відпустці без збереження зарплати. Тому у 2024 році працівник фактично відпрацював 60 з 262 робочих днів.

Розрахунковий період для обчислення відпускної середньої — квітень 2024 — березень 2025 року. У січні 2025 року працівнику нарахована винагорода за підсумками роботи за 2024 рік у сумі 5000 грн. За підсумками 2023 року він винагороди не отримував.

У наведеному прикладі винагорода за 2024 рік, нарахована у січні 2025 року, має ураховуватися у січень — грудень 2025 року.

У розрахунковому періоді квітень 2024 — березень 2025 року вона буде врахована у січень — березень 2025 року. Обчислимо її частину в кожному з цих місяців. Вона становитиме:

• за січень (відпрацьовано 23 робочих дні) — 1916,67 грн (5000 : 60 х 23);
• за лютий (відпрацьовано 20 робочих днів) — 1666,67 грн (5000 : 60 х 20);
• за березень (відпрацьовано 21 робочий день) — 1750,00 грн (5000 : 60 х 21).

Разом розрахункова сума розподіленої винагороди становить 5333,34 грн (1916,67 + 1666,67 + 1750,00).

Але це ще не все…

Крок 3. Контролюємо розмір врахованої річної винагороди. Якщо рік, за який вона нарахована, відпрацьований неповністю і сума врахованої винагороди, яка увійшла у розрахунковий період, більша за фактично нараховану, то застосовуємо обмеження. Включаємо у розрахунок суму винагороди, не більшу за нараховану.

Продемонструємо виконання контролю на прикладі. Скористуємося умовами прикладу 4.

По-перше, рік, за який нарахована річна премія, відпрацьовано працівником не повністю.

По-друге, сума розрахункової річної винагороди у розрахунковому періоді становить 5333,34 грн. І вона більша за фактично нараховану 5000,00 грн.

Тому обрізаємо розрахункову суму винагороди до її нарахованого розміру.

Таким чином, у розрахунок відпускної середньої зарплати потрапить сума річної винагороди 5000,00 грн, а не розрахункова.

Лікарняні та декретні в розрахунку відускних

З попереднього підрозділу ви пам’ятаєте, що при визначенні суми відпускних або компенсації за невикористану відпустку до розрахунку включають також допомогу по тимчасовій непрацездатності (абзац четвертий п. 3 Порядку № 100).

Водночас у загальному випадку допомогу по тимчасовій непрацездатності за рахунок коштів Пенсійного фонду виплачують працівнику починаючи з 6-го дня тимчасової непрацездатності. При цьому перші 5 днів оплачує роботодавець.

Чи означає це, що оплата днів хвороби за рахунок роботодавця не потрапить до розрахунку лікарняних? Зовсім ні.

До розрахунку середнього заробітку для визначення суми відпускних включають загальну суму оплати періоду тимчасової непрацездатності.

Відповідно і календарні дні, на які припадає тимчасова непрацездатність працівника, включають до загальної кількості календарних днів за розрахунковий період. Так було раніше (див. спільний лист Мінпраці і Мінфіну від 04.04.2006 р. № 2300/0/14-06/13-15, № 31-18040-02-5/6826) й оновлення Порядку № 100, не вплинуло на порядок включення лікарняних до розрахунку відпускної середньоденної зарплати.

Щоб краще розібратися в «лікарняних» нюансах, розглянемо приклад.

Приклад Працівнику надають щорічну основну відпустку з 17.05.2025 р. тривалістю 24 календарних дні. Розрахунковий період для визначення суми відпускних: травень 2024 року — квітень 2025 року.

За місяці розрахункового періоду працівникові нараховані заробітна плата в сумі 115000 грн і лікарняні за період тимчасової непрацездатності в лютому 2025 року (12 календарних днів) — 3934,44 грн.

Визначимо середньоденну заробітну плату:

(115000 + 3934,44) : 365  = 325,85 (грн/к. дн.),

де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;

Як бачите, і сума лікарняних, і дні, за які вони нараховані, беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати. У результаті сума відпускних становить:

335,03 х 24 = 7820,40 (грн).

Від лікарняних переходимо до допомоги по вагітності та пологах. Про неї в Порядку № 100 прямо не говориться. Проте це не означає, що їй не місце в розрахунку середньої заробітної плати для визначення суми відпускних. Адже допомога по вагітності та пологах компенсує втрату зарплати за період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Отже, вона підпадає під поняття виплат за час, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток, які беруть участь у розрахунку відпускної середньоденної зарплати (абзац четвертий п. 3 Порядку № 100). До речі, Мінсоцполітики також «давало зелене світло» декретним у розрахунку відпускних.

Приклад. Працівниці підприємства відразу після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами надана щорічна відпустка тривалістю 24 календарних дні. Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами припадала на період з 31.12.2024 р. по 05.05.2025 р. включно. У щорічну відпустку працівниця йде з 06.05.2025 р.

Розрахунковий період для визначення суми відпускних: травень 2024 року — квітень 2025 року. Заробітна плата за розрахунковий період становить 95454,55 грн. Загальна сума допомоги по вагітності та пологах — 49573,44 грн, у тому числі за 5 днів травня 2025 року — 1967,20 грн.

Важливо! У розрахунку середньоденної заробітної плати братиме участь тільки частина допомоги по вагітності та пологах, що припадає на місяці розрахункового періоду, у розмірі 47606,24 грн (49573,44 грн - 1967,20 грн).

Розрахуємо середньоденну заробітну плату:

(95454,55 + 47606,24) : 365 = 391,95 (грн/к. дн.),

де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;

10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.

Сума відпускних становить:

391,95 x 24 = 9 406,80 (грн).

Кількість календарних днів, які включаємо в розрахунок відпускних у 2025 році 

При написанні шпаргалки використовувались матеріали із журналів «Оплата праці», «Податки & бухоблік», «Бюджетна бухгалтерія»

Автори:

• Володимир Будз експерт з питань оплати праці журналу «Бюджетна бухгалтерія»
• Вороная Наталія, експерт з кадрових і податкових питань,
• Савченко Олена, податковий експерт,
• Ушакова Лілія, експерт з кадрових і податкових питань,
• Долга Ірина, експерт з питань оплати праці